Fatores De Sucesso Mariano Montoni

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Fatores de Sucesso em Implementações de Processos

Mariano [email protected]

ProMove – Business Intelligence Solutionswww.promovesolucoes.com

COPPE / UFRJPrograma de Engenharia de Sistemas e Computação

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1. Motivação2. Estudo Experimental3. Fatores Críticos de Sucesso4. Avaliação5. Implicações na Implementação de Processos6. Conclusão

Agenda

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É crescente a adoção de modelos de referência para melhoria de processos.

Organizações têm enfrentado dificuldades para implementar esses modelos.

Relatos apontam questões sócio-culturais como sendo as principais barreiras.

O sucesso das iniciativas de melhoria depende do tratamento adequado dessas questões.

Motivação

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Objetivos:Identificar fatores capazes de influenciar o sucesso de iniciativas de melhoria.

Identificar as estratégias para implementar melhorias em processos de software em contextos específicos.

O método qualitativo Grounded Theory foi adotado para guiar o estudo.

Grounded Theory é indicado para estudar o comportamento humano e culturas organizacionais.

Estudo Experimental

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Procedimento para Aplicação da Grounded Theory

Teoria substantiva

1. Definir o contexto e escopo do estudo

2. Definir e aplicar mecanismos de coleta

de dados

3. Realizar codificação aberta dos dados

5. Realizar codificação seletiva dos dados

4. Realizar codificação axial dos dados

6. Auditar o estudo

Problema ou fenômeno de

interesse

Contexto e escopo do estudo

Categoria

Fatia de dado

Categoria

CategoriaCategoria

Saturação teórica?

Amostragem teórica

SimNão

Categoria

CategoriaCategoria

Categoria

CategoriaCategoria

Categoria central

Proposições (Hipóteses)

Relatório de Auditoria

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Estrutura do Estudo

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Foram identificadas 2 categorias principais:Contexto Institucional para Implantação de Melhorias em Processos de Software

Comportamento Estratégico na Implantação de Melhoria em Processos de Software

Resultados

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Resultados

Contexto Institucional para Implementação de Melhorias em Processos de Software

Contexto Individual Contexto Organizacional Contexto Tecnológico

Comportamento Estratégico na Implementação de Melhorias em Processos de Software

Iniciando o projeto de consultoria em

melhoria de processos

Planejando o projeto de consultoria em


Implantando melhorias nos processos de

software

Acompanhando e controlando a implantação das melhorias

nos processos

Gerenciando os recursos humanos da consultoria especializada em


Influência de contexto nas ações de atores da implementação de melhorias

Reforço ou mudança de contexto à medida que melhorias são implementadas

Processo de mudança organizacional para ter sucesso na condução de iniciativas de implementação de melhorias em processos de software.

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Contexto IndividualMembros da organizaçãoAlta gerênciaMembros da consultoria especializada em melhoria de processos

Contexto OrganizacionalEstratégias e políticas organizacionaisPrograma de Melhoria de ProcessosAmbiente

Contexto TecnológicoProcessos de softwareRecursos de software e hardware de apoio aos processos de software

Foi desenvolvido um framework teórico que relaciona as propriedades desses conceitos.

Contexto Institucional para Implantação de Melhorias em

Processos de Software

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Componente 1 –Comprometimento

Contexto OrganizacionalContexto Individual Contexto Tecnológico

Legenda:

[P18] Disponibilidade de recursos financeiros da

organização para atividades de melhoria de processo

[P11] Apoio efetivo da alta gerência

[P55] Influência da alta gerência na organização

[P37] Visibilidade do retorno do investimento nas

melhorias nos processos

[P03] Facilidade de aceitação de mudanças

[P31] Facilidade de aprendizagem dos

membros da organização

[P16] Conscientização dos membros da organização

quanto aos benefícios obtidos com a implantação

dos processos

[P14] Comprometimento e envolvimento dos membros

da organização

[P22] Motivação dos membros da organização

[P13] Competências em engenharia de software dos membros da organização

(conhecimento, experiências e habilidades)

[P51] Perspectiva de avaliação formal da implementação dos

processos

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Exemplos da fundamentação teórica:Quando a equipe não percebe a importância da melhoria de processos, é provável ter-se dificuldade na aceitação de mudanças.Quando existe apoio e cobrança da alta gerência é mais provável ter-se facilidade de aceitação de mudanças.

O coordenador da II UCB notou em um dos relatórios:“São fatores que ajudam muito a implantação do modelo: a) a experiência do gerente na atividade de gerência de projetos; b) que a equipe esteja motivada; e c) que o gerente conheça bem processos de desenvolvimento de software.”

Componente 1 –Comprometimento

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[P02] Freqüência adequada de apoio de consultoria

especializada

[P46] Empatia dos membros da organização pelos

consultores

[P48] Confiança da alta gerência na coordenação da

consultoria

[P27] Fácil acesso da equipe da empresa ao

coordenador da instituição de consultoria

[P23] Relacionamento dos membros da organização

com a consultoria especializada

[P50] Proximidade geográfica da empresa com

relação à consultoria

[P15] Confiança dos membros da organização

na consultoria especializada

[P40] Percepção das competências da

consultoria pelos membros da organização

[P47] Adequação do perfil dos consultores para o contexto da iniciativa de

melhoria

[P12] Competências da consultoria especializada



Legenda:

Componente 2 – Relacionamento

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Exemplos da fundamentação teórica:Quando não é bom o relacionamento entre a equipe de consultoria e os membros da organização, pode-se ter dificuldade em manter uma frequência adequada de apoio da consultoria.Quando falta à consultoria experiência e maturidade profissional para lidar com situações complicadas, é provável que este fato gere desconfiança na consultoria e fracasso do projeto de melhoria.

O coordenador da II Unifor notou em um dos relatórios:“Outro fator de sucesso é a postura do colaborador que está àfrente do Programa de Melhoria, sendo fundamental uma atitude de liderança e relacionar-se facilmente com os diversos profissionais envolvidos.”

Componente 2 – Relacionamento

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[P03] Facilidade de aceitação de mudanças

[P12] Competências da consultoria especializada


[P56] Implementação incremental de mudanças

na forma de trabalho



[P07] Balanceamento entre as melhorias impostas pela alta

direção, as necessidades do modelo adotado e as melhorias propostas

pelos membros da organização

[P28] Alinhamento adequado da implementação dos

processos com as especificidades da empresa

[P49] Flexibilidade dos consultores

[P09] Adequação dos processos/procedimentos

definidos


quanto à melhoria contínua


Legenda:

Componente 3 – Melhorias em Processos

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Exemplos da fundamentação teórica:Introduzir mudanças pouco a pouco, ajuda a ter-se um balanceamento adequado entre as melhorias impostas pela alta direção, as necessidades do modelo adotado e as melhorias propostas pelos membros da organização.Quando a consultoria quer fazer uma revolução na empresa sem respeitar o que já existe e a cultura organizacional, éprovável ter-se uma definição inadequada dos processos e procedimentos.

O coordenador da II RioSoft notou em um dos relatórios como uma melhor prática:

“Flexibilidade no atendimento às empresas em termos de agendamento, construção do processo e compreensão das características específicas de cada empresa.”

Componente 3 – Melhorias em Processos

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[P39] Existência de um programa de incentivo para capacitação e crescimento profissional dos membros

da organização



[P33] Tratamento da iniciativa de melhoria como

um projeto real

[P06] Existir gerência do projeto de implementação da melhoria dos processos

[P53] Continuidade do programa de melhoria

independente da consultoria

[P29] Disponibilidade adequada de recursos humanos para

desempenhar papéis exigidos pela implementação das melhorias nos processos

[P38] Adequação da formação dos membros da

organização

[P05] Estrutura da organização adequada


Legenda:

Componente 4 – Capacitação

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Exemplos da fundamentação teórica:Ter um responsável na empresa pela gerência do projeto de melhoria, ou um grupo de processos, possibilita a formação de pessoas da empresa em melhoria contínua e em como conduzir um projeto de melhoria.Uma empresa bem organizada com níveis hierárquicos claros e com profissionais com formação adequada e que sabem o que querem, ésinal positivo de existência de estrutura organizacional adequada.

O coordenador da II Prime Up notou em um dos relatórios:“Em alguns casos, colaboradores recém formados ou com muita pouca experiência foram designados para tarefas cruciais no processo de implantação do modelo na organização, tais como definição de processos e realização de tarefas de garantia da qualidade. O resultado foi um grande número de oportunidades de melhoria e não conformidades encontrados em avaliações internas.”

Componente 4 – Capacitação

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[P35] Adequação do processo de seleção das

ferramentas de apoio

[P41] Constância do fluxo de projetos da organização

[P20] Estabilidade interna na organização

[P44] Inexistência de eventos internos/externos que afetam a organização

[P19] Disponibilidade de tempo dos membros da


[P42] Adequação do planejamento da execução dos processos nos projetos

[P17] Disponibilidade de recursos de software e hardware de apoio à

execução dos processos

[P08] Adequação das ferramentas de apoio



[P02] Freqüência adequada de apoio de consultoria

especializada

[P30] Adequação do planejamento da iniciativa

de melhoria


Legenda:

Componente 5 – Recursos

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Exemplos da fundamentação teórica:Quando a empresa mostra ter um fluxo constante de novos projetos, é provável que se mantenha a disponibilidade de recursos para o projeto de melhoria.Quando falta disponibilidade de tempo dos membros da organização para melhoria, pode-se ter dificuldade em manter uma frequência adequada de apoio da consultoria.

O coordenador da II ASR notou em um dos relatórios:“As organizações devem estar cientes da necessidade de disponibilização de recursos internos para o bom andamento dos trabalhos e a consideração dos custos/ investimentos internos envolvidos.”

Componente 5 – Recursos

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[P25] Satisfação dos membros da organização

[P54] Perspectiva real da alta gerência para melhoria

dos processos

[P43] Adequação dos projetos selecionados para

adotar as melhorias nos processos

[P37] Visibilidade do retorno do investimento nas

melhorias nos processos

[P21] Completa institucionalização das

melhorias implementadas nos projetos

[P24] Rotatividade de pessoal da organização


quanto aos benefícios obtidos com a implantação

dos processos

[P01] Existência de política de reconhecimento à

colaboração na melhoria dos processos

[P04] Inexistência de conflitos de interesses na

implementação de processos

[P32] Adequação do perfil dos membros da organização para

atividades de melhoria

[P52] Alcance de resultados positivos na avaliação

formal da implementação dos processos


Legenda:

Componente 6 –Institucionalização

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Exemplos da fundamentação teórica:Quando a empresa percebe benefícios das melhorias àmedida que sobe de nível de forma consistente, é provável ter-se completa institucionalização das melhorias.Quando os membros da organização percebem que a empresa quer realmente melhorar e crescer e que vão crescer junto com a empresa, é provável ter-se satisfação e aderência ao projeto de melhoria.

O coordenador da II Estratégia notou em um dos relatórios:“Algumas empresas do grupo cooperado tiveram problemas com a rotatividade de seu pessoal. Em especial em duas empresas isso se tornou mais crítico por que o profissional que se afastou da organização era o gerente de projeto. Como as empresas eram muito pequenas o impacto gerado para substituição do profissional foi considerado alto.”

Componente 6 –Institucionalização

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O framework teórico foi avaliado por 12 coordenadores de Instituições Implementadoras (II) do MPS que responderam um questionário contendo hipóteses (proposições) sobre os fatores críticos de sucesso.

77,5 % das hipóteses foram aprovadas pelos coordenadores mais experientes e constituem a Teoria Geral de Implementação de Melhoria em Processos. As demais hipóteses compõem teorias específicas das IIs.

As categorias do framework teórico foram verificadas por meio da análise de 87 relatórios semestrais de 15 IIs abrangendo um período de 5 anos (de 2005 a 2009).

76% das propriedades da categoria de contexto foram verificadas.88% das ações da categoria de comportamento foram verificadas.

Avaliação

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O framework teórico pode ser utilizado para ajudar a entender as razões do fracasso e do sucesso de iniciativas de melhoria.

Os fatores podem ser utilizados como um guia para o desenvolvimento de estratégias e planos de implementação mais eficazes e eficientes.

Implicações na Implementação de Processos

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O sucesso de iniciativas de melhoria depende de um conjunto de fatores inter-relacionados.

Os fatores identificados representam apenas a visão de implementadores de melhorias em processos de software.

A acurácia do framework teórico pode ser melhorada por meio de investigação de fatores de sucesso na visão de membros das organizações de software.

Conclusão

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Fatores de Sucesso em Implementações de Processos

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Technology

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