PLAN DE COMUNICACIONES INTERNO Y EXTERNOHOSPITAL NAZARETH

OBJETIVO

Establecer los lineamientos y criterios que permitan una eficaz, efectiva y avanzada comunicación desde todos los aspectos internos del HospitalNazareth, así como regular y asegurar la comunicación externa entre el Hospital y el trato con terceros.

ALCANCE

Comunicación de la política, los objetivos y las metas del Hospital Nazareth, decidir y responder a las preocupaciones de los colaboradores para comunicar los resultados de carácter general y específico en las auditorías y revisiones del sistema de gestión de calidad

DESARROLLOCANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Busca mejorar el conocimiento de los colaboradores con todo lo que está relacionado con la Institución para que de esta manera se logre la cooperación, motivación y compromiso de todos para que el enfoque en las metas y objetivos sea claro, contribuyendo a dar una imagen positiva del Hospital Nazareth

DESARROLLO

Se sugiere la implantación del comité de coordinación del sistema de control interno

1. Comité directivo2. Comité técnico – científico3. Comité técnico ampliado4. Comité de calidad5. Comité de comités6. Círculos de calidad diarios operativos

DESARROLLO

Adopción de parámetros de acción, complementación y mejoramiento permanente del SIGC, el asesoramiento a la gerencia en la definición de planes estratégicos, análisis del funcionamiento de los sistemas y recomendación de medidas y acciones para su aplicación efectiva; y evaluar la validez, consistencia y oportunidad de los procedimientos de comunicación internos y externos del Hospital Nazareth.

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNANo. Actividad (Diagrama de

flujo)

Descripción de la actividad Responsable Documento o

registro

Inicio Inicio del procedimiento

1. Definir estrategia de

comunicación interna

Definir las estrategias de

comunicación interna,

dependiendo de las necesidades

de las áreas, los lineamientos

normativos de la SDS, políticas y

directrices de la gerencia.

Equipo de

comunicaciones y

equipo de trabajo

del área con la

necesidad

comunicativa.

Estrategias de

comunicación

registradas y

documentadas

en un borrador.

2. Presentar el plan

estratégico de

comunicación interna

Presentar en comité el plan

estratégico de comunicación

interna para ser aprobado.

Si se presentan ajustes al plan, se

deben realizar y volver a

presentar al comité para su

aprobación final.

PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN EXTERNA

Todas las áreas Equipo de comunicaciones Documentos y registros

Inicio: 1. Identificación de la

necesidad comunicativa.

2. Asesoría en materia

comunicativa.

1. Formato de solicitud dirigido

a comunicaciones.

3. Elaboración y/o

implementación de la acción

comunicativa.

2. Acta de reunión del comité

con informe de la acción

comunicativa a implementar.

4. Monitoreo y seguimiento de

la acción comunicativa.

3. Plan de medios.

5. Evaluar y realizar acciones de

mejora a las acciones

comunicativas

4.Matriz de seguimiento y

registro de impacto en los

medios.

5. Informe de resultados de la

acción comunicativa.

Procedimiento para la

implementación de la política de

comunicaciones

1. Planeación anual de

temas2. Cada área realiza su

plan anual temático de

posicionamiento

3. Socialización de los

planes por área en comité

de comités.

4. Aprobación de las

propuestas de cada plan

por parte de la Gerencia

5. En caso de que la

Gerencia no apruebe

completamente el plan de

las áreas, se deben realizar

las modificaciones

correspondientes y volver al

paso N. 3

6. Se elabora el plan general

anual de comunicaciones que

contiene los planes aprobados

de las áreas.

7. Socialización del

plan general anual de

comunicaciones

8. Dado el caso de que la

gerencia realice cambios y/u

observaciones, se debe

modificar y ajustar de forma

definitiva y volver al paso N. 7

Queda establecido el plan general anual de

comunicaciones que debe realizarse y cumplirse a

cabalidad.

MAPA DE RIESGO

El Hospital Nazareth cuenta

con criterios que definen lo

que se considerará como

emergencia, así como la

estrategia para determinar

que acciones tomar

Realizar análisis del riesgo de las

situaciones que posiblemente

puedan presentarlo para que cada

una cuente con una estrategia

definida de información sobre la

crisis

Incluir en la comunicación de

riesgo al equipo de

comunicaciones a fin de que

pueda desarrollar materiales de

comunicación de riesgo según

sea necesario y que asesore al

vocero(a) de estos casos para

que se le de un manejo

adecuado y pertinente a la

información

El plan de intervención

debe definir

detalladamente, los

responsables de la

situación de riesgo por

cada área y las funciones a

las que deben darle

cumplimiento en el

momento en que una

situación de crisis se

presente

El vocero principal de la

comunicación de crisis

dentro del Hospital Nazareth

es el Representante Legal de

la entidad, en este caso, la

gerencia; que define el

momento y el lugar

apropiado para realizar la

intervención de riesgo y

aplicar los planes de

contingencia

Identificar los objetivos de la intervención para cada situación de

emergencia en particular y cuáles deben ser los datos que se

deben recolectar para tener una información completa

Evaluar qué factores y/o áreas relevantes del Hospital Nazareth

deben ser tomados en consideración

Analizar si es necesario incluir en la gestión del riesgo a otros

organismos o entidades externas como el Ministerio de Salud y la

Secretaria Distrital de Salud

VOCERO DE

RIESGO

Determinar a qué partes interesadas se les informará sobre la situación de crisis.

DEFINIR IDENTIDAD DE LA MARCA

Desarrollar un Manual de Estilo para homogenizar procesos de comunicación y mejorar la calidad de la comunicación en dos niveles: interno y externo.

Facilitar el trabajo de todos los miembros de la ESE en términos de comunicación.

Incluir un capítulo dedicado a la Imagen Corporativa. Para unificar criterios y normalizar el manejo de la imagen visual -gráfica y corporativa de la ESE.

Definir normas lingüísticas, orto tipográficas y de forma, para que cada una de las piezas comunicativas sean coherentes, tengan códigos expresivos adecuados y proyecten una imagen óptima.

PRESUPUESTO

Planeación

Planteamiento de la estrategia de acuerdo a las características y necesidades comunicativas del Hospital

Asesoría con el proceso de implementación

Posterior evaluación y medición

Presupuesto de $20.000.000.