9 tedarik yonetimi

Tedarik Yönetimi

Hazırlayan: Beka Cotur

Tedarik Yönetimi

Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol

KapanışBilgi Alanı

TedarikYönetimi

Tedariklerin Kontrolü

Tedarikleri Yürütme

Tedarik Yönetimi Planlama

Tedarikleri Kapatma


• Proje Tedarik Yönetimi, gerekli ürünleri, hizmetleri ya da sonuçları proje ekibi dışından satın almak ya da elde etmek için gereken süreçleri kapsar. Organizasyon, bir projenin ürünlerinin, hizmetlerinin ya da sonuçlarının alıcısı ya da satıcısı olabilir.

• Proje Tedarik Yönetimi, sözleşmeleri veya yetkili proje ekibi üyeleri tarafından çıkarılan satın alma emirlerini hazırlamak ve yönetmek için gerekli sözleşme yönetimi ve değişiklik kontrol süreçlerini içerir.

• Proje Tedarik Yönetimi, harici bir organizasyon (alıcı) projeyi yürüten organizasyondan (satıcı) projeyi satın alacaksa, harici organizasyonun düzenlediği sözleşmenin kontrol edilmesini ve yükümlülüklerin idare edilmesini de kapsar.

Tedarik Yönetimi


• PY kontrat imzalanmadan atanmalı ve kontratların oluşturulması sürecinde rol almalıdır. Anahtar rolleri: • Tedarik sürecini bilmek• Kontrat şartları ve koşullarını bilmek• Kontratın toplantılara katılım, gerekli raporlar, aksiyonlar ve iletişimler gibi

tüm proje yönetimi gereksinimlerini içerdiğinden emin olmak• Riskleri belirlemek ve azaltma ve yönetim metodunu kontratta belirtmek• Projenin özgün ihtiyaçlarının belirlenmesine yardımcı olmak• Kontratın takvimini ve projenin takvimini hizalamak• Kontrat anlaşmalarına katılmak• Tedarik sürecinin düzgün yürümesini sağlamak• Kontrat yöneticisi ile kontrata yapılan değişiklikler üzerine çalışmak

Tedarik Yönetimi



Kapanış

Girdiler Araçlar Çıktılar

• Proje yönetimi planı• Gereksinim dokümantasyonu• Risk listesi• Aktivite kaynak gereksinimleri• Proje takvimi• Aktivite maliyet tahminleri• Paydaş listesi• Çevresel işletme faktörleri• Organizasyonel süreç varlıkları

• Yap ya da satın al analizleri• Uzman görüşü• Pazar araştırması• Toplantılar

• Tedarik yönetimi planı• Tedarik çalışma bildirimi• Tedarik belgeleri• Kaynak seçim kriterleri• Yap ya da satın al kararları• Değişiklik talepleri• Proje dokümanı

güncellemeleri


Tedarik Yönetimi

Tedarik Yönetiminin Planlanması: Proje tedarik kararlarının belgelendirilmesi, yaklaşımın ve potansiyel satıcıların belirlenmesi sürecidir.


• Belirli bir işin en iyi şekilde proje ekibi tarafından mı yerine getirilebileceğini, yoksa dış kaynaklardan mı satın alınması gerektiğini belirlemeye yönelik bir genel yönetim tekniğidir.

• Bütçe kısıtları, yap ya da satın al kararlarını etkileyebilir.• Yap ya da satın al analizi aşağıdakilere odaklanır:

• Beceriler ve kaynaklar• Maliyet• Zaman• Risk • Belli bir alan üzerindeki detaylı kontrolü kaybetmemek ne kadar kritik?• Tescilli bilgi veya ticaret sırrı

Araçlar

Tedarik Yönetimi Tedarik Yönetimi Planlama


Kontrat Türleri

• Sabit fiyatlı sözleşmeler• Kesin Sabit Fiyatlı Sözleşmeler.• Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler.• Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı Sözleşmeler.

• Maliyet geri ödemeli sözleşmeler• Maliyet Artı Sabit Fiyat Sözleşmeleri.• Maliyet Artı Teşvik Ücreti Sözleşmeleri.• Maliyet Artı Ödül Sözleşmeleri.

• Süre ve Malzeme Sözleşmesi

Araçlar



Sabit fiyatlı sözleşmeler• Tanımlanmış bir ürün, hizmet ya da sonucun sağlanması karşılığında sabit bir

toplam fiyat belirlenir.

• Satıcı daha çok İş Tanımı ile ilgilenir

• Bazen alıcı satıcıyı yüksek bir riski kabul etmesi için zorlar• Satıcının yüksek miktarda rezervi olmalıdır

• Satıcı kapsamı daraltarak kara geçmeye çalışabilir

• Kesin Sabit Fiyatlı: 1M TL

• Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı: 1M TL + 1000 TL (vaktinden önce biten her ay için)

• Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı: 1M TL + Enflasyon Oranında artırım

Araçlar



Maliyet geri ödemeli sözleşmeler

• İşin kapsamı belli olmadığında, maliyetler tam olarak hesaplanamadığında kullanılır

• Maliyetleri takip eden bir muhasebe sistemi gerektirir

• Alıcının satıcının faturalarını denetlemesi gerekir• Maliyet Artı Sabit Fiyat: Maliyetler + maliyetlerin %10u sabit ücret

• Maliyet Artı Teşvik Ücreti: Maliyetler + Düşük maliyete Performans primi

• Maliyet Artı Ödül: Maliyetler + Genel Performans primi

Araçlar



Süre ve Malzeme Sözleşmesi

• Hizmet işlerinde, verilecek hizmetin süreceği zamanın belli olmadığı durumlarda kullanılır.

• Maliyetlerin bütçeyi aşmaması için, alıcı, ‘Zaman Limiti’ ya da ‘Maliyet limiti’ koyabilir

• Personel takviyesi, uzmanların tedarik edilmesi, dış kaynak işleri

• Örn 1: günlük 1000 TL + giderler veya malzeme gideri

• Örn 2: günlük 1000 TL + ahşabın metresi 10 TLden malzeme gideri

Araçlar



Kontrat Türünün Alıcı ve Satıcı Üzerindeki EtkisiAraçlar


Sabit fiyatlı sözleşmeler

Kesin Sabit Fiyatlı

Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı

Süre ve Malzeme

Maliyet geri ödemeli

Maliyet Artı Sabit Fiyat

Maliyet Artı Teşvik Ücreti

Maliyet Artı Ödül

Satıcı Riski

Yüksek

Düşük

Alıcı Riski

Düşük

Yüksek

Süre ve Malzeme, alıcı limitkoymazsa yüksek risk olabilir


• Tedarik Yönetimi Planı• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun dışından nasıl mal ve hizmet alacağını anlatan

proje yönetimi planının bir bileşenidir• Tedarik belgelerinin geliştirilmesinden sözleşmenin sona ermesine kadar tedarik

süreçlerinin nasıl yönetileceğini tanımlar

• Tedarik İş Tanımı• Proje kapsamı dayanağına göre oluşturulur• Sadece proje kapsamının ilgili sözleşmeye dahil edilecek bölümünü tanımlar.• İmzalanan ihale sözleşmesinin bir parçası haline gelinceye kadar, tedarik süreci

boyunca gerektikçe revize edilip netleştirilebilir.

• Yap ya da Satın Al kararları• Belirli bir işin en iyi şekilde proje ekibi tarafından mı yerine getirilebileceğine, yoksa

dış kaynaklardan mı satın alınması gerektiğine karar verilir.

Tedarik YönetimiÇıktılar



• Tedarik dokümanları• Satıcılar için Bilgi• Kontrat İş Tanımı• Kontrat için önerilen şartlar ve koşullar• Gizlilik anlaşması – gizli bilginin saklanması için

• Tedarik dokümanları örnekleri:• Teklif Çağrısı• İhale Daveti• Fiyatlandırma talebi• İhale ilanı• Müzakereye davet




• Niyet mektubu• Kontrat değildir, kanuni bağlayıcılığı olmayan, alıcının satıcıyı kiralama niyetinde olduğunu

gösteren bir yazıdır

• Sözleşmenin şahsiliği• Kontratsal ilişkidir

• Örnek:Siz yüklenici A’yı kiraladınız, A firması alt yüklenici B’yi sizin işinizi yapmak üzere kiraladı. B firması sizin işinizi yapsa dahi, kontratsal olarak size bağlı değildir, çünkü B firması kontratsalolarak sadece A firmasına bağlıdır. Bu yüzden işle ilgili A firmasıyla görüşmeniz gerekir.

• Takım anlaşmaları (iş ortaklığı)• İki satıcının bir ihale için birleşmesidir




Rekabetsiz Tedarik• Sadece bir satıcının rekabetsiz kontratlandırıldığı durumdur • Tedarik sürecinden zaman kazandırır• Aşağıdaki koşullarda uygulanması gerekir:

• Takvim baskısı altındaki projede• Satıcının özgün bir niteliği olduğunda• Sadece bir satıcı olduğunda• Satıcının patenti olduğunda• Satıcının fiyatlarının makul olduğu diğer durumlarda

• Rekabetsiz tedarik türleri:• Tekil Kaynak kontrat direkt tercih edilen satıcıyla yapılır.• Tek Kaynak sadece bir satıcı vardır, şirket patent sahibi olabilir




• Teklifleri değerlendirirken ele alınan kriterler:• İhtiyacın anlaşılması• Toplam maliyet• Teknik yetenek• Risk• Yönetim yaklaşımı• Teknik yaklaşım• Garanti• Üretim kapasitesi ve ilgi• Şirketin büyüklüğü ve türü• Satıcıların geçmişteki performansları• Referanslar• Fikri mülkiyet hakları• Tescil hakları




Önemli Terimler

• Fiyat, Kar, Maliyet

• Hedef Fiyat: beklenen fiyatla projenin sonundaki fiyatı karşılaştırmak.

• Paylaşım oranı: Alıcı Satıcı arasındaki kar paylaşım oranı (teşviklerde kullanılır) Örn: 90/10

• Tavan fiyat: alıcının ödeyeceği en yüksek fiyat

• Toplam tahmin noktası (TTN)• Sadece teşvik ücretli sabit fiyatlı kontratlarda uygulanır• Bütçeyi aşma durumunda Satıcının katlanabileceği en üst kayıp tutarını gösterir• Satıcı TTN’yi gerçekleşen maliyete karşı kıyaslayarak kar etmeyi amaçlar• Formül: TTN = ((Tavan fiyat - Hedef fiyat)/Alıcının oranı) + Hedef maliyet




Örnek

Maliyet artı teşvik ücretli kontratta, maliyet 210,000 TL öngörülmüş ve teşvik ücreti de 25,000 TL olarak belirlenmiştir. Proje bittiğinde alıcı maliyetin 200,000 olarak bittiği

konusunda mutabakata varır. Satıcının maliyeti, beklenenden düşük geldiği için Alıcı karı 80 Alıcı, 20 Satıcı olarak paylaşır. Son teşvik ücreti ve son fiyatı hesaplayın



Hedef maliyet

Hedef ücret

Hedef fiyat

Paylaşım oranı

Gerçekleşen maliyet

Son teşvik ücreti

Son fiyat

210,000

25,000

235,000

80/20

200,000

210,000 – 200,000 = 10,00010,000 x 20% = 2,00025,000 (hedef ücret) + 2,000 = 27,000

200,000 + 27,000 = 227,000

Teşvik ücreti

Satıcının alacağı toplam miktar



Tedarik Yönetimi


Kapanış

Tedarikleri Yürütme

• Tedarikleri Yürütme: Satıcılardan yanıt alma, bir satıcı seçme ve sözleşme imzalama sürecidir

• Tedarik yönetimi planı• Tedarik belgeleri• Kaynak seçim kriterleri• Satıcıların teknik teklifleri• Proje belgeleri• Yap ya da satın al kararları• Tedarik çalışma bildirimi• Organizasyonel süreç varlıkları

• Teklif sahibi konferansları• Teklif değerlendirme teknikleri• Bağımsız tahminler• Uzman görüşü• ilan verme• Analitik teknikler• Tedarik müzakereleri

• Seçilen satıcılar• Sözleşmeler• Kaynak takvimleri• Değişiklik talepleri• Proje yönetimi planı

güncellemeleri• Proje dokümanı

güncellemeleriHazırlayan: Beka Cotur

Teklif değerlendirmesi

Aşağıdaki tekniklerden bir ya da birkaçı birlikte kullanılabilir:

• Ağırlık sistemiKaynak seçim kriterini ağırlıklandırılarak değerlendirilir

• Bağımsız tahminiç ya da dış kaynaklarla tahminler

• İnceleme sistemiminimum gereksinimleri karşılamayan satıcıları eleme

• Geçmiş performans bilgisi

Tedarik Yönetimi Tedarikleri Yürütme

Araçlar


Tedarik Müzakereleri• PY gereksinimleri netleştirmek ve ilişkileri korumak için müzakerelere katılabilir

• Müzakerenin amacı :

• Adil ve makul fiyat elde etmek

• Satıcı ile iyi ilişkiler geliştirmek

• Müzakere edilecek ana maddeler:• Kapsam• Takvim• Fiyat ve ödeme• Sorumluluklar• Yetki • Uygulanabilir kanun• Teknik ve kurumsal yönetim yaklaşımları• Kontrat finansmanı


Araçlar


Kontrat Dokümanı

• Kontratın amacı:• Rol ve sorumlulukları tanımlamak

• İşleri kanunen bağlayıcı hale getirmek

• Riskleri azaltmak ya da paylaştırmak

• Kontrat basit ya da karmaşık türlerde olabilir• Anlaşma, alt sözleşme, satın alma emri, mutabakat anlaşması

• Yasal bir kontratta bulunması gerekenler• Teklif

• Kabul

• Önem (değerli olan şey, parasal olması gerekmiyor)

• Kanuni kapasite (ayrı kanuni taraflar, yetkin taraflar)

• Kanuni amaç (kanuni olmayan bir şey için kontrat düzenleyemeyiz)


Çıktılar


Kontrat dokümanı genelde aşağıdaki bilgileri içerir


• İş tanımı ya da teslimatlar,• Zaman çizelgesi temel çizgisi,• Performans raporlama,• Performans dönemi• Roller ve sorumluluklar,• Satıcının işi yapacağı yer,• Fiyatlandırma,• Ödeme koşulları,• Teslimat yeri,• Tetkik ve kabul kriterleri,• Garanti,• Ürün desteği,• Sorumluluğun sınırlanması,

• Ücretler ve alıkonulan hak ediş tutarları,• Cezalar,• Teşvikler,• Sigorta ve kesin teminat mektupları,• Alt yüklenici onayları,• Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı, ve• Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.• Teşvikler,• Sigorta ve kesin teminat mektupları• Alt yüklenici onayları,• Değişiklik taleplerinin nasıl ele alınacağı, ve• Fesih ve alternatif ihtilaf çözümü mekanizmaları.

Çıktılar



Kapanış


• Proje yönetimi planı• Tedarik belgeleri• Sözleşmeler• Onaylanmış değişiklik talepleri• Çalışma performansı raporları• Çalışma performansı verileri

• Sözleşme değişikliği kontrol sistemi• Tedarik performansı gözden

geçirmeleri• Tetkikler ve denetimler• Performans raporlama• Ödeme sistemleri• itirazların idaresi• Kayıt yönetim sistemi

• Çalışma performansı bilgileri• Değişiklik talepleri• Proje yönetim planı

güncellemeleri• Proje dokümanı

güncellemeleri• Organizasyonel süreç varlıkları

güncellemeleri


Tedarik Yönetimi

• Tedariklerin Kontrolü: Tedarik ilişkilerinin yönetilmesi, sözleşme performanslarının izlenmesi ve gerekli olduğunda değişikliklerin ve düzeltmelerin yapılması sürecidir.


Kontrat Yönetimi

• Her 2 tarafın performansının kontratsal gereksinimleri karşıladığını garanti etmek

• Kontrat değişiklik kontrol sistemi:

• Kontratta değişiklik yapmak için uygulanan bir süreçtir

• Etkiler gözden geçirilir

• Kontrat sorumlusu, kontratı değiştirmeye tek yetkili kişidir

• Proje yöneticisi ve kontrat sorumlusu arasında çatışma olma potansiyeli vardır

Tedarik YönetimiAraçlar




Kapanış


• Proje yönetim planı• Tedarik belgeleri

• Tedarik denetimleri• Tedarik müzakereleri• Kayıt yönetim sistemi

• Kapanmış tedarikler• Organizasyonel süreç

varlıkları güncellemeleri

Tedarikleri Kapatma

• Tedariklerin Kapanışı: Proje kapsamındaki tüm tedariklerin kapanması sürecidir.

Tedarik Yönetimi


Organizasyonel Süreç Varlıkları Güncellemeleri

• Tedarik dosyası: Kapanan sözleşme de dahil olmak üzere, indekslenmiş durumdaki sözleşme belgelerinin tamamı

• Teslimat kabulü: Satıcı tarafından yapılan teslimatların resmi kabulüne ilişkin belgeler. Resmi teslimat kabulü şartları ve şartlara uymayan teslimatların nasıl ele alınacağı genellikle anlaşmada tanımlanmış durumdadır.

• Alınan derslere ilişkin belgeler: Gelecekteki tedarikleri iyileştirmek için, alınan dersler, yaşanan deneyimler ve süreç iyileştirme tavsiyeleri geliştirilerek proje dosyasına eklenmelidir.

Tedarik YönetimiAraçlar

Tedarikleri Kapatma


Services

9 tedarik yonetimi