SISTEMAS DE GESTIÓN

DOCUMENTALKELLY CUERVO

Cód.. 0172010310Planeación y diseño estratégico de sistemas de información.

Contenido.. ¿Qué es el Sistema de Gestión Documental?

Misión Visión

Proceso de la Gestión Documental ¿En que consiste un proyecto de gestión

documental? Ventajas y beneficios

¿Qué es el Sistema de Gestión Documental?

La gestión documental es el conjunto de tecnologías y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante  técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten el alcance más alto de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. 

Misión Principal..

Rastreo, almacenamiento y organización de

documentos electrónicos o imágenes de

documentos en papel.

La visión del Sistema de Gestión Documental (¿adónde

se quiere llegar, cuál es la meta?) es la gestión integral de todos los recursos informativos contenidos en los documentos que la organización recibe y

genera en el desarrollo de los procesos de negocio pasados,

presentes y futuros.

Procesos de la Gestión

Documental

Planeación

Producción

Gestión y tramite

Organización

Transferencia

Disposición

Preservación a largo plazo

Valoración

¿En que consiste un proyecto de gestión documental?

Para poder hacer una correcta implantación de un sistema de gestión documental es necesario hacer una correcta identificación de las necesidades. Algunos aspectos interesantes a determinar son:

Tipos de documentos que circulan en la empresa y que niveles de jerarquía existen entre ellos.

Grado de digitalización que se desea lograr. Determinar si se van a utilizar tecnologías de reconocimiento

automático de texto en el proceso. Identificar cual es el volumen de los distintos tipos de

documentos que se manejan en la empresa y como son utilizados por cada tipo de usuario.

Una vez determinadas las necesidades, es necesario elegir la herramienta o producto que servirá de soporte al sistema de gestión documental, en base a esto y al volumen y la complejidad del sistema, se determinará la infraestructura necesaria (hardware y software adicional básicamente) para poder poner en marcha el sistema.

Una vez implantado, solo queda realizar las pruebas y la formación a los usuarios, además de llevar a cabo servicios de soporte para garantizar la operatividad del mismo. El manejo de este tipo de herramientas suele ser bastante sencillo, por lo que los gasto de formación no suelen ser muy abultados.

Ventajas y Beneficios

RAPIDEZ Y ACCESO INMEDIATO Acceso instantáneo a toda la documentación. Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo. Control total sobre la documentación e información. Información compartida entre diferentes usuarios. Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

AHORRO MATERIAL Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...). Eliminación de desplazamientos. Ahorro de espacio físico.

SEGURIDAD Y FIABILIDAD Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o

confidencialidad. Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas. Evita la duplicidad de documentos. Garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o

deterioros de los mismos. Restringir el acceso a la documentación solamente a las

personas autorizadas.