BPM Neden? Nedir? İş Süreçlerinin İyleştirilmesi

İstanbul Medeniyet Üniv. Fen Bilimleri Enstitüsü

İŞ SÜREÇLERININ IYILEŞTIRILMESININ AR-GE PROJESI

OLARAK ELE ALINMASI VE BPM ARACI

KULLANIMI

Bilal Dursun

İstanbul Medeniyet Üniversitesi Mühendislik Yönetimi Yüksek Lisans Öğrencisi

[email protected]

ÖZET

Artan rekabet koşulları içerisinde organizasyonlar hedeflerine ulaşmak

hizmet/ürün verimliliğini arttırmak, var olan süreçlerini daha etkin ve optimal biçimde

kullanmak için değişik sistemler arayışı içerisindedir. Günümüzde var olan sistemlerden

Kurumsal Süreç Yönetim(BPM) sistemi organizasyonların hedeflerine ulaşmadaki en

etkili sistem olarak öne çıkmaktadır. Organizasyonlar bu sistemi bünyelerine uygularken

var olan süreçleri gözden geçirerek hatalı, performansız veya eksik süreçlerde

iyileştirmeler yaparak istenen hedeflere ulaşmada , ölçülebilir performans ve maliyet

düşüşlerine ulaşabilir Böylece daha yönetilebilir ve rekabetçi bir yapıya kavuşabilirler.

Anahtar Kelimeler: Kurumsal Süreç Yönetimi, BPM, Süreç İyileştirme

BUSINESS PROCESSES IMPROVEMENT AS R&D PROJECT

AND BPM TOOLS USAGE

ABSTRACT

Organizations within Increased competition achieve their goals services / products to

improve the efficiency of existing processes is in search of different systems to use more

efficiently and optimally . Today, there are many systems for helping organizations one

of them stands out Business Process Management (BPM) system as the most effective

system in achieving the objectives of the organization. Organizing these systems have in

implementing the constitution, the process of reviewing the error, to achieve the

performance or incomplete processes in the target desired by improving measurable

performance and achieve the cost reductions so much more manageable and achieve the

competitive structure

Keywords: Business Process Management , BPM Reengineering



1. GİRİŞ

Her geçen gün artan rekabet koşulları ve beklentilerin yükselmesi müşterilerin ve

çalışanların isteklerinin artmasına sebep olmaktadır. Etkili bir yönetim için işletmelerin

bütün bölümlerinin uyum içinde çalışması, bölümler arası bilgi akışının verimli hale

getirilmesi ve tekrarlarının azaltılması gerekmektedir. Bu amaca ulaşmak için ise etkili

süreç yönetiminin yapılması gerekmektedir. Süreç ; tekrarlanabilen ölçülebilen bir

sahibi veya sorumluları olan hiyerarşik yapıda yönetilmesi gerekmeyen, eylem ve

işlemler dizisidir. Bir başka tanımla süreç : bir ya da daha fazla girdinin kuruluş içi

ve/veya dışındaki müşteriler için çözüm oluşturan bir ya da daha çok çıktı şekline

dönüştürülmesinin sağlandığı bir faaliyet ya da karşılıklı ilişkileri olan faaliyetler

kümesidir. Girdileri olan, bunlara müşterileri için değer ekleyen ve çıktı üreten bir

faaliyetler dizisidir. İşletmeler üretmiş oldukları ürün ya da hizmetlerden yararlanan

müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için süreçlere ihtiyaç duyarlar. Her

ürün ya da hizmet mutlaka bir sürecin sonucu olarak ortaya çıkar. Süreci olmayan bir

ürün/hizmet olmayacağı gibi, bir ürün/hizmeti olmayan bir süreçte olamaz. Etkili bir

süreç yönetiminin yapılması için işletmeler iç ve dış süreçlerinin incelenmesi, hatalı

süreçlerin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için etkili süreç iyileştirmesi ve arge

yapılanmasına ihtiyaç duyar.

1. ARGE KAVRAMI

Ar-ge bilim ve teknolojinin gelişmesini sağlayacak yeni bilgileri elde etmek veya

mevcut bilgilerle yeni malzeme, ürün ve araçlar üretmek, yazılım üretimi dâhil olmak

üzere yeni sistem, süreç ve hizmetler oluşturmak veya mevcut olanları geliştirmek amacı

ile yapılan düzenli çalışmalardır. Bu tanımlamalar ışığında işletmelerin işleyiş

yapısındaki süreçlerin tasarlanması , iyileştirilmesi ,performans takibi için yapılacak

çalışmalar ar-ge kapsamı içerisinde değerlendirilmektedir.

1.1 AR-GE ’nin Amaçları


AR-GE fonksiyonunun temel amacı sürekli değişen bir çevrede faaliyette bulunan

işletmelerin, bu değişimlere ayak uydurmalarını sağlamak, gelişme ve büyümele r ine

yardım etmek ve bunun sonucunda canlılıklarının sürekliliğini sağlamaktır. Bu temel

amaca bağlı olarak AR-GE fonksiyonunun diğer bazı amaçları da aşağıdaki gibi

sıralanabilir:

• Yeni ürün ve süreçleri geliştirmek

• Mevcut ürün ve malzemeler için yeni kullanım alanları bulmak

• Yeni üretim teknikleri bulmak veya mevcut üretim tekniklerini geliştirmek • Rakip

işletmelerin gelişmelerine ayak uydurarak rekabet gücünü korumak

• İşletmede verimliliği artırmak

• Üretim maliyetlerinin düşürülmesini sağlamak,

• İşveren-işçi ilişkilerinin iyileştirilmesini sağlamak

• Yönetime doğru ve gerekli bilgilerin zamanında ulaşmasını sağlayacak yönetim biliş im

sisteminin kurulmasını sağlamaktır

Her AR-GE çalışması şu üç aşamayı içermelidir: ölçme, izleme ve değerlendirme. Bunu

başarabilmek sistematik çalışmayla mümkündür. Gelişmiş sanayi ülkelerinin yer aldığı

OECD’ye göre arge üç farklı uygulamayı bünyesinde barındırır;

Temel araştırma (basic research): Belirli, özgün bir uygulama veya kullanım

düşünülmeden, kuramsal veya deneysel çalışmalarla olguların ve gözlemlenebilir

durumların altında yatana ilişkin yeni bilgi edinmeye denir.

Uygulamalı araştırma (applied research): Uygulamalı araştırma da özgün bilgi

üretmeye yöneliktir. Ana hedef olarak doğrudan özgün ve pratik bir amaç içerir.

Deneysel geliştirme: Araştırma ve/veya pratik deneyimden edinilmiş ve halen varolan

bilginin üzerinde yükselen, ancak yeni materyaller, ürünler, devreler üretmeye; yeni

süreçler, sistemler hizmetler oluşturmaya veya halen üretilmiş veya oluşturulmuş

olanları büyük ölçüde iyileştirmeye yönelik sistemli çalışmalardır.


İşletmelerde etkin bir Ar Ge yönetimi için, Ar Ge bölümünün:

• Doğru bir şekilde örgütlendirilmesi,

• İşletmenin diğer bölümleri ile etkileşimli olması,

• İşletmenin dış çevresi ile etkileşimli olması,

• Performans ölçüm sistemine sahip olması gerekmektedir

1.2 Kurumsal Süreç Yönetimi’ni uygulamak isteyen işletmeler için yapılması

gereken faaliyetler

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nde açıklandığı gibi süreç yaklaşımı uygulamak

isteyen bir işletme yönetimi aşağıdaki faaliyetlerinin yerine getirmesi gereklidir:

Hedeflediği sonuçlara ulaşmak için süreçlerini tanımlamalıdır.

Süreçlerinin girdileri ile çıktılarını tanımlamalı ve ölçülebilir duruma

getirmelidir.

Süreçlere ilişkin alt süreçleri ve faaliyetleri belirlemelidir.

Fonksiyon ve süreçler arası ilişkileri ortaya koymalı ve ölçülebilir duruma

getirmelidir.

Süreçlere ilişkin olası riskleri, akışını, tedarikçilerini, müşterilerini ve diğer ilgili

kesimlerin süreç üzerindeki etkilerini belirlemelidir.

Sürecin yönetimine ilişkin yetki ve sorumlulukları açık, anlaşılır ve dengeli bir

şekilde paylaştırılmalıdır.

Sürecin kuruluş içi müşterilerini, tedarikçilerini ve diğer ilgili kesimlerini ve

beklentilerini tanımlamalıdır.

İstenilen sonuçlara ulaşılabilmesi için sürecin aşamalarını, faaliyetlerini, kontrol

noktaları ile yapılacak ölçümlerini, süreç sahibi ile ekip üyelerinin eğitim,

malzeme, bilgi ve yöntem ihtiyaçlarını saptamalıdır.

Süreçlerin analizini yapmalıdır.

Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin nasıl yapılacağı belirlenmelidir.


Süreç iyileştirme fırsatlarını araştırmalıdır.

Süreç ve ürün değişikliklerinin nasıl kontrol edileceği saptanmalıdır.

1.3 Kurumsal Süreç Yönetimi(BPM) Kavramı ve Kullanımdaki Hedefler

Bir işletmenin Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM) yapısına geçişindeki amaçlar

arasında ; işletmelerin varlıkları arasında sayılabilecek süreçlerin ortaya çıkarılması,

belgelendirilmesi, herhangi bir sürecin gerçekten nasıl çalıştığı, süreçlerde

iyileştirmelerin yapılmasını ve adımların otomatik yapılmasını, performans takibi ve

raporlamaların yapılması hedeflenmektedir. Bu bağlamda süreç yönetimi arge projesi


olarak değerlendirilip gerekli çalışmaların yapılması sağlanmalıdır. Yapılacak olan Ar-

ge çalışması sonucunda ortaya çıkması beklenen hedeflerden bazıları;

Kurumsal performans kriterlerinin ortaya çıkarılmasıyla süreçlerin maliyetlerini,

kişilerin performans takibi

Kaynakların optimum kullanımı

Süreçlerde yaşanan hataları azaltmak,

Değer yaratmayan faaliyetleri belirleme

Departmanlar arası oluşan zaman, ve bilgi kayıplarını minimize etmek

Ölçüm bilgileriyle daha şeffaf bir yapıya kavuşmasını sağlanması

Objektif ölçümlere dayandırılarak süreçlerin sürekli iyileştirilmesi

Yönetimsel kararları almada kolaylık

Süreç adımlarında veya adımlar içindeki işlemlerde değişiklikler yaparak, katma

değeri olmayan adımları ve bürokrasiyi atarak veya azaltarak, veya salt süreç

katılımcılarının eğitim ve çalışma koşullarında iyileştirmeler yaparak süreçte

iyileşmeler yapmak

Süreçlerin etkin ve verimli çalışması


Şekil 1. Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM) Yaşam Döngüsü

1.4 BPM ve Yeniden Yapılanma

Organizasyonlar Kurumsal Süreç Yönetimi Sistemini bünyelerindeki yapıya

uygularken var olan süreçleri gözden geçirerek süreç iyileştirmelerine gitmelidirler.

Yeniden yapılanma (reengineering) kavramı 1990‘larda gündemimize gelmiş bir

kavramdır. Ekonomik etkenler, üretkenlik üzerine yapılan çalışmalar ve toplam kalite

yönetimi gibi metotların zorlaması ile süreçleri optimize etmek önemli bir konu haline

gelmeye başlamıştır. BPM geçiş projesinde yeniden yapılanma süreci içerisinde

aşağıdaki adımlar izlenmelidir.

* Süreç adımlarında veya adımlar içindeki işlemlerde değişiklikler yaparak, katma

değeri olmayan adımları ve bürokrasiyi atarak veya azaltarak, veya salt süreç

katılımcılarının eğitim ve çalışma koşullarında iyileştirmeler yaparak süreçte iyileşmeler

yapmak


* Sürecin sil baştan yapılarak baştan tasarlanması (yeniden tasarım)

* Kıyaslama (“benchmark”) sonucu seçilen bir sürecin aynen uygulanması

* İyileştirme çalışmasından önceki ve sonraki durumları karşılaştırmak amacıyla süreç

performans ölçümleri yapılır

1.5 BPM Aracı Pazar Araştırması

Yapılan araştırmaya göre BPM pazarı 2014 te 4.7$ milyar dolarken 2019 yılında

10.73$ milyar dolara ulaşılması beklenmektedir. Ülkemizde 2011 yılında yapılan bir

ankete göre katılımcılara çalıştığınız iş yerinde bpm ürünü kullanıyor musunuz veya

bpm ile ilgili bir çalışma / proje yürütüyor musunuz sorusuna ankete katılanların %34

ü çalışılan iş yerinde bpm ürünü kullanılıyor veya bpm ile ilgili bir proje yürütülüyor

yönünde cevaplandı. Gartner araştırma şirketinin yaptığı araştırmaya göre 2015 yılı

içerisinde BPM pazarında büyük rol oynayan firmaların pazardaki rolleri aşağıdaki

grafikte yer almaktadır.


Şekil 2. BPM Aracı 2015 Yılı Gartner Firması Pazar Araştırması

1.6 BPM Aracı Seçiminde Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Analiz ve alternatif süreç oluşturma yetenekleri

Ayrıntıların herhangi bir seviyesinde sürecin incelenmesi

Simülasyonlar

Süreçlerin zaman çizelgesinde grafikle temsili

Raporlama

Seçilecek aracın mobil destekli ,web tabanlı olması veya bulutta tutuluyor olabilmesi .Bazı nedenlerden dolayı şirketler sadece masaüstü tabanlı ürünü tercih

etmekteler

Teknik Yetenekler: Şirketlerde kullanılan diğer uygulamala r la

uyumluluğu(ERP,CRM,PDKS….)

BPM toolu seçerken dikkat edilmesi gereken bir diğer konu ise geliştirme ve

destek maliyetinin göz önüne alınmasıdır. Geliştirilecek olan süreçlerin elektronik ortama aktarılması noktasında bu maliyetler büyük bir etken olacaktır.

Seçilecek BPM aracının hangi özellikleri barındırdığı kullanılan framework ,diğer

ürünlerle entegrasyonundaki esneklikler, platform bağımlılıkları gibi özellik le r i göz önünde bulundurmak gerekir

2. SONUÇ

Bir BPM geçiş projesi beraberinde mutlaka bir yeniden yapılandırmayı gerektir ir.

Bu yeniden yapılanma sonucunda işletmedeki süreçlerde iyileştirmeler yapılarak veya

bazı süreçler yeniden tasarlanarak işletme içerisindeki süreçler daha optimal hale getirilip

organizasyon içerisindeki süreçler daha performanslı hale gelmiş olacaktır. İşletme ler

Kurumsal Süreç Yönetimi sistemine geçiş sırasında süreç iyileştirmeleri yaparak mevcut

kaynakların daha efektif kullanılması iş akışlarının objektif olarak ortaya konulmas ı,

çalışan performansında artışlar sağlanması gibi kazanımlar elde edecektir Organizasyon

içerisindeki tüm departmanları, müşterileri, tedarikçileri ve iş ortakları, aynı havuz

içerisindeki iş akışlarını kullanarak, tamamen konsolide bir yapı içerisinde çalışma

imkanı bulacaklardır böylece müşteri memnuniyetinde artış yaşanması sağlanmış

olunacaktır. Süreçlerdeki hatalar giderilerek iyileştirmeler sonucunda çalışan


performansı daha ölçülebilir bir yapı alacak ve süreç maliyetleri düşürüleceği için

organizasyonun rakiplerine karşı rekabet etmede avantaj sağlanmış olunacaktır.

3. KAYNAKÇA

Bilim,Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı https://anahtar.sanayi.gov.tr/tr/news/isletmelerde-teknoloji-ve-

ar-ge-yonetimi/192

Uluslararası Teknoloji Birliği http://www.utb.org.tr/

EĞE Alper, OECD Ülkelerinde Yenilik Sistemleri ve Türkiye için Durum Değerlendirilmesi, Ankara, 2002

TÜBİTAK, Oslo Kılavuzu http://www.tubitak.gov.tr/tubitak_content_files/BTYPD/kilavuzlar/Oslo_3_TR.pdf

Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği;Teknoloji Geliştirme ve Yenilik Destekleri Rehberi, Sayı 3, 2004.

CLARKE E. Thomas; “Scientists and Engineers as R&D Managers”,R&D Innovator, Volume 2, Number 9, September, 1993

Gartner http://www.gartner.com/

Yıldız Teknik Unv. www.yildiz.edu.tr

https://anahtar.sanayi.gov.tr/tr/news/isletmelerde-teknoloji-ve-ar-ge-yonetimi/192

https://anahtar.sanayi.gov.tr/tr/news/isletmelerde-teknoloji-ve-ar-ge-yonetimi/192

http://www.utb.org.tr/

http://www.gartner.com/

http://www.yildiz.edu.tr/


Erkut; Süreçlerle El Kitabı, 1998

BPTrends www.bptrends.com/ International Organization for Standardization http://www.iso.org

ITU Y.Lisans Tezi Fehime Ç. “ İş Süreçleri Yönetim Sistemlerinin Güncel Durumu Ve

Kurulumu”

http://www.bptrends.com/


EK BİLGİ

Adı SOYADI: Bilal Dursun

Adresi: İstanbul Medeniyet Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü

E-posta adresi: [email protected]

Software

BPM Neden? Nedir? İş Süreçlerinin İyleştirilmesi