La gestione dei progetti di sviluppo software ed il controllo

degli interventi di assistenza:

due diverse attività, un’unica soluzione

Alessandro Rumi

Amministratore Delegato

Tecnoema s.r.l.

Chi è Tecnoema ?

• Consulenza organizzativa ed informatica

• Integrazione di software applicativi di terze parti

• Formazione

• Realizzazione di applicazioni software

• Help desk

• Rivendita HW e SW

una azienda del settore ICT che si occupa di :

• Assistenza sistemistica

• Help desk

• Progetti di sviluppo software

• Assistenza sistemistica

ATTIVITA’ PREVALENTI

NECESSITANO DI UNA PARTICOLARE GESTIONE

• Il controllo dello stato di avanzamento dei lavori

• L’utilizzo e la disponibilità delle risorse

• l’analisi puntuale dei costi / ricavi di ciascuna attività

I PRINCIPALI ASPETTI DA GESTIRE

• condividere alcune informazioni dei progetti con i Clienti

• gestire le richieste dei Clienti tramite ticket

• consentire al Cliente di seguire lo stato delle sue richieste

MA ANCHE

CERTAMENTE NON MENO IMPORTANTE

avere una processo di rendicontazione delle attività svolte con

generazione automatica delle relative fatture

analizzare i ricavi, ed i relativi costi, per commessa, per Cliente,

per reparto nel periodo temporale desiderato

MA COSA CI SERVE PER

REALIZZARE I NOSTRI SOGNI

la definizione dei PROCESSI interni legati ad ogni attività

la FORMAZIONE dei Clienti all’uso delle nuove procedure

la COLLABORAZIONE di tutto lo staff

un responsabile per il CONTROLLO e l’ANALISI dei dati

un SOFTWARE moderno, completo e efficace

• utilizzabile da tutte le risorse aziendali, anche remote

• accessibile in modo scalare a seconda delle funzioni rivestite in

Azienda dall’utente

Tecnoema ha scelto

• portale per i Clienti: apertura ticket e condivisione progetti

• un’unica applicazione dal CRM ai rendiconti per la fatturazione

• cruscotti riepilogativi e attività di analisi

• versione per dispositivi palmari

• possibilità di accedere della base dati

Progetti di sviluppo software

• Suddivisione in fasi ed assegnazione delle risorse

Progetti di sviluppo software

• Attraverso un cruscotto è possibile mantenere il

controllo dell’applicazione

Progetti di sviluppo software

• una semplice attività consente l’inserimento dei

tempi di lavorazione

Progetti di sviluppo software

• la pianificazione delle attività terrà conto dei permessi e

delle richieste ferie inserite tramite l’apposita funzione

Progetti di sviluppo software

• Tutta la documentazione di progetto può essere inserita

e resa disponibile, volendo ed in parte anche al Cliente

Progetti di sviluppo software

• Analisi Budget / Costi effettivi

Servizi di assistenza

• Attraverso il portale dedicato il Cliente potrà inserire

una richiesta di intervento tramite l’apertura di un ticket

Servizi di assistenza

• Attraverso il portale dedicato il Cliente potrà inserire

una richiesta di intervento tramite l’apertura di un ticket

Servizi di assistenza

• i ticket verranno assegnati alla «coda» competente in

base al cliente ed alla tipologia di problema in modo

totalmente automatizzato

• ciascuna «coda» prevede l’assegnazione di una risorsa

primaria e di uno più risorse secondarie

Servizi di assistenza

• Su ciascun ticket potranno intervenire più tecnici

il sistema verrà aggiornato inserendo i tempi impiegati,

eventuali costi sostenuti, delle note.

Servizi di assistenza

Servizi di assistenza

• Analisi del livello di servizio prestato

Tutta l’attività effettuata e contrattualmente fatturabile

viene resa disponibile per l’approvazione interna

Grazie alla possibilità di accedere ai dati gestiti da Autotask si è

deciso di intervenire realizzando un’apposita interfaccia con il

software applicativo in uso presso la nostra Azienda.

Fatturazione

Integrazione

Quanto è un software applicativo gestionale, prodotto da

Italsoft Sistemi di Milano, che soddisfa tutte le esigenze

della piccola/media Azienda.

Tecnoema è Partner di Italsoft Sistemi e si occupa della

rivendita e dell’avviamento di Quanto presso le Aziende.

Tecnoema utilizza Quanto all’interno della propria Azienda

e pertanto ha ritenuto opportuno condividere alcune

informazioni con Autotask.

Quanto

Integrazione

• Anagrafica Clienti

Quanto

• Anagrafica Articoli

• Beni Materiali, oggetto di assistenza, trasferiti al Clienti

Se richiesto, vengono trasferiti da Quanto a Autotask le seguenti

informazioni:

Se richiesto, vengono trasferiti da Autotask a Quanto le

informazioni relative alle attività di assistenza effettuate in un

determinato periodo con le tariffe definite per il Cliente.

In Quanto viene generato un documento di vendita che

raggruppa le attività da fatturare per ciascun Cliente.

Cantiere in corso

Completamento CRM : la parte relativa a gestione contatti,

opportunità e preventivi sarà operativa entro il mese di ottobre

2013.

Sono previste, anche per queste funzionalità, integrazioni con

il nostro software gestionale Quanto.

Modulo Outsourcing: entro la fine dell’anno 2013 sarà attivato

per consentire la condivisione di attività con altre Aziende che

collaborano con Tecnoema.

Knowledgbase per Clienti: entro fine anno 2013 sarà messa a

disposizione dei Clienti una «base di conoscenza» relativa alle

principali problematiche rilevate dall’analisi dei ticket

dell’ultimo anno.

Facciamo i conti

Aumento delle ore fatturabili : l’assoluta e tempestiva

documentazione dell’attività svolta per conto dei Clienti ci ha

consentito di fatturare nei tempi previsti il 100% del lavoro

svolto.

Sono emerse pochissime contestazioni, subito rientrate alla

presentazione del dettaglio delle attività svolte.

Monitoraggio dei progetti: le funzionalità messe a disposizione

da Autotask ci hanno permesso di monitorare settimanalmente

lo stato di avanzamento dei progetti a lunga durata

consentendoci interventi di ottimizzazione delle attività e dei

costi in tempo utile.

Vi ringrazio per l’attenzione e spero che l’esperienza di

Tecnoema possa darvi degli spunti utili a migliorare la gestione

della Vostra Azienda.

Quanto