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A PI - Portugal Informático desenvolveu uma solução de Facturação Electrónica inovadora e simples. A brochura anexa descreve, em traços gerais, o funcionamento desta solução.
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b e w e l c o m e 2006
Um novo Sistema de Facturação:
revolucionário, rápido, eficiente, seguro e ambiental…
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Há processos de trabalho que hoje continuam a ser utilizados da mesma forma
que foram estruturados numa altura em que não existiam alternativas,
obrigando assim as Organizações a comportarem custos, directos e indirectos,
com tarefas de suporte ao seu negócio.
Dadas as recentes alterações legais, hoje é possível alterar determinados
procedimentos e reduzir custos, bem como aumentar a eficiência Organizativa.
Um exemplo disto são as Facturas Electrónicas. Hoje, as facturas, ou
documentos equivalentes, podem ser transmitidas por via electrónica,
mantendo o valor legal dos documentos originais hoje produzidos, reduzindo
assim óbvios custos relacionados com a sua emissão e expedição, como
aumentar a eficácia do processo através da sua entrega imediata a terceiros e
garantia da sua recepção.
A PI - Portugal Informático desenvolveu uma solução que, copulada a um ERP,
permite, dentro dos parâmetros determinados na Lei, que as Organizações
substituam, ou utilizem em simultâneo, o processo actual de emissão de
Facturas, e restantes documentos legais, beneficiando assim das vantagens
atrás descritas.
Esta brochura explica-lhe como…
… e contribua para a redução do uso de papel, enquanto economiza nos seus custos!
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Í n d i c e
O que é a Factura Electrónica
Solução
Tecnologia
Benefícios
Legislação Aplicável
Destinatários
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O que é a Factura Electrónica?
Uma Factura Electrónica é um documento comercial com o mesmo valor legal
que uma factura em papel, desde que cumpra as referências obrigatórias para
qualquer factura e garanta a autenticidade da sua origem e integridade do seu
conteúdo.
A Lei actual permite a utilização de duas tecnologias para o envio de Facturas
Electrónicas: EDI e Correio Electrónico.
A tecnologia EDI é utilizada há muitos anos em sistemas de informação com
alguma complexidade, obrigando emissores e receptores a entenderem-se em
relação ao conteúdo dos ficheiros transmitidos e, sobretudo, requerendo que
ambos disponham de sistemas capazes de os integrar. Estas características
tornam esta tecnologia pouco versátil, dispendiosa e não está ao alcance de
todos.
A possibilidade, exposta na Lei, de transmitir documentos comerciais através do
Correio Electrónico, abre caminho a uma utilização massiva da Factura
Electrónica, uma vez que para tal bastará dispor de uma conta de e-mail.
Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…
…82% das empresas portuguesas, com 10 ou mais trabalhadores, têm acesso à Internet e dispõem de e-mail?
Inquérito realizado pelo INE e UMIC
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Solução
A PI - Portugal Informático ©,
especialista em Soluções de
Sistemas de Informação há mais de
12 anos, desenvolveu o e-billing
Connector.
Com esta solução, a sua
Organização vai poder emitir
Facturas Electrónicas duma forma
fácil, simples, rápida, eficiente,
segura e ambiental.
Emissor e-billing Connector Receptor
Emissão da Factura
Integração (opcional)
Geração de PDF Assinatura Digital Arquivo Digital
Geração de e-mail Assinatura de e-mail
Envio
Recepção Resposta Arquivo Digital Web Services
Arquivo Resposta
Ambiente aplicacional Emissor
Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…
…as instituições públicas estão obrigadas a implementar a Factura Electrónica até final de 2006?
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O e-billing Connector está concebido
de forma a responder às
necessidades das Grandes
Organizações, através das
tecnologias de integração com ERP’s
que disponibiliza, até às Micro-
Empresas.
O e-billing Connector não é um
servidor de terceiros nem se
encontra fora do seu controle. É um
servidor que se instala no ambiente
aplicacional da sua Organização e é
gerido e utilizado apenas pelos seus
utilizadores, não existindo qualquer
interferência externa entre o
Emissor da Factura Electrónica e o
seu receptor.
Com o e-billing Connector terá:
- Total confidencialidade dos dados,
uma vez que estes são enviados
directamente do emissor até ao
receptor;
- Total conformidade com os
requisitos legais;
- Web Site de monitorização da
actividade e/ou Web Services de
integração com o seu ERP;
- Controlo dos documentos enviados
e dos avisos de recepção recebidos;
- Gestão de certificados, de caixas
de correio electrónicas, de
templates e place holders para
corpo de e-mail;
- Envio de dados, via XML, para
integração no ERP do receptor;
- Conceito aplicacional, pelo que
apenas terá um custo inicial e não
um custo por documento emitido.
Sabia que…Sabia que…Sabia que…Sabia que…
…as instituições públicas dinamarquesas estimam poupar entre 120 e 150 Milhões de Euros/Ano com a implementação da factura electrónica?
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Principais Funcionalidades:
• Recepção de Documentos oficiais;
• Web Services de Integração;
• Conversor PDF;
• Certificador Digital do PDF;
• Gerados de e-mail:
o Automático (volume);
o Manual (pequenas empresas);
• Certificador Digital de e-mail;
• Arquivo documental;
• Site de Administração e controlo;
• Envio de documentos;
• Recepção de recibos de entrega.
Site de Administração e controlo:
• WebServices;
• E-mail;
• Certificados;
• Template’s e Place Holders;
• Clientes;
• Controlo dos documentos
enviados;
• Controlo dos recibos de
entrega;
• Report’s para os utilizadores;
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O e-Billing Connector respeita não só a legislação nacional, como a Directiva Comunitária 2001/115/CE, facto que permite a sua utilização para emissão de documentos comerciais em qualquer país da União Europeia.
POP3 Client:
O e-billing connector POP3 Client é uma aplicação de e-mail cliente, instalada
no ambiente aplicacional do receptor, que tem como missão gerar os recibos de
entrega após os documentos electrónicos terem sido recebidos pelo receptor.
O POP3 Client integra-se automaticamente com o e-billing connector, na ligação
3 indicada nas principais funcionalidades, garantindo assim o controle dum
requisito legal da legislação para as Facturas Electrónicas.
Tecnologia
O e-Billing Connector está concebido de forma a ser integrado com qualquer
ERP do mercado, bem como com outras plataformas aplicacionais como Gestão
Documental, CRM, desenvolvimentos à medida, garantir total segurança e
autenticidade dos dados aos diversos intervenientes do processo e tirar partido
dos benefícios reais que a sua adopção potencia.
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Benefícios
Redução de Custos:
• Substituição de processos de
emissão de documentos
comerciais em papel por um
sistema electrónico;
• Redução do Arquivo físico
contabilístico;
• Entrega do documento ao
receptor imediatamente após
a sua emissão, reduzindo nos
prazos de recebimento;
• Rápido retorno do
investimento;
Melhorias na performance operacional:
• Garantia de entrega dos
documentos comerciais ao
destinatário;
• Segurança Fiscal através do
sistema contra a fraude;
• Eliminação de time-
consuming’s desnecessários;
• Inove junto de quem lhe
interessa: os seus Clientes;
• Redução de erros.
• Garantia de segurança;
• Possibilidade de integrar os documentos recebidos nos seus
Sistemas de Informação;
• Redução do arquivo físico contabilístico;
• Não requer novo hardware ou software;
• Acelerar a circulação documental dentro da organização;
• Redução de Custos através da substituição do Papel por um
sistema electrónico.
As vantagens para os seus Clientes:
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Legislação Aplicável
O Quadro Legal da Factura Electrónica está contido em alterações ao Código do
IVA introduzidas pelo DL nº 256/2003, de 21 de Outubro, em vigor desde 1 de
Janeiro de 2004, que transpõe para o direito interno a Directiva nº
2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro.
Destinatários
Qualquer organização que emita mais de 60 documentos por mês atinge o ROI
nos primeiros 18 meses.
Grandes Organizações
• Integração total com os seus Sistemas de Informação (ERP, Gestão
Documental, CRM, etc.)
• Envio de documentos em volume de forma automática;
Pequenas Organizações
• Gestão de todo o processo dentro do e-billing connector;
• Envio de documentos step-by-step.
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