Experiencia hacia la Gestión Eficaz de Eventos Universitarios - SYMPOSIUM

Experiencia hacía la gestión eficaz de

eventos universitarios

Javier de Andrés Rivero

Área de Tecnologías de la Información y las comunicaciones aplicadas

@javierdeandres

[email protected]

http://es.linkedin.com/in/javierdeandres

1. La universidad de Murcia

2. Gestión antes de usar SYMPOSIUM

3. Gestión de eventos con SYMPOSIUM

1. Estadísticas

2. Beneficios

3. Problemas encontrados

4. Líneas en las que queremos avanzar

5. Conclusiones

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Contenido

• Algunos datos:

– 35.000 alumnos

– Casi 4.000 trabajadores:

• 2.464 PDI

• 1.274 PAS

• No tenemos una unidad de gestión de congresos o

eventos como otras universidades.

La Universidad de Murcia

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Gestión antes de usar SYMPOSIUM

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¡¡¡Hay que gestionar un nuevo congreso!!!

• Cada responsable de un congreso / seminario / evento

en la universidad tenía que:

– Diseñar y contratar una nueva web informativa

– Resolver la gestión de ingresos del evento

– Gestionar los inscritos de alguna forma

– Ver la forma de comunicarse con los inscritos

– Gestionar los call of papers

– etc…


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• No existía una gestión centralizada.

• Desde ATICA ofrecíamos soporte en la creación de la web

del evento, traspasando el coste del tiempo de personal

a los responsables del evento.

• Multitud de problemas:

– Costes asociados

– Tiempo de dedicación

– Mala comunicación con los asistentes

– Imagen

– Gestión de ingresos

– etc…


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• 2011 puesta en producción de EVENTOS.UM.ES

• Utilizando la plataforma de

• Objetivos principales:

– Ofrecer a la comunidad universitaria un sistema completo

para gestionar los eventos universitarios.

– Reducir los costes asociados a la organización de un

congreso.

– Uso de servicios en Cloud para no incurrir en costes

estructurales.

Gestión de eventos con SYMPOSIUM

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100105110115120125

2011 2012 2013

Nº de eventos gestionados al año


Estadísticas de uso

8

0

500

1000

1500

2000

2011 2012 2013

Asistentes gestionados

• Económicos

– Ahorro de costes

– Servicio en la nube (SAAS)

Ejemplo sólo en la creación de las webs

de eventos en 2012 hubiésemos

gastado:

88.800 € = 800 € / evento * 111 eventos


Beneficios obtenidos

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• Imagen de los congresos: Respeto imagen de la

universidad pero con libertad para los responsables.



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• Multitud de opciones para los gestores de eventos



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Gestionar todo el contenido y el diseño del evento

Gestión de las inscripciones, asistentes, pagos, avisos…

• Multitud de opciones para los gestores de eventos



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Gestión complementaria del evento:- Videos- Comités- Call for papers- Multiidioma- Enlace a Google analytics para

mejorar las estadísticas- Localizaciones- …

Gestión de toda la documentación del evento

• Mejora en la difusión de los eventos

– Desde la propia herramienta



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– En la web de la Universidad

• Mejora en la difusión de los eventos

– En la web de eMagister



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• Integración con los sistemas de la universidad

– Usuarios de la universidad



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– Localizaciones de la universidad

• Integración total con los sistemas de la universidad

– Gestión económica: Integración con la gestión unificada de

recibos de la universidad



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– Publicaciones de la universidad

Tres grandes problemas encontrados:

1. Falta de comunicación a todos los miembros de la

comunidad universitaria.

2. Falta de un unidad clara para el soporte a la

organización de eventos y congresos.

3. Resistencia al cambio por parte de los usuarios.


Problemas encontrados

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• Evolución hacía dispositivos móviles

Líneas en las que queremos avanzar

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Pantallas del piloto puesto en marcha en un congreso durante el mes de Abril

• Solicitud de la grabación y emisión en video del evento

desde la herramienta (TV.UM.ES)

• Información de hoteles en la ciudad disponible y no

repetible para cada evento.

• Identificación de asistentes vía teléfonos móviles y

tarjeta universitaria.

Líneas en las que queremos avanzar

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• Hemos mejorado mucho en la gestión de los eventos.

– Ahorro de costes.

– Multitud de opciones para los gestores para adaptar el

evento a sus necesidades.

– Una mejora se aplica en todos los eventos y no es unitaria.

– Cada gestor de un evento no hace la guerra por si sólo.

• Tenemos que mejorar mucho la comunicación interna y

el soporte a los gestores de eventos en la universidad.

Conclusiones

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Gracias por su atención

¿Alguna pregunta?

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Javier de Andrés Rivero

Área de Tecnologías de la Información y las comunicaciones aplicadas

@javierdeandres

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