Breve Introducción a la facturación electrónica en Chile

Este documento fue preparado por Hernán Cabrera [email protected], Se puede reproducir citando al autor

Introducción a la factura electrónica

Enero 2016

mailto:[email protected]


Facturación Electrónica - Temario

Definiciones

Funcionamiento

ObligacionesVentajas

Implementación



Facturación Electrónica – Definiciones

¿Qué es la factura

electrónica?



Facturación Electrónica - Definiciones

Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel.

Factura electrónica

Documento Digital

Información dispuesta en un formato (estructura) de archivo portable en un medio computacional






Documento Digital


El formato se refiere a la forma (estructura) que tiene un archivo






Documento Digital


El formato se refiere a la forma (estructura) que tiene un archivo

La información, su estructura, el detalle de cada porción de información está regulado y normado por el Servicio de Impuestos Internos (www.sii.cl)

Quién Determina la forma que debe terne el archivo?






Legalmente válido

Cumplir con el formato definido por el SII

Estar firmado digitalmente por el emisor

El emisor debe ser reconocido por el SII como un emisor de documentos electrónicos






Legalmente válido

Cumplir con el formato definido por el SII

Estar firmado digitalmente por el emisor

El emisor debe ser reconocido por el SII como un emisor de documentos electrónicos

Para cumplir con

la normativa

hay que ser un emisor reconocido por el SII

AJA!




Es una categoría de contribuyente ante el SII que lo habilita como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) como por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y guía de despacho

Emisor ElectrónicoEmisor electrónico (reconocido por el

SII)

Para que un contribuyente quede habilitado como emisor y receptor de DTEs debe postular ante el SII:






SII)


¿Quién puede

postular?

La postulación debe ser efectuada por un representante legalEl representante legal debe tener un certificado digital que lo autentifique

Con una firma digital, válidamente emitida, el representante legal (que postuló a la empresa ante el SII) puede registrar otras firmas digitales, de otras personas, para

que firmen los DTE que se generen




¿Qué debe hacer?

El representante legal deberá inscribirse como postulante y deberá realizar el proceso de certificación



SII)




Facturación Electrónica - DefinicionesUna firma digital no es lo mismo que la digitalización de una firma

Una firma digital es un mecanismo que permite al receptor, de un mensaje firmado digitalmente, determinar la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el emisor



Facturación Electrónica - DefinicionesUna firma digital no es lo mismo que la digitalización de una firma

Una firma digital es un mecanismo que permite al receptor, de un mensaje firmado digitalmente, determinar la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el emisor

Es decir….Explicado en forma sencilla…

La firma digital permite agregar un código único a un documento, este código depende del contendió del documento y permite al receptor del documento (una factura, por ejemplo) estar seguro que el firmante (emisor) es quien dice ser (un cliente o proveedor) y además saber que el documento no ha sido adulterado (evitando el fraude)




Emisor del documento electrónico

Receptor del documento electrónico

Si alguien me envía una factura, que preguntas me podría hacer?• ¿Es válido este documento?• ¿Alguien cambió el documento después de ser enviado?

Esto es análogo a una recepción de un cheque, por ejemplo, es la firma del cheque válida? Nadie

ha adulterado el cheque?






Si alguien me envía una factura, que preguntas me podría hacer?• ¿Es válido este documento?• ¿Alguien cambió el documento después de ser enviado?

Firma digital



La firma digital

responde a aquellas preguntas



Facturación Electrónica – ¿Por qué?

El Servicio de Impuestos Internos ha normado que las empresas deben ser emisores y receptores de facturas electrónicas (y otros documentos tributarios)

Pero no hay que temer, el SII quiere nuestro dinero, y para ellos ha dispuesto abundante información en su sitio WEB para cumplir con esta obligación, incluido un sitio gratuito para facturación electrónica

Es la Ley,Basta con

eso…



Facturación Electrónica – Facturación electrónica gratuita

En el sitio web del Servicio (www.sii.cl) se

tiene toda la información oficial y técnica del

proceso para la facturación electrónica.

También se ofrece a través del portal MiPyme la solución de facturación

gratuita


http://www.sii.cl/


Facturación Electrónica – Los Proveedores

En el mismo sitio web se tiene toda la información oficial sobre los sistemas

de facturación del mercado (proveedores de

factura electrónica)



Facturación Electrónica – Los Proveedores

Hay cerca de 80 proveedores que están certificados y publicados en la página del SII.



Facturación Electrónica – Elección del proveedor

Para una solución de facturación electrónica debemosEntender nuestro negocio y nuestros procesos

Cuántas facturas emitimos al mes? Cuántas facturas recibimos?Tenemos un ERP? Podemos integrarlo fácilmente?

Entender las condiciones técnicas y económicas del proveedorCómo cobra el proveedor de facturación electrónica? Monto fijo? Variable por factura? Escalonado? Lineal? Cobra por integración?

Almacenamiento?

Evaluemos siempre al proveedor¿Qué valor agregado nos da el proveedor? ¿Búsqueda de información? ¿Conciliación entre recibido-emitidos y libros

contables? ¿Plataforma WEB?, ¿Móvil?, ¿Reportes?, Descarga de información online?

¿Qué recomendaciones hay para elegir al proveedor?



Facturación Electrónica – Elección del proveedor

Cuidado! Hay que saber elegir proveedor de factura electrónica sin mezclar procesos de selección.

Que el apuro no haga trabajar el doble, por ejemplo elegir un ERP porque ofrece facturación electrónica puede ser un error.

Un ERP y la factura electrónica son procesos y sistemas que se han de elegir independientemente



Facturación Electrónica – La última alternativa, Sistema Propio

Si no confía en nadie más, se puede construir un sistema propio, en el SII se indica cómo (recuerden, ellos quieren que paguemos así que nos facilitan la vida)




Definiciones

Funcionamiento


Implementación



Facturación Electrónica - Funcionamiento

Enrolarse en el sistema

Consideraciones generales para el funcionamiento

Obtener la autorización del SII para utilizar DTEs (emitirlos). Esto es “enrolamiento” en el sistema

Una vez enrolados, se debe solicitar folios al SII (a través de la página del servicio). El SII entregará un rango de folios por tipo de documento que se solicite (los folios no dicen relación alguna con los folios emitidos anteriormente por el contribuyente)

Una vez que se opere con el sistema de facturación electrónica, no hay obligación de mantener copias en papel de los documentos

Los libros de compra y venta deben ser almacenados en forma electrónica y enviados al SII una vez al mes conteniendo TODOS los documentos electrónicos o manuales que se hayan recibido y emitido.El formato de los libros está normado también por el SII

Solicitud de folios

Copia en papel

Libros de compra y venta




Enrolarse en el sistema


Obtener la autorización del SII para utilizar DTEs (emitirlos). Esto es “enrolamiento” en el sistema

Una vez enrolados, se debe solicitar folios al SII (a través de la página del servicio). El SII entregará un rango de folios por tipo de documento que se solicite (los folios no dicen relación alguna con los folios emitidos anteriormente por el contribuyente)

Una vez que se opere con el sistema de facturación electrónica, no hay obligación de mantener copias en papel de los documentos

Los libros de compra y venta deben ser almacenados en forma electrónica y enviados al SII una vez al mes conteniendo TODOS los documentos electrónicos o manuales que se hayan recibido y emitido.El formato de los libros está normado también por el SII

Problema de conflicto

con sistemas contables

Esto lo realiza el

representante legal

Solicitud de folios

Copia en papel

Libros de compra y venta

Hay que asegurar que los sistemas soporten folios duplicaos diferenciando

si es factura manual o electrónica




Una vez generado el DTE, incluyendo el timbre electrónico, debe ser firmado, en su contenido completo, por un emisor autorizado. La firma debe ser hecha con el certificado digital que es responsabilidad del representante legal y de aquellos a quienes se haya autorizado dentro de la empresa para firmar documentos (pueden agregarse responsables de firma en el SII)

Los código de folios autorizados y los certificados digitales deben ser resguardados apropiadamente . Es información crítica para el contribuyente

Timbre electrónico

Los DTE deben incluir un “timbre electrónico”. El timbre deberá representarse gráficamente a través de un código de barras bidimensional (PDF417)

Firma del DTE

Seguridad de la información

Responsabilidades

La seguridad del acceso a folios autorizados, las claves de los certificados, las firmas digitales y los documentos generados son de exclusiva responsabilidad del contribuyente. También es responsabilidad del cliente mantener su infraestructura de emisión y recepción operativa





Emisor

Esquema general de intercambio de documentos electrónicos entre empresas

Receptor

SII

El DTE es enviado a una casilla de correo electrónico que el contribuyente (al momento de enrolarse) registró ante el SII como la casilla de Intercambio para DTES, es decir a esa casilla de correo llegarán todos los DTEs que otros contribuyentes electrónicos le envíen

El DTE es enviado simultáneamente al SII (donde será validado y aprobado) y al receptor.En el sitio del SII se podrá consultar por la validez de un documento emitido.

Genera

DTE

FirmaY

Timbra

Envía DTE

Firma digital




Emisor

Esquema general de intercambio de documentos electrónicos entre empresas

Receptor

SII

Hay proveedores de facturación electrónica que actualizan periódicamente la lista de casillas de correos de intercambio, para así poder enviar a correos validados (ante el SII) las facturas electrónicas.

Genera

DTE

FirmaY

Timbra

Envía DTE

Firma digital

Típicamente este es el

ámbito que solucionan

los proveedores

de facturación electrónica

Nota de implementación: Esta práctica es útil pues asegura que

siempre se enviarán los DTEs a las casillas oficiales y no es necesario

preguntarle al receptor por la casilla al momento de enviarle un DTE




Si alguno de estos datos falta, el SII rechazará el documento electrónico y este no tendrá validez. Es importante revisar periódicamente la normativa pues los criterios

van actualizándose

Emisor

El documento debe ser “timbrado” con un código (timbre) que es una firma digital que usa ciertos datos relevantes de un DTE, entre ellos “Código de autorización de Folios” que el SII entregó con el rango de folios autorizados para el tipo de documento

La firma digital debe haber sido emitida por una empresa autorizada por el SII

Se debe contar con Folios solicitados al SII y entregados por cada tipo de documentos a emitir (un rango de folios para facturas, otro para nota de crédito, etc.)

El documento debe ser consistente en la información contable que presenta (cálculos de impuestos si corresponde, totalizadores, referencias en caso de notas de crédito, etc.)

Condiciones que se deben cumplir para que el documento sea válido (más allá del contenido mismo del documento!)

Firma digital




Definiciones

Funcionamiento


Implementación



Facturación Electrónica – Obligaciones del contribuyente

Hay que recordar que la responsabilidad siempre está del lado del contribuyente, el SII sólo actúa como intermediario y fiscalizador

Emitir sólo en formato electrónico las facturas afectas, notas de crédito, libros de compra y venta (no en papel)

Asegurarse de enviar vía correo electrónico los DTEs a receptores electrónicos

Verificar que el DTE emitido sea válido ante el SII Asegurar la veracidad de la información y su cumplimiento

legal

Obligaciones respecto a la emisión

Obligaciones respecto a la

recepción

Obligaciones generales

Mantener en forma pública las casillas de correo electrónico para recibir documentos electrónicos desde otros emisores electrónicos

Asegurarse de la validez del documento electrónico recibido Asegurar que se puedan recibir los DTEs Emitir acuses de recibo de bienes o servicios asociados a

facturas Emitir comprobantes de recepción al recibir un DTE

Mantener actualizados los códigos de ACTECO (Actividad económica)

Mantener firmas digitales vigentes para los representantes legales

Mantener actualizados los formatos de los archivos acorde a las disposiciones del SII

Solicitar rangos de folios al servicio por tipo de documento Mantener una copia digital del DTE por 6 años

El comprobante de recepción es análogo al

timbre en recepción de una factura física




Definiciones

Funcionamiento


Implementación



Facturación Electrónica – Ventajas para el negocio

Sacar provecho de estas y otras oportunidades que provee la facturación electrónica depende de cada uno, las oportunidades están, ahora hay que

aprovecharlas

Validación automática

• Los documentos emitidos son validados automáticamente por el SII por lo que se puede conocer casi de inmediato su aprobación o rechazo

Información en línea

• Se puede auditar en línea la información de facturación recibida, ya no es necesario esperara por la documentación física

Almacenaje mínimo

• El almacenaje de papel es innecesario, la información y copia de los documentos se puede obtener en línea y todas las veces que uno quiera

Facilidad de modificación

Verificación en línea

• Todo documento emitido puede ser rastreado y saber si el receptor lo recibió o no

• Se reduce el fraude al poder comprobar la validez de un documento en línea

• Las modificaciones a los formatos de facturas, inclusión de sucursales, cambios de logo, etc. pueden hacerse sin impactos económicos




Definiciones

Funcionamiento


Implementación



Facturación Electrónica – Implementación típica

SII

Sistemas del emisor para factura electrónica

Empresa que emite la factura

Firma digital

Se genera la factura desde los sistemas

contables

Se genera DTE, se firma y se envía al

SII

El SII revisa forma y contenido del documento y lo aprueba o

rechaza en línea




SII



Firma digital

Se genera la factura desde los sistemas

contables

Se genera DTE, se firma y se envía al

SII

El SII revisa forma y contenido del documento y lo aprueba o

rechaza en línea

El DTE validado se envía a la casilla de correo declarada por el receptor (en el SII)




Al recibirse un DTE, se debe generar y enviar al emisor un comprobante de recepción indicando la recepción (NO la aceptación) del DTE.

Firma digital

Proveedor de facturación electrónica del receptor

SII



Firma digital

Recibe el DTE para analizarlo

Se genera el comprobante de recepción y se envía al

emisor




Sistema contable

Casilla correo En cliente (receptor)

Firma digital

Empresa que recibe la factura

SII



Firma digital

Firma digital


Si el DTE está en orden, lo envía al

receptor (Casilla de correo)




Sistema contable

Casilla correo En cliente (receptor)

Firma digital

Empresa que recibe la factura

SII



Firma digital

Firma digital


Proceso de integració

n con sistemas

de la empresa

De existir procesos de integración, los DTEs recibidos son

cargados en los sistemas contables

de la empresa



Acerca del autor…

40

• Selección de tecnologías (ERP, CRM, workflow, Facturación electrónica)

• Gestión de proyectos de implementación• Investigación de nuevas tecnologías • Definición y gestión de presupuestos• Gestión de proveedores• Gestión de proyectos de desarrollo de

software• Gestión de equipos de trabajo internacionales• Aplicación y adecuación de metodologías

(CMMi, ITIL, ISO, ESA)• Formación y coordinación de equipos de

trabajo

Ingeniero Civil en Computación

Hernán Cabrera

[email protected]://cl.linkedin.com/in/hernancabrera



https://cl.linkedin.com/in/hernancabrera

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