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Berlin, 8. Juli 2015
Digitale Verwaltung 2020
SAP-Infotag für die öffentliche Verwaltung
Landesvertretung Nordrhein-Westfalen, Berlin
Eine Positionsbestimmung der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes
Peter Weinmann
www.baw.de
Inhalt
1. Wer wir sind
2. Die Herausforderung
3. Das Projekt AdeBA
4. Perspektive
5. Was wir bisher gelernt haben
6. Empfehlung
7. Gezeitenwechsel
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8. Juli 2015 | Seite 2
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Wer wir sind
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8. Juli 2015 | Seite 3
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8. Juli 2015 | Seite 4
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Deutschlands Zukunft gestalten - Koalitionsvertrag
� Digitales Wachstumsland Nummer 1 in Europa.
Digitale Verwaltung 2020 – Regierungsprogramm der 18. Legislaturperiode
� Um den Wandel zu einer digital geprägten Gesellschaft zu begleiten, hat das
Bundeskabinett am 20. August 2014 die „Digitale Agenda 2014 -2017“ beschlossen. Sie
schafft den Rahmen für das Handeln der Bundesregierung bei der Digitalisierung aller
Lebens- und Wirtschaftsbereiche.
� Die Verantwortung für die Gestaltung des E-Governments ist Führungsaufgabe.
� Die Vision des E-Government ist, dass Informations-, Kommunikations- und
Transaktionsprozesse zwischen Politik, Verwaltung, Bürgern und der Wirtschaft von
jedem Ort, zu jeder Zeit und mit jedem Medium erfolgen können, und zwar schnell,
einfach, sicher und kostengünstig. Eine einfache Digitalisierung der vorhandenen
Papierwelt wird hierfür nicht ausreichen.
Der Auftrag der Politik
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 5
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� AdeBA - Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und
Aktenverwaltung – ist ein Projekt der Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des
Bundes (WSV), der Bundesanstalt für Wasserbau (BAW), der Bundesanstalt für
Gewässerkunde (BfG) und dem Bundesamt für Seeschifffahrt und Hydrographie
(BSH). Im Rahmen von AdeBA wird die papiergestützte Akte durch die elektronische
Akte ersetzt.
� Mit AdeBA werden wesentliche Abläufe der täglichen Verwaltungsarbeit unterstützt – von
der Posteingangsbehandlung über die Aktenverwaltung und Bearbeitung von Unterlagen
bis hin zur Beteiligung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und dem Postausgang.
� AdeBA unterstützt sowohl hierarchisch strukturierte als auch lokal verteilte
Organisationseinheiten.
Projektsteckbrief AdeBA
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 6
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� AdeBA basiert auf SAP NetWeaver Folders Management
� Die WSV folgt mit dem Einsatz von AdeBA konsequent den ab dem Jahr 2000 vom
BMVI angestoßenen Modernisierungs- und Konsolidierungsprozess im Bereich der
Verwaltungs-IT mit Anwendungen auf SAP-Basis.
� IT-Dienstleister ist das DLZ-IT BMVI.
� Derzeit gibt es in der WSV etwa 3.300 aktive SAP-Anwender.
� Die WSV setzt SAP-Anwendungen in den Bereichen Personal, Haushalt,
Anlagenbuchhaltung, Projektmanagement, Materialwirtschaft, Planmäßige
Unterhaltung, Liegenschaftsmanagement und Wasserstraßenüberwachung ein.
� Für die Einführung und den Betrieb der SAP-Verfahren im Geschäftsbereich des BMVI
wurden bislang über 50 Millionen Euro investiert. Mit der Einführung von AdeBA
werden deshalb auch die bereits getätigten hohen Investitionen im SAP-Bereich
geschützt.
AdeBA als Teil der IT-Strategie der WSV
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 7
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� Ein erstes Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems wurde bereits
in der Konzeptionsphase wegen fehlender Personalkapazitäten innerhalb der
Verwaltung abgebrochen.
� Das Projekt AdeBA wurde Anfang 2010 gestartet. Wesentliche Teile des Projekt-
managements wurden an die Firma Capgemini Consulting vergeben.
� Ab September 2010 begann die schrittweise Pilotierung in den beteiligten Behörden.
� Die Gesamtkosten für die Konzeption und Pilotierung betrugen bislang rund 8 Millionen
Euro.
� Ende 2012 wurde für AdeBA die Einführungsreife erreicht.
� Wegen Widerständen des Hauptpersonalrats im BMVI betrug das Beteiligungsverfahren
18 Monate.
� Im März 2015 wurde die Einführung des Verfahren für den Geschäftsbereich
freigegeben.
Projektentwicklung
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 8
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Pilotierung
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 9
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Pilotierung
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8. Juli 2015 | Seite 10
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Rolloutplanung
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 11
2015
Sicherstellung Pilotbetrieb,
Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG
2015
Sicherstellung Pilotbetrieb,
Abschluss Rollout BAW und BSH, Einführung BfG
2015
Vorbereitende
Maßnahmen zum
Rollout WSV
2015
Vorbereitende
Maßnahmen zum
Rollout WSV
2016 - 2019
Durchführung
Rollout für
ca. 6 000 Anwender
2016 - 2019
Durchführung
Rollout für
ca. 6 000 Anwender
Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“Bedeutet auf Schwäbisch – „Schaffe, net schwätze“
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Rolloutplanung
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8. Juli 2015 | Seite 12
Toolbox
Schulungsbibliothek
Bibliothek aller Schulungsunterlagen und begleitender Materialen zur Anwenderunterstützung (z.B. Tutorials)
Konzepte der Hauptuntersuchung
Freigegebene Dokumente aus der Pilotierung wie etwa Pilotbericht, Betriebshandbuch, IT-Sicherheitskonzept etc.
Prozessbibliothek
Sammlung aller erhobenen und designten Prozesse während der Pilotierungsphase
Checklisten
Checklisten für die Ist-Analyse, Aufbau des AdeBA-Aktenplans, Technikbedarf, Schulungsplanung, etc.
Change Management Unterlagen
Vorlagen für die Kommunikationsplanung und Anwendung von Change Maßnahmen
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� Die Einführung von AdeBA in der WSV wird in den nächsten 4 Jahren erhebliche
Kraftanstrengungen und Investitionen im siebenstelligen Bereich erfordern!
Aber
� Mit AdeBA erhält die WSV ein ausgereiftes und zukunftsfähiges
Dokumentenmanagementsystem.
� AdeBA ist das Fundament der E-Government-Lösung der WSV.
� AdeBA erfüllt die Anforderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG) zur
Elektronischen Aktenführung und Akteneinsicht sowie zum Ersetzenden Scannen.
� AdeBA erfüllt die fachlichen Anforderungen des „Organisationskonzept elektronische
Verwaltungsarbeit“ des BMI.
� Alle Grundsätze des EGovG sind bei Nutzung der SAP-Plattform in AdeBA
technologisch umsetzbar.
� Die bestehenden SAP-Anwendungen können optimal angebunden werden.
Perspektive
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 13
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� Alle müssen mitmachen – Keine Ausnahmen für Führungskräfte.
� Ganz oder gar nicht – Hybridakten funktionieren nicht.
� Nach vorne schauen – Keine große Kraft in die Altaktendigitalisierung stecken.
� Digitales Bewusstsein schaffen - Gewerkschaften und Personalvertretungen sind im
digitalen Wandel noch nicht wirklich angekommen.
� Auch für SAP gibt es noch viel zu tun
- Verwaltung als Entwicklungspartner ernst nehmen
- Benutzeroberfläche
- Lizenzmodell
Was wir gelernt haben
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 14
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� Die Verwaltung braucht ein integriertes und prozessübergreifendes digitales
Dokumentenmanagement.
� Ein nur auf der E-Akte basierendes Konzept ist nicht die Lösung.
Empfehlung
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 15
Dokumentenmanagement
Prozess 1
Prozess 2
Prozess 3
Prozess 1
E-Akte
Prozess 2
E-Akte
Prozess 3
E-Akte
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Die Zeit der Dokumente ist vorüber.
Das Zeitalter der Daten hat gerade begonnen.
Dokumentenmanagementsysteme sind die Brücken,
um das neue Ufer sicher zu erreichen.
Gezeitenwechsel
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 16
Bundesanstalt für Wasserbau
76187 Karlsruhe
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Kontakt
Digitale Verwaltung 2020 | Peter Weinmann
8. Juli 2015 | Seite 18
Peter Weinmann
Bundesanstalt für Wasserbau
Leiter Lenkungsausschuss AdeBA
0721/9726-3030
Tom Gensicke
Capgemini Consulting
Projektleiter AdeBA
030/88703-260
Hermann Gross
Generaldirektion
Wasserstraßen und Schifffahrt
Projektleiter AdeBA
04941/602-415
Dr. Frank Steinmann
DLZ-IT BMVI
Lenkungsausschuss AdeBA
03677/669-2200