Programme ERP*

Mise à jour du 13/12/2017

Cette newsletter présente une mise à jour succincte de la planification

2018 des différents outils mis en œuvre par la CTB. La prochaine édition

se focalisera sur l’intégration entre systèmes

*L’ERP

(Enterprise

Resource

Planning) est le

programme de

changement qui

implémente

différents outils

informatiques en

vue d’aboutir à la

« Planification

des ressources

de l’entreprise »,

en d’autres

termes, la gestion

globale des

processus et

ressources

métiers.

Toute question

peut être posée:

mailbox_DO@btc

ctb.org

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GoFAST - Système de gestion documentaire

Malgré les bugs rencontrés, de plus en plus de personnes du siège et du terrain ont adopté GoFAST au quotidien, nous allons donc petit à

petit vers la voie du succès. Les facteurs de réussite qui contribueront au déploiement de GoFast sur le terrain en 2018 sont :

1. Un support du département ICT pour les projets et interventions en termes de connectivité

2. La présence d’un Application expert DMS (helpdesk, formation, Document/Information management,…)

3. Une stratégie d’implémentation adaptée, au fur et à mesure des besoins d’utilisation de GoFast

4. Un déploiement appuyé par un groupe de « GoFast Champions »

5. La communication positive sur GoFast 3.0, incluant les guidelines pour le Document/Information Management

6. Le déploiement de GoFast est élément constitutif d’un programme de changement plus large (programme ERP+)

Déploiement

En Q1 2018, le module comptabilité d’UBW sera déployé au siège .

En Q2, le déploiement des autres modules sera réalisé au siège, de

même que le déploiement de tous les modules dans les différents

pays, en fonction du planning de déploiement.

A partir de Q1 2018, Navirep ne sera plus utilisé pour les

comptabilités des représentations. A partir de Q2 2018, Webforms

(demande d’achat) ne sera plus utilisé.

UBW - Outil de gestion financière et administrative

Formation et support

Des formations de formateurs, pour chaque pays, seront réalisées

au siège. Ces formations seront dispensées en fonction du planning

de déploiement. Ces formateurs sont aussi la 1ère ligne de support,

tandis que les 2ème est 3ème lignes sont respectivement des users et

superusers au siège.

Conversion de données

Il n’y a pas à proprement parler de migration d’informations des

systèmes antérieurs (transactions comptables par exemple), mais la

conversion de données consistera en la reprise des soldes

bancaires, la reprise de soldes budgétaires,… Les prérequis à cette

conversion seront détaillés en Q1 2018, dans les premiers pays où

UBW sera déployé.

GO4HR - Système de gestion des ressources humaines

Les modules "masterdata" et "recrutement" sont opérationnels pour

tous les pays. Suite aux dernières formations des points focaux RH

en octobre dernier, un grand effort a été réalisé dans tous les pays

pour migrer et enregistrer les données du staff existant dans le

système.

Cet effort devrait se terminer à la fin de cette année. Par

conséquent, à partir du 1er janvier 2018, Go4HR sera la source

d'information "employés" et remplacera le "Who’sWho" fin janvier.

En janvier, une communication sera adressée à tout le staff pour

expliquer les fonctionnalités basiques de Go4HR.

Comme les données en Go4HR seront utilisées par les autres outils

du programme ERP+ (par exemple ajout automatique de nouveaux

utilisateurs dans les autres systèmes), les enregistrements corrects

et à temps de ces informations sont essentiels.

A partir de janvier, le module "learning" sera utilisé au siège pour

gérer les demandes de formation. A terme, ce module sera utilisé

pour l'enregistrement des formations du staff au siège et sur le

terrain.

Q1 verra également débuter un nouveau cycle de cercles de

développement. Ceux-ci se retrouveront en 2018 dans le module

"performance" de Go4HR.

En Q1 et Q2 les modules "compensation" et module "absences"

seront finalisés et les processus existants seront digitalisés.

Programme ERP*

Mise à jour du 13/12/2017

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Pilot - Système de monitoring

Du 22 au 26 janvier, une session de formation sur l’utilisation de PILOT, le nouveau système de Monitoring, sera réalisée au siège (utilisateur

avancé et super). En mars 2018, le testing sur le terrain sera réalisé dans les pays partenaires suivants : RDC, Ouganda et Bénin.

Le déploiement de Pilot débutera en avril 2018, sur base des leçons apprises et des facteurs de réussite suite à l’expérience GoFast. Le

déploiement de Pilot se fera conjointement avec le déploiement d’UBW, compte tenu que ces 2 outils utiliseront la même structure

d’information, basée sur le cadre logique. Des missions sur le terrain seront organisées dans les pays respectifs.