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CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS
FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. información y de consulta eficiente.
ESTADO DE LA ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
SOLUCIÓN A LOSSOLUCIÓN A LOSFONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTALCREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL
• Se realizará la concentración de la Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al totalidad de la documentación con miras al levantamiento de las Tablas de Retención levantamiento de las Tablas de Retención Documental.Documental.
LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS
LABORALESLABORALES
FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVOARCHIVO Unificar criterios sobre:Unificar criterios sobre:
Métodos de organización de los fondos Métodos de organización de los fondos documentales documentales Sistemas de codificación y clasificación Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria usados dentro de la Secretaria La creación de mecanismos de acción La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación que propenden a la conservación documental documental El mantenimiento y seguridad de los El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.fondos documentales.
Realizar el análisis de documentos, Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos procedencia, contenidos
y custodia.y custodia. Definir las unidades y el sistema de Definir las unidades y el sistema de
almacenamiento. almacenamiento. Creación y prestación de los Creación y prestación de los servicios del servicios del Archivo.Archivo. Establecer la normatividad y Establecer la normatividad y procesos de procesos de uso de la uso de la documentación en custodia.documentación en custodia.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
Rediseño de Servicios de Rediseño de Servicios de información.información. Creación de nuevos servicios:Creación de nuevos servicios:
Capacitación al personal de la Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la organización y control de la documentación que a diario documentación que a diario manejan.manejan.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVO...ARCHIVO...
Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La Elaboración de nuevos formatos La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.de usos dentro de la Secretaria.La selección de los tipos de papeles La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación a usar según la conservación documental.documental.La definición de la Información La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.contenida en los formatos y su uso.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La definición de la Información La definición de la Información contenida en contenida en los nuevos formatos los nuevos formatos y su uso.y su uso.La disposición final del documento.La disposición final del documento.La definición de uso, manejo y La definición de uso, manejo y cantidad de cantidad de copias generadas por copias generadas por documento.documento.El establecimiento de vigencias El establecimiento de vigencias
administrativas y valores administrativas y valores documentales.documentales.
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en
lalaAdministración:Administración:
Gestión y ControlGestión y Control
Para los Para los ciudadanosciudadanos
Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación
y la culturay la cultura
Qué es un ARCHIVO
Qué es un Archivo Público
Qué es Archivo Total
Qué es Gestión Documental
Qué es Soporte Documental
Qué es Documento Original
CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE DESDE
LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000
ARCHIVO
Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso
natural por una natural por una persona o entidad persona o entidad pública o privada, pública o privada,
en el transcurso en el transcurso de su gestión de su gestión
Conjunto de Conjunto de Documentos, Documentos,
sea cual fuere sea cual fuere su fecha, su fecha,
forma y forma y soporte soporte materialmaterial
ARCHIVOPUBLICO
Conjunto de documentos Conjunto de documentos pertenecientes a entidades pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de derivan de la prestación de
un Servicio Público por un Servicio Público por entidades privadasentidades privadas
ARCHIVO TOTAL
Concepto que hace Concepto que hace referencia al proceso referencia al proceso
integral de los documentos integral de los documentos en su Ciclo Vital.en su Ciclo Vital.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto actividades administrativas y Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la manejo y organización de la documentación producida y recibida documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y Conservación. facilitar su utilización y Conservación.
SOPORTE DOCUMENTAL
Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los Archivos existen los Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fílmicos, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y informáticos, orales y sonoros.sonoros.
Medios en los Medios en los cuales se cuales se contiene contiene
información, información, según los según los
materiales materiales empleados.empleados.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
Disponer de la Documentación
ORGANIZADA Con miras a la
RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRA-
TIVO
Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo
Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PROCEDENCIA
Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.
Los principios que rigen la organización de Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:los fondos documentales:
•ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el orden Es mantener el orden interno de cada fondo interno de cada fondo manteniendo la manteniendo la estructura que tuvo estructura que tuvo durante el servicio durante el servicio activo.activo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
HistóricoCultural
InvestigaciónCientífico
ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL
ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores Primario
s
Valores secundario
s
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
Definiciones del Valor Primario
Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.
Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.
Aspectos o Facetas del Valor Primario
AdministrativoAdministrativo
Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.
Todo doc. tiene un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.•De contratos.
LegalLegal
Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.
ContableContable
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR DE LAS TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO
Reglamento General de Archivos, Art. 19: Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.técnicos de los archivos.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de
Retención y Transferencia Documental.Retención y Transferencia Documental.
CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE
LOS DOCUMENTOS.
Hoja Nº_____de_____
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/NºNº DE
FOLIOSNOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
Nº de Orden CODIGO
FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACION
SOPORTE
FRECUENCIA DE
CONSULTA NOTAS
Unidad Administrativa: ___________________________Oficina Productora: ____________________________Objeto: ____________________________
Entidad Remitente: ____________________________Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA NT
NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS
República de ColombiaArchivo General de La Nación
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Elaborado por:_____________________________Cargo:____________________________________Firma:____________________________________Lugar:____________________Fecha___________
Entregado por_____________________________Cargo:___________________________________Firma:___________________________________Lugar:_________________Fecha_____________
Recibido por:_____________________________Cargo:___________________________________Firma___________________________________Lugar:____________________Fecha__________
SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN
Lo integran:Lo integran:•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)
CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES
•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).
SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN
QUE ESQUE ESEs el conjunto de Instituciones archivisticas Es el conjunto de Instituciones archivisticas
articuladas entre sí articuladas entre sí
CUALES SON SUS FUNCIONESCUALES SON SUS FUNCIONES
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN:SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO
LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:•NACIONALNACIONAL•DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL•DISTRITALDISTRITAL•METROPOLITANOMETROPOLITANO•MUNICIPALMUNICIPAL•LOCALLOCAL
•Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.•Archivos indígenas según la disposición de la Archivos indígenas según la disposición de la
LEY.LEY.
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVAARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVAARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIALARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROLARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOSARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOS
• Obligatoriedad de conformaciónObligatoriedad de conformación• Responsabilidad de la gestión documental.Responsabilidad de la gestión documental.• Garantía de espaciosGarantía de espacios• Control de los recursosControl de los recursos• Responsabilidad de los servidores públicosResponsabilidad de los servidores públicos
•SecretariosSecretarios•FuncionariosFuncionarios
• Capacitación para los funcionariosCapacitación para los funcionarios• Uso de nuevas tecnologíasUso de nuevas tecnologías• Validez documentalValidez documental• Custodia documental de entidades liquidadas.Custodia documental de entidades liquidadas.
ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOS
• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.
• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:
•MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES•PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS•EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES
CONTROL Y VIGILANCIA
• VISITAS DE INSPECCIÓNVISITAS DE INSPECCIÓN• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
NACIÓN.NACIÓN.• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES
TERRITORIALES.TERRITORIALES.
El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad de que todas las se expresa la necesidad de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme Nacional, organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de a lo dispuesto en la Ley General de Archivos.Archivos.
Con lo anterior en desarrollo del Programa Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública de Renovación de la Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la que viene adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia Función Pública, un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y que involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de los seguimiento de la conformación de los Archivos.Archivos.
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Acto administrativo de nombramiento o de Acto administrativo de nombramiento o de
contrato de trabajo.contrato de trabajo.•oficio de notificación del nombramiento o oficio de notificación del nombramiento o
contrato de trabajo.contrato de trabajo.•Oficio de aceptación del nombramiento.Oficio de aceptación del nombramiento.•Documento de identificación.Documento de identificación.•Hoja de vida (formato Unico de la Función Hoja de vida (formato Unico de la Función
Pública).Pública).
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Soportes documentales de estudiosSoportes documentales de estudios•Acta de PosesiónActa de Posesión•Pasado JudicialPasado Judicial•Certificado de Antecedentes DisciplinariosCertificado de Antecedentes Disciplinarios•Declaración de Bienes y RentasDeclaración de Bienes y Rentas•Certificado de Aptitud LaboralCertificado de Aptitud Laboral•AfiliacionesAfiliaciones•Evaluación del DesempeñoEvaluación del Desempeño•Actos AdministrativosActos Administrativos
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
• Establecimiento de Controles que Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la garanticen las la transparencia de la administración de las Historias Laborales y administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las actividades propias de la desarrollan las actividades propias de la gestión del talento humano.gestión del talento humano.
ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
• Los documentos ordenados atendiendo a la Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su producción.secuencia de su producción.
•Los documentos de cada HL deberán estar Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de conservación colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer que al revisar el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más documento sea el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.no tendrá mas de 200 folios.
UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN
UNIDAD DE ALISTAMIENTO
PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento
Identificación fondos Identificación fondos DocumentalesDocumentales
Estructura Orgánico-Estructura Orgánico-funcionalfuncional
Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales
FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL
Identificación de Temas o Identificación de Temas o AsuntosAsuntos
Valoración DocumentalValoración Documental SelecciónSelección InventarioInventario
Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA
Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS
• DEPOSITOS PARA DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO
• Independencia, funcional, orgánica Independencia, funcional, orgánica o de responsabilidades.o de responsabilidades.•FuncionalFuncional•Eficiente,eficaz y económico Eficiente,eficaz y económico •SeguroSeguro
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS
CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES• Lugar seco y clima medio. Alejado de Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.RELATIVA DE 50 A 60%.•Control de la luz solar. Evitar daños Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y envejecimiento.(por decoloración y envejecimiento.(LUZ LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS,
FLUORESCENTE FRÍAFLUORESCENTE FRÍA))•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS
• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES•DENTRO DE LA SECRETARIADENTRO DE LA SECRETARIA•ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)
•CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS
• MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.
SERVICIOSSERVICIOSCAPACITACIÓN CONSULTA
REPROGRAFIA
Consulta y Consulta y préstamo préstamo
del del Archivo Archivo
de de GestiónGestión
Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo
Almacenamiento,
Custodia y conservación
de la documentación Semi e Inactiva
Consulta de las
Bases de datos
Cus todia y cons ervac ión
de los Acervos Adminis trativos
en Archivo Inactivo
• GENERALIDADES DEL SERVICIOGENERALIDADES DEL SERVICIO•USUARIOSUSUARIOS•SOLICITUDESSOLICITUDES•CONTROLES DE PRESTAMOCONTROLES DE PRESTAMO
•OTROS MANEJOSOTROS MANEJOS•MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.DE EMERGENCIA.
SERVICIO DE PRESTAMO