Embed Size (px)
Citation preview
IT events: how to?
Ирина Божик
16 IT конференций
11 IT meet-ups
8 IT мастер-классов
2 IT чемпионата
4 European Materials Research Society Conferences
Наши ивенты
Что будет
• Этапы организации мероприятия
• Поиск и работа со спикерами
• Работа с участниками, продвижение
• Работа с партнерами/спонсорами, инфо партнерами
• Как проходит само мероприятие
• Что делать после мероприятия
Этапы организации мероприятия
Идея
Тема, название, логотип, ЦА
Дата
Спикеры, доклады
Спикеры, доклады
• Приглашать никогда не рано• Удобный способ коммуникации для спикера• Все моменты прописываем, согласовываем• Договариваемся о дедлайнах• Отвечаем вовремя, сообщаем о всех процессах, но не надоедаем• Сообщаем о тех. и орг. моментах• После: благодарность, высылаем фото, видео, фидбек от
участников (если есть)
Спикеры, доклады
Помещение
Помещение• Сколько участников?• Сколько потоков/залов нужно?• Место для регистрации• Место для чая/кофе/снеков• Вентиляция/кондиционирование/отопление• Звукоизоляция• Есть все удобства• Удобная навигация• Как добраться?
Спонсоры, партнеры
• Win-win• Все договоренности – в договоре• Обязательное выполнение всех пунктов договоренности• Отчет с фото и скриншотами
Продвижение, регистрация, продажа билетов
Поиск подрядчиков
• Фото• Видео• Звуковое и другое оборудование• Интернет• Печатная продукция• Кейтеринг• Трансфер
Печатная продукция
Печатная продукция
Печатная продукция
Печатная продукция
Работа с участниками
Работа с волонтерами
• Идея• Тема, название, логотип, ЦА• Дата• Спикеры, доклады• Помещение• Спонсоры/партнеры• Продвижение, регистрация, продажа билетов• Работа с инфо партнерами• Работа с участниками• Поиск подрядчиков (фото, видео, оборудование, печатная продукция, etc.)• Работа с волонтерами• День X• Afterwards
Этапы организации мероприятия
Checklist
День X
0. Привоз участников1. Регистрация2. Открытие3. Доклады – перерывы – обед – доклады4. Закрытие5. Afterparty
День X
Регистрация
Регистрация
• Рассчитать время на регистрацию 1 чел.• Какое количество потоков на регистрации оптимально?• Избегать толп, длинных очередей• Быстрое решение вопросов/проблем на месте• Заранее проверить все отпечатанные бейджи и подготовить
пустые• Достаточно мест в гардеробе
Открытие
Доклады-перерывы-обед-доклады
• Выдерживать тайминг, не задерживаться• Доклад не длиннее 30-40 мин.• Перерывы• Удобное пространство для кофе-брейков и смены обстановки в
перерывах• Активности и отдых, как альтернатива докладам
Риски
• Спикер опоздал• Спикер не выходит на связь• Спикер сообщил, что не приедет• «Упал» Wi-Fi• Не хватило всем еды• Сработала пожарная сигнализация во время мероприятия
Fails
• Напечатали устаревший логотип партнера на всей продукции• Спикеру нужна была виза в Украину – заранее не подумали• Анонсировали место проведения, но не забронировали его• Ланч боксы вместо полноценного горячего обеда
Закрытие
Afterparty
Что нужно сделать после мероприятия
• Благодарность: спикерам, партнерам/спонсорам, команде• Обратная связь от участников• Фото, видео, презентации• Финансы, бюджет• Отчеты партнерам, спонсорам• Анализ с командой• Отдохнуть
полезная ссылка
Обратная связь
полезная ссылка
Полезные ресурсы
• http://uxevent.com/• http://www.eventmanagerblog.com/• Как сделать конференцию, на которую придут• Чеклист «Как подготовить конференцию»• Чеклисты для организации серийного события
