2010-10-18

Kommunstyrelsen

Ekonomisk besparingsplan med konsekvensbeskrivning 2011 års budget

Bakgrund

I samband med budgetberedningens möte 2010-09-24 om 2011 års budget presenterades ett tjänstemannaförslag. För att utifrån givna förutsättningar uppnå en ekonomi i balans redovisades krav om olika åtgärder i nivån 25 Mkr. Budgetberedningen gav vid mötet förvaltningen i uppdrag att utforma en besparingsplan och konsekvensbeskriva föreslagna åtgärder för att ingå i underlaget för 2011 års budget. Ledningsgruppen i kommunen har haft ett gemensamt ansvar för arbetet.

Sammanfattning

Följande uppläggning har valts för beskrivning och analys:1) Demografiska förändringar på kommunnivå och delområdesnivå, 2) Effektiviseringar genom verksamhetsförändringar, 3) Effekter av ny förvaltningsorganisation, 4) Avveckling av lokaler, 5) Ökade koncernbidrag och intäkter från kommunens bolag.

Ekonomi

Förslag till besparingar omfattar ett antal åtgärder i nivån 15,25 miljoner kronor (Mkr) och i förslaget ingår även ökade koncernbidrag och intäkter från kommunens bolag med ca 10 Mkr.

Kommunledningskontoret

Karl-Erik ClaessonKommunchef

Demografiska förändringar på kommunnivå och delområdesnivå

Ulricehamns kommun hade en kraftig befolkningstillväxt under 1980-talets andra hälft. Utvecklingen vände dock och kommunen tappade invånare fram till början av 2000-talet då befolkningstillväxten åter tog fart om än i en betydligt lägre takt än under 1980-talet. Målet är fortsatt folkökning för att nå 25 000 invånare år 2020. Vilket framgår av figuren nedan förutsätts en relativt kraftig tillväxt för att målet ska nås. Beskrivningarna, i detta avsnitt, av framtida befolkningsutveckling på åldersklasser och kommundelar baseras på befolkningsmålsättningen 25 000 invånare år 2020.

1

I figuren på nästa sida redovisas faktisk och förväntad folkmängdsutveckling fördelad på vissa åldersgrupper. De närmaste åren sker inga dramatiska förändringar inom de åldersgrupper som är ur särskilt intresse för kommunens verksamheter. Undantaget är antalet ungdomar i gymnasieåldern där en redan påbörjad minskning fortsätter. Högsta antalet 16-19 åringar noterades år 2009 med 1 032 ungdomar. År 2014 har antalet minskat till 764 eller med drygt 25 %.

1 Samtlig statistik för perioden 1983-2009 är hämtad från SCB medan prognoserna är upprättade vid Ulricehamns kommuns kommunledningskontor, utvecklingsenheten. Rognosen baseras på befolkningsmålet 25 000 invånare år 2020.

2

Figuren nedan redovisar hur de aktuella åldergrupperna väntas förändras under mellan den 31 december 2009 och samma tid år 2011.

3

Demografiska förändringar på delområdesnivåBefolkningsprognosen har även brutits ner på delområden av kommunen. Nedan har vi valt att presentera delområden baserade på församlingsnivå. Samtliga kommundelar, med undantag för Ulricehamns församling, har under redovisad tidsperiod haft en oförändrad eller krympande folkmängd. Prognosen pekar på att denna utveckling kommer att fortsätta även under de närmaste åren. Kommunens befolkningstillväxt koncentreras till centralorten.

4

5

Hällstad församling Den negativa befolkningsutvecklingen väntas fortsätta. De senaste åren har antalet grundskolebarn minskat kraftigt. Minskningen fortsätter även ytterligare några år.

6

Hössna församling

Folkmängden är relativt stabil. De senaste 10 åren har antalet barn i grundskoleåldern minskat relativt kraftigt. Barnantalet väntas dock öka något de närmaste åren.

7

Redväg församling Den negativa befolkningsutvecklingen väntas fortsätta. Främst är det antalet barn i grundskoleåldern som minskar.

8

Södra Ving församling De närmaste åren väntas en minskning inom samtliga studerade åldersgrupper. På lite längre sikt väntas antalet barn i grundskoleåldern fortsätta att minska medan antalet äldre ökar.

9

Timmele församlingDen närmaste väntas trenden med ett minskat elevunderlag till grundskolan att tillfälligt brytas. Minskningen väntas sedan fortsätta.

10

Ulricehamns församlingSamtliga åldergrupper, med undantag för ungdomar i gymnasieåldern, ökar. Främst är det antalet barn i förskole- och grundskoleåldern som blir fler.

11

Åsunden församlingI likhet med kommunen i övrigt minskar antalet ungdomar i gymnasieåldern. Gruppen äldre forsätter att öka medan den tidigare kraftiga minskningen av barn i grundskoleåldern bromsas upp och elevantalet stabiliseras på dagens nivå.

Slutsatser

Befolkningsprognosen är ingen absolut sanning men den bygger på dagens befolkningsantal och sammansättning varför utvecklingen de närmaste 2-3 åren är relativt säkerställd. På lite längre sikt blir prognosen mer osäker. Befolkningsmålet 25 000 invånare förutsätter att inflyttningen till kommunen kommer att bli högre än vad den hittills varit. Eftersom flyttningen bland äldre är relativt begränsad innebär det att det är antalet barn och unga som kan överskattats något i den långsiktiga prognosen.

Delområdesprognosen, bygger i likhet med kommunprognosen, på dagens förhållanden. Här finns även antaganden om nyproduktion av bostäder. Prognosen förutsätter att merparten av nyproduktionen sker i centralorten då den bygger på aktuella och planerade byggprojekt i kommunen. Det bör dock noteras att även utan ytterligare nyproduktion väntas en relativ kraftig befolkningstillväxt i centralorten. Förändringar gymnasieskolan

Den kortsiktigt största förändringen av befolkningsunderlaget gäller gymnasieskolan. Antalet ungdomar i åldern 16-18 år minskar med drygt 120 mellan åren 2009 och 2011, en minskning som fortsätter ytterligare något år. Idag söker sig ca 25 % av Ulricehamnsungdomarna till gymnasieskolor i andra kommuner. Ulricehamns kommun betalar ersättning till andra kommuner med motsvarande 100 tkr per elev och år. Med 120 färre i åldersgruppen skulle det innebära ca 30 elever färre med interkommunal ersättning. vilket motsvarar 3 Mkr på årsbasis. Besparingen under år 2011 beräknas till 1,5 Mkr.

Konsekvensbeskrivning: Besparingen i sig innebär ingen kvalitetsförändring av Tingsholmsgymnasiet där kostnaden per elev kommer att stiga med oförändrat anslag och ett minskat elevantal. Det minskade elevunderlaget kan dock göra det svårt att behålla samtliga inriktningar som idag erbjuds.

12

Effektiviseringar genom verksamhetsförändringar

Effektivisering genom förändringar inom äldreomsorgen

Vård- och omsorgsnämnden har under våren 2010, p.g.a. det ekonomiska läget, fastställt en åtgärdsplan inom nämndens ansvarsområde för att nå en ekonomi i balans. En del i åtgärdsplanen syftar till att utreda antalet korttidsplatser inom kommunens äldreomsorg. Utredningen genomförs under hösten 2010 och underlag för beslut kommer att föreläggas nämnden i december. En reducering av antalet korttidsplatser i kommunen föreslås innebära en effektiviseringspotential som motsvarar 1,5-2 Mkr för kommunen.

Utredningen som genomförs avseende korttidsplatser syftar till att; definiera vad korttidsboende i Ulricehamns kommun innebär2

presentera en omvärldsanalys för att få en uppfattning om hur mycket korttidsplatser Ulricehamns kommun har i en jämförelse med andra kommuner

konsekvensbeskriva en minskning av antalet korttidsplatser

Den sammantagna besparingen inom äldreomsorgen beräknas till 1,5 Mkr under år 2011.

Konsekvensbeskrivning:För att nå en nivå i kommunen som motsvarar 0,0014 korttidsplatser/kommuninvånare kan en reducering med 12 korttidsplatser genomföras (se bilaga från omvärldsanalys). En korttidsplats kostar 450 tkr vilket innebär att en reducering med exempelvis 12 platser motsvarar 5,4 Mkr. För att kompensera en reducering av antalet korttidsplatser i den storleksordningen krävs att verksamheten tillförs resurser för att kunna arbetar på ett annat sätt. Utskrivningsklara patienter från slutenvården måste då i större utsträckning planeras hem till sitt ordinära boende direkt efter sin sjukhusvistelse.

Ett annat arbetssätt från den kommunala verksamheten föreslås genom att aktivt arbeta för att utskrivningsklara patienter från slutenvården går direkt hem. I målsättningen om att brukare ska känna trygghet i att återvända hem efter en sjukhusvistelse är det viktigt att säkerställa effektivare vårdplaneringar med högre kvalitet i bedömningar, genomförande samt uppföljningar av behov och insatser samt att ge förutsättningar för en förbättrad samverkan mellan kommunen och primärvården i dessa vårdplaneringar. Fortsatt rehabilitering i hemmet måste också möjliggöras och därtill krävs resurser till verksamheten. Brukare som vårdplaneras direkt hem efter sin sjukhusvistelse beräknas nyttja hemtjänstresurser med ett hemrehabiliterande arbetssätt. Det förändrade arbetssättet antas kräva 3,5 Mkr till verksamheten.

2 Enligt Socialstyrelsen är det varje kommun som anger vad kommunens korttidsboende innebär

13

KORTTIDSPLATSER

KOMMUN ANTAL PLATSER INVÅNARE PLATS/ INVÅNARE

Bollebygd 10 8336 0,0012Borås 138 102822 0,0013Herrljunga 12 9356 0,0013Kiruna 20 22 974 0,0009Lomma 15 21241 0,0007Mark 40 33829 0,0012Svenljunga 22 10282 0,0021Tranemo 18 11615 0,0015Ulricehamn 44 22831 0,0019Vårgårda 15 10913 0,0014

KOMMUN PLATSER SAMLADE I ETT BOENDE

SPECIFICERADE AVDELNINGAR

KÖER MÖJLIGHE

T TILL REHAB/ TRÄNING

BollebygdBorås Nej Ja, somatiska

resp.demensNej

Herrljunga Nej

Kiruna Nej MELLANGÅRDEN Nej

Lomma Ja Nej JaMarkSvenljunga Nej Nej

Tranemo Ja Ja, rehab-vx-palliativ resp. demens (vx)

Nej Ja

Ulricehamn Ja Ja Ja

Vårgårda Nej KULLINGSHEMMET OCH VÅRGÅRDEN

Kiruna kommun, år 2010 KronorOmvårdad, service, sänglinne etc. 50 kr/ veckaRum (beroende på storlek) 62-79 kr /dygnHelkost 2500 kr/ månad

Borås kommun, år 2011 KronorMat 102,50 kr/ dygnOmvårdnad, service etc. 57 kr/ dygnInternt prissom kommunen tar ut 1832 kr/ dygn

14

Bemanningsenhet

Förslaget är att skapa en bemanningsenhet i syfte att öka antalet heltidstjänster, säkra personalförsörjningen och effektivisera resursanvändningen. Med erfarenhet från andra kommuner kan en bemanningsenhet tillsammans med bra schemaläggning och önskad sysselsättningsgrad ge stora möjligheter till effektiviseringar.

Öka antalet heltidstjänster

Att erbjuda fler medarbetare önskad sysselsättningsgrad är viktigt ur jämställdhetssynpunkt, samtidigt gör det att kommunen blir en attraktivare arbetsgivare. Ur ett ekonomiskt perspektiv kan också fler tjänster med högre sysselsättningsgrad ge möjligheter till minskad administration, då varje anställning medför administrativt arbete oavsett sysselsättningsgrad.

Säkra personalförsörjning

Det är positivt att kunna använda tillsvidareanställda som vikarier, det skapar en kontinuitet i verksamheten och säkrar en hög kompetens. Genom att kunna samordna vikarieanskaffningen kan visstidsanställda vikarier erbjudas att arbeta mer, det skulle göra det lättare att rekrytera nya medarbetare. Ur ett ekonomisktperspektiv är det positivt att ha en god tillgång på vikarier som är insatta i verksamheten, då kostnaderna för introduktion av ny personal minskar.

Effektivare resursanvändning

Organisationen har verksamheter där behoven är varierande över tid, en bemanningsenhet skulle möjliggöra en ökad flexibilitet då det vid ökade behov kan bokas in extra personal från bemanningsenheten och vid minskade behov kan bemanningsenheten använda personalen som vikarier i annan verksamhet. Det finns också möjlighet att effektivisera administrationen kring vikarieanskaffning.

Besparingen under 2011 beräknas till 0,5 Mkr.

Konsekvenser:Att starta en bemanningsenhet skulle innebära en effektivare resursanvändning. Vidare skulle stöd och styrning gentemot verksamheterna i rekryteringen av vikarier öka. Det skulle medföra en minskad administration samt en möjlighet till större kontroll över personalens kompetens och kommunens personalförsörjning. Förslag

Att skapa en bemanningsenhet som sköter all hantering av korttidsvikarier. Det genom att använda sig av i första hand tillsvidareanställd personal som önskar en ökad sysselsättningsgrad och i andra hand visstidsanställd personal. För att detta skall fungera krävs att det tillsätts administrativa resurser som hanterar bemanningen, rekryteringen av vikarier samt annan administration kopplad till enheten.

15

Administrativ rationalisering samt inköp

Inköp

Sedan ca 1,5 år tillbaka pågår ett arbete med fokus kring vårt inköpsarbete samt införande av ett nytt inköpssystem. Genom att se över befintliga avtal, kontroll av avtal, göra upphandlingar där det ej finns gällande avtal, se över sortiment och konsolidera sortiment, konsolidera antalet leverantörer, se över leveranssätt och rutiner, minska inköp utanför avtal samt utbilda personal bedöms det på längre sikt som möjligt att uppnå besparingar i nivån 10 – 20 Mkr.

P.g.a personalsituationen har de fulla förväntade effekterna av detta arbete försenats. Under 2010 formulerades ett mål om 3 mkr i besparing, utfallet bedöms bli i nivån 1 Mkr.

Ett viktigt verktyg för att kunna nå resultat inom området är systemstöd, våra inköp genererar ca 40 000 fakturor årligen. Under 2010 har införandet av ett inköpssystem påbörjats. Tanken är att när projektet är klart skall alla inköp gå via systemet. Detta är absolut nödvändigt för att på ett strukturerat sätt kunna arbeta med förbättringsåtgärder. Vidare skall systemet stödja e-handel, vilket kommer att ge administrativa vinster. I dagsläget testas systemet i begränsad omfattning mot 5 leverantörer. (Stapels, Rekal, Papyrus, Allmans, Isakssons partiaffär.) Under 2011 kommer systemet att implementeras i större skala. Sammanfattningsvis innebär detta att besparingar inom inköpsområdet i nivån 1 Mkr borde vara möjliga under 2011.

Konsekvensbeskrivning:Förändrat arbetssätt gällande inköp, standardiserat handhavande av inköpsrutinen via det nya systemstödet. I övrigt inga konsekvenser.

Administrativ rationalisering

Administrativ rationalisering är en ständigt pågående process inom den kommunala verksamheten.Genom att intensifiera arbetet med att se över arbetsätt och rutiner bedöms en besparing i nivån 1,5 Mkr kunna uppnås 2011.

Konsekvensbeskrivning:Administrativ rationalisering är en ständigt pågående process, som ej skall kopplas samman med den förestående omorganisationen. Förändrade arbetsätt och rutiner bedöms frigöra tid som motsvarar en effektivisering i nivån 1,5 Mkr.

16

Förslag till verksamhetseffektivisering på biblioteket

Den viktigaste drivkraften i vårt kunskapssamhälle är utvecklingen av informationsteknologi och internet. Att tillhandahålla datorer, internet, databaser med digitala tjänster och professionell informationssökning är nödvändigt för folkbibliotekens överlevnad och framtid.

Självbetjäning införs idag med accelererande fart på landets bibliotek och blir snart standard. Den nya tekniken RFID – Radio Frequenzy Identification innebär att biblioteksverksamheten kan effektiviseras, rutiner frigöras och medför att personalen kan cirkulera i lokalerna och ge bättre service till besökarna. Idag hanterar personal en bok/cd ca 12 ggr med ny teknik blir det 1-2 gånger.

Besparingen under 2011 beräknas uppgå till 250 tkr.

Konsekvensbeskrivning:Genom att införa RFID på biblioteket i Ulricehamn kan vi digitalisera hela beståndet av böcker och media. Detta medför förbättrad service till besökarna och frigör tid till andra arbetsuppgifter, tid som kan användas till mer kvalificerade arbetsuppgifter, stödja och handleda besökare, utveckla det digitala biblioteket, 24 timmar/dygn, på hemsidan med digitala tjänster mm. RFID fungerar dessutom som effektivt stöld minskat svinn. Besparing med 50 % assistenttjänst ca 250 tkr. Investeringen kostar 680 tkr.

Effekter av ny förvaltningsorganisation

Arbetet med att utforma och bemanna den nya förvaltningsorganisationen pågår allt sedan kommunstyrelsens beslut den 6 september. Bedömning av hur den nuvarande organisationen påverkas av beslutade förändringar är givetvis i nuläget svårt att beskriva på detaljnivå. Effekterna av den nya förvaltningsorganisationen har i ett treårigt perspektiv bedömts ge besparingar i nivån 15 – 25 Mkr. Som en del i genomförandet av den nya förvaltningsorganisationen ingår ett kompetensutvecklingsprojekt med inriktning på arbetsorganisation. För närvarande pågår bland annat en inventering av samtliga pensionsavgångar 2011 – 2013, sammanlagt 132 personer. Förtida avgång med avtalspension där övertalighet råder kan ge vissa besparingar. Pensionsavgångar tillsammans med vissa omställningsåtgärder kommer att ge möjlighet till besparingar under 2011. Utöver detta kommer återbesättningsprövning ske vid vakanta tjänster. Vidare kommer effektiviseringar genom ökad samordning av resurser att ge vissa besparingar redan första året. Samtidigt ska framhållas att genomförandet av en ny organisation har vissa puckelkostnader på grund av anpassningar som en ny organisation kräver. Effekterna beräknas dock som helhet medföra en minskning av totalt 16 årsarbetare och en besparing i nivån 8 Mkr.

Konsekvensbeskrivning: Övergången från sex förvaltningar till en förvaltning kommer att ge möjligheter till effektivare resursanvändning. Förändringen berör i första hand administrativ verksamhet men även inom andra områden kommer förutsättningar att skapas för effektiviseringar. Utgångspunkten är att effektiviseringarna ska uppnås utan att någon personal sägs upp.

17

Avveckling av lokaler

Kommunfullmäktige beslöt 2005-01-24 att inrätta en lokalbank för de lokalytor som förvaltningarna säger upp och att finansieringen av denna sker inom kommunstyrelsen.

I och med nedläggningen av skolorna i Trädet och Älmestad har frågan aktualiserats om en aktivering av lokalbanken. Ytterligare någon verksamhetsförändring kommer att medföra att ytterligare tomställda lokaler kommer att uppstå.

Driftkostnaderna för nu kända tomställda objekt beräknas vid årsskiftet uppgå till ca1MKr. Om dessa lokaler överförs till en lokalbank synliggörs kostnaderna och kan aktivera en avveckling av lokalerna. Målsättningen borde vara att lokaler som inte behövs avvecklas som ger en besparing under år 2011 med ca 1 Mkr.

Konsekvensbeskrivning:Av kommunstyrelsens beslut 2003-05-27 framgår att i lokalresursplaneringen ingår att kontinuerligt pröva avveckling av lokaler vid ett kapacitetsutnyttjande under nivån 2/3 och att lokaler ska avvecklas om det efter analys av verksamheternas långsiktiga behov visar sig att de inte behövs. Genom att avyttra alternativt avveckla lokaler kan kommunen avhända sig driftkostnader och en avyttring kan även leda till att lokalen kan användas i ett positivt sammanhang.

Ökade koncernbidrag och intäkter från kommunens bolag

Koncernbidragen och intäkterna från kommunens bolag bedöms i förhållande till 2010 kunna öka med ca 10 Mkr. Ulricehamns Energi AB redovisar i delårsrapporten en stark resultatutveckling där bland annat en reavinst från försäljning av det kvarvarande innehavet i 7H-Kraft AB ingår. Utdelningen från bolaget beräknas för helår i prognos kunna uppgå till ca 6,7 Mkr. På grund av konsekvens av ny lagstiftning för de allmännyttiga bostadsbolagen är frågan om ränteanpassning till affärsmässiga villkor för STUBO AB under utredning vilket kan medföra ökade ränteintäkter för kommunen. Kostnaden för den löpande förvaltningen av moderbolagets verksamhet bedöms till ca 1 Mkr vilket tillfaller kommunen.

Koncernbidragen och intäkterna från kommunens bolag bedöms i förhållande till 2010 öka med ca 10 Mkr.

Konsekvensbeskrivning: Bildandet av koncern för de kommunala bolagen har genomförts under 2010. Av syftet framgår att det bland annat handlar om ett optimalt resursutnyttjande samt utifrån ett helhetsperspektiv säkra det kommunala uppdraget för medborgarna i Ulricehamns kommun. Mot bakgrund av det ansträngda budgetläget i kommunorganisationen 2011 är det väsentligt med ökad avkastning och ökade intäkter ifrån bolagssektorn.

18