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•Ciclo de Vida
•Introducción a la gestión
•Marco Lógico y Gestión
•Gerencia de proyectos
•Definición del Proyecto
•Programación de la Ejecución
•Licitación y Contratación
•Seguimiento y Control
•Informe de Término
Temario
Eduardo AldunateDPPI - ILPES
CEPAL/ILPESCEPAL/ILPES
Temario
• El Ciclo de Vida de los Proyectos• Introducción a la Gestión de Proyectos• Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos• Definición del Alcance del Proyecto• Programación de la Ejecución• Licitación y Contratación• Seguimiento y Control• Informe de Término de Proyecto y
Evaluación Ex-Post
• El Ciclo de Vida de los Proyectos• Introducción a la Gestión de Proyectos• Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos• Definición del Alcance del Proyecto• Programación de la Ejecución• Licitación y Contratación• Seguimiento y Control• Informe de Término de Proyecto y
Evaluación Ex-Post
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•Informe de Término
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Gerencia de Proyectos
Constituir elequipo
Preparar términos de referencia
Preparar el programa de
trabajo
Organizarse para la ejecución
• El Gerente (Jefe) de Proyecto
• Organización para la ejecución
• Etica y combate de la corrupción
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Taller 2Se necesita una Gerenta de Proyecto!
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•Informe de Término
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Factores críticos para eléxito de un proyecto
• U.S. Defense Systems Management College:– Existencia de un dueño– Compromiso del equipo– Compromiso político
• Artículo en PM Network (junio 1996)– Habilidad para crear una visión y
traspasarla al equipo– Capacidad de no temer al fracaso– Habilidad para comunicar
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• Fijar fin y propósito
• Precisar objetivos
• Definir indicadores para verificar el rumbo
Fijar y Mantener el Rumbo
Fin
Propósito
Componente
Actividad
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El Gerente debe tener respuestas
• ¿Cual va la contribución del proyecto a los objetivos de desarrollo (locales, regionales o nacionales)?
• ¿Que impactos directos se esperan del proyecto?
• ¿Que productos debe entregar el proyectos?– ¿En que plazo?
– ¿Cuanto y con que calidad?
– ¿A que costo?
• ¿Como se hará para alcanzar estos objetivos?
• ¿Como podremos verificar si los estamos cumpliendo o si logramos alcanzarlos?
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Administrar las relacionesProyecto versus Ambiente
La Gerencia de Proyecto debe:• Conocer el ambiente del proyecto y sus elementos
principales.
• Analizar las relaciones entre el proyecto y elementos claves del ambiente.
• Gestionar las relaciones: verificar desempeños de elementos y protagonistas claves e incidir sobre ellos para optimizar la relación Proyecto-Ambiente.
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Mapa de relaciones
• Identificar elementos, actores y “vinculados”.
• Categorizar y priorizar relaciones.
• Definir intervenciones y responsables en la gestión de las relaciones.
• El Marco Lógico, ayuda para definir relaciones:– Fin, Propósito: Impactos sobre Territorio-
Comunidad.
– Componentes: Usuarios.
– Actividades: Ejecutores, Organismos reguladores
– Supuestos: Actores colaterales.
– Otros: Afectados, Opositores.Fin
Propósito
Compo-nentesActivi-dades
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Identificar actoresrelacionados con el proyecto
• Cliente o usuario• Comunidad• Autoridad gubernamental• Proveedores• Contratistas y subcontratistas• Interventor• Consultores• Entidades financieras• Organismos reguladores• Equipo del proyecto• Ambientalistas
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Categorizar y definir:importancia e intensidad
Proyecto(U.E.)
FUERZA ACCIÓNFuertemente opositora Disminuirla
Opositora NeutralizarlaNeutra (indiferente) Convertirla en apoyo
Favorable Fortalecerla
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Definir responsables y estrategias
Responsable
Actores vinculados al proyecto
Categoría iCategoría 1
V1 V2 Vj V1 V2 Vj
R1
R2
R3
R4
R5
+
-
TS
I
I = Informes; TS = Trabajo Social;
Relación intensa; Relación tenue
*
*
+ - * Estrategias
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Relaciones Estratégicas de la Gerencia de Proyecto
AutoridadesDe Gobierno
UNIDAD EJECUTORAGerencia de P.
Gerencias de C.
EntidadFinanciera
Involucrados
Contratistas,Proveedores
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Autoridades de Gobierno
• Objetivos de la intervención: – Aportar apoyos y recursos al proyecto.– Supervisar cumplimiento de objetivos.– Asegurar contribución del proyecto a planes de
gobierno.• Métodos de programación control:
– Reuniones directivas y de control.– Articulación presupuestal.– Supervisión sobre normas y procedimientos.
• Expectativas:– Contribución a planes de desarrollo y de gobierno– Uso transparente y eficiente de los recursos.– Cumplimiento de cronogramas dentro de vigencias.
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Involucrados
• Objetivos de la intervención: – Aportar apoyos y recursos al proyecto.– Supervisar la realización de componentes.– Vigilar el uso de los recursos.– Asegurar respeto a derechos y ambiente.
• Métodos de control:– Reuniones y otras formas de expresión
colectiva.– Participación en Comités de Proyecto.– Veedurías ciudadanas y comunitarias.
• Expectativas:– Cumplimiento de C4.– Uso transparente y eficiente de los recursos.– Respeto a derechos y satisfacción de intereses.
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El Contratista
• Objetivos de la intervención: – Realizar componente a su cargo– con cumplimiento de C4– con utilidad empresarial, y– comportamiento ético.
• Métodos de programación y control:– Exhaustivos y detallados por actividad– Verificación del “día a día”
• Expectativas:– Apoyo y facilidad de gestión,– Transparencia y buena supervisión– Asignación oportuna de recursos
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Entidad financiera
• Objetivos de la intervención: – Proveer desembolsos oportunos– Asegurar cumplimiento del contrato de préstamo
• Métodos de programación control:– Mecanismos de Administración (Representación)– Intercambio sistemático de información con la UE– Monitoreo y seguimiento (ISDP)
• Expectativas:– Contribución a estrategias de desarrollo– Logro de objetivos en términos de C4– Cumplimiento del contrato– Uso transparente y eficiente de los recursos– Retorno del crédito
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El Gerente de Proyecto
• Comunicar• Motivar• Liderar
Tiene que ser capaz de:
Debe:• Fijar el rumbo• Administrar las relaciones• Administrar los recursos
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Administrar los Recursos
• Humanos: Equipo del proyecto– Comunicación– Motivación– Liderazgo
• Financieros• Físicos
– Maquinaria y equipos– Materiales
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Comunicación
Es todo lo que hacemos para entender y ser
entendidos.
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Funciones de la Comunicacion
• Proporciona información.• Permite expresar sentimientos y emociones.
• Contribuye a modificar el comportamiento.• Permite motivar.
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Mini Taller de Comunicación Oral
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Importancia de unaComunicación Efectiva
Génesis 11:6 Y dijo Jehová: He aquí el pueblo es uno, y todos tienen un solo lenguaje; y han comenzado la obra, y nada les hará desistir ahora de lo que han pensado hacer.7 Ahora pues, descendamos, y confundamos allí su lengua, para que ninguno entienda el habla de su compañero.8 Así los esparció Jehová desde allí sobre la faz de toda la tierra, y dejaron de edificar la ciudad.
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Formas de Comunicacion
• Oral • Escrita
• Gráfica• Gestual
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¿Porqué es difícil lograruna comunicación efectiva?
ReceptorCapacidad de actuar
Nivel intelectualEstereotipos
ActitudMotivación
PresiónExperiencia
Carga de trabajoEducación
CulturaIntereses
EdadEstatus / Rango
PrioridadesSupuestos
MensajeExpresiones
AbreviacionesEslabonesAmbiente
CircunstanciasLongitud
ComplejidadContenidoClaridadUrgencia
EmisorCultura
InteresesPropósito
EdadRango / estatusPersonalidad
SupuestosCredibilidadEstereotipos
RetroalimentaciónTono
ExpresionesActitud
PrioridadesPercepciones
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Algunas recomendaciones parauna comunicación efectiva
• Crea lo que comunica• Entienda a la audiencia• Prepare y planifique el proceso• Incentive preguntas y debate• Prepare el ambiente (distribución,
iluminación, ruidos, etc.)• Prepare documentación o notas• Clarifique el propósito de la comunicación
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Mini Taller de Comunicación Escrita
Seguir cu
idadosamente
las s
iguentes i
nstrucc
iones
Seguir cu
ida
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• Voluntad para hacer un gran esfuerzo por alcanzar los objetivos del proyecto.
Motivación
• Condicionada por la capacidad del esfuerzo para satisfacer una necesidad personal.
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Teoría de Motivaciónde Abraham Maslow
1.- 1.- Fisiológicas.- Hambre, sed.Fisiológicas.- Hambre, sed.
PIRAMIDE DE NECESIDADESPIRAMIDE DE NECESIDADES
2.-2.- Seguridad.- Protección. Seguridad.- Protección.
3.-3.- Sociales.- Afecto, Sociales.- Afecto, sentido de pertenencia.sentido de pertenencia.
4.-4.- Estima.- Respecto a si mismo. Estima.- Respecto a si mismo.
5.-5.- Autorealización. Autorealización.
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Teoría de Douglas Mc Gregor
Dos concepciones diferentes del ser humano:Teoria X.• No les gusta trabajar e intentan evitarlo hasta
donde les sea posible.
• Deben ser sujetos a presiones para alcanzar las metas deseadas.
• Eluden responsabilidades y buscarán quien los dirija.
• Valoran la seguridad.
• No tienen ambición.
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Teoría de Douglas Mc Gregor
Teoria Y.
• Piensan que el trabajo es tan natural como el descanso o el juego.
• Son capaces de autodirigirse y controlarse si están comprometidos con los objetivos.
Dos concepciones diferentes del ser humano:
• Pueden aprender a aceptar y hasta a buscar responsabilidades.
• La capacidad de tomar buenas decisiones está ampliamente distribuida en la población.
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MotivaciónAlgunas recomendaciones
• Crear sensación de algo especial• Fijarse en metas, no rendimiento• Crear un ambiente de confianza• Apoyar la innovación• Aclarar espectativas• Dar participación• Dar autonomía• Escuchar• Reconocer éxitos• Usar equipos de trabajo• Buena retroalimentación• Crear un ambiente entretenido
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Mini Taller
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Liderazgo
• Autoritario
Estilos de liderazgo:
Capacidad para influir en un grupo con el objeto de alcanzar metas.
• Paternalista• Laissez Faire• Democrático• Participativo
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Liderazgo efectivo:Creando confianza en el equipo
• Respete diferencias en personalidad y habilidades.
• Reconozca la contribución de cada miembro del equipo.
• Busque y reaccione a los aspectos positivos.
• Valore la autoestima de las personas.
• Entreguese por completo al equipo.
• Respete las confidencias.
• Apoye a los compañeros.
• Practique la empatía.
• Sea consecuente.
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Trabajo en Equipo
• Es un conjunto de individuos que interactúan para el logro de uno o más objetivos y que tienen una relación psicológica entre ellos.
• Cada uno percibe a los otros y se percibe así mismo como perteneciente al conjunto.
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Caracteristicas del Equipo Eficaz
• Propósito claro• Comunicación efectiva• Voluntad de aprender• Participación activa• Enfoque a la solución de problemas• Enfoque al proceso• Estándares de excelencia• Celebración del éxito
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¿Cuando es mejor trabajar en equipo?
• Queremos involucrar a todos los que saben algo del problema.
• Nadie es capaz de entender o resolver el problema solo.
• El proyecto tiene algún problema crónico.
• El problema cruza ámbitos funcionales.
• Deseamos innovación.
• Queremos cambiar algún paradigma.
• Se requiere una gran entrega.
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¿Cuando es preferible el trabajo individual?
• La persona posee todo el conocimiento necesario.
• El problema es responsabilidad de la persona y no requiere apoyo del equipo.
• La rapidez es esencial.
• Se requiere escribir algo.
• El trabajo es de mucho detalle.
• El jefe ya sabe la respuesta.
• Al jefe no le gustan las reuniones.
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¿Cuando es preferible el trabajo individual?
• La persona posee todo el conocimiento necesario.
• El problema es responsabilidad de la persona y no requiere apoyo del equipo.
• La rapidez es esencial.
• Se requiere escribir algo.
• El trabajo es de mucho detalle.
• El jefe ya sabe la respuesta.
• Al jefe no le gustan las reuniones.
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TallerEstilo de Liderazgo Gerencial
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• Contratante– Orientar– Activar y facilitar– Supervisar– Controlar– Evaluar– Recibir componentes
• Contratista– Asignar recursos por
actividades
– Ejecutar actividades
– Controlar actividades
– Entregar componente(s)
C4 = Calidad, Cantidad, Cronología, Costos
Organización para la ejecuciónContratante vs. Contratista
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OrganizaciónContratante + Contratista
• La suma de las dos organizaciones debe proveer toda la capacidad requerida por el Proyecto.
• Las dos organizaciones deben trabajar armónicamente.
• La Gerencia Contratante debe:– Conocer la capacidad del contratista.
– Conocer la organización del contratista.
– Adecuar la UE para gestionar la relación con el contratista y el control de su desempeño.
– Definir la capacidad de ejecución propia de la UE, como complemento a lo no contratado.
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Diseño de la OrganizaciónPrincipios y Requisitos
• Temporal• Flexible y Versátil• Agilidad en la toma de decisiones• Enfasis en control de gestión vs ejecución• Dimensión correspondiente con naturaleza
y alcance del proyecto
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Pasos para el diseño de la Organización del Proyecto
• Identificar el trabajo a realizar (Componentes y Actividades).
• Agrupar el trabajo en conjuntos coherentes.• Definir responsabilidades, delegaciones y
autorizaciones.• Establecer relaciones entre grupos de
trabajo.• Definir inserción institucional.
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Modalidades de Organizacióne Inserción Institucional
• Organización por Funciones• Organización por Proyecto• Organización Matricial• Organización Itinerante• Organización Interinstitucional
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Organización por Funciones
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Area Funcional j
Dirección Superior
Asignación de tareas del proyecto dentro de las áreas funcionales de la organización.
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Organización por Proyecto
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Creación de un equipo específico para el proyecto dentro de la organización.
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Organización Matricial
Area Funcional 1 Area Funcional 2 Proyecto
Dirección Superior
Asignación simultánea de tareas específicas al proyecto y de tareas de las áreas funcionales de
la Organización.
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Gerencia Itinerante (Móvil)
Asignación de tareas por funciones, donde la responsabilidad de gerencia o de coordinación se radica
en el area funcional que mayor afinidad tenga con la naturaleza de la etapa de desarrollo del proyecto.
Gerencia(Etapa1)
Area Funcional 1
Gerencia(Etapa 2)
Area Funcional 2 Area Funcional j
Dirección Superior
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Organización Interinstitucional
Asignación de tareas al proyecto en las áreas funcionales de los organismos involucrados o comprometidos, con
una dirección de proyecto radicada en la institución responsable.
Proyecto
Organismo 1 Organismo 2 Organismo j Organismo MatrizOrganismo 2 Organismo jOrganismo 1
•Ciclo de Vida
•Introducción a la gestión
•Marco Lógico y Gestión
•Gerencia de proyectos
•Definición del Proyecto
•Programación de la Ejecución
•Licitación y Contratación
•Seguimiento y Control
•Informe de Término
Temario
Eduardo AldunateDPPI - ILPES
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Comportamientos reñidos con laEtica Gerencial
• La corrupción. • Las prácticas discriminatorias
(clientelismo, nepotismo) • Las prácticas inequitativas. • Las prácticas desleales.• Las prácticas contra la moral
y los buenos usos.• La destrucción o el descuido
de bienes públicos. • El deterioro del medio
ambiente.
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Barreras contra la Corrupción
• Una gerencia eficaz y transparente. • Sistemas de control y gestión interno. • Justicia capaz de investigar y sancionar.• Un estado moderno, ágil y eficiente.• Veeduría Ciudadana.• Prensa investigadora. • Control Político.
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El Gerente de Proyecto debe:
• Identificar dónde puede haber riesgo de corrupción:– En los mecanismos de contratación (con los
contratistas y proveedores del proyecto).
– En el manejo de los fondos del proyecto.
– En la provisión de cargos y nombramientos.
– En las prácticas internas, trámites y procedimientos.
– En las relaciones que afecten a los ciudadanos y usuarios del proyecto.
• Adoptar medidas para evitar su ocurrencia.
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Medidas para combatir la corrupción
• Eliminar trámites innecesarios
• Estimular la competencia
• Disposiciones para dar transparencia la administración pública
• Reconocimiento de los derechos de petición y de información
• Difusión y publicidad de las decisiones y actos públicos
• Fortalecimiento de la responsabilidad (“accountability”)
• Selección basada en méritos
• Sistemas de estímulos por productividad y no perversos
• Salarios competitivos
• Regímenes disciplinarios eficaces
• Reglas de juego claras y transparentes en los sistemas de contratación
• Respetar plazos administrativos
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Medidas para combatir la corrupción
• Tipificación de los delitos de corrupción y de enriquecimiento ilícito.
• Tipificación de los delitos de estímulo a la corrupción.
• Control sobre los bienes de los funcionarios públicos.
• Estímulos a las gerencias transparentes.
• Veedurías ciudadanas y otras formas de vigilancia.
• Investigación y denuncia por los medios de comunicación.
Ser actor y no espectador
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La Etica de laGerencia de Proyecto consiste en:
• Colocar todos los principios, valores, acciones, medidas, procedimientos y cultura organizacional;
• Al servicio de los objetivos del proyecto, de los más altos intereses nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institución;
• Para asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los recursos, en el desenpeño eficiente de las actividades y funciones y, en el comportamiento idóneo de todos los miembros del equipo.