h"p://www.newsmaker.com.au/  

Use pictures! How images make Press Releases work harder!

How  to  insert  images  in  your  Press  Releases:  User  Guide    

How  images  power  Press  Releases  Media  Outlets    Love  Pictures  

People  Love  Pictures   Social  Media    Love  Pictures  

Images  make  your  Press  Release  more  shareable  

First  Log  in  or  Sign  Up    

Your  user  name  will  appear  in  the  top  right  corner  when  you  are  logged  in  successfully.  

To  start  a  press  release  right  away,  click  “Press  Releases/Create  Press  Release”  from  any  page,  or  “Send  a  Press  Release”  on  the  homepage.  

Select  the  most  appropriate  service  level  for  your  Press  Release  and  click  conMnue  at  bo"om  right.  

A  blank  form  (the  Press  Release  Template)  opens.  Copy/paste  or  write  your  Press  Release  (Headline,  Keywords,  Body  Copy;  cover  le"er  if  PR  PRO  has  been  selected).  

If  you  have  chosen  a  PR  Pro  Service  level,  there  will  be  a  box  available  for  your  cover  le"er.    To  ensure  the  journalist  receiving  your  Press  Release  via  email  is  aware  that  images  are  available,  it’s  a  good  idea  to  include  capMons  (like  these  examples)  in  the  le"er  and/or  at  the  bo"om  of  the  Press  Release.  

Three  Ways  to  Upload  Images    

OPTION  1  

Embed  using  a  URL  linked  to  the  image  (which  of  course  must  be  publicly  available    online).  

OPTION  2  

Copy  &  Paste  from  an  exisMng  web  page  (html).  

OPTION  3  

Upload  to  File  Library    

Place  Cursor  where  you  would  like  the  image  to  be  inserted.  

Embed  using  URL  (eg,  www.web.imagename.jpg)  

Select  and  click  the  image  icon  in  the  tool  bar.  

Paste  the  HTTP  link  into  the  URL  box.  Most  Image  URLs  will  end  in  .png,  .jpg  or  .pdf.  They  will  always  start  with  h"p://  

Adjust  the  size  based  on  what  will  look  best  in  your  Press  Release.    The  padlock  allows  you  to  change  one  of  the  dimensions  without  distorMng  the  image.  

Adjust  the  HSpace  and  VSpace  based  on  the  white  space  you  would  like  around  the  image  (around  10  is  ideal).  

Alignment  refers  to  where  the  image  will  sit  within  the  Press  Release.    When  you  don’t  select  an  alignment  the  image  will  sit  by  itself.    When  lea  or  right  align  is  selected  the  copy  will  wrap  around  the  image.  

Your  image  is  now  embedded  in  the  Press  Release  and  you  can  ‘Save  and  ConMnue’.    Please  Note:  When  you  choose  to  embed  the  image  into  the  Press  Release  there  is  a  chance  journalists  will  not  see  it,  depending  on  their  email  secngs.  Feel  free  to  put  a  capMon  in  either  the  email  cover  le"er  or  at  the  bo"om  of  the  Press  Release.  If  the  web  link  you  used  changes  in  future,  your  image  may  no  longer  appear.    You  can  reinstate  it  at  that  point,  if  necessary.  

Copy  and  Paste  from  a  Web  Page.  

Locate  the  web  page  with  the  Press  Release  or  Image  you  want  to  copy.    Highlight  the  release,  right  click  and  copy  (Cntl+C).  

Place  your  cursor  in  the  Body  Copy  text  box.  Right  click  and  select  paste;  copy  and  image  will  appear  in  the  body  copy  box.  Don’t  forget  to  click  ‘Save  and  ConMnue’  at  bo"om  right.  

Upload  Images  to  the  File  Library  

When  you  have  saved  you  Press  Release  ,  select  the  Files  tab  (you  can  move  to  any  tab  at  any  Mme).  

A  pop  up  will  open;  click  Choose  File  to  select  each  image,  one  at  a  Mme,  from  your  computer  files.  

Click  “Upload  File”.    

When  the  image  has  uploaded  correctly,  a  green  bar  will  appear  at  the  top  of  the  image/s.  If  not,  the  bar  will  be  red  and  include  an  error  message.  This  is  generally  related  to  the  file  size  (each  image  needs  to  be  under  2MB)  or  format  (.jpg,  not  .jpeg,  for  example).  

Repeat  the  process  for  each  image.  

When  you  have  finished  your  file  uploads,  click  conMnue  to  move  to  next  step  (choose  Media  List  or  Categories).  

The  Image/s  that  you  have  uploaded  will  appear  at  the  foot  of  your  press  release,  under  “File  Library”.  This  is  the  most  secure  way  to  ensure  your  release  will  display  the  images  in  the  journalist’s  email,  as  a  thumbnail.  The  journalist  clicks  the  thumbnail  to  open  the  full-­‐size  image.  

You  may  use  two  of  the  techniques  outlined,  so  the  image  can  be  both  embedded  within  the  Press  Release  and  stored  in  the  File  Library.  

•  h"p://www.newsmaker.com.au/  

Press Release Distribution Contact editor@newsmaker.com.au or phone +61 (0) 414 69 70 71