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Conference held in Paris (Ecole des Mines) on organizational and legal prerequisites in ERP software projects
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Conférence ERP Mines : 3/7/2002PHR Consultants et ATM
AVOCATS1
Mise en place d ’un ERP :Mise en place d ’un ERP :Pré requis techniques, Pré requis techniques, humains, juridiqueshumains, juridiques
Philippe RoucouPhilippe Roucou PHR Consultants PHR Consultantset André Meillassoux et André Meillassoux ATM ATM AVOCATS, ParisAVOCATS, Paris
PHR Consultants et ATM AVOCATS
2
Sommaire :
Introduction
Pré requis techniques
Pré requis humains
Pré requis juridiques
PHR Consultants et ATM AVOCATS
3
Introduction : syndrome du chef de projet.
Les keys users ne
sont pas disponibles… Il me faut du personnel…
ou un spécifique… …
Les temps de réponses
sont mauvais…
Avant le système
faisait cela…
La Direction n’a plus
aucune visibilité…
La recette est
ajournée…
Les retards
s’accumulent
Encore de nouveaux
avenants au
contrat d’origine …
La conception
générale
est trop floue…
Le contrat ne
précise rien à ce sujet
PHR Consultants et ATM AVOCATS
4
Introduction :Cycle de vie du Système d’Informations et risques de dérapages sur chacune des phases.
BPR
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-
implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Post-
implémentation
BPR
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
5
Introduction : Conditions de succès :Pré requis techniques, humains et juridiques.
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation(BPR) Réf.
Système d’Information
Pré requis juridiques Pré requis humains
PHR Consultants et ATM AVOCATS
6
L’environnement du S.I. : les objectifs
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation(BPR) Réf.
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
7
Pré requis techniques : Fixer des objectifs opérationnels comme fil conducteur.
Satisfaireles actionnaires
Rentabilité des capitaux investis
Bénéfices Trésorerie
Prix
Qualité Délai/flexibilté
Satisfaireles clients
Présentation de quelques cas concrets parmi une cinquantaine de projets réalisés
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation
(BPR)
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
8
L’environnement du S.I. : le BPR
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation(BPR) Réf.
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
9
Pré requis techniques : Réussir le re-engineering des processus (BPR) pour atteindre les objectifs opérationnels visés.
(*)Document SAP © adapté.
Avant-venteCommande
clientAppro stock Livraison Facturation Vente
(ADV)
PIC PDP MRPOrdre
planifiéOF Prod.
D.A.Sélection
fournisseurCommande fournisseur
Entrée Marchandise
ContrôlefactureAchat
Définition et mise en œuvre des processus cibles.
Suivi de prod
PaiementFournisseur
Règlementclient
Contrôle Logistique/Suivi financier
Workflows.
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation
(BPR)
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
10
Pré requis techniques : Adopter le/les référentiel(s) métier(s) et les intégrer dans la démarche ERP.
Calcul des besoinsCalcul des charges
Niveau 1
Niveau 2
Niveau 3
Niveau 4
Niveau 5Gestion d’atelier
PIC
PDPMPS
SOP
Strategic Plan
Plan stratégique
Choix d’un référentiel :APICS, DGA/BNAE (SLI),…
MRP
SFC
OPERATIONNEL
DIRECTION
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation
(BPR)
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
11
L’environnement du S.I. : Produits/process
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation(BPR) Réf.
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
12
Pré requis techniques : Fixer un choix d’organisation et analyser les produits/process dans leur évolution.
Quelles spécificités pour l’ERP?Faire un benchmarking pour valider si nécessaire
Organisation :• Organisation commerciale, industrielle, financière, ressources humaines,• Organisation du reporting,• Gestion à l’affaire (couplage projet/MRP),…
Typologie produit/process :• Relation délai de livraison/délai de production,• Profil de famille de nomenclature : A, X, I, V.• Niveau de personnalisation des produits,• Niveau d’automatisation,• Méthodologie de conception des produits nouveaux,• Traçabilité,• Soutien logistique intégré (SLI), …
Produit / Process
Perfor-mances
Processus/Organisation
(BPR)
Système d’Information
PHR Consultants et ATM AVOCATS
13
Déploiement du nouveau S.I
Perfor-mances
Produit / Process
Processus/Organisation (BPR)
Système d’Information
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-Implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Contrat
Contrat Post-Implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
14
Première phase : le « choix de l’ERP ».
BPR
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-
implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Post-
implémentation
BPR
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
15
Pré requis techniques : Réaliser un schéma directeur d’intégration pour définir la solution cible et la trajectoire.
Analyse de l’existant
Cartographie
Initialisation
Analyse des besoins
Dossier d’expression des besoins
Architecture globale Projet de schéma directeur
Etude techniqueEtude économique
Examen de la transitionEvaluation globale
Dossier des Solutions
proposées
Choix d’une solutionRédaction finale du schéma directeur
Cartographie
ProgicielsCible : 0 spécifique.
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
16
Pré requis techniques : Comment va s’intégrer l’ERP dans l’ensemble du S.I. cible ?
Niveaux 3 et 4
SIT CFAO, prog Calcul,
Prog API, CN
SIT CFAO, prog Calcul,
Prog API, CN
ERPGestion industrielle,
financeRessources humaines
ERPGestion industrielle,
financeRessources humaines
PDMPDM
Bureautique/messagerie/sécurisation
Systèmes de supervision /gestion d’atelier (MES) et magasin (SCE)
Machines , lignes de production, manutention et magasins
manuelles/automatisées
Niveau 2
Niveaux0 et 1
EDIInternet
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
17
Pré requis techniques : Quelle architecture hard et soft.
CFAO (Solidworks)Niveau 3
Niveau 2
SGDT ERP
GMAO(PROMAINT)
AMDEC(TOMI)
MESGestion d’atelier
(HARMONY)
Niveau 1
Rapprochement bancaire
Rapprochement bancaire
Atelier de fabrication de composants
Superviseur magasin et poste Pal/Dépal 6 terminaux portables :
Presse injection, Tour CN, Postede contrôle (SPC), mode dégradé cellule.
Superviseur Cellule flexible :CU 3 et 4 axes, Manut/chargt
automatisés.
Magasins matières premières, produits semis-finis
et finis.
MagasinsAtelier de montage
Postes de gravure, assemblagefinition et emballage.
Gestion KANBAN
Bureaux
Commercial, Finances, Personnel, Bureaux
d’Etudes et des Méthodes, Logistique.
Rapprochement bancaire
Automates desCU 3 et 4 axes, du convoyeur
et du chargt/déchargtautomatisés.
Ex : Plate-forme Université Paris 8.
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
18
Pré requis techniques : Choix de l’ERP.
S’appuyer sur une grille de choix pondérée multi-critères :
Intégration globale dans la solution cible du Schéma Directeur, Adéquation technique de l’ERP, Pérennité de la solution et des partenaires, Expérience de l’intégrateur, de l’équipe,.. ….
Constituer une équipe projet (Cf pré requis humains)
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
19
Deuxième phase : le « contrat».
BPR
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-
implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Post-
implémentation
BPR
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
20
Pré requis techniques : Bien « border » techniquement le contrat avec l’ intégrateur.
Le contrat, établi à partir du cahier des charges de la maîtrise d’ouvrage, spécifie :
Au plan technique (en prenant en compte les résultats d’un benchmarking s’il a été effectué) :
Le périmètre du projet (modules concernés, spécification matériel et réseaux,..),
La réponse de l’intégrateur (standard paramétrage ou spécifique) pour chaque processus de cahier des charges, ou si le cahier des charges n’est pas assez précis une évaluation ligne par ligne des spécifiques prévus,
Le volume item par item des interfaces et reprises,..
Au plan méthodologique :
La méthode d’implémentation avec les grandes phases du projet, les livrables et les recettes associées.
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
21
Pré requis techniques : Choisir une méthodologie d’intégration dès la phase contractuelle. Construire le contrat autour (délai, délivrables,..)
PHASE 1 : lancement du projet
To : lancement
Exemple : jalonnement sur la base d’un projet d’environ 1 an avant basculement.
1 mois
3 mois
3 mois
3 mois
3 mois
3 mois
Tf : Recettefinale
PHASE 3 : maquettage
(module par module) PHASE 4 : Prototypage
(processus entier) PHASE 5 : préparation
avant basculementPHASE 6 : Montée en
charge
PHASE 2 : Conception
générale
Benchmarking si nécessaire
Basculement
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
22
Le contrat avec la Maîtrise d’oeuvre spécifie (suite et fin) :• Au plan calendaire :
• Les dates de réalisation de chacune des phases et les pénalités de retard associées,
• Au plan « engagement de performances » du maître d’oeuvre :
• Les résultats attendus : temps de réponse,…
• Au plan financier :• Le montant forfaitaire de l’intégration pour chacune des composantes : Paramétrage, spécifiques, interfaces , reprises, formation, matériel et réseaux,…• Nota : la forfaitisation des spécifiques, interfaces et reprises est un point de passage obligé difficile à obtenir des intégrateurs.
Pré requis techniques : Bien « border » techniquement le contrat avec le Maître d’Œuvre (suite).
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
23
Le contrat avec la Maîtrise d’oeuvre spécifie (suite et fin) :• En terme de garantie :
• Prévoir une recette définitive trois mois après basculement (recette provosoire,..•…..
Pré requis techniques : Bien « border »techniquement le contrat avec le Maître d’Œuvre (suite).
Au terme de cette première phase (« Choix ») Les orientations du Schéma Directeur sont confirmées
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
24
Troisième phase : la « mise en œuvre » de l’ERP
BPR
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-
implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Post-
implémentation
BPR
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
25
Pré requis techniques : Déroulement de la méthodologie retenue au niveau contractuel.
PHASE 1 : lancement du projet
To : lancement
Exemple : jalonnement sur la base d’un projet d’environ 1 an avant basculement.
1 mois
3 mois
3 mois
3 mois
3 mois
3 mois
Tf : Recettefinale
PHASE 3 : maquettage
(module par module) PHASE 4 : Prototypage
(processus entier) PHASE 5 : préparation
avant basculementPHASE 6 : Montée en
charge
PHASE 2 : Conception
générale
Benchmarking si nécessaire
Basculement
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
26
Pré requis techniques : Phase 1 de l’intégration
• Phase 1 : Lancement du projet :• Communication, • Organisation,• Planning,…• Livrables : planning, organigramme, plan de communication,…
Rôle primordial du plan de communication,Renforcement de l’équipe projet.
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
27
Pré requis techniques : Phase 2 de l’intégration.
• Phase 2 : Conception générale :
Processus actuels de l’entreprise
Processus cibles de l’entreprise
Processus standardsde l’ERP
Performances cibles de l’entreprise
Alignement
Benchmarking (1)
(1) Y compris avec les jeux d’essais des Editeurs : IDES, VISION,…
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
28
Pré requis techniques : Phases 3 et 4 de l’intégration.
• Phases 3 et 4 : Maquettage et prototypage :
Paramètrage de l’ERP + dossier
Interfaces, reprises, spécifiques
Confirmation configuration finale
Etats, formulaires, droits d’accès
Doc utilisateurs, manuel formation
Spécifi-
-cations
générales
Système
« repré-
-sentatif »
du futur
S.I.
Recette Recette
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
29
Pré requis techniques : Phases 5 de l’intégration.
• Phase 5 : Préparation avant basculement :
Système
« repré-
-sentatif »
du futur
S.I.
Recette Recette
Formation
Basculement
Planif détaillée du
passage en production
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
30
Troisième phase : « Post-implémentation » de l’ERP.
BPR
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Post-
implémentation
Choix Mise en
oeuvre
S.I. Version 2
Ouverture/chgt SI
Post-
implémentation
BPR
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
31
Pré requis techniques : Post-implémentation du S.I
Processus paramétrés dans l’ERP avec/sans spécifique(s)
Evolution des paramètrages et des procédures
Amélioration des performances de l’entreprise
Procédures associées
Choix Mise en
oeuvre
Ancien S.I.Nouveau S.I. Version 1
Contrat Post-implémentation
PHR Consultants et ATM AVOCATS
32
Pré requis humains :
L’implication de la Direction Générale…
Le profil du Chef de Projet,
L’organisation du projet,
La mise en cohérence et la motivation des équipes : un point de passage obligé.
PHR Consultants et ATM AVOCATS
33
Pré requis humains : L’implication de la Direction Générale…
L’implication de la Direction Générale devrait être permanente :
– Lors du lancement du projet : note de lancement, photo avec l’équipe projet sur l’intranet,…
– En cours de projet, dans les moments difficiles et dans les moments clés (Cf cohérence et motivation des équipes,…),
– Lors des recettes, du basculement, pendant la montée en puissance,…
De façon générale, il est indispensable que l’équipe projet soit suffisamment solide pour traverser des périodes plus ou moins longues sans appui de la Direction…
Rechercher un/deux promoteur(s) du projet au sein de l’équipe de Direction,…
L’implication de la DG :
cela se gagne !!! (1)
(1) En obtenant des résultats concrets dans l’avancement du projet
PHR Consultants et ATM AVOCATS
34
Pré requis humains : Le profil du Chef de projet…
Profil de manager, Homme de terrain,
connaît bien les
processus opérationnels
Compétences informatiques
(hard et soft),
RH, juridiques,..
Forte expérience de
la mise en œuvre d’ERP
(plusieurs dizaines
de projets –AMOA-)
Des compétences…..qui nécessitent de constituer au minimum un binôme (2 pers. en interne + AMOA ou 1 pers. Interne et AMOA – (1))
(1) Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA)14
PHR Consultants et ATM AVOCATS
35
Pré requis humains : L’organisation de projet…
Des engagements…..vus sous les aspects techniques, humains et juridiques
Quel schéma retenir ??(Cf partie juridique)
Comité de pilotage
Equipe projet MOA
Equipe projet MOE
Sous-traitant 1 Sous-traitant 2
AMOA
Contrat
Contrat
PHR Consultants et ATM AVOCATS
36
Pré requis humains : Mise en cohérence des équipes et motivation…
Constitution des équipes : Utilisateurs clés, Groupe de motivation, Extension à l’ensemble des utilisateurs
Comment constituer chaque
groupe puis conduire le déploiement ???
PHR Consultants et ATM AVOCATS
37
Pré requis humains : Mise ne cohérence des équipes et motivation…
Choisir les bons acteurs…
Cartographie RH
5
4
Une bonne capacité d’adaptation,
de l’impulse…
36
2
61
8
3
56
4
2
9
8 7
Des leaders motivés…
10
PHR Consultants et ATM AVOCATS
38
Pré requis humains : Mise ne cohérence des équipes et motivation…
Choisir les bons acteurs…
Cartographie RH
Des managers,…..et
des fonctionnels associés…
Les jeux, Les messages cachés,…
Une gestion
des comportements…
PHR Consultants et ATM AVOCATS
39
Pré requis humains : Mise en cohérence des équipes et motivation…
Gérer la motivation…Quelques exemples
Mettre le tempo, Communiquer en interne sur les événements, Marquer les événements :
Primes, repas, séminaires,…
PHR Consultants et ATM AVOCATS
40
Pré requis humains : Mise ne cohérence des équipes et motivation…
… sans négliger la technique…
… dans le cadre des
pré requis juridiques…
La mise en cohérence des équipes et la motivation sont les
facteurs clés de la réussite….
PHR Consultants et ATM AVOCATS
41
Plan de la seconde partie : juridique : 1.« pré requis juridique : le contrat »
1. L’outil de gestion indispensable de votre projet : Un schéma contractuel clair
Nous examinerons les 3 schémas possibles
Et nous verrons lequel choisir : les avantages et les inconvénients
PHR Consultants et ATM AVOCATS
42
Plan de la seconde partie : juridique 2. La gestion des dérapages
2.1 Quelques constats et recommandations
2.2 Que faire et comment faire en cas de dérapage « réel » de votre projet ERP ?
PHR Consultants et ATM AVOCATS
43
RAPPEL DU PLAN : Seconde Partie : juridique
1. Le pré requis juridique : le contrat
2. Que faire en cas de dérapage de votre projet ERP ?
PHR Consultants et ATM AVOCATS
44
Un outil essentiel à la réussite du projet : le contrat
Il faut mettre toutes les chances de son côté pour éviter les dérapages
Pour cela, il faut des instruments de gestion du projet
Au premier chef, un schéma contractuel clair pour les différents acteurs
Qui permettra de déterminer facilement les responsabilités
PHR Consultants et ATM AVOCATS
45
1. Identification du schéma contractuel de votre projet ERP (1) : pourquoi ?
Intérêt : le contrat est la clef de voûte du système :
Que ce soit pour :– La prévention des dérapages,– Le remède quand ils surviennent,– La réparation s’ils ont causé un retard ou un
échec. C’est évident : il faut s’être déterminé dès
l’origine sur un schéma contractuel clair.
PHR Consultants et ATM AVOCATS
46
1. Identification du schéma contractuel (2) : un schéma clair, lequel ?
Avez- vous bien choisi les acteurs? Qui sont-ils ? Sont-ils à la bonne place? Éditeur, intégrateur, maître d’œuvre,
fournisseurs divers. Où est la cohérence ?
Elle doit s’inscrire dans un schéma clair
PHR Consultants et ATM AVOCATS
47
1. Identification du schéma contractuel (3): Quels contrats ?
un simple contrat de “licence”, avec l’éditeur de l’ERP ? :
Au centre du système : un contrat “d’intégration” de progiciel.
La question : qu’est-ce ?
PHR Consultants et ATM AVOCATS
48
1. Identification du schéma contractuel (4) : lequel des 3 ?
Il faut se positionner au regard des trois schémas suivants : Le contrat ERP : “clé en main” Un schéma “sans intégrateur” Un schéma avec un “intégrateur- maître d’œuvre ”
PHR Consultants et ATM AVOCATS
49
1. Identification du schéma contractuel (5) : Schéma A “clé en main” ?
Maître d’ouvrageMaître d’ouvrage
Entreprise généraleEntreprise générale
Sous Sous traitantstraitants
Editeur Hard-ware
Services
PHR Consultants et ATM AVOCATS
50
1. Schéma contractuel (6) : A -“clé en main” : ObservationsObservations
C’est le schéma que très souvent vous recherchez : “une seule tête”
Un seul contrat uniquement avec l’entreprise générale
On se rassure avec le mot “clé en main” Pourtant ce schéma ne convient pas
PHR Consultants et ATM AVOCATS
51
1. Schéma contractuel (7) : A -“clé en main” : non approprié Car ce n’est pas l’esprit Un projet informatique nécessite: votre
implication totale , l ’expression de vos besoins
Or, un contrat « clé en mains » revient à confier toute la latitude à l’entreprise générale
Le projet perd en visibilité
PHR Consultants et ATM AVOCATS
52
1. Schéma contractuel (8) : A -“clé en main” : non approprié
De plus, dans la pratique, c’est le client qui, de fait : Choisit l ’ERP (même si l’intégrateur préconise) Souhaite ne pas payer un « mark-up » sur le prix de
la licence Conclut le contrat et gère, dans le temps, la relation :
en direct avec l’éditeur
Conclusion : à rejeter
PHR Consultants et ATM AVOCATS
53
1. Schéma contractuel (9) Schéma B : Pas d’intégrateur : descriptif
Maître d’ouvrageMaître d’ouvrage
Editeur Hard-ware
Services divers
PHR Consultants et ATM AVOCATS
54
1. Schéma contractuel (10) : Schéma B : Pas d’intégrateur : variante
Maître d’ouvrageMaître d’ouvrage qualifié aussi de “maître d’œuvre”qualifié aussi de “maître d’œuvre”
L’Editeur Les fournisseurs
La SSII
Par :
PHR Consultants et ATM AVOCATS
55
1. Schéma contractuel (12) : Schéma B : Pas d’intégrateur : ce qui manque
Il manque : Un architecte ou « maître d’œuvre » Qui ne soit : ni le client, ni les « artisans » Qui conçoive et qui contrôle le projet indépendamment des fournisseurs:
– D ’ERP– De services– De hardware
PHR Consultants et ATM AVOCATS
56
1. Schéma contractuel (13) : Schéma B : Pas d’intégrateur : ce qui manque
C’est la situation où vous vous trouvez:
Quand vous ne contractez qu’avec l’éditeur de l’ERP et qu’il ne vous propose qu’un « contrat de licence »
Quand le prestataire de services ne prend pas un niveau d ’engagement suffisant.
PHR Consultants et ATM AVOCATS
57
1. Schéma contractuel (14) : Schéma C: avec un “intégrateur-maître d’œuvre”
Maître d’ouvrage
Intégrateur
ERP Hardware
Le schéma qui convient :
Prestataires
PHR Consultants et ATM AVOCATS
58
1. Le schéma C qui convient : avec un “intégrateur-maître d’œuvre” : Pourquoi ?
Car il y a un “architecte” Avec un fort niveau d’engagement : “maître
d’œuvre” Responsable de
– La conception– La réalisation– La bonne fin du projet
Qui supervise, coordonne, voire gère la relation avec les contractants du maître de l’ouvrage
PHR Consultants et ATM AVOCATS
59
RAPPEL DU PLAN de la partie juridique
1. Un outil : le contrat 2. Que faire en cas de dérapage de
votre projet ERP ? 2.1 Quelques constats et recommandations 2.2 Que faire et comment faire en cas de dérapage
« réel » de votre projet ERP ?
PHR Consultants et ATM AVOCATS
60
2.1. « Dérapages » : Quelques constats
a) Un décalage entre l’attente initiale et le réel
L ’ERP vous est présenté comme étant théoriquement un schéma et une organisation idéaux
Constat : il y a un décalage permanent et inhérent entre l ’attente et le réel
PHR Consultants et ATM AVOCATS
61
2.1. « Dérapages » : Quelques Constats
b) Les traumatismes de l ’ERP Un changement radical des « process »
dans l ’entreprise– Plus rien n ’est pareil : les méthodes, les
usages disparaissent ; même les tableaux de bord changent
L ’élimination programmée de ceux qui ne s ’adapteront pas
PHR Consultants et ATM AVOCATS
62
2.1 « Dérapages »,quelques constats
c) Des blocages psychologiques : craintes, suspicions, résistances
d) Une absence de visibilité : difficulté d ’appréhender l ’ampleur des changements et comment le projet sera vécu
PHR Consultants et ATM AVOCATS
63
2.1 « Dérapages »,quelques constats
e) L ’irruption des « développements spécifiques »
Certes il y a au départ l ’ERP « pur » : Le schéma standard : les fonctions préprogrammées de l ’ERP
Et pourtant :
– le projet va nécessiter une série d ’adaptations non prévues au départ
– pour garder certaines pratiques, faire certains compromis
PHR Consultants et ATM AVOCATS
64
2.1 « Dérapages »,quelques constats
(suite) L’irruption des « développements spécifiques » : conséquences
Une sortie de l ’épure du « tout spécifique » Une complexification Des coûts immédiats de production des
développements Des coûts parfois considérables pour les
futures migrations de versions de l ’ERP
PHR Consultants et ATM AVOCATS
65
2.1 « Dérapages »,quelques constats a. Distinguer les dérapages
Les dérapages inhérents aux ERP qu ’il faut tolérer:
Ces retards, ces révisions, ces retours en arrière, ces arrêts pour une réflexion stratégique sont inhérents
De même : les résistances, les conflits, les mises en doute
PHR Consultants et ATM AVOCATS
66
2.1 « Dérapages » : Recommandations pratiques
Organiser l ’accompagnement du changement
Veiller à une forte implication de la direction générale de l ’entreprise
Créer une réelle synergie entre la direction informatique et la direction générale
Mobiliser les équipes Sinon, ce sont les causes premières
d ’échec...
PHR Consultants et ATM AVOCATS
67
2.1 « Dérapages » : Recommandations pratiques
Mettre au jour les causes des résistances Oser le parler-vrai sur les conséquences :
changer les hommes Ne pas laisser les informaticiens « en
liberté » : garder le contrôle. Il vaut mieux interrompre ou retarder un projet,
quel que soit le coût, ou le préjudice d ’image, que de poursuivre sur de mauvaises bases, ou démarrer trop tôt
PHR Consultants et ATM AVOCATS
68
RAPPEL DU PLAN :
2.1 Quelques constats et recommandations
2.2 Que faire et comment faire en cas de dérapage « réel » de votre projet ERP ?
PHR Consultants et ATM AVOCATS
69
2.2 La gestion des dérapages
a) Les actions préalables «en interne »
b) Le rôle des assurances c) Les actions : La riposte graduée
– amiables – contentieuses
PHR Consultants et ATM AVOCATS
70
2.2 La gestion des dérapages A) Les actions préalables en interne
Analyse : faire les constats objectifs nécessaires en temps utile
Utiliser la « grille » qu ’est le schéma contractuel pour imputer les responsabilités
Se faire assister par un expert-tiers pour avoir un avis extérieur
Reprendre la direction du projet Obtenir un tableau clair des chefs de projet et
de la D.S.I
PHR Consultants et ATM AVOCATS
71
2.2 La gestion des dérapages b.Le rôle des assurances
Solliciter la coopération de votre assurance Les types d ’assurances susceptibles
d ’intervenir pour un utilisateur : Votre « assurance perte d ’exploitation » Votre « assurance recours » Votre éventuelle « multirisques informatiques » Votre éventuelle « assurance garantie bonne
fin de projet »
PHR Consultants et ATM AVOCATS
72
2.2 La gestion des dérapages b: Le rôle des assurances (suite)
L’assurance responsabilité civile L’assurance responsabilité civile professionnelle de votre prestataire est professionnelle de votre prestataire est capitale !capitale !
Le réflexe: exiger du prestataire, dès la passation du contrat, sa police d’assurance– insérer une clause à cet égard dans vos
contrats– s ’assurer que le plafond maximum de
responsabilité est suffisant
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2.2 La gestion des dérapages c: Les actions : la riposte graduée
1) Il s ’agit de construire une stratégie avec le concours:
De votre expert-conseil extérieur, qu ’en général votre assurance vous délègue et rémunère
À l ’aide de votre schéma contractuel Schéma revisité et validé par vos juristes
(internes ou externes) : pour voir les forces et les faiblesses de votre situation
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2.2 La gestion des dérapages c : Les actions : la riposte graduée
2) Les actions amiables directes envers l ’intégrateurl ’intégrateur quiqui est au centre du système, surtout si le schéma contractuel est bon– Il a le rôle de maître d ’oeuvre– Le contrat l ’oblige à déterminer l ’origine du
problème et à le résoudre Attention! : Si vous tuez l ’intégrateur : vous
mourez aussi...Il connaît bien votre entreprise : sans lui, tout risque d ’échouer complètement.
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2.2 La gestion des dérapages c : Les actions : la riposte graduée
3) Les solutions amiables avec l ’aide de tiers: Expert-amiable conciliateur Ou mieux : désignation d’un Expert judiciaire
en référé >on est encore dans un processus non
contentieux> mais qui peut devenir contraignant, si
on le poursuit
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2.2 La gestion des dérapages c: Les actions : la riposte graduée
4) Quand tout a échoué : le stade ultime : la procédure judiciaire :
Action en responsabilité de l’intégrateur et/ou résolution du contrat (choix stratégique)
Demande de dommages et intérêts à titre de provision, devant le juge des référés
Recours aux clauses du contrat :– clauses de résiliation/résolution
– pénalités/Obligation d’exécuter sous astreinte
– substitution de prestataire
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A savoir : le régime de Responsabilité A savoir : le régime de Responsabilité contractuelle de votre prestatairecontractuelle de votre prestataire
Les différents régimes de responsabilitéLes différents régimes de responsabilité responsabilité pour faute prouvée
• l’obligation du prestataire est une obligation de moyen: la charge de la preuve repose sur le client
responsabilité sans faute• l ’obligation du prestataire est une
obligation de résultat : la charge de la preuve repose sur le prestataire
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CONCLUSION des pré requis juridiquesCONCLUSION des pré requis juridiques
Tout se joue en aval: une Tout se joue en aval: une bonne négociation de votre bonne négociation de votre contrat E.R.P.contrat E.R.P.
En cas de dérapage : En cas de dérapage : Faire une analyse objec-Faire une analyse objec-
tive tive Optez pour une gestion Optez pour une gestion
graduée des ripostesgraduée des ripostes Ne négligez pas les moyens Ne négligez pas les moyens
amiablesamiables
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Pré requis techniques : Fixer un choix d’organisation et analyser les produits/process dans leur évolution.
Le contrat avec la Maîtrise d’oeuvre spécifie (suite et fin) :
• Au plan calendaire :• Les dates de réalisation de chacune des phases et les pénalités de retard associées,
• Au plan « engagement de performances » du maître d’oeuvre :• Les résultats attendus : temps de réponse,…
• Au plan financier :• Le montant forfaitaire de l’intégration pour chacune des composantes : Paramétrage, spécifiques, interfaces , reprises, formation, matériel et réseaux,…• Nota : la forfaitisation des spécifiques, interfaces et reprises est un point de passage obligé difficile à obtenir des intégrateurs.
Le budget initial (1) du projet est confirmé à l’issue de cette période avant passage à la période suivante
(1) Budget initial parfois établi dans le cadre d’un Schéma Directeur d’Intégration