Åben indsigt på www.syddjurs.dk

Rigsarkivets konference – 4. november 2015

Jon Badstue PedersenAfdelingslederDigitaliseringSyddjurs Kommunejbp@syddjurs.dk

Agenda

• Manuel publicering

• Åben indsigt• Åben indsigt på www.syddjurs.dk• Arkitektur• Regler og fleksibilitet• Særlige udfordringer

• Perspektiver

Manuel publicering

• Manuel publicering til syddjurs.dk/OS2web via Public Web Service (PWS)

• Sag(er) og dokument(er) kobles til en indholdsside i et CMS

• Eksempel: Biogasanlæg på syddjurs.dk

Tomt slide til eksempelvis billeder

Åben indsigt

• Et agilt samarbejde mellem Formpipe, Bellcom og Syddjurs Kommune

• Formpipe og Bellcom har været positive partnere i projektet ved at imødekomme ønsker og krav fra Syddjurs’ side og selv byde konstruktivt ind

• Hele løsningen er bygget med løst koblet arkitektur med klare snit mellem komponenterne

• En løsning der ikke påvirker eksisterende systemers performance

Åben indsigt på www.syddjurs.dk

Åben indsigt

Åben indsigt omfatter:

• Mere end 40.000 ejendoms- og emnesager

• Mere end 250.000 dokumenter

• Søgning i sagers og dokumenters metadata

Åben indsigt

ESDV (Elektronisk Sags- og DokumentValidering)

Acadre CM

Adlib Enterprise ServerFormpipe

Output manager

Syddjurs.dk

Asynkron PDF-rendering

Backup

Data og filer læses via PWS

Metadata på sager og dokumenter opdateres via PWS

Metadata på sager og dokumenter eksporteres til CMS

Filer hentes ”on demand” – kan være både originalfil, renderet fil og tekstfil

Firewall

76

54

32

1

Åben indsigt

Forklaring til topologi

1. Acadre -> ESDV. ESDH udstiller sine data via Public Web Services (PWS). Via PWS læser ESDV oplysninger om sager, dokumenter og sagsbehandlere

2. ESDV -> Acadre. Via ESDV har brugerne mulighed for at omjournalisere sager og dokumenter direkte i ESDH

3. Acadre -> Traen Publicering. Hver nat, efter der er taget backup af hele ESDH-databasen, kopieres denne backup i sin helhed til Traen Publicering serveren

4. Traen Publicering->Adlib. På Traen Publicering serveren kører et konverteringsjob, der holder øje med hvilke dokumenter der iflg. opsatte regler er publiceret. Når et dokument er publiceret, kopierer jobbet det binære dokument over på Adlib-serveren via en webservice (push), og anmoder om at dokumentet skal konverteres til pdf.

5. Adlib->Traen Publicering. Konverteringsjobbet spørger jævnligt Adlib serveren om status for pdf-konvertering, og når dokumentet er pdf-konverteret, hentes den pdf-konverterede udgave tilbage til Traen Publicering databasen (pull), og både original og pdf-version slettes fra Adlib serveren.

6. Traen Publicering->Syddjurs.dk. Når en sag eller et dokument skal publiceres til hjemmesiden, kalder Traen Publicering serveren en web service på syddjurs.dk. Publiceringen foregår altså via push fra Traen Publicering på internt net, gennem firewallen til syddjurs.dk i DMZ.

7. Syddjurs.dk -> Traen Publicering. Når en besøgende på hjemmesiden vælger at åbne et dokument i Åben Indsigt foregår det ved at en proxy på syddjurs.dk henter dokumentet fra via en fildownload webservice på Traen Publicering serveren. Som udgangspunkt vises altid den pdf-konverterede udgave, men proxyen har mulighed for at hente original version, pdf-version samt ocr-version (tekst fra et scannet dokument).

Åben indsigt

Regler og fleksibilitet - eksempler

• Regel i Formpipe Output Manager:• Ejendoms- og emnesager fra specifikke

afdelinger

• Renderings-regel:• TIFF-filer (billedformat) renderes ikke til prf

• Regler i OS2web/syddjurs.dk:• Syddjurs.dk ”bestemmer” selv hvilke regler fra

Traen Publicering der skal publiceres• Original-filer må godt vises• Msg-filer (mailformat) må ikke vises

Åben indsigt

Regler og fleksibilitet - fortsat

• Tre muligheder for ESDV (Elektronisk Sags- og DokumentValidering):

• ”Set på” og må derved publiceres• Er i karantæne• Er ikke ”set” endnu

• Kun sager og dokumenter der er håndteret af ESDV medtages i Traen Publicerings regler

Åben indsigt

Åben indsigt

Særlige udfordringer

• Håndtering af adressebeskyttede oplysninger

• Håndtering af mails der kommer fra/afsendes til Digital post

Borgernes brug

• Søgninger – vejnavn eller sagsnr.

• Links – logiske http://www.syddjurs.dk/sag/10/8191

• Statistik

Proaktiv brug

• Løbende afgørelser og tilladelser på forsiden

• Breve til borgere, partshøringer – pdf eksempel

• Visning af høringssvar• http://

www.syddjurs.dk/politik/budget-og-regnskab/hoeringssvar-budget-2016

• Visning af enkeltdokumenter fra ESDH• http://www.syddjurs.dk/politik/moedeplan

Reaktiv brug

• Aktindsigter - Vindmølle korrespondance

• Forespørgsler - eks med tegninger

Presseomtale og uventede hændelser

• Navngivning

• Søgning i google – undtages

• Fejl – vil ske – hav sikkerhedstjek og beredskab

• Presse aktindsigt– ekstrahering er fortsat manuelEks Søhusparken http://www.syddjurs.dk/sag/14/26792

• Presse klip – undvære indsigtsløsning

Perspektiver

• Understøtte manuel publicering på syddjurs.dk og Medarbejderportal

• Personalemapper på Borger.dk (hvor lønsedlerne jo allerede er)

• Borgersager på Borger.dk (projekt i gang)

Perspektiver

• Federeret og relateret søgning i indhold fra ESDH, CMS og Borger.dk (og meget mere) på syddjurs.dk

• Fritekstsøgning

• Postliste

• Ejendomssager fra forgængermyndigheder på syddjurs.dk

Hvordan kommer man i gang

• Foretag vurdering af eventuelle datarettelse, ændringer i registreringspraksis, oprettelse af autoprofiler eller anvendelse af ESDV som set i Syddjurs Kommune

• Begynd med et afgrænset sagsområde/funktionsområde, eks. Postliste eller ejendomssager

• Start fra dags dato og ikke med historiske data