Microsoft SharePoint Portal

Proje Takım PortalıProje Takım Portalı

Turgut Haspolat

TeamSite• Temel Öğeler (Đp Uçları)

• Doküman Yönetimi

• Đş Akışı

• Excel Verilerini Paylaşma

TeamSite

Temel Öğeler(Đp uçları)

• Açılan pencereden klasör oluşturmak istiyorsanız “Yeni Klasör”, Word belgesi oluşturmak istiyorsanız “Yeni Belge” linklerini tıklayınız.

• Sistem sizden klasör/belge adını girmenizi isteyecektir. Klasör/belge adını girdikten sonra “Tamam” butonunu tıkladığınızda TeamSite’da klasör/belge oluşturulmuş olacaktır.

• Yeni Klasör yada Belge oluşturmak için “Yeni” butonunu tıklayınız.

Yeni Klasör / Belge Oluşturma

• TeamSite’a dokümanlarınızı yüklemek için açılan pencereden “Belgeyi Karşıdan Yükle” linkini tıklayarak bir belgeyi bilgisayarınızdan sisteme yükleyebilirsiniz.

• Birden çok dosyayı aynı and

• a bilgisayarınızdan yüklemek istediğinizde “Birden Çok Dosyayı Karşıya Yükle” linkini tıklayınız.

• Dokümanlarınızı yüklemek için “Karşıdan Yükle” butonunu tıklayınız.

Doküman Yüklemek

• Đşaretçinizi dosyanın üzerine getirin, Gönder'i ve sonra da Bağlantıyı E-postayla Gönder'i tıklatın.

• Ekip kitaplığına eklediğiniz yeni PowerPoint sunusunu hemen birine haber vermeniz gerekiyor.

• Sununun bağlantısını içeren bir e-posta göndermek istiyorsunuz.

Belge kitaplığı dosyasının bağlantısını gönderme

• Đşaretçinizi dosyanın üzerine getirin ve Özellikleri Düzenle'yi tıklatın.

• Sonra dosyanın adını gerektiği gibi değiştirin

• Windows’da alışık olduğunuz dosya adını değiştirme işlemini belge kitaplığı için de yapabilirsiniz.

Belge kitaplığı dosyalarını yeniden adlandırma

• Eylemler menüsünde Windows Gezgini'nde Aç'ı tıklatın.

• Artık dosyaları ve klasörleri aynı bilgisayarınızda görmeye alıştığınız gibi görebilirsiniz.

• Ayrıca, dosyaları başka klasörlere taşımanız gerekirse, bunu yapacağınız yer de burasıdır.

• Dosyayı kitaplıktaki bir klasöre taşımak için Windows Gezgini'nin nasıl kullanılır.

Windows Gezgini'ni kullanma

• Açılan pencereden “Yeni Öğe” linkini tıklayınız.

• Oluşturacağınız yeni öğenin, ilgili alanları doldurmanız üzere bir pencere açılacaktır.

• Takviminize yeni öğe girmek istediğinizde “Yeni” butonunu tıklayınız.

Takvim

• Yeni görev eklemek içim “Yeni” butonunu tıklayınız.

• Açılan pencereden “Yeni Öğe” linkini tıkladıktan sonra sizden görev ataması ile ilgili alanları doldurmanız beklenecektir.

• Sizin veya ekibinizin tamamlaması gereken görevleri izlemek için Görevler listesini kullanabilirsiniz.

Görevler

• Eğer belge kitaplığındaki bir dosyayı salt okunur olarak açtıysanız.

• Dosya içinden de “kullanıma almayı”, “iade etmeyi”, “sürüm geçmişini görmeyi” ve “iş akış bilgilerini” takip etmeyi sağlayabilirsiniz.

• Microsoft Office Düğmesi'ni ve sonra da Sunucu'yu tıklayınız.

Programınızdaki belge kitaplığı komutları

• Belgenin konumunu bulabilmek için, Word, Excel ve PowerPoint 2007'ye Belge Konumukomutunu ekleyebilirsiniz.

• Bunu, her programın Seçenekler penceresinde eklersiniz. Bunu yaptığınızda, belgenin konumu sürekli pencerenin üst kısmında gösterilir.

• Belge Konumu kutusunu Word, Excel ve PowerPoint 2007 program penceresinin üst kısmına nasıl ekleriz.

Dosyanın konumu sürekli gösterilsin

TeamSite

Doküman Yönetimi

1. Dosyayı kullanıma alın. Bu noktada, dosya yalnızca sizin çalışmanıza ayrılır. 2. Düzenleyin ve kaydedin. Dosyanın adını kitaplıkta tıklatarak dosyayı düzenlersiniz. Dosya

açıldığında, üzerinde çalışmaya başlar ve her gerek duyduğunuzda kaydedersiniz. Bununla birlikte, siz kaydettiğinizde değişikliklerinizi henüz başkaları göremez.

3. Dosyayı iade edin. Dosyayı iade ettiğinizde, başkaları yaptığınız değişiklikleri görebilir ve dosyayı düzenleyebilir.

• Word 2007, Excel 2007 veya PowerPoint 2007'de kullanmak üzere dosyayı kullanıma alma işlemi.

Genel süreç

• Dosya adının üzerine gelerek aşağı okun gösterilmesini sağlayın. • Aşağı oku tıklatın ve görüntülenen menüde Kullanıma Al'ı tıklatın.

– Dosyanın simgesi, yeşil bir kare ve beyaz oktan oluşan kullanıma alma simgesine dönüşür.

• Ardından, dosyayı düzenlemek için dosya adını tıklatın ve sonra da Tamam'ı tıklatın.

• Dosyayı Word 2007, Excel 2007 veya PowerPoint 2007'de kullanmak üzere kullanıma almak için, işaretçinizi dosya adının üzerine getirir, gösterilen aşağı oku tıklatır ve sonra da Kullanıma Al'ı tıklatırsınız.

Dosyayı kullanıma alma ve iade etme

• Bu resimde gösterilen Yerel taslaklar klasörümü kullan onay kutusunu seçerseniz, dosya sizin bilgisayarınızda depolanır. Tam konumu hemen belirleyebiliriz.

• Bu onay kutusunu seçmezseniz, dosyayı kullanıma aldığınızda dosya sunucuda kalır.

• Her iki durumda da, dosya sizin kullanımınıza ayrılır ve siz iade edene kadar yaptığınız değişiklikler başkaları tarafından görülmez.

• Yerel taslaklarklasörümü kullan onaykutusu dosyanın hangikonumda olacağını belirler.

Dosyanın konumu

• Dosya için, yeşil bir kareyle beyaz oktan oluşan kullanıma alma simgesini görürler.

• Resimde, Contoso Pazarlama Stratejisi dosyasının kullanıma alındığını görebilirsiniz. Farenizi kullanıma alma simgesinin üzerinde bekletirseniz, dosyayı kimin kullanıma aldığını görebilirsiniz. Bu örnekte, dosyayı kullanıma alan Sibel Mersin'dir.

• Birisi dosyayı kullanıma aldığında, kullanıma alma simgesi görüntülenir.

• Dosyayı kimin kullanıma aldığını görmek için işaretçinizi simgenin üzerine getirin.

Dosya kullanımda iken diğer kişiler nasıl görür

• Dosya adının üzerine gelerek aşağı okun gösterilmesini sağlayın.

• Aşağı oku tıklatın ve görüntülenen menüde Kullanıma Almayı Đptal Et'i tıklatın.

• Kullanıma alma işlemini iptal edersiniz. Đşaretçinizi dosyanın üzerine getirip görüntülenen aşağı oku tıklatmanız ve sonra da Kullanıma Almayı Đptal Et'i tıklatmanız yeterlidir.

Kullanıma Almayı Đptal Et

• Karışıklık yaratmaktan kaçınmanın bir yolu, dosyayı düzenlemeden önce kullanıma almaişlevini kullanmaktır.

• Yapacağınız değişikliklerin 15 dakikadan uzun süreceğini düşünüyorsanız, bunu yapmalısınız.

• Dosyanın kilidini açmanın yolu, dosyayı kapatmaktır.

• Bu, unutulmaması gereken bir adımdır. Đşiniz bittiğinde dosyayı kapattığınızdan emin olun.

Dosyayı kapatarak kilitli kalmasını önleyin

• Farenizi dosyanın üzerine getirin, gösterilen aşağı oku tıklatın ve sonra da Sürüm Geçmişikomutunu tıklatın.

• Geçmişe ait bir sürüm tarihini tıklatın.

• Kitaplığınız sürümleri depolayacak şekilde ayarlandıysa, menüde Sürüm Geçmişi komutu gösterilir.

Sürümler

• Dosya için Sürüm Geçmişi'ni tıklattığınızda, her birinin sürüm numarası, sürüm tarihi ve saatiyle birlikte sürümlerin listesini görürsünüz.

• Ayrıca her sürümde dosyayı kimin değiştirdiğini de görebilirsiniz.

• Geçerli sürüm listenin en üstünde yer alır.

• Doküman üzerinden yapılan her bir değişiklikte yeni sürümleri oluştur.

Geçmiş nasıl görünür

• Dosyayı kitaplığa ilk eklediğinizde.

• Dosyayı düzenleyip, kaydedip, sonra da kapattığınızda.

• Dosyayı kullanıma alıp, düzenleyip, sonra da iade ettiğinizde.

• Bilmeniz gereken en önemli durumlar.

Sürümler ne zaman oluşturulur

• Çoğu durumda yok. Ama, sitede disk alanından tasarruf etmek amacıyla sınırlar konulabilir.

• Böyle bir sınıra ulaştığınızda, önce en eski taslaklar silinecektir. Çoğu durumda bu sorun yaratmaz. Süreç içinde belgeler giderek daha iyi olurlar, bu nedenle en eski sürümlerin değeri de azalır.

• Geçmiş ne kadar geriyegidebilir ?

Sürümlerin bir sınırı var mı ?

• Alt sürüm, üzerinde çalışmanın devam ettiği sürümdür; örneğin, eksik satış rakamları içeren bir sürüm olabilir.

• Ana sürüm, daha büyük bir gruba gösterilmeye hazır olan sürümdür; örneğin, son satış rakamlarını yazdığınız bir sürüm olabilir.

• Bazı kitaplıklar iki tür sürümü izleyecek şekilde ayarlanır: alt sürümler ve ana sürümler.

Ana ve alt sürümler

• Dosyanın geçerli sürümünü beğenmezseniz ve önceki bir sürümü geri yükleyip geçerli sürüm haline getirmek isterseniz, bunu yapabilirsiniz.

• Özellikle geçerli sürümde ciddi bir hata yaptığınız durumlarda bu kullanışlı bir özelliktir.

• Geri yüklemek istediğiniz sürümü seçin.

• “Geri Yükle” seçeneği ile geçerli sürüm haline getirebilirsiniz.

Dosya önceki bir sürüme nasıl geri yüklenir

TeamSite

Đş Akışı

• Dosyanın gözden geçirilmesine gereksinim duyan kişi olarak siz iş akışını başlatırsınız.

• Đlgili kişilere dosyayı gözden geçirme isteği otomatik olarak bildirilir.

• Unuturlarsa, onlara başka bir e-posta gönderilir. Herkes tamamladığında, bir web sayfasında iş akışı özetlenir ve bu sayfa katılanlarla ilgili bir kayıt işlevi görür.

• TeamSite belge kitaplığı bağlamında, iş akışı kişilerin dosyayı gözden geçirmesine yardımcı olan otomatikleştirilmiş bir süreçtir.

Đş akışı nedir ?

1) Herkesten dosyayı onaylamasını ister. Örneğin, bir sunu yapmadan önce şirketinizdeki etkili kişilerin bunu onaylayabilmesi için bu iş akışını çalıştırabilirsiniz.

2) Görüşleri toplar. Örneğin, yeni bir şirket ilkesi yazarken çeşitli bölümlerden kişilerin görüşlerini almak isteyebilirsiniz.

3) Kişilerden dijital imza toplar. Birisinin gider raporunu veya performans incelemesini imzalamasını istediğinizde bunu kullanabilirsiniz.

• TeamSite sitendeki belge kitaplığına bir dosya kaydettiğinizde, kullanabileceğiniz üç iş akışı sağlanır.

• Onay iş akışı,

• Görüş Toplama iş akışı,

• Đmza Toplama iş akışı.

Üç iş akışı

1) Görevde ondan dosyayı onaylaması istenir. Bunu yapmak için söz konusu kişi Onayladüğmesini tıklatır.

2) Ardından, bir sonraki kişi görevi alır. O kişi de Onayla düğmesini tıklatır.

3) Bu şekilde görev son kişiye de gönderilir. O kişi Onayla'yı tıklattığında iş akışı tamamlanır.

• Đlk onaylayana özel bir e-posta iletisi gönderilir. TeamSite sitenizde bu e-posta iletisi “görev” olarak adlandırılır çünkü ileti iş akışındaki kişi için bir "yapılacaklar" öğesi gibidir.

Onay iş akışı

• Görevlerin her birini, durumlarını ve sonucu görebilirsiniz. Ayrıca iş akışı tamamlandığında, iş akışını başlatan kişi olarak size bu bilgiler bir e-posta iletisinde de verilir.

• Saha sonra dosyanın onaylanıp onaylanmadığı konusunda bir sorun çıkarsa, bu sayfaya bakarak yanıt alınabilir.

• Đş akışı tamamlandığında, Đş Akışı Durumusayfasında iş akışı etkinliği özetlenir.

Đş Akışı Durumu sayfası

• Onayla'yı tıklatmadan önce kişiler dosyayla ilgili kısa açıklamalar da yazabilir.

• Bu açıklamalar, Đş Akışı Durumu sayfasının en altındaki Đş Akışı Geçmişi bölümünde gösterilir.

• Açıklamalar, Đş Akışı Durumu sayfasının en altında gösterilir.

Açıklamalar

• Dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, Attila'nın reddetmesine rağmen görevinin yine de Tamamlandı olarak gösterilmiş olmasıdır.

• Birisi dosyayı reddederse, dosyayı düzeltebilir ve herkesin onayını almak zorundaysanız bir kez daha onay almak için iş akışını yeniden başlatabilirsiniz.

• Birisi dosyayı reddettiğinde, görev yine de tamamlanır.

• Bu çizimde, 2. slaydın yanlış olduğunu düşündüğü için Attila'nın dosyayı reddettiğini görebilirsiniz.

Reddetme söz konusu olduğunda

• Bu iletilerin her birinin altında birer bağlantı bulunur ve bu bağlantı tıklatılarak Đş Akışı Durumu sayfasına ulaşılır.

• Đlk ileti alındığında bu bağlantı yararlı olur çünkü kimlerin görevi tamamladığını kimlerin henüz tamamlamadığını görebilirsiniz.

• Đş akışının ne zaman başlatıldığını belirten bir ileti alırsınız.

• Herkes görevlerini tamamladığında, iş akışının tamamlandığını belirten son bir ileti alırsınız; bu ileti dosyayı onaylayan veya reddeden kişilerin adlarını içerir.

Başlatanın iletileri

• Bu, iş akışını durdurur ve kişilere iş akışının iptal edildiğini haber veren bir bildirim gönderilir.

• Tamamlanmış olsun veya olmasın tüm görevler, bunların kaydını tutmak isteyebileceğiniz düşünülerek durum sayfasında bırakılır.

• Đş akışını iptal etmek için ĐşAkışı Durumu sayfasınagidin ve Bu iş akışınıiptal et'i tıklatın.

Nasıl iptal edilir

• Bununla birlikte, iş akışınızdaki kişiler Word 2007, Excel 2007 veya PowerPoint 2007'de bu düğmeyi görmüyorlarsa, Đleti Çubuğu'nu kapatmış olabilirler.

• Her zaman Görünüm sekmesini kullanarak Đleti Çubuğu'nu yeniden açabilirler.

• Bu görevi düzenledüğmesi iş akışı görevini tamamlamak için çok kullanışlıdır.

Đş akışı görevini tamamlamak

• Eğer belge kitaplığına bir doküman kopyalarsanız. Görüş Toplama Đş Akışı ile bunu sağlayabilirsiniz.

• Bu iş için e-posta eklentisi kullanmadan ilgili kişilere e-posta göndererek dosyanın aynı kopyasında tüm geri beslemeleri gösterir.

• Bir doküman için görüş almak zor olabilir.

Geri besleme nasıl alınır

• Edit Document : Dosya üzerinde değişiklik yapılmak isteniyorsa öncelikle bu buton tıklanmalıdır.

• Edit this task : Bu butona tıklandığında doküman hakkında kısa yorum yapabileceğiniz bir diyalog kutusu açılır. Đnceleyenler görevlerini tamamlayabilmeleri için bu butonu tıkladıktan sonra “Send feedback” butonunu tıklamalıdır.

• Görüş bildirilecek dosya açıldığında,

• Đki buton görünecektir.

Geri besleme vermek

• Bunu yapmak için “Review” sekmesinden “Track Changes” butonunu tıklayın.

• Daha sonra iş akışı işlemine başlamadan dokümanı kaydediniz.

• Eğer değişiklikler Word dokümanı içerisinde izlemek istiyorsanız.

• Geri besleme iş akışına başlamadan önce doküman içinden “Track Changes” set ediniz.

Başlamadan önce

• Amy “Dokümanı Düzenle” butonuna önce tıkladığında. Ve daha sonra Frank tıkladığında,

• Frank “Doküman kullanımda” mesajı alacak ve Amy dokümanı kapatana kadar herhangi bir düzenleme işlemi yapamayacaktır.

• Đki kişi aynı anda dokümanı düzenlemek isterse.

Dosya kullanımda mesajı

• Kapı kapı dolaşmaktansa Đmza Toplama Đş Akışını kullanabilirsiniz.

• Bu işlemi, aynı şekilde belge kütüphanesinde kayıtlı tek bir doküman üzerinde yapabilirsiniz.

• Đmza gerektiren dokümanlar çoğunlukta ise,

• Bir dokümana birden fazla imza (parafe) gerekiyorsa.

Đmza Toplama iş akışı

TeamSite

Excel Verilerini Paylaşma

• Tablo biçimlendirmesi ekleyerek verilerin görüntülenme şeklini değiştirdikten sonra, TeamSite sitenize verileri vermenize olanak sağlar.

• Excel veri satırlarına dönüşümlü gölgelendirme uygular ve sütunlara Otomatik Filtre okları ekler.

• Ad listesini TeamSite’avermek için, verileri verilmeye uygun duruma getirmelisiniz.

• Bunu yapmak için, verileri bir Excel tablosuna dönüştürünüz.

Tablo oluşturma

• En üst kısımdaki adres çubuğunda bulunan URL'yi bilmek istersiniz. "/default.aspx" bölümünden önceki öğeleri bilmeniz yeterli olur.

• Önemli : Tablonuzu vermek için, TeamSite sitenizde liste oluşturma izninizin olması gerekir.

• Tabloyu TeamSite sitenizeverebilmeniz için öncelikleTeamSite sitesinin Web adresine veya URL'sineihtiyacınız vardır.

TeamSite siteniz için Web adresi alma

• Bir tablo oluşturduğunuzda görüntülenen Tablo Araçları Tasarımı sekmesinde , Harici Tablo Verileri grubunda…

• …Ver öğesini…

• …ve sonra Tabloyu SharePoint Listesine Ver öğesini tıklatın.

• Şimdi tablonuzu TeamSitesitesine vermeye hazırsınız.

Tabloyu verme: Bölüm I

• TeamSite listesine yapılan değişikliklerle tabloyu güncelleştirebilmeyi isteyip istemediğinize karar verin. Güncelleştirmek isterseniz, Yeni SharePoint listesine salt okunur bağlantı oluştur onay kutusunu seçin.

• Đletişim kutusunda Đleri'yi tıklatarak , her sütundaki veri türlerinin düzgün bir şekilde tanındığını doğrulayın. Ardından Son'u tıklatın.

• TeamSite sitenizin URL adresini yazın veya yapıştırın.

• Liste için bir ad yazın.

• Listenin amacını belirten kısa bir açıklama yazın.

Tabloyu verme: Bölüm II

• Bu bağlantı TeamSite sitesinde Veri Sayfası görünümünü açar (bu görünüm elektronik tabloya benzer), herkesin listeye kendi bilgilerini eklemesi için hazırdır (ve bunun için Excel'i açmak gerekmez).

• TeamSite iletişim kutusunda listenizin bağlantısı görüntülenir.

• Tamam'ı tıklatarak iletişim kutusunu kapatabilir veya iletişim kutusundaki bağlantıyı tıklatarak listenize göz atabilirsiniz.

SharePoint sitesinde yeni listenizi görme

• Verileri yenilemek için, Tablo Araçları Tasarımı sekmesinin Dış Tablo Verileri grubunda Yenile'yi tıklatın. Excel'deki veriler yenilenir.

• Veriler yalnızca SharePoint listesinde düzenlenebilir ve Excel'de yenilenebilir, bunun tersi yapılamaz. Đsterseniz, değişiklikleri Excel'de yapabilir ve sonra tabloyu farklı bir ad kullanıp yeni bir SharePoint listesi olarak verebilirsiniz.

• Listeyi verirken salt okunur bağlantı onay kutusunu seçtiyseniz, tabloyu Excel'de yenileyebilir ve böylece düzeltmeleri Excel'de de görebilirsiniz.

Excel tablosu verilerini güncelleştirme