7 maatpakken voor de product owner

1

7 6 Maatpakken voor de Product Owner 19:45 ZAAL VEEN (BOVEN) Jarl Meijer Kristian Spek Laurens Bonnema

2 2

Agenda

DEEL I

›  Product Owner is een veelomvattende rol

›  Deze rol vraagt om gevierendeeld te worden

›  De Product Owner rol wordt daarom veelal ingevuld door een team

›  De inrichting van de PO rol en van de functie van de PO-persoon worden bepaald door 3 componenten

›  Praktijk case 1 .. 6

›  Conclusie: PO inrichting is een maatpak. Er is minder sprake van goed of fout, meer van passend of knellend

DEEL II

›  Een slanke product backlog zorgt voor een beter figuur van de PO 2

3 3

Product Owner › Als product owner,

– Behoor je:

•  Elke mogelijkheid aan te grijpen om de visie en het doel te communiceren.

•  In staat te zijn om te vertellen wat er gedaan moet worden.

•  In staat te zijn om te vertellen waarom het moet gebeuren - waardecreatie.

•  Levendige personages te maken en te koesteren.

•  De user stories en de product backlog voor te bereiden.

– Behoor je niet:

•  Het werk van anderen te managen.

•  Iemand te vertellen hoe ze hun werk moeten doen.

3

4

Product Owner Eisen › Als Product Owner, behoor je:

– Je klanten & gebruikers te begrijpen

– Expliciete & impliciete behoeften te extraheren

– Je te richten op oplossingen voor de kansen die de hoogste waarde leveren

– Te profiteren van incrementele releases

– Een iteratieve werkwijze na te streven gebaseerd op feedback

– Innig te samenwerken met je team

4

5

De Product Owner is ��een veelomvattende rol

5

Release planning Prioriteren

Slicen (van Thema tot Epic)

Specificeren (van Epic tot User Stories)

Ondersteunen realisatie Oplossen impediments

Testen + Accepteren Implementeren van de change in de business

Stakeholder management & Communicatie

Beheer Product Backlog

Visie en Besturing

Waarde Realisatie

6

Product Owner Model

6

Prioriteren Specificeren

Realiseren Implementeren

Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

7 7

Product Owner ��Succesfaktoren

Empowered / Gemandateerd

•  In staat om beslissingen te nemen, stakeholders te gidsen en weerwoord te geven. Vertragingen in de besluitvorming vertragen het team.

Beschikbaar

•  In staat om snel met het team te werken, of met de klant om de behoeften te begrijpen. Wanneer de Product Owner zijn aandacht moet verdelen over meerdere initiatieven is hij niet in staat om zich volledig te concentreren.

Gekwalificeerd

•  Ervaren in het product domein, in de technologie, processen en praktijken die bij de realisatie worden gebruikt, en ervaren op het gebied van persoonlijke vaardigheden.

8

De Product Owner: Uitdagingen in de praktijk

›  Ontbreken van een gezamenlijk belang, gezamenlijk doel

–  Verschillende Business doelen, Product Owner heeft geen mandaat om zelfstandig beslissingen te kunnen nemen of te kunnen forceren

–  Management wil prioritering niet delegeren, gebrek aan vertrouwen in de onafhankelijkheid van de Product Owner

›  Product Owner doet ‘het’ erbij

–  Organisatie is niet bereid om PO volledig vrij te maken

–  Liefde van de PO gaat uit naar andere werkzaamheden

–  Waardering voor andere werkzaamheden is hoger

›  Backlog krijgt voeding door verschillende Business-stromen

–  Echte inhoudelijke expertise per Business stroom

–  Te breed kennisgebied voor één Product Owner

›  Ontbrekende of minder ontwikkelde vaardigheden

–  PO is sterk op sommige competenties, maar minder goed in andere: analyse, plannen, visie, stakeholdermanagement, …. 8

Gekwalificeerd -?-

Empowered -?-

Beschikbaar -?-

9 9

Product Ownerschap vereist een veelzijdig geleerde

9

Gebruikers Ervaring Expert

Onderwerp deskundige

Ontwerper

Communicator

Besluiten Nemer

….

Ondernemer

Business Expert

Product Manager

Interne Vertegenwoordiger v/d Klant

Technologie Expert

….

10

Product Ownerschap, ��Vierendelen graag!

10

Inhoud- Details

Visie - Besturing

Business - Markt Technisch - Realisatie

11 11

Een éénmansleger zonder hulptroepen?

› Drukke Product Owners moeten niet - en mogen niet - alleen handelen. Een aantal rollen die kunnen helpen:

–  Business Analisten: bij de definitie van zakelijke behoeften en de uitwerking ervan voor de rest van het team.

–  Ontwikkelaars: bij het aangeven van beschikbare oplossingsrichtingen en hun respectievelijke kosten en baten.

–  User Experience Experts en Marketeers: bij het identificeren en specificeren van eindgebruiker behoeften en verlangens.

–  Gebruikersacceptatie Testers (GAT/UAT): bij het definiëren en organiseren van de acceptatietesten en de opleiding van gebruikers.

–  Productmanagers: bij het ontwikkelen en uitdragen van de visie.

“Product Owners vertegenwoordigen vele belangen met één stem.”

11

12

De inrichting van de PO-rol ��is vooral afhankelijk van ….

12

Team- samenstelling

Organisatie- structuur

Competenties en Passie

Positie in de organisatie

13

Maatpakken overview

1.  De One-Man-Fits-All Product Owner

2.  De Allround Product Owner (light)

3.  De Allround Product Owner (maxi)

4.  De Manager Product Owner

5.  De Key User Product Owner

6.  De (ex) IT (Projectleider) Product Owner

13

Detail

Visie

Bus. Tech. 5

1

6

4

6

2

3

14

Maatpak 1: One-man-fits-all PO

14

Alle competenties in het team

Platte organisatie

Eénstemmige business

Natuurlijk leider

Product Visionair

Analytisch

Business expert

Hart voor realisatie

Mandaat

Autoriteit

Vrijgemaakt

Team

Organisatie Competenties

Positie

15


15

MT

IT

Business

PO

Agile Team

Business afdeling

Business

Centrale PBL

16


Detail

Visie

Bus. Tech.



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

17

Maatpak 2: Allround PO ‘light’ Business: ›  Complexe organisatiestructuur. Veel stakeholdermanagement aan Business en IT kant. ›  Command-and-Control organisatie. Meer stakeholdermanagement. ›  Alle Business stakeholders verzameld in Project Board. ›  Technische realisatie keten is lang en bestaat uit verschillende partijen, binnen en buiten de teams. ›  PO = medewerker van een afdeling, maar neemt mandaat.

Team: ›  Business kennis in apart Agile team. ›  Gebruikerstesters buiten de teams. ›  Veel kennis van Business domein en technische oplossing in de teams.

Product Owner - Persoon: ›  Voltijd: 100% ›  Brede kennis bij PO, maar weinig product/businesskennis. ›  Nieuw in de organisatie. ›  Interesse zowel in Business als in oplossing en Realisatieketen binnen de organisatie.

Product Owner-inrichting: ›  CPO = voorzitter van Project Board. Dagelijkse afstemming tussen PO en CPO. Doelstellingen en Visie worden ontwikkeld in Project Board. ›  Product Owner heeft sterk leidende rol in het bewaken van de doelstellingen. ›  Product Owner dicht bij de teams. ›  Stakeholdermanagement, geholpen door ProjectManager en IT Manager. ›  Specificeren van user stories ondergebracht in 1 van de Agile Teams. ›  Implementatie in business en bij de (deels externe) gebruikers ondergebracht in een Agile Team. ›  Product Owner organiseert en leidt gebruikersacceptatie testen.

17

18

Maatpak 2: Allround PO ‘Light’

18

Minder diepgaande businesskennis

Groot team, toch maar deel van de keten

Informatieanalisten

Complexe veelstemmige business

Complexe technische keten, veel afhankelijkheden

Complexe implementatie (direct- en indirecte sales, meerdere callcenters, verspreide operationele afdelingen)

Can do!

Doen en zeg sorry: mandaatpakker

Business hart, maar interesse voor realisatie

Relatiebouwer

Nieuw in de organisatie

Relatief junior

Team


Positie

19


19

Bus.Unit

Sales

Product Ontwikkeling

Productgroep 2 Productgroep 3 Productgroep1

Sales


Sales


IT Unit

Bus.Unit A

IT

Bus.Unit B

Centrale PBL

PBL-Team1

PBL-Team2

PBL-Team3

PBL-Team4

ProjectBoard

CPO

PO ProdGrp 1

Agile Team

Agile Team Implementatie

Team

Agile Team

IT programma manager

Management executive

BusinessTeam

Bijzonder: Agile Ready Team Agile Implementatie Team Samenwerking met Project Team

20



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

Lead-

IA’s


BusinessTeam

Gebruikers - testen

Project Board

Detail

Visie

Bus. Tech.

Project Mgr ProjectBoard

ImplementatieTeam

Project Board

PO Business

Mgrs

Project-Consultant

Programma-

Managers

Project-PMgr – Impediments 3-en

Business-��Team

21

Maatpak 3: Allround ‘Maxi’ Business: ›  3 Business Units, die door 1 groep teams bediend worden. Veel stakeholdermanagement aan Business. ›  Veel meer vraag, dan beschikbare realisatiecapaciteit. ›  Technische architectuur bestaat uit meerdere lagen, die door verschillende externe leveranciers (wel on-shore) worden gerealiseerd ›  PO’s = medewerkers van een afdeling, heeft beperkte autoriteit in eigen BU, geen in andere BU’s ›  Teams ingedeeld op basis van processen. PO overziet niet meer dan 1 proces, is verder afhankelijk van procesexperts

Team: ›  Gebruikerstesters in het team. ›  Veel businessdomeinkennis in het team (vooral bij testers, architect en sommige technische experts) ›  Analisten in het team ›  Team voelt zich verantwoordelijk voor het werkaanbod van volgende sprints

Product Owner - Persoon: ›  Deeltijd: 50% en niet altijd op locatie. ›  Behoorlijke kennis en interesse bij PO zowel aan Business als Realisatiekant. ›  Neemt mandaat en komt er mee weg.

Product Owner-inrichting: ›  CPO = papieren functie. Besluiten/prioriteiten worden genomen door Change Board, samengesteld uit senior managers van de verschillende

business units en van de IT-organisatie. ›  Product Owner dicht bij het team. ›  Stakeholdermanagement ›  Specificeren van user stories samen met het team, vooral de Analisten ›  Acceptatietesten en implementatie in business via de UAT-ers ›  Product Owner accepteert formeel.

21

22

Maatpak 3: Allround PO ‘Maxi’

22

Veel businessdomeinkennis in team (vooral bij testers, architect en sommige technische experts)

Analisten en GAT-ers in het team

Team neemt verantwoordelijkheid voor werkaanbod van volgende sprints

Meerdere Business Units

Experts per proces

Veel meer vraag, dan realisatiecapaciteit

Technische kant complex georganiseerd

Doen en zeg sorry: mandaatpakker

Commercieel, businessman

Veel technische kennis

Sterke visie

Management talent

Draagvlak in eigen business unit

Team


Positie

23


23

Sprint D Sprint E Sprint F Sprint G Sprint H ....

Team 1

Team 2

Team 3

Team 4

...

IDEA EPIC EPIC+ PRIO! IT

Delivery

Business analisten

Architectuur Board

Change Board

PO & Team

PRIO (lokaal)

Business Board

BU 3

BU 2

BU 1

Lokaal MT

Portfolioboard Bijzonder: Zwaar ‘Voortraject’, wel direct PO ßà Team, zonder Ready Team

CPO

PO Backend PO Frontend

Domein 2 PO Frontend

Domein 3 PO Frontend

Domein 1

Agile Team1

Change Board

PBL-BU1

PBL-BU2

PBL-BU3

PBL-IT

Centrale PBL

PBL-Team1

PBL-Team2

PBL-Team3

PBL-Team4 Agile Team3 Agile Team41 Agile Team2

Agile Team42

Agile Team43

Architectuur Board

IT BU 3 BU 2 BU 1

24



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

Team IA


24

UAT-ers - testen

Lijn Mgt

Detail

Visie

Bus. Tech.

Architect ChangeBoard

LijnMgt

Business lijnmgt

ChangeBoard Business Mgrs

Team-IA’s

Team-IA’s

PMO - rapportages

Proces Experts

25

Maatpak 4: Manager PO Business: ›  Platte organisatie. ›  PO = Sales Director

Team: ›  Technische tester in het team. ›  Beperkte domeinkennis in het team ›  Alleen multidisciplinaire developers (design-architectuur-bouw-test), geen analist ›  Team voelt zich sterk verantwoordelijk voor het werkaanbod van volgende sprints

Product Owner - Persoon: ›  Op papier fulltime beschikbaar, maar druk bezet. ›  Sterke visie, veel Businessdomeinkennis bij PO, plus interesse in Realisatiekant. ›  Deelt mandaat voor prioriteiten met Algemeen Directeur.

Product Owner-inrichting: ›  Product Owner dicht bij het team. ›  Stakeholdermanagement door PO. ›  Product Owner by Proxy, analistenrol. ›  Specificeren van user stories door PObp samen met business experts en het team. ›  Product Owner test samen met business experts, accepteert formeel.

25

26

Maatpak 4: Manager Product Owner

26

Technische experts

Weinig business domein kennis

Wel techn.tester, geen GAT-er

Developers, geen analist

Platte organisatie

Directeur/CEO kan overrulen

Technisch samenwerking met aantal partners

Ondernemer, bereid om alles op te pakken

Sales / Product Manager

Markt en Business expert, tot in detail

Technisch en analytisch minder

Senior Management

Veel mandaat

Druk bezet

Team


Positie

27

Maatpak 4: Manager PO

27

PO

Agile Team1

MT

Agile Team3 Agile Team2

PO by Proxy

Business Experts Projectleider

IT

Directie

Marketing & Sales

Call Center

Development

Beheer

Operations

Call Center

Bijzonder: PO + PObp ßà Team, zonder Ready Team Eindgebruikers toegankelijk

28



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

Proxy

Maatpak 4: Manager PO

28

CEO

Detail

Visie

Bus. Tech.

Team CEO

CEO PO by proxy

PO by proxy

Business Experts

PO by proxy

Business Experts

Business Experts

Projectleider

29

Maatpak 5: Key-user Product Owner Business: ›  Kleine, platte organisatiestructuur. ›  Drie empowerde Productgroepen, met eigen Product Management en eigen Sales. ›  Sales bepaalt de productvisie, Product Manager is meer operationeel gericht.

Team: ›  Developers ›  1 Analist ›  50% Tester vanuit de Beheerorganisatie, als aanvulling op de testcapaciteit van de overige teamleden.

Product Owner – Personen: ›  Deeltijd: <50%. ›  Business en klantkennis bij PO. ‘Accountmanager’-profiel. ›  Minder gericht op visie, beperkte kennis en affiniteit met Technische Realisatie.

Product Owner-inrichting: ›  Elke Product Groep een eigen Product Owner + een Product Owner voor ‘interne’, productoverstijgende onderwerpen ›  Product Owner groep van 4 gelijkwaardige Product Owners, die binnen het kader van de organisatievisie samen prioriteiten bepalen ›  CPO op senior management niveau voor besluitvorming, indien nodig ›  Ondersteuning op de inhoud door Analist uit het team (60%) + experts uit het team per Product Groep.

29

30

Maatpak 5: Key-user Product Owner

30

Medeverantwoordelijk voor Ready maken PBL

Sterk betrokken bij productontwikkeling

Technische experts

Analist en GAT-er

Platte organisatie

Drie empowerde Productgroepen, met eigen Product Management en eigen Sales

2 Teams voor alle IT-realisatie

Business en klantkennis, ‘Accountmanager’-profiel

Detailkennis van bestaande producten

Minder gericht op visie, beperkte kennis en affiniteit met Technische Realisatie.

Product / Accountmanagers

Beperkt mandaat m.b.t. visie en features. Sales bepaalt de productvisie, Product Manager is meer operationeel gericht

Druk bezet

Team


Positie

31


31

MT

Intern Finance & HR

IT

Sales


Beheer

Development

Productgroep 2 Productgroep 3 Productgroep1

Sales


Sales


Bijzonder: Product Owner groep! (+CPO)

CPO

PO Intern & IT

PO ProdGrp 2

PO ProdGrp 3

PO ProdGrp 1

Agile Team

Sales Managers Management

Team PBL-Prod1

PBL-Prod2

PBL-Prod3

PBL-Intern

Centrale PBL

32



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

Team IA


32

Team-IA

Beheer - testen

Sales- Mgrs

MT

Detail

Visie

Bus. Tech. Team

TechDir Sales+MT

CPO

33

Maatpak 6: (ex) IT (Projectleider) Product Owner Business: ›  Complexe organisatiestructuur. Veel stakeholdermanagement aan Business en IT kant. ›  Command-and-Control organisatie. ›  BI-omgeving. Business-producten kennis verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen.

Team: ›  Techn.tester, GAT door gebruikers ›  ProjectMgr = Scrummaster

Product Owner - Persoon: ›  Analist / Requirements Engineer van het team ›  Erkend domeinexpert ›  Brede kennis van domein en Realisatieketen binnen de organisatie. Minder van Business producten zelf.

Product Owner-inrichting: ›  PO mist autoriteit, power en positie om business beschikbaarheid en besluiten te forceren. ›  ProjectManager en ProjectBoard helpen hierbij. ›  Acceptatietesten door key-users uit de Business.

33

34

Maatpak 6: (ex) IT (Projectleider) Product Owner

34

Technisch team, veel BI-domeinkennis

Deel van de technische keten

Analist en tester in team, geen GAT

Command-and-Control

Complexe organisatiestructuur. Veel stakeholdermanagement Business en IT

BI-omgeving. Business-producten kennis verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen.

Analytisch sterk

Erkend domeinexpert

Brede kennis van domein en Realisatieketen binnen de organisatie. Minder van Business producten zelf.

(Super) analist, erkend BI-expert

IT-er

“Te laag” om Business management te bewegen

Team

Organisatie

Competenties

Positie

35


35

PO

PBL

IT Unit

Domein N Domein M

Bus.Unit 1

PO

Team X Team Y Team Z

Bijzonder: IT PO Oplossing deels via PrjMgr + PrjBoard en Key-users

Marketing Fin & Control

Bus.Unit n

Marketing Fin & Control

PO

Agile Team X

ProjectBoard MT Domein N

Project Plan en Project Planning

Key-user BU 1

Key-user BU 2

Opdr.nemer Domein N

ProjectMgr / Scrum-master

36



Stakeholders

Product Backlog

Visie

Waarde

Project Board Opdr. nemer

ProjectMgr

Key-users


36

Key-users Project Board

Detail

Visie

Bus. Tech.

Project Board Business

Project-Consultant

Project Governance

Opdr.nemer

Project-PMgr – Impediments 3-en Key-users

Key-users - Specificaties

37

Conclusie › De inrichting van de Product Owner rol is maatwerk

› Deels oplossing voor complexiteit van de organisatie en persoonlijke kwaliteiten van de persoon Product Owner

› Deels (tijdelijk?) lapwerk voor gebrek aan empowerment, beschikbaarheid of kwalificaties

› Minder sprake van goed of fout, meer van passend of knellend

› De kern van de persoon Product Owner is:

– Doelgericht

– Ondernemerschap

– Business

– Slagkracht

37

38

EIND – DEEL 1

38

39 39

DEEL II - The optimal product backlog sorting strategy

39

40 40

Sorting strategy #1: Moscow

41

Sorting strategy #2: Triage

›  Triage is the process of determining the priority of patients’ treatments based on the severity of their condition

›  Triage separates the injured into four groups:

–  The deceased who are beyond help

–  The injured who can be helped by immediate transportation

–  The injured whose transport can be delayed

–  Those with minor injuries, who need help less urgently

http://en.wikipedia.org/wiki/File:Deconference-2002-triage-tag.jpg

42 42

Sorting strategy #3: magic quadrant

Challengers Leaders

Niche Players Visionaries

abili

ty to

exe

cute

completeness of vision

43 43

Sorting strategy #4: added value

43

44 44

Sorting strategy #5: risk based prioritization

44

45 45

Sorting strategy #6: most wanted / top-10

45

46 46

Sorting strategy #7: Trade & Auction

46

47 47

Sorting strategy #8: kano analysis Model

48 48

Sorting strategy #8: kano analysis Matrix

Customer Requirements

Dysfunctional Question

like expect neutral live with dislike

Functional Question

like Q D D D P

expect R I I I M

neutral R I I I M

live with R I I I M

dislike R R R R Q

performance

must-be

indifference

reverse

questionable

delighter

49 49

Thinning your product backlog

49

50

South Beach Backlog Exercise

50

›  Phase 1 - Eliminate The Hunger Cycle

–  Select three essential-critical-must-haves on your backlog.

–  Select three very-nice-to-have-quick-wins on your backlog.

–  Sort them in breakfast, morning-snack, lunch, afternoon snack, dinner, desert.

›  Phase 2 - Lose Weight

–  For all items on the selected backlog, bring the deliverables back to the bare minimum.

›  Phase 3 - Maintain Weight

–  From now on, do this for all items on your backlog!

–  Brainstorm with a partner what needs to happen to make it so, and present that to the group.

51

Jarl Meijer, Kristian Spek, Laurens Bonnema

Agile Trainer-Coaches

+31 (0)35 538 1921

[email protected] [email protected]

[email protected]

51

SOFTWARE DEVELOPMENT DONE RIGHT

51

7 Maatpakken voor de

Product Owner��

Jarl Meijer, Kristian Spek, Laurens Bonnema Agile Trainer-Coaches +31 (0)35 538 1921 [email protected] [email protected] [email protected]

Technology

7 maatpakken voor de product owner