Using Outlook and Outlook Exchange E­Mail system for ISM Roy Yabuki, ISI DFW Director – ismtips@gmail.com – (817) 213‐6474 – http://ismtips.net – tech/ministry tips blog 

Introduction  What is Outlook? How is it useful?  

What is the difference between Outlook and Exchange?  What are Outlook’s Basic Functions?   Some Benefits in Ministry 

• Protection from losing contact information/data,  

• Repository of e‐mail and other communication 

• Real‐time calendar coordination with colleagues and local teams, One Calendar with Categorized entries 

• Database of Categorized Contacts • Secure access to your Outlook 

program from virtually any computer, anywhere in the world, etc. 

• Easy small mail merges • Prioritized Todo’s  • Search old messages 

Installation Setting up E‐mail accounts 

ISI Installation Sheet   SBCGlobal Yahoo ‐ http://office.microsoft.com/en‐us/outlook/HA011133121033.aspx Gmail ‐ http://mail.google.com/support/bin/answer.py?hl=en&answer=13273  Hotmail – Microsoft Outlook Connector –  

http://office.microsoft.com/en‐us/outlook/HA102225181033.aspx   AOL ‐ http://email.about.com/od/outlooktips/qt/et122204.htm  

Main Functions • Protection from losing contact information/data,  • Repository of e‐mail and other communication 

E‐mail  Basics – Organizing e‐mails (Folders, sorting, Reading Pane, autopreview, junk, search) Sending e‐mail – (account, attachments, Outbox/Sent box) 

• Real‐time calendar coordination with colleagues and local teams, One Calendar with Categorized entries • Database of Categorized Contacts/Search • Secure access to your Outlook program from virtually any computer, anywhere in the world, etc. 

Connecting via the web ‐  • Easy smaller mail merges (Pros/Cons) • Categorized, Prioritized Todo’s  

• Search old messages • Folders (& PST vs. OST Files, taking out the trash & Other housekeeping) 

Other Useful Tools Add‐On’s (XOBNI(Useful Tools like stats, etc.), Outlook connector, YouSendIt) 

XOBNI ‐ http://www.xobni.com/learnmore   Secure e‐mail 

Free secure key ‐ http://www.instantssl.com/ssl‐certificate‐products/free‐email‐certificate.html    Instructions ‐ http://www.comodo.com/support/products/email_certs/outlook2003.html ,  

http://www.comodo.com/support/products/email_certs/index.php  Free Comodo Secure e‐mail SW: http://www.comodo.com/home/internet‐security/secure‐email.php  

Mobile Sync  

Outlook Resources Outlook tools, tutorial videos, add‐ins, etc.   

Slipstick‐ http://www.slipstick.com/index.htm  From Microsoft –  for 2003 ‐  http://office.microsoft.com/en‐us/training/CR061832721033.aspx ,  for 2007 http://office.microsoft.com/en‐us/training/HA102188671033.aspx  

Tips & tricks –  http://email.about.com/od/outlooktips/tp/popular_tips.‐06V.htm , http://email.about.com/od/outlook/Get_the_Most_Out_of_Outlook.htm , http://email.about.com/od/outlookaddons/tp/most_popular_outlook_add_ons.htm  

Books –  • Dyszel, Bill. Outlook 2007 For Dummies (For Dummies (Computer/Tech)). New York: For 

Dummies, 2006. Excellent book for beginners about Outlook 2007 ($0.50 used on Amazon.com)  

• Dyszel, Bill. Outlook 2003 For Dummies (For Dummies (Computer/Tech)). New York: For Dummies, 2003. Great Outlook 2003 book for Beginners($17.47 used on Amazon.com)  

• Boyce, Jim, Beth Sheresh, and Doug Sheresh. Microsoft Office Outlook 2007 Inside Out. Redmond, WA: Microsoft Press, 2007. ‐ Another Excellent All‐around Outlook book  ($4.99 used on Amazon.com)  

• Mcghee, Sally. Take Back Your Life!: Using Microsoft Office Outlook 2007 to Get Organized and Stay Organized (Inside Out) (Inside Out). Redmond: Microsoft Press, 2007. Great Book on using Outlook to organize your extremely busy life. Uses principles similar to David Allen's "Getting Things Done" Actually Predates Allen's Work. ($16.49 new on Amazon.com)  

• Mcghee, Sally. Take Back Your Life! Special Edition: Using Microsoft Outlook to Get Organized and Stay Organized (Bpg‐Other). Redmond, WA: Microsoft Press, 2005.  ($.33 used on Amazon.com)