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Juntos partilhamos eficiência
Conferência “Gestão documental na Administração Pública”APDSI, dezembro de 2012
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Torre do Tombo
Agenda
Serviços Partilhados na APBreve enquadramento
Alguns exemplosRecursos financeiros
Recursos humanos
Compras públicas
Desafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?
Normas abertas
Retenção de correio electrónico?
Estratégia para o legacy?
Estratégia para o procurement?
Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?
A componente arquivística?
O papel?
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Eficiência
Resultados
Criação de
valor
“Limiar” admissível de eficácia
Criação de valor na AP através dos serviços partilhados
Destruição devalor
Razões para a mudança
Organização e Pessoas
Processos
Tecnologia
O que temos?
• Redundância de aplicações autónomas(p. ex., no caso de RH, há mais de 150 conhecidas)
Como nos organizamos?• O modelo organizacional é
complexo(diferentes lógicas orçamentais/organizacionais)
O que temos?• As aplicações funcionam como silos:
• não partilham informação• não fornecem conhecimento• não fornecem serviços integrados
• Não existe forma imediata de conhecer à data quantos trabalhadores existem na AP
(no entanto, todos os trabalhadores são pagos mensalmente)
• Os processos administrativos repetem-se nos serviços da AP, não sendo normalizados e exigindo operações e investimentos desnecessários
Quantos somos? Como fazemos?
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Os eixos da mudança
Organização e Pessoas Processos
Tecnologia
• Fornecedor/parceiro
• Unidade de negócio
• Valor
• Prestador de serviços
• Lealdade ao Cliente
Desenvolvimento de uma cultura centrada no Cliente
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Os eixos da mudança
Organização e Pessoas
Processos
Tecnologia
• Processos baseados nas necessidades dos clientes
• Alinhamento dos processos com o negócio
• Processos normalizados, melhores práticas
Reengenharia de processos com criação de valor
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Os eixos da mudança
Organização e Pessoas
Processos
Tecnologia• Funcionalidades
integradas
• Integração e interfaces
• Configuração
• Escalabilidade
Caraterísticas de base da solução tecnológica
• Sistema integrado
• Reduzida manutenção de dados
• Integração de dados
• Validação de dados na fonte
• Informação relevante e em tempo útil
Estratégia tecnológica alinhada com a de negócio
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Iniciativas Ministério das Finanças
GeRFiP+
GeRHuP+
GeADAP+
SNCP+
PVE+
. . .
REFORMAS DESAFIOS INICIATIVAS
• Reforma do processo orçamental: • Generalização do
POCP• Orçamentação por
programas
• Orientações do PRACE• Novo regime de VCR• SIADAP 123
• Compromissos PEC• Redução de custos
• Normalização de processos
• Maior eficiência
• Maior transparência (métricas)
• Melhoria da qualidade dos sistemas e dos serviços
• Disponibilização de informação de qualidade e integrada
• Mecanismos de alerta e controlo
• Rapidez na mudança
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A eSPap
Administração Pública
SP Finanç
as
SP Recurso
s Humano
s
Compras
Públicas
SP PVE
Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC)
eSPap
DGO
Ministério das Finanças
IGF SG
DGAEP INA ...
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Agenda
Serviços Partilhados na APBreve enquadramento
Alguns exemplosRecursos financeiros
Recursos humanos
Compras públicas
Desafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?
Normas abertas
Retenção de correio electrónico?
Estratégia para o legacy?
Estratégia para o procurement?
Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?
A componente arquivística?
O papel?
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Contas a Pagar
Contabilidade Orçamental
Tesouraria
CabimentoAutorização
Despesa Compromisso
PABS
NPD
Contrato Imobilizado
Imobilizado / Contratos
Pagamento
PAP/PAP OT
Retenções Reconciliação Bancária
Factura
Execução da Despesa
Compromisso Anos Futuros
Aquisição Bens e ServiçosNota
Encomenda
Recepção Bens e Serviços
Gestão Existências em Armazém
ACTIVIDADES EVENTUAIS PARTILHA SERVIÇOS (eSPap )
ACTIVIDADES
LEGENDA:ACTIVIDADE APROVAÇÃO
Sistema de Gestão de Recursos Humanos (GeRHuP)
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Acordos Quadro celebrados
Categorias
Serviço Móvel Terrestre
Combustíveis Rodoviários
Papel e Economato
Cópia e Impressão
Equipamento Informático
Seguro Automóvel
Energia (Eletricidade)
Plataformas Electrónicas Contratação Pública
Veículos Automóveis e Motociclos
Licenciamento de Software
Vigilância e Segurança
Serviço de Voz e Dados em Local Fixo
Refeições Confeccionadas
Mobiliário
Higiene e Limpeza
Veículos e Motociclos Eléctricos
Viagens e Alojamentos
• 236 cocontratantes / 270
empresas qualificadas,
76% dos quais são PME
• Despesa Pública Anual
coberta pelos AQ da
ANCP:
1.000 M EUR (cerca
de 80% do total da
despesa pública
transversal)
• Poupanças Previstas:
150 M EUR (2009-
2010)
• Poupanças obtidas a
Dez.2010: 168 M EUR
(2009-2010)
Entrada em vigor
Set. 2008
Set. 2008
Abr. 2011
Abr. 2011
Ago. 2011
Fev. 2011
Nov.2011
Jun. 2009
Jun. 2012
Set. 2009
Mar. 2010
Abr. 2010
Jun. 2010
Jul. 2010
Ago. 2010
Set. 2011
Set. 2011
Co-Contratantes
3
3
30
21
18
2
3
4
14
77
6
8
5
4
15
10
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Evolução recente
Acordos quadroEntidades voluntáriasCo-contratantes
Outras Pessoas Colectivas24
Sector Empr. Local70
Sector Empr. Estado82
Admin. Autónoma46
Autarquias Locais260
Entidades Voluntárias Aderentes(Total a 31Ago12: 482)
Actualmente, mais de 1.800 entidades estão vinculadas ao SNCP
269
197
61
236
482
432
313
213
30
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
500
0
5
10
15
20
25
30
YTD 31Ago12
17
2011
25016
2010
15
2009
10
2008
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Serviços Partilhados na APBreve enquadramento
Alguns exemplosRecursos financeiros
Recursos humanos
Compras públicas
Desafios da “Gestão Documental” na APQue guidelines para a AP?
Normas abertas
Retenção de correio electrónico?
Estratégia para o legacy?
Estratégia para o procurement?
Gestão documental nos Serviços PartilhadosOnde estamos e próximos passos?
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O papel?
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O Bem e o Mal que deve ser melhorado
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“Nós e as nossas obras, entenda-se todas as obras, mesmo aquelas que nos parecem insignificantes e sem sentido, contribuem para a formação das sociedades e da sua memória.”
José Aurélio
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Questões
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Juntos partilhamos eficiência