Embed Size (px)
Citation preview
1E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M© ELO Digital Office GmbH
Zarządzanie dokumentami
Archiwizowanie
Obieg dokumentów
Elektroniczny Dokument - Elektroniczny Segregator
szybki i sprawny dostęp do Informacji
2E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO – co to oznacza
Elektronischer
Leitz
Ordner
Elektroniczny
Leitz
Segregator
ELO
Elektroniczny Segregator Leitz’a
3E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Innowacja z tradycji
Pierwszy elektroniczny segregator Leitz (ELOoffice)
Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę
Powstanie ELO Digital Office GmbH
1871
2004
1998
1996
1995
Nowe produkty: Office, Enterprise
Wdrożenia - rynki Europy, Azji, Australii
4E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
O nas
(Liczby, dane fakty)
• ELO zatrudnia: 280 pracowników, 130 w Niemczech,
• Ca. 450.000 produktywne licencje w użyciu
• Wdrożenia: Niemcy, Polska, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Azja
(Singapur), Australia
• Ca. 5000 zrealizowanych projektów,
• Od 2002 ciągły rozwój sprzedaży ~ 27% rocznie
• Leader rynku w Niemczech.
5E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M1.2
Szef wydziału –
Drugi podpis
Otwarcie
Rejestracja
Sortowanie
Dystrybucja
Poczta wejście
Specjalista
Supervisor
Wydział, Oddział
Specjalista
Poczta wyjście
Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!!
Tradycyjne procesy decyzyjne?
6E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Skanowanie
Indeksowanie
Poczta wyjścieSpecjalista
Do archiwizacji
Szef działu
Tak to wygląda w ELO
Wszystkie dokumenty „pod
ręką”, szybkie tempo
załatwiania spraw.
9E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dlaczego DMS – Zarządzanie Dokumentami ?
Document menagement System – system zarządzania dokumentami.
Dokumenty muszą być dostępne równolegle nie tylko dla jednego
użytkownika.
Pracownicy z różnych lokalizacji potrzebują dostęp do dokumentów
Niepotrzebne kopie likwidować.
Redukcja miejsc do archiwizowania dokumentów papierowych,
obniżenie kosztów archiwizowania
Archiwizacja dokumentów.
Szukanie i odnajdywanie dokumentów.
10E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M1.2
DMS - Plusy i Minusy
Równoległy dostęp dla użytkowników
Mało miejsce zajmuje
Szybki dostęp,
Praca grupowa, zawsze dostęp do
aktualniej wersji
Poprzez opisy dodatkowe informacje
Integracja do innych systemów jak
SAP i.in.
Wyszukiwarka – czas 2-3 s.
Duże możliwości poprzez uprawnienia
w Archiwum
status Read only - możliwości zapisu.
Sporo pracy przy wprowadzeniu
skanowanie, indeksacja,
Papier niezbędnym standardem w
pracy
Nastawienie pracowników do nowości
Praca przed monitorem
Koszt inwestycji
Plusy Minusy
11E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Workflow - Plusy i Minusy
Automatyzacja procesów
Podwyższenie efektywności przy
pracach standardowych
Redukcja czasu przy przekazaniu
dokumentów
Gwarancja jakości (ISO 9000)
Szybki dostęp do informacji o
stanie w danej sprawie
Istniejący system zastępców
Automatyczny dostęp do
wszystkich informacji niezbędnych do
wykonania pracy
Analiza wszystkich procesów.
Akceptowalność pracowników
Wprowadzenie systemu - szkolenie i
czas wdrożenia.
Brak standardów w Polsce dla
Workflow, DMS i Archiwum
elektronicznego
Plusy Minusy
13E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO Archiwum
ELO DMS
funkcjonalność
14E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO Archiwum
Równoległe zarządzanie wieloma archiwami.
Obszerne funkcje raportowania i audytu we wszystkich
funkcjach archiwum.
Mandantywność dla różnych obszarów grup firmowych.
Replikacja archiwów przy firmach z rożnymi lokalizacjami.
Praca offline na laptopach (ELO Mobil)
15E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO Archiwum
Uniemożliwienie modyfikacji i usunięcia danych -
(Security Revision).
Bezpieczny sposób kodowania dokumentów.
Certyfikowane wsparcie w mediach do długoletniego
archiwizowania jak NetApp, IBM, EMC, Hewlett-Packard,
Hitachi, Plasmon.
Kontrola dublowania – zapobieganie podwójnej
archiwizacji dokumentów.
16E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO DMS– Foldery i struktury
Definiowanie struktur ręczne lub automatyczne.
Foldery dynamiczne – usprawnienie dla
użytkowników.
Dowolnie definiowane własne rejestry standardowe.
Wielokolorowe wyróżnienia dokumentów i folderów.
Tworzenie linków pomiędzy dokumentami.
Dowolne definiowanie formularza słów kluczowych.
17E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO DMS– Dokumenty
Funkcjonalność „Wypożycz & Zwróć”.
VIEWER zintegrowany do szybkiego podglądu różnych rodzajów
dokumentów (.doc, .msg, .tiff, .usw.).
Szybka konwersja dokumentów (różne rozszerzenia).
Stickies (żółte karteczki) i robocze notatki bezpośrednio na dokumentach.
Markery – wyróżnianie.
Blackending – ukrywanie wybranej wartości tekstu.
Porównywanie różnych wersji jednego dokumentów.
Konwersja dokumentów do formatów trwałej archiwizacji - TIFF i PDF/A.
18E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Klasyfikacja – słowa kluczowe – opis
dokumentu.
Automatyczne przekazywanie:
- informacji z właściwościami plików Office,
- właściwości z plików CAD (opcja),
- właściwości EXIF (opcja).
Automatyczny „Pre-OCR” do szybkiego wypełniania formularzy słów
kluczowych dokumentów.
Podpowiedzi dla powtarzanych informacji słów kluczowych.
Rozpoznawanie w formularzach na bazie definiowanych schematów
(ELO Cold Business).
Automatyczna klasyfikacja zawartości według słów kluczowych.
Możliwość masowego wypełnienia formularzy słów kluczowych.
19E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Import do ELO
Bezpośrednia archiwizacja z MS Office czy Openoffice.
Drag & Drop – proste przemieszczanie plików.
Automatyczny import danych w formacie XML.
Drukowanie do Archiwum ELO jako TIFF, PDF/A
Automatyczna synchronizacja z katalogami w Microsoft Outlook.
Standardowe funkcje do importu i eksportu do archiwów ELO.
20E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Skanowanie do ELO
Wsparcie wszystkich skanerów (również sieciowych), oraz tzw.
urządzeń wielofunkcyjnych (drukarka i skaner)
Skanowanie pojedyncze i wielostronicowe.
Odwracanie, sortowanie i filtrowanie skanowanych stron.
Wiele profili skanowania.
Optymalizacja skanów.
Automatyczne:
- rozpoznawanie stron rozdzielających,
- prostowanie stron,
- spinanie i rozpinanie skanowanych stron.
21E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO - Obieg
Co to jest obieg dokumentów?
Obieg Ad-hoc.
Graficzny interfejs do rysowania obiegów.
Dowolność tworzenia schematów obiegów.
Delegowanie zadań w obiegu standardowym.
Wizualna wersja stanu obiegów – etapy.
Zarządzanie aktywnymi i zakończonymi obiegami.
Raportowanie obiegów.
Wielostopniowe zarządzanie eskalacją przekroczonych
terminów.
22E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO – wyszukiwanie.
Szukanie bezpośrednie we wszystkich polach
formularzy słów kluczowych.
Zaznaczenie trafień w treści dokumentów.
Szukanie rozszerzone – zawężanie listy trafień.
Zapisywanie kryteriów i wyników wyszukań.
Przeszukiwanie pełnotekstowe (fulltext) w pełnych obszarach
treści dokumentów – OCR.
Opcje wyszukiwarki (pełnotekstowe i słowa kluczowe)
Sortowanie i możliwość eksportu wyników szukania.
23E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Kowalski Nowak
Księgowość
Dział
Kadrowy
Widok na Archiwum Nowak
Zamówienie
Potw. Dostawy
Rachunki
Widok na Archiwum Kowalski
Podanie o
Pracy
Zarobki
Zamówienie
Potw. Dostawy
Rachunki
Uprawnienia do dokumentów
i elementów struktury (folderów)
24E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO-
Zarządzanie informacjami z różnych źródeł
E-PUAP
ERP
CRM
OfficeFAX
eMailDMS
CAD
Medical
25E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do informacji
ECM
26E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO ECM –
Jeden system do wszystkiego – integracja
Strategia Multi-Client
Windows Client
Java Client
E-Mail Client
Browser
Explorer
Mobil-Client
Smartphone Client
Integracja Office
Integracja CAD
Dostęp FTP
Dostęp iMap
Dostęp WebDAV
27E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Workflow
DMS-Client
Serwer
Archiwum
Modularność
Barcode-/
Rozpoznanie
… formularze
Fulltext / OCR
COLD-XML
Import
ERP
ArchivlinkBackup
Serwer
Click & View
Dostęp do
archiwum
Mobil
Replikacja
IntegracjaGovernment
Multi CAD
Podpis
elektroniczny
Internet
Gateway
28E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do ELO
poprzez Windows Fullklient
29E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do ELO poprzez JavaClient
(Windows, Linux, Mac, Webstart)
30E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do ELO poprzez
InternetGateway
31E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do ELO poprzez
Eksplorer
32E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Dostęp do ELO poprzez Outlook
33E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO iPhone Integracja
34E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Obieg w ELO
35E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Webparts
(Szukanie, DMS i Workflow)
36E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Webparts
(Workflow i Notatki)
39E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
o Zarządzanie dokumentami
o Praca grupowa
o Archiwizowanie
o Architektura kliencka
o Baza danych Access
o 4 Archiwa
o 200.000 Dokumenty
o do 10 użytkowników
o możliwa praca w sieci
Małe firmy &
firmy jednoosobowe
Nasze produkty
ELOoffice
40E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
o Obieg Dokumentów
o Architektura Klient-Serwer
o Platforma Windows
o Baza danych SQL
o Do 4 Mrd. Dokumentów
o Do 3.000 użytkowników
Firmy średnie
Nasze produkty
ELOprofessional
41E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
o Niezależnie od platformy
o Wysoko skalowalne
o Mandantywność
o nielimitowane dokumenty
o Nielimitowane użytkownicy
o Integracja portalowa
o Wykorzystane w
wielojęzycznych
międzynarodowych
korporacjach
Przedsiębiorstwa duże
Nasze produkty
ELOenterprise
42E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Nasze produkty
o można w prosty sposób
integrować procesy firmowe
Firmy średnie
o prosta instalacja o Wysoka wydajność i
skalowalność
Przedsiębiorstwa dużeMałe firmy & Firmy
jednoosobowe
43E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
- Java-Technologie (J2EE)
- MS SQL/ Oracle / IBM DB2
- Mandantywność (RZ)
- SOA / SOAP
- Integracja portalowa
- Technologia Microserver
- wysoko skalowalny
- możl. dział. pod cluster
- dowolny frontend
- Application-Server Tomcat
- … i inne
- niezależnie od platformy
ELO - Produkty
- Architektura Client-/Serwer
- MS SQL/ Oracle / IBM DB2
- ilość użytkowników bez
ogranicz.
- do 4 miliardów dokumentów
- do 3000 użytkowników
- Modularność
- Workflow integrowany
- rozwiązanie 1-Serwer
- Application-Serwer Tomcat
- Windows jako baza
Migracja możliwa
- Produkt „Out of the Box“
- DB Access
- Archiwum i DMS
- Klient do skanowania
- Szukanie pełnotekstowe
- do 10 użytkowników w sieci
- max. 200.000 Dok./Archiwum
- 4 Archiwa
- Grupa docelowa małe firmy i
osoby z działalnością (SoHo)
- Windows jako baza
44E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
ELO jest
SAP ArchiveLink certified
45E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
• Przy założeniu z codziennego pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmie się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, …..
• To jest : 10% czasu pracy !!!
• Koszt każdego pracownika bez uwzględnienia kosztów miejsca pracy …… PLN/rok
• 10% z tego są ………PLN !!!
Argumenty opłacalności:
„Rachunek 6-minutowy“
46E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Archiwum papierowe1 segregator = 500 arkuszy
1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy
6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału
1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy
Archiwum elektroniczne ELO1 dokument = ca. 60 KB
1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów
1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów
1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów
= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału
Porównanie objętości archiwów
47E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
> 450.000 Licencje produktywnie w użyciu
Miejsca Pracy z ELO
48E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Wybrane referencje
międzynarodowe
49E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Klienci ELO w Niemcech
54E n t e r p r i s e C o n t e n t M a n a g e m e n t | D o c u m e n t M a n a g e m e n t | A r c h i v i n g | W o r k f l o w | W C M
Kontakt
Wojciech Hodura
E-mail: [email protected]
Tel. 609 73 59 54
