DIRECTUM. Бизнес-решения

Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM

www.gk-it-consult.ru

Стратегия бизнес-решений

2 www.gk-it-consult.ru

• Формализованные показатели эффективности• Стоимостной эффект• Решение конкретной бизнес-задачи• Методические материалы, технологии консалтинга и внедрения разрабатываются на основе

богатого опыта

Примеры бизнес-решений


Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM.

Кадровые процессы


Типовые задачи:

• Долгий и трудоемкий процесс сбора заявок на новых сотрудников в подразделениях

• Невозможно оценить эффективность конкретного работника кадровой службы или кадрового агентства

• Сложный и трудоемкий процесс сбора документов по сотруднику за всю историю его работы

• Неудобно работать с базой данных кандидатов

• Непрозрачный процесс согласования заявлений


Решаемые задачи:

• Организация процесса подбора кадров• Организация процессов приема и увольнения персонала• Контроль завершения испытательного срока• Организация процессов перевода и назначения персонала• Организация процессов согласования кадровых документов• Согласование и учет командировок• Создание и поддержание в актуальном состоянии на портале компании

электронного справочника сотрудников


Показатели эффективности


Показатель эффективности Единица измерения

Средняя продолжительность поиска сотрудника Дни

Количество принятых сотрудников за период Человек

Продолжительность процесса утверждения командировок часы

Процент просроченных отчетов о командировках %

Продолжительность процесса приема, перевода, увольнения сотрудников часы


Управление совещаниями



Организация и подготовка к совещанию:

• Разработка повестки совещания

• Определение участников

• Согласование повестки

• Оповещение участников

Проведение совещания:

• Фиксирование принятых решений

• Автоматическое формирование протокола

• Согласование протокола

• Оповещение заинтересованных


Исполнение принятых решений:

• Рассылка поручений исполнителям

• Контроль исполнения поручений

• Оповещение об исполнении заинтересованных

Формирование различных отчетов:

• Проведенные совещания

• Сводная таблица по проведенным совещаниям




Средняя длительность согласования протокола совещания Часы

Длительность проведения совещания (максимум, минимум) Часы

Количество отмененных совещаний из-за отсутствия ключевых участников Штуки

Количество проведенных совещаний Штуки

Количество решений, принятых на совещаниях Штуки

Процент выполненных в срок решений, принятых на совещании Процент от общего кол-ва

Процент невыполненных в срок решений, принятых на совещании Процент от общего кол-ва

Трудоемкость оформления протокола совещания Человеко-часы

Трудозатраты на участие в совещаниях сотрудников компании Человеко-часы

Трудоемкость контроля выполнения решений, принятых на совещании, контролером Человеко-часы

Средняя длительность поиска информации, относящейся к совещанию Часы

Средняя длительность подготовки и согласования проведения совещания (протокола, состав участников, время, место проведения)

Часы

Затраты на расходные материалы (бумага, картриджи…) Рубли


Согласование счетов на оплату



Формализация процесса визирования

Ввод и регистрация счетов

Проверка и согласование счетов на оплату

Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате

Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему


Схема работы





Процент своевременно оплаченных счетов % от общего количества

Процент согласованных, но не оплаченных счетов % от общего количества

Длительность согласование счета от его поступления до принятия решения об оплате

Рабочие часы

Стоимость процесса согласования Рубли


Управление договорами


Типовые задачи:

• Длительный процесс оформления договора• Значительное время уходит на согласование договора• Наличие инцидентов, связанных с подменой содержания договорного документа• Потери договорных документов в процессе согласования• Не возврат оригиналов договорных документов• Неисполнение обязательств контрагентов по договору в срок• Наличие примененных финансовых санкций, связанных с условиями договорного

документа• Длительный и трудоемкий процесс поиска информации и формирования

отчетности по ранее заключенным договорам



• Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров• Поддержка единых регламентов согласования договорных документов• Проведение Договорных Конкурсных комиссий• Организация согласования договорных документов с головной организацией• Ведение единого архива договорных документов• Контроль выполнения обязательств по договору• Поиск и анализ комплектов договорных документов• Формирование отчетности в различных разрезах• Ведение реестра договоров


Схема работы


Подготовка

проекта

договора

Согласован

ие догов

ора

Регистрац

ия договора

Контроль

возврата подписа

нного докумен

та

Исполнение и контро

ль обязательств

Сканирование

и распознавание

договора

Согласован

ие догов

ора

Регистрац

ия договора

Контроль

возврата подписа

нного докумен

та

Исполнение и контро

ль обязательств



Показатель эффективности До После

Средняя длительность подготовки и согласования договорного документа, чел/час. 80 16

Процент согласованных договоров в срок, установленный регламентом договорной работы, % от общего количества.

40 90

Средняя длительность поиска досье договора сотрудником, чел/час. 4 0.5

Трудоемкость выполнения работ по договору на этапе регистрации, чел/час. 0.5 0.25

Среднее количество итераций согласования документа в одном подразделении, шт. 5 2


Обращения граждан




Регистрация обращения

Рассмотрение обращения

Исполнение

Контроль исполнения

Ответ Заявителю

Пример интеграции сайта органов власти с DIRECTUM



Финансовый архив


Основные компоненты


Что хранится в финансовом архиве

Первичные финансовые документы – исходящие и входящие:• Счета-фактуры• Накладные• Акты выполненных работ• Платежные поручения• Счета на оплату• Договоры, дополнительные соглашения• Кассовые ордеры• Таможенные декларации• Доверенности• Бухгалтерская отчетность (в т.ч. бухгалтерский баланс)• Другие…


Традиционная работа


Показатель традиционной работы Значение

Средняя продолжительность поиска одного первичного документа 5-12 минут

Количество копий документов для налоговых проверок (камеральных и встречных)

До 20% документов

Стоимость выемки одного короба из внеофисного архива 350-500 руб.

Срок доставки оригиналов документов из внеофисного архива 3-24 часа

Стоимость ручной обработки счета-фактуры 25-200 руб.

Периодичность сверки с контрагентами для выявления дебиторской задолженности До 3 мес.


• Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам

• Работа с исходящими первичными документами

• (Вне-)офисное хранение бумажных оригиналов

документов

• Осуществление сверок с контрагентами

• Ведение претензионной деятельности

• Обращение к документам филиалов



Классическое делопроизводство


Проблемы традиционной формы работы

• По статистике, 20-30% поручений не выполняются в срок или не выполняются

вообще

• На поиск одного документа в среднем уходит 7-12 минут

• На подготовку и согласование приказа по основной деятельности уходит от 2 до 7

дней

• На подготовку и согласование исходящего письма уходит до 8 часов

• До 30% документов не находят вовремя, до 10% теряется безвозвратно

• На подготовку отчета по выполнению поручений уходит до 4 часов

• Получение руководителем «оперативной» информации по выполнению его

поручений занимает до 30 минут



• Поддержка полного жизненного цикла работы с входящими, исходящими

письмами

• Поддержка полного жизненного цикла работы с приказами и распоряжениями по

основной деятельности

• Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание,

уничтожение)

• Выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных

карточек по различным параметрам

• Подготовка отчетности по документообороту организации

• Контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и

внутренним документам


Схема работы с входящей корреспонденцией


Регистрация документа

Рассмотрение документа

Исполнение

Контроль исполнения

Схема работы с исходящей корреспонденцией


Подготовка и согласование проекта документа

Регистрация документа

Отправка документа адресату

Контроль получения адресатом

Эффект от внедрения


Показатель До После

Процент выполненных поручений/резолюций в срок 70-80% 85-90%

Средняя длительность поиска документа по известным параметрам

7-12 мин 1 мин

Средняя длительность подготовки и согласования исходящего письма (от оформления до отправки контрагенту)

8 час. 4 час.

Средняя длительность подготовки и согласования приказа/распоряжения по основной деятельности

2-7 дней 1-3 дня

Процент теряющихся документов, конфиденциальной информации

30% 0%

Экономия на расходных материалах До 1 млн. руб/год


Управление тендерами


Возможности бизнес-решения:

1.Инициализация тендера• согласование заявок на проведение тендера; • подготовка и согласование конкурсной документации; • утверждение сроков и ответственных; • публикация тендерной информации.

2.Проведение тендера • прием и регистрация оферт;• отслеживание сроков приема оферт, вскрытия конвертов, выбора победителя;• оценка принятых оферт по критериям;• выбор и утверждение победителя

3.Заключение договора• контроль сроков и условий заключаемого договора на предмет соответствия

конкурсной документации

4.Дополнительные возможности• организовывать заседания тендерных комиссий для рассмотрения вопросов по

текущим тендерам;• вести архив тендерной документации и предложений контрагентов;


Схема проведения тендера


• Подготовка тендерной документации

Согласование

• Объявление тендера

Публикация документации

• Выбор победителя

Протокол подведения итогов

Эффект от внедрения:

• Ускорение всего процесса;

• Облегчение подготовки конкурсной документации с использованием шаблонов;

• Жесткий контроль над всем процессом, в том числе с помощью модуля «Управление показателями эффективности»;

• Увеличение «пропускной способности» тендерных комиссий без увеличения их числа;

• Быстрый доступ ко всей необходимой информации по тендерам


Другие бизнес-решения:

• DIRECTUM: Управление договорами• DIRECTUM: Финансовый архив• DIRECTUM: Классическое делопроизводство• DIRECTUM: Обращения граждан• DIRECTUM: Управление совещаниями• DIRECTUM: Управление взаимодействием с

клиентами• DIRECTUM: Проектный документооборот• DIRECTUM: Управление тендерами• DIRECTUM: Согласование счетов на оплату• DIRECTUM: Кадровые процессы• …


Комплексное управление организацией на основе системы DIRECTUM

Готовы ответить на Ваши вопросы:+7 846 331 38 [email protected]


Presentations & Public Speaking

DIRECTUM. Бизнес-решения