7193 t tp4--_s8-r1_-_itpfm_-_yd_-_mti

1 | P a g e IT Portfolio Management Mail to : [email protected]

PERSONAL ASSIGNMENT 4

(7193T-TP4-S8-R1)

Due Date : 8th Pebruary 2015, 23:59:00

MATA KULIAH :

“IT PORTFOLIO MANAGEMENT”

DOSEN :

Agus Widodo, B.Sc., MT.

OLEH :

YUDI FIRMAN SANTOSA

NIM. 1412406111

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK INFORMATIKA

2015


Personal Assignment 4

Session 8

Lakukan kajian Internet dan Review paper terkini yang membahas mengenai perencanaan,

pengembangan, pengkajian (assessing) atau balancing ITPM. Tahun publikasi paper usahakan

se-terkini mungkin, untuk mendapatkan state-of-the art dari metodologi yang digunakan.


1. Pemilihan Review paper

Dalam tugas IT Portfolio Management di sesi ke-8 ini akan dilakukan review

mengenai sebuah paper dengan judul “Web-based project management influence on project

portfolio managers’ technical competencies” merupakan paper dari Vladimir Obradovica,

Petar Jovanovicb, Dejan Petrovica, Marko Mihica, Dragan Bjelicaa yang diterbitkan oleh

Elsevier Ltd pada tahun 2014 (terlampir).

Topik ini cukup menarik perhatian karena dalam paper ini yang diteliti adalah

peranan tools berupa modul aplikasi web-based yang memberikan dampak terhadap

kesuksesan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam IT Portfolio Management.

Dimana diketahui bahwa dalam mengambil keputusan strategis diperlukan kajian yang

mendalam agar keselarasan visi dan misi serta tujuan sebuah perusahaan atau organisasi

dapat berjalan mulai dari awal perencanaan, pelaksanaan, pemantauan atau monitoring dan

pelaporan. Dalam paper dilakukan survei sebagai dasar data untuk dilakukan pengujian

secara ilmiah berdasarkan statistik yaitu mengetahui pengaruh penggunaan modul

manajemen proyek di lingkungan berbasis web dan kompetensi teknis dari manajer

portofolio proyek. Tujuan penelitiannya adalah untuk memperkenalkan kompetensi

portofolio manajer proyek dalam hal alat manajemen proyek berbasis web. Kunci kontribusi

analisis ini mengacu pada hubungan kompetensi teknis portofolio manajer proyek dan

keberhasilan proyek.

Modul standar dalam alat manajemen proyek berbasis web adalah: sumber daya dan

modul pusat proyek, modul manajemen keuangan, waktu dan modul manajemen tugas,

modul kolaborasi, risiko. Dalam paper ini disebutkan penelitian dilakukan antara 51 manajer

proyek portofolio di 51 organisasi yang berbeda mulai yang mencari laba, nirlaba dan sektor

publik. Instrumen pengumpulan data adalah kuesioner online yang akan memberikan

temuan pada 4 segmen kompetensi :

1. kompetensi teknis dari sudut padang organisasi

2. kompetensi teknis dari sudut pandang proyek


3. faktor kesuksesan dari organisasi, proyek dan sudut pandang pribadi

4. aplikasi dengan bantuan modul web base project management.

Makalah ini memiliki pengaruh baik secara teoritis maupun praktis pada proyek

kontemporer di bidang manajemen pengetahuan.

2. Pendahuluan

Dalam dekade terakhir efek globalisasi memiliki implikasi besar pada teknologi

informasi. Organisasi menghadapi meningkatnya kebutuhan pasar, dan sesuai dengan

perkembangan terdapat kecenderungan untuk selalu menyesuaikan pendekatan bisnis.

Proyek penelitian manajemen telah menunjukkan peningkatan fokus pada hubungan

kompetensi dan teknologi informasi. Pesatnya perkembangan teknologi mobile yang

memiliki pengaruh pada peningkatan pendekatan manajemen proyek. Dari sudut pandang

lain, alat TI yang lebih canggih membantu manajer proyek untuk secara lebih efektif untuk

menggali informasi sebagai bagian dari strategi IT portfolio management.

Kompetensi istilah yang berasal dari bahasa latin, dan berarti yurisdiksi, ruang

lingkup kewenangan suatu lembaga atau orang, kemampuan yang diakui, keahlian.

"Kompetensi untuk manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai kumpulan bersama

pengetahuan, bakat, sikap, dan perilaku yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah

pekerjaan "(Boyatzis,1982). Westera (2001) mengemukakan bahwa kompetensi terbentuk

dari hasil belajar, baik individu atau organisasi.

Ide utama dari paper yang di review ini adalah untuk menunjukkan hubungan proyek

kompetensi dan web portofolio manajer berdasarkan alat untuk pendekaan manajemen

proyek.

3. Project portfolio management and web based project management approach

Pentingnya manajemen portofolio proyek terutama dalam mengevaluasi,

memprioritaskan, dan memilih proyek sesuai dengan strategi dan tujuan perusahaan. Teori

portofolio pertama kali diperkenalkan oleh Markowitz (1952) di bidang investasi keuangan

sebagai mekanisme untuk mengurangi risiko. Cooper, Edgett, & Kleinschmidt (1997)

menjelaskan manajemen portofolio sebagai proses pengambilan keputusan dinamis dimana

daftar proyek aktif dalam bisnis terus diperbarui dan direvisi.


Alat berbasis web pada manajemen proyek adalah pilihan atas ratusan pengusaha dan

ribuan usaha kecil dan menengah. "Sistem manajemen proyek berbasis web yang dirancang

untuk mengelola dan menyimpan informasi proyek yang digunakan dalam aplikasi berbasis

web "(Adamsoo, 2010).

Alat manajemen proyek berbasis web mengintegrasikan isu-isu manajemen

pengetahuan dengan alat kolaborasi, berfokus pada hubungan antara karyawan, manajer

portofolio proyek, pemangku kepentingan yang berbeda. Beberapa proyek perusahaan

mencari solusi manajemen dalam membantu organisasi untuk secara efektif mengelola

portofolio proyek menggunakan modul berikut: Manajemen Permintaan, Portofolio seleksi

dan analisis, manajemen sumber daya, manajemen penjadwalan, manajemen keuangan,

manajemen waktu dan tugas, tim kolaborasi, isu dan manajemen risiko, Business

Intelligence dan pelaporan, ,manajemen program.

Setiap modul memiliki seperangkat karakteristik yang mempengaruhi pada

kompetensi teknismanajer portofolio


4. Kompetensi manajer proyek portofolio

Crawford (2005) menunjukkan persepsi dan harapan yang berbeda dalam hal

kompetensi manajemen proyek antara manajer proyek, supervisor dan manajemen senior.

Martinsuo & Lehtonen (2007) menganalisis 279 perusahaan dan menemukan bahwa

efisiensi manajemen proyek positif berkaitan dengan efisiensi manajemen portofolio.

Patanakul (2013) menunjukkan bahwa tugas manajer proyek dalam mengalokasikan

sumber daya yang cukup berkontribusi untuk meningkatkan kinerja proyek. Ortiz-Marcos, et

al. (2013) menemukan bahwa kompetensi kinerja yang paling tinggi adalah berhubungan

dengan definisi dan pengelolaan ruang lingkup, manajemen integrasi, dan komunikasi

manajemen, koordinasi dan pengambilan keputusan yang memadai harus dicapai pada setiap

tahap proyek.

Dalam konteks manajemen proyek ada beberapa standar internasional. Standar


Project Management Institute (PMI), menetapkan tiga daerah kompetensi untuk manajer

proyek:

1. pengetahuan

2. kinerja

3. pribadi.

Standar pengetahuan dibagi dalam sembilan bidang pengetahuan manajemen proyek:

integrasi, lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan

manajemen pengadaan. Kompetensi pribadi dibagi menjadi lima bidang: berorientasi pada

hasil, berorientasi kepada pelanggan, dampak dan pengaruh, kemampuan manajemen, dan

efisiensi pribadi.

The Australian Institute of Project Management (AIPM) (2008) telah

mengembangkan kompetensi standar untuk manajemen proyek, dibuat bekerjasama dengan

sektor swasta di bawah pengawasan Australian National Training Authority (ANTA).

4. Riset

Penelitian dalam paper ini dilakukan pada 51 manajer proyek portofolio di 51

organisasi yang berbeda mulai yang berorientasi laba, nirlaba dan sektor publik, dan fokus

pada kompetensi teknis sesuai dengan IPMA Kompetensi Dasar 3.0. Instrumen

pengumpulan data adalah kuesioner online yang akan memberikan temuan tentang 4 segmen

utama:

1. kompetensi teknis dari sudut padang organisasi

2. kompetensi teknis dari sudut pandang proyek

3. faktor kesuksesan dari organisasi, proyek dan sudut pandang pribadi

4. aplikasi dengan modul web base project management.

Hipotesis kunci:

1 Hipotesis: "Penggunaan alat manajemen proyek berbasis web memiliki dampak positif

pada keberhasilan proyek portofolio manajemen"

2 Hipotesis: "Penggunaan alat manajemen proyek berbasis web memiliki dampak positif

pada kompetensi teknis manajer portofolio proyek"


4.1. Metodologi

Alat pengumpulan data adalah kuesioner terdiri dari kedua variabel independent

dan dependent. Independent variabel merupakan data pribadi responden: informasi

tentang jenis kelamin, pengalaman kerja, pendidikan dan posisi di hirarki organisasi.

Dependent variabel adalah data yang berhubungan dengan modul web dalam

organisasi, yang diperoleh dari kuesioner terdiri dari 19 pertanyaan yang ditawarkan

jawaban evaluasi dari 1 (tanpa pengaruh) sampai 5 (sangat tinggi pengaruhnya). Sampel

yang representatif terdiri dari 51 manajer proyek dari perusahaan di berbagai sektor -

laba, nirlaba dan sektor publik. Responden adalah manajer proyek dari proyek berbagai

kompleksitas dalam hal ukuran (total investasi), kompleksitas komunikasi (jumlah

orang-orang yang secara aktif terlibat dalam proyek, geografis / distribusi temporal

kegiatan proyek dan distribusi budaya dari tim proyek), risiko proyek (rendah, sedang

atau tinggi), metodologi pengembangan (berdasarkan model siklus hidup) dan tanggung

jawab dan wewenang tergantung dari posisi dalam hirarki organisasi.


Struktur posisi responden dalam hirarki organisasi adalah sebagai berikut:

1. 33% dari eksekutif tingkat manajemen,

2. 16% dari tingkat manajemen operasional dan

3. 51% dari level manajemen menengah

(lihat Gambar 1)

Jumlah terbesar responden pada tingkat manajemen menengah adalah dari bidang

hukum / ekonomi dan Ilmu Teknik. Jumlah terendah responden dari bidang matematika.


Gambar 4. menunjukkan bahwa jumlah responden dengan latar belakang ilmu teknis

lebih besar dari jumlah responden dengan latar belakang di bidang lain. Jumlah

responden laki-laki di bidang ilmu teknis dan ilmu sosial jauh lebih besar daripada


responden perempuan di bidang yang sama. Selain itu, jumlah responden perempuan

sedikit lebih besar dalam bidang hukum/Ekonomi dan matematika.

4.2. Penemuan dan diskusi

Pengujian hipotesis pertama "Penggunaan alat manajemen proyek berbasis web

memiliki dampak positif pada proyek. Keberhasilan manajemen portofolio

"menunjukkan dampak positif dari semua modul pada keberhasilan manajemen proyek

(Total Nilai rata-rata 3.63).

Modul Manajemen Keuangan peringkat tertinggi dengan skor 3,94, dan terendah

adalah Portofolio seleksi dan modul Analisis dengan skor 3.24. Selain nilai rata-rata

untuk Portofolio Seleksi Modul Analisis dan modul Business Intelligence juga memiliki

nilai rata-rata di bawah nilai total rata-rata semua modul. Portofolio seleksi dan

Analisis, Business Intelligence dan modul Pelaporan memiliki deviasi standar tertinggi.


Pengujian hipotesis kedua "Penggunaan alat manajemen proyek berbasis web

memiliki dampak positif pada kompetensi teknis manajer portofolio proyek"

menunjukkan pengaruh positif dari alat manajemen proyek berbasis web pada

kompetensi teknis (total rata-rata web tools pengaruh pada aspek teknis pengelolaan

proyek 3.72). Beberapa modul yang lebih dipengaruhi sesuai dengan sampel -

manajemen sumber daya dengan skor 4,29 dan manajemen keuangan dengan skor 4,26.

Penilaian responden menunjukkan bahwa informasi dan dokumentasi memiliki nilai

terendah dengan skor 3,08. Juga, informasi dan dokumentasi memiliki standar deviasi

tertinggi dengan skor 1,39.



5. Kesimpulan dan Review

Dalam lingkungan bisnis saat ini, pengembangan manajemen portofolio proyek

memiliki pengaruh lebih besar pada area bisnis yang berbeda dalam organisasi. Manajemen

portofolio yang efektif sangat penting untuk produk baru pembangunan. Menciptakan

keseimbangan antara prioritas dan sumber daya yang tersedia, keinginan dan kesempatan,

jangka pendek dan tujuan jangka panjang, metode dan teknik-teknik khusus, manajer

portofolio berusaha untuk membuat keputusan yang tepat.

Dalam dua dekade terakhir manajemen portofolio proyek semakin penting, dan oleh

karena itu kompetensi manajer portofolio lebih penting untuk organisasi. Penelitian yang

disajikan dalam tulisan ini disebut 51 portofolio manajer proyek dari 51 organisasi yang

berbeda dari laba, nirlaba dan sektor publik. hasil penelitian menunjukkan korelasi dan

dampak antara alat-alat (berupaka aplikasi) manajemen proyek berbasis web dan manajer

portofolio proyek berkorelasi positif dengan kompetensi teknis. Manfaat potensial dari

penelitian ini dibagi dalam tiga segmen.

Yang pertama menekankan seleksi dan pelatihan manajer portofolio proyek yang

tepat; kedua menekankan pemahaman yang lebih baik dari semua bisnis dalam perusahaan,

dan ketiga analisis yang lebih baik pada proyek portofolio dan implementasi strategi.

Terdapat kekurangan informasi yang tidak dijelaskan oleh paper ini yaitu mengenai

aplikasi web based seperti apa yang menjadi tools untuk penelitian, apakah penggunaan

aplikasi sudah menggunakan interface yang sama mudahnya (user friendly) untuk

dipergunakan oleh user sehingga dapat diterapkan pada berbagai jenis perusahaan atau

organisasi.

Pada umumnya alat bantu komputerisasi saat ini sudah menjadi kebutuhan dalam

menjalankan aktivitas mulai dari perencanaan sampai pada tahap pelaporan akhir.

Harapannya pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Tentu saja pada lingkup proyek

selalu dinamis sehingga peranan manajer yang terlibat harus mampu menyelesaikan masalah

dengan berbagai pertimbangan dengan mengacu kepada visi dan misi perusahaan/organisasi

serta kemampuan yang ada pada saat itu.

Demikianlah beberapa review singkat dari paper ini.

TERIMA KASIH


Referensi

Vladimir Obradovica, Petar Jovanovicb, Dejan Petrovica, Marko Mihica, Dragan Bjelicaa.

(2014). Paper "Web-based project management influence on project portfolio

managers’ technical competencies”. Elsevier Ltd.

Technology

7193 t tp4--_s8-r1_-_itpfm_-_yd_-_mti