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Une image vaut mille mots !Vous entendez certainement beaucoup parler de tableaux de bord permettant de
piloter les indicateurs de performance clés de votre entreprise. Mais de quoi s’agit-
il vraiment et –plus important encore- que peuvent-ils réellement apporter à votre
entreprise ?
Beaucoup d’entre nous utilisent déjà au quotidien des tableaux de bord. De
nombreux « widgets » permettant de visualiser des données sont disponibles via
des applications sur votre smartphone par exemple. En fait, tout type de logiciel
vous permettant de visualiser vos données et de les regrouper à un seul et même
endroit peut être qualifi é de « tableau de bord ».
Mais ce dont nous voulons vous parler dans ce guide est un système de
management de l’information qui récupère les données venant de tous les services
de votre entreprise et les retranscrit sous forme visuelle (graphiques, gauges,
donuts etc..)
Cela rend l’information facile et rapide à comprendre, un peu comme sur le tableau
de bord d’une voiture !
Des solutions de reporting interactives
Le but de ce guide est de vous
faire découvrir les bénéfi ces de
ces logiciels de tableaux de bord.
Ce type de solution vous permet
d’obtenir une image interactive de
l’activité de votre entreprise afi n que
vous puissiez repérer des tendances
et comparer les performances par
rapport aux objectifs établis (Key
Perfomance Indicators – KPI)
Des tableaux de bord oui, mais pour qui ?
Tout le monde ! On considère
souvent des tableaux de bord
comme un « jouet » destiné au top
management mais leur utilisation va
bien plus loin que d’impressionner
votre conseil d’administration avec
de jolis graphiques (mais bien sûr ils
peuvent servir à cela également !)
Pour les directeurs fi nanciers, les
tableaux de bord sont la solution
parfaite pour agrémenter les
rapports mensuels et faciliter
le regroupement des données
stratégiques.
Pour les employés en général, ils
permettent aux membres d’une
même équipe de voir comment leurs
performances infl uent sur l’entreprise
toute entière mais aussi de suivre
leur avancement par rapport à des
objectifs défi nis.
Pour les décisionnaires (les managers
par exemple), les tableaux de bord
permettent un accès rapide à tous
les indicateurs clés pour prendre
des décisions adaptées et réagir
rapidement en cas de problème. Ces
informations importantes seraient
peut être passées inaperçues, dû
à un manque de connaissances ou
même tout simplement à un manque
de temps de la part du service
informatique pour produire les
rapports.
Quelles sont les caractéris-tiques à rechercher ?
Les caractéristiques des logiciels de
tableaux de bord varient aujourd’hui
beaucoup selon les éditeurs.
Entre solutions simples à utiliser
et logiciels plus complexes, il peut
être diffi cile de savoir concrètement
ce qui conviendrait à votre projet.
Lorsque vous choisissez une solution
de tableaux de bord, nous vous
recommandons de garder en tête
deux concepts clés : l’accessibilité
de vos tableaux de bord et le
champs d’action que vous souhaitez
donner à vos reportings.
Accessibilité
Vous devez pouvoir rendre
l’information aussi accessible que
possible. Gardez en tête qu’un grand
pourcentage de vos utilisateurs ne
sera certainement pas au même
endroit à toute heure de la journée.
Ils assisteront probablement à des
réunions à l’extérieur, utiliseront
fréquemment leur ordinateur
portable, leur tablette ou leur
smartphone ou auront tendance à
travailler tard à la maison.
Choisir une solution 100% web
permettra la fl exibilité dont ils ont
besoin pour pouvoir accéder aux
informations utiles n’importe où et
n’importe quand, 24h/24 et 7j/7.
Une interface 100% web garantit
également un accès rapide et intuitif
pour le reste de vos équipes.
Champ d’action
Dans un second temps, défi nissez le
champ d’action que vous souhaitez
avoir pour la mise en place de
vos tableaux de bord. Pour qu’ils
soient réellement utiles, il faut qu’ils
puissent retranscrire un aperçu
le plus large possible de votre
entreprise. Alors qu’il peut être
tentant de se concentrer seulement
sur les performances commerciales
par exemple, cela limiterait le
potentiel de votre solution de
tableaux de bord.
Un peu d’histoire
Les tableaux de bord sont devenus très populaires ces dix dernières années et de
plus en plus de solutions sont apparues, allant de logiciels de business intelligence
complexes à de simples modules complémentaires ( « add-ins »).
Beaucoup de tableaux de bord sont apparus à l’origine dans les années 70 comme applications internes et, grâce au
boom des technologies web, ont évolué vers des systèmes de gestion de l’information plus complexes tels que nous
les connaissons aujourd’hui.
Pour les décisionnaires (les managers par exemple), les
tableaux de bord permettent un
accès rapide à tous les
indicateurs clés pour prendre
des décisions adaptées et réagir
rapidement en cas de problème
Une entreprise effi cace diff use
souvent ses données fi nancières
et ses objectifs commerciaux
à plusieurs services de son
organisation. Cela crée une « vision
unique de la vérité » et il devrait
en être de même pour un projet
de tableaux de bord. Un directeur
de service par exemple doit
pouvoir être capable de visionner
les performances globales de
l’entreprise dans un seul onglet,
avec la possibilité de cliquer sur
les diff érents indicateurs pour en
connaitre les détails ou de « zoomer »
sur des départements précis.
Vous pouvez littéralement rendre
visuelles les performances de
n’importe quel département de votre
entreprise qui génère des données.
Un bon vendeur de solution de
tableaux de bord peut travailler avec
vous pour identifi er quelles parties de
votre organisation et quels indicateurs
vous seront les plus utiles.
Voici quelques exemples d’utilisation :
• Ressources Humaines (analyse
des absences par département,
vue sur les résultats des
évaluations, coût d’embauche par
département, …) Voir un exemple
• Service Client (nombre d’appels
traités/d’appels non répondus,
nombre de problèmes déclarés,
SLA…)
• Commercial (nombre de
commandes reçues, top 10
des meilleurs clients, pipeline
commercial, résultats sur
objectifs…) Voir un exemple
• Finance (CA par division, revenu/
budget, dettes fournisseurs,
compte de résultat, fond de
roulement…) Voir un exemple
• Marketing (nombre de leads
générés par canal, suivi du budget,
part de marché par pays/région,
caractéristiques des clients et
prospects…)
• Project Management (suivi des
étapes, du budget dépensé/
prévisions…)
Pour faire court : lorsque vous
choisissez un logiciel de tableaux
de bord, il est important de toujours
garder en tête tous les usages
que peut en faire votre entreprise.
Choisissez un outil qui vous
permettra d’étendre cet usage en
fonction de vos besoins.
Optez pour une solution 100%
web par exemple, peut permettre
d’étendre facilement l’usage à un
grand nombre de personnes.
Approche ascendante versus approche descendante
Dans cette partie, nous allons nous
concentrer sur la façon dont les
tableaux de bord fonctionnent et
plus spécifi quement comment ils
traitent le fl ux d’informations. Nous
verrons en quoi cela constitue un
avantage par rapport aux outils de
reporting traditionnels.
A chaque fois que vous recevez
un rapport standard, vous êtes
le destinataire d’une approche
ascendante ou « bottom up ».
Cela veut dire que l’information
que vous recevez a été collectée
via diff érentes sources comme par
exemple d’autres rapports, tableurs
Excel ou autres, puis remise en
forme pour vous sur un nouveau
document.
Avec cette approche, vous n’avez
pas la capacité de remonter
rapidement à l’origine des
informations, ce qui peut être frustrant
lorsque vous souhaitez creuser un
peu plus dans les données.
Approche ascendante versus approche descendante
Dans une approche descendante
ou « top-down » (utilisée dans les
tableaux de bord), le fl ux de données
peut être suivi.
En eff et, les managers à tout niveau
de votre entreprise peuvent creuser
dans les données jusqu’à leur source
sans avoir à interroger une autre
personne.
En utilisant des liens dynamiques,
vous pouvez explorer les indicateurs
qui attirent votre attention. Cela
permet une approche plus directe,
plus interactive que les reportings
traditionnels, et donne la possibilité
à tous de connaître les détails et la
composition des indicateurs clés.
Nous pouvons ajouter que les
tableaux de bord sont conçus pour
vous off rir un grand nombre de
fonctionnalités que les rapports
standards ne permettent pas.
Par exemple vous avez la possibilité de :
• accéder à des rapports via des
graphiques ou des tableaux
• affi ner votre champ de vision pour
vous concentrer sur les résultats
d’un département ou d’une famille
de produit en particulier
• « zoomer » sur des périodes
spécifi ques de l’année et les
comparer instantanément
• Avoir un regard neuf sur les
données. Une présentation plus
visuelle vous permet d’identifi er
des problèmes ou des opportunités
que vous n’auriez même pas
remarquées dans des reportings
traditionnels
Pour conclure – même s’il est diffi cile
d’imaginer un monde sans rapport
« à l’ancienne », nous devons
admettre que les tableaux de bord
ont un rôle très important à jouer
dans l’amélioration des méthodes de
reporting qui sont de plus en plus en
décalage avec nos nouvelles façons
de travailler.
Vous pouvez également voir
quelques avantages des tableaux de
bord dans le tableau ci-dessous
Avantages des tableaux de bord vs rapports traditionnels
Rapports traditionnels Tableaux de bord
Champ d’action Données tirées de bases de données standards
Les données peuvent être tirées de nombreuses sources comme des fi chiers plats par exemple
Accesssibilité Accès classique via votre bureau (dépendant de votre logiciel)
Accessible sur le web n’importe où et n’importe quand sur n’importe quel navigateur
Drill down Pas de drill down ; chaque changement de critère de recherche entraine un nouveau rapport
Possibilité d’affi ner le reporting grâce à des liens dynamiques sans changer d’écran. Pas de limite à la profondeur d’affi nage
Performance Vue limitée à un seul utilisateur Nombre d’utilisateurs illimités
Ergonomie Traditionnel – lignes et colonnes Présentation graphique et interactive
Flexibilité Possibilité pour les utilisateurs de redéfi nir leurs critères de reporting selon les outils utilisés – la plupart du temps, de nouveau rapports auront besoin d’être générés.
Très personnalisable : les utilisateurs ont accès à leur propre set de graphiques qui peuvent ensuite être modifi és sans l’intervention du service informatique ou de personnes ayant de grandes connaissances techniques. Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs indicateurs comme ils le désirent
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Graphiques et indicateurs de performances
L’aspect visuel des tableaux de
bord est évidemment leur avantage
principal qui leur permet de se
diff érencier des autres types de
rapports. Dans cette partie, nous
allons vous présenter quelques uns
des indicateurs les plus utilisés dans
les tableaux de bord.
Les tableaux
Les tableaux vous permettent un coup d’oeil rapide sur les tendances et les
informations clés grâce à une vue de type « stock market »
Le compteur
Cet indicateur (comme les gauges
horizontales ou verticales) vous
renseigne en un coup d’œil sur
l’avancement actuel par rapport aux
objectifs (indiqué par une fl èche).
Histogramme
Utilisez ce type de graphique lorsque vous souhaitez affi cher des données
concernant plusieurs catégories comme par exemple des régions, des
services, des familles de produits etc…Les histogrammes permettent de
comparer facilement les valeurs entre deux catégories
Histogramme empilé
A utiliser lorsque vous avez besoin d’affi cher les composantes d’un résultat tout en
restant dans un contexte général.
Histogramme horizontal
Choisir des bâtons horizontaux
permet de mettre l’accent sur les
diff érences entre les valeurs de
plusieurs catégories
Camemberts et Donuts
Très fréquemment utilisés, les
camemberts ou « pie chart » permettent
de montrer la part d’une activité dans un
résultat général. C’est la même chose
pour les Donuts.
Indicateur cylindrique
Affi che les données sous forme de
pile ce qui permet de mettre l’accent
sur les segments qui ont besoin
d’attention
Entonnoir
Vue classique d’un pipeline commercial
Les cartes
Très pratiques pour affi cher de façon claire toute donnée géographique
globale ou plus détaillée (par département ou secteur par exemple)
Creuser dans vos données
Nous avons déjà parlé de l’approche «
top-down » ou descendante qui vous
donne beaucoup plus de fl exibilité
qu’un rapport traditionnel – mais
quelle est réellement la diff érence
avec un rapport traditionnel ?
Prenons un exemple concret
avec votre pipeline commercial.
Un graphique montrerait tous les
résultats des activités commerciales
répartis par étapes comme
« proposition commerciale »,
« fournisseur préféré », « accord
verbal », « commande passée ». Avec
un tableau de bord, vous aurez la
possibilité de creuser dans chacune
de ces catégories pour découvrir le
profi l des leads la composant : s’agit-il
de clients existants, de prospects, par
quel produit sont-ils intéressés, quel
commercial est en charge du dossier,
jusqu’à l’information la plus précise
comme le nom du prospect et la
valeur de sa commande.
Cette fonction interactive des tableaux
de bord est un outil très puissant
qui vous permet de démystifi er les
données complexes très rapidement.
Lorsque vous choisissez une solution
de tableaux de bord, soyez sûr de
pouvoir creuser dans vos données
à partir de tous les graphiques et
indicateurs ou même de zoomer
sur chaque point les composant.
Il faut aussi s’assurer que les liens
dynamiques qui permettent cette
liaison sont faciles à créer.
Graphique barres et courbe
Ce format très populaire vous permet de combiner une vue sur les valeurs
mensuelles et un aperçu des tendances grâce à une ligne. Il est très intéressant
pour observer comment une valeur évolue avec le temps.
1 Obtenir une vue d’ensemble
des performances de votre
entreprise
Une bonne solution de tableaux
de bord vous permet de réunir des
données provenant de diff érentes
sources (logiciels d’éditeurs variés,
sources externes..) Vous pouvez
ainsi regrouper et croiser facilement
les informations, les comparer, et
identifi er les corrélations en un
instant : une tâche qui vous prendrait
habituellement des heures à réaliser.
2 Prendre des décisions
appuyées sur des
informations disponibles
en temps réel
Les tableaux de bord de business
intelligence vous donnent la possibilité
de transformer des quantités énormes
de données en indicateurs visuels,
et interactifs vous permettant ainsi
d’identifi er en un instant des relations
qui seraient, en temps normal,
passées inaperçues. De plus, le fait
qu’un logiciel de tableaux de bord
puisse vous transmettre l’information
en temps réel, sans attendre la
production de rapports souvent
mensuels, vous permet d’avoir un
aperçu de la situation en direct, et de
prendre des actions correctives avant
qu’il ne soit trop tard.
3 Evaluer et optimiser
votre performance
Grâce à un logiciel de tableaux de
bord, vous pouvez suivre vos KPI sur
une période donnée, les comparer
et identifi er des tendances. Au lieu
de passer du temps à regrouper les
données historiques, vous n’avez
qu’a sélectionner la période de votre
choix et vous pourrez identifi er en un
clin d’œil si vos performances sont
en hausse/en baisse et la vitesse à
laquelle cette tendance évolue.
4 Devenir indépendant
du département
informatique
Avec vos propres tableaux de bord
simples à utiliser, vous pourrez
accéder à vos rapports en moins de
temps qu’il ne vous en faudrait pour
en faire la demande au département
IT. Vous gagnez du temps, votre
service informatique également et cela
augmente votre productivité.
5 Motiver votre équipe
L’utilisation de logiciels de tableaux
de bord permet de donner à votre
équipe un aperçu de sa contribution à
la performance globale de l’entreprise.
Défi nissez ensemble les KPI à
surveiller (ventes d’un produit, leads
marketing…) et identifi ez les relations
qui existent avec les performances
des autres services. Le suivi devient
clair et chacun peut voir en direct où il
se situe par rapport aux objectifs.
6 Tenir les parties
prenantes informées
Grâce aux tableaux de bord,
partager les données essentielles
avec vos collègues, vos supérieurs
ou vos clients devient facile. Vous
avez la possibilité de donner accès à
vos indicateurs à un certain nombre
d’utilisateurs, de les partager sous
forme de page web, ou même de
les exporter lorsqu’un rapport vous
est demandé pour des réunions
par exemple. Ceci vous permet
de supporter votre discours et
d’engager votre audience.
7 Accéder à vos
indicateurs de
performance 24h/24 et
7j/7
Si vous êtes souvent en déplacement
ou en réunion il peut être diffi cile
d’accéder rapidement à une vue
d’ensemble de vos indicateurs de
performance. L’utilisation de logiciels
de tableaux de bord pourrait être la
réponse à vos prières !
Si vous choisissez une solution
de business intelligence 100%
web et disponible sur n’importe
quel appareil , vos indicateurs de
performance deviennent mobiles et
peuvent être consultés n’importe où
et n’importe quand !
7 raisons d’investir dans une solution de tableaux de bord
Nous avons répertorié les bénéfi ces et les fonctionnalités clés proposés par les
solutions de tableaux de bord et voici les 7 avantages majeurs pour une entreprise :
Checklist des fonctionnalités
Convaincu ? Nous avons crée pour
vous une liste des fonctionnalités
clés que vous devez rechercher
lorsque vous choisissez une solution
de tableaux de bord.
Fonctions clés
Catégories Fonctionnalités
Collaboration Possibilité pour les utilisateurs d’envoyer un message à un autre pour faire une remarque ou poser une question sur les données.Partage et export facilité des indicateurs
Indicateurs Possibilité d’opter pour des indicateurs de type gauges et des tableaux de vue d’ensemble des tendances. Mise à jour des données à un moment défi ni.Possibilité de creuser dans les données et d’insérer des liens dynamiques
Indicateurs et graphiques Possibilité de remonter aux chiff res sources à partir de chaque graphique Export sur ExcelDisponibilité d’une grande variété de graphiques et indicateurs (histo-grammes, camemberts, nuages de points etc…) Liens possibles vers diff érents rapports externes
Sécurité Possibilité de créer diff érents niveaux d’utilisateurs sur un tableau de bord commun avec des permissions diff érentes. (concepteur ou simple utilisa-teur avec possibilité de personnalisation)
Connectivité Connexion facile à des fi chiers plats et des sources de données multiples
Technique Compatible avec n’importe quel appareil (tablettes, smartphones, pc), n’im-porte quel système d’exploitation (Mac/PC…) et n’importe quel navigateur.
Personnalisation Possibilité pour les utilisateurs de personnaliser leur vue des tableaux de bord (changement du type d’indicateur etc…)
En conclusion Gardez ces critères en tête lorsque
vous travaillerez avec l’éditeur que
vous aurez choisi et vous aurez
toutes les chances de faire de votre
projet un succès.
Les règles d’or pour organiser un bon projet de tableaux de bord
• Restez dans la simplicité !
Commencez par identifi er les
indicateurs les plus importants pour
vous et concentrez-vous dessus.
• Restez pertinent – Cela paraît
évident mais comme vous pouvez
retranscrire à peu près toutes
vos données sous forme visuelle,
gardez ce conseil en tête !
• Restez à l’écoute des besoins
de vos utilisateurs – affi nez les
informations qu’ils vous donnent,
posez des questions jusqu’à
ce que vous arriviez à défi nir
l’essentiel de ce qu’ils veulent.
Demandez par exemple aux
managers opérationnels de défi nir
quelle(s) partie(s) du reporting est la
plus diffi cile pour eux.
• Soyez prêt à inclure dans votre
projet les personnes « techniques ».
Obtenir des données de qualités
en temps réel peut demander
le savoir faire technique de
votre département IT. Ils ont les
connaissances en sources de
données et connexions dont vous
avez besoin dans votre projet.
• Vérifi ez la qualité des informations
de votre tableau de bord – si des
utilisateurs trouvent un jour une
erreur dans leurs indicateurs, cela
peut conduire à une remise en
question des données présentes
sur votre tableau de bord. Ce
qui voudrait dire que vous eff orts
seraient réduits à néant !
• Actualisez vos données
régulièrement – vos utilisateurs ont
besoin de savoir que l’information
à laquelle ils ont accès est
toujours valide au moment de la
visualisation. Un tableau de bord
actualisé en temps réel est idéal
• Prenez du temps pour les
nouveaux utilisateurs – parce
qu’il est beaucoup plus facile
de demander une information
que de l’obtenir par soi même,
encourager les personnes à utiliser
des tableaux de bord peut être
compliqué. Cependant, donner
des instructions claires peut
aider. Nous vous recommandons
de commencer par prendre des
captures d’écrans de vos nouveaux
tableaux de bord et de les envoyer
à toute personne qui y aura accès.
Annoncez la disponibilité de
ces tableaux de bord, indiquez
comment y accéder et joignez une
capture d’écran pour un aperçu de
ce qu’ils pourront y trouver.
• Soyer persévérant – Même s’il
est facile d’y accéder, inciter vos
collègues à s’en servir régulièrement
n’est pas gagné. Pour les engager,
demandez leur des retours sur les
indicateurs, et si vous n’avez pas de
réponse, recommencez ! Une fois
qu’ils auront pris l’habitude, vous
aurez gagné !
• Vérifi ez, Vérifi ez et vérifi ez encore –
ne soyez pas tenté de rester sur vos
acquis avec vos beaux indicateurs !
Si vous avez besoin d’un peu plus
de travail pour rendre les indicateurs
plus intéressants avant de les
diff user, faites le !
Plus d’informations
Nous espérons que ce guide aura
su répondre à vos questions. Pour
plus d’informations sur notre solution
de tableaux de bord Access Insight,
visitez notre site :
www.theaccessgroup.fr
À propos d’Access France
Anciennement connue sous le nom de Prelytis, Access France possède plus de 10
ans d’expérience dans le domaine de la business intelligence. La société compte
aujourd’hui plus de 100 000 utilisateurs à travers le monde. Access France a
rejoint le groupe anglais Access en 2012. Considéré comme l’un des cinq éditeurs
de logiciels enregistrant la plus forte croissance en Angleterre (Sunday Times
Buyout track), Access Group propose notamment des solutions dans le domaine
de l’ERP, la fi nance ou encore des ressources humaines.
ASPDécouvrez comment l’Agence de Services et de Paiement permet à 10 000 utilisateurs de transférer des informations budgétaires importantes à la demande vers n’importe quel appareil, et n’importe où.www.theaccessgroup.fr/asp
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