prosigma Software Development GmbH

Digitaler Eingangsrechnungsworkflow und revisionssicheres Archiv für Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit voller Integration in SAP®

Dipl. Ing. Walter Sieberer Leonding, 31.10.2011

prosigma Software Development GmbH

Spezialist für Software-Entwicklung und –Vertrieb im Bereich Dokumentenmanagement, Workflow, Archivierung und Versicherungsanwendungen

Sitz in Leonding/OÖ, österr. Eigentümer

23 Mitarbeiter

Kernprodukt profiler für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung

Softwarelösung proagent für den Versicherungs-bereich (mit mehr als 500 Installationen Nr. 2 in Ö)

Reform-Werke

REFORM-WERKE Bauer & Co Gesellschaft m.b.H.

Spezialist in der Berglandtechnik, im Sämaschinenbau und in der Kommunaltechnik

Familienunternehmen in Wels mit Tochterunternehmen Agromont AG in der CH

Mitarbeiter: ca. 400

Exportanteil: 70 %wichtigste Exportländer: Schweiz, Italien,Frankreich, Deutschland, Niederlande,Skandinavien

DokumentenmanagementRevisionssichere Dokumentenablage für Dokumente hoher Qualität (Rechnungen, Kassenbelege, ...)+ erfüllt die Bestimmungen der entsprechenden Paragraphen in der

BAO, im UGB, im DSG und die des UStG+ auch für elektronisch signierte Rechnungen

Automatische UID-Prüfung und deren revisionssichere Ablage+ für Ausgangsrechnungen verschärft seit Juli 2011!!!!+ empfohlen mind. 1x jährlich für Lieferanten+ wird in profiler als Anhang zur Rechnung abgelegt

EIN Archiv für ALLE Dokumente!Keine unterschiedliche Behandlung von digitalen Rechnungen oder Papierbelegen

DokumentenmanagementDie Einlieferung in das Archiv erfolgt über unterschiedlichen Medien

Egal, ob Dokumente mit Papier, Email oder anderen elektronische Formaten eingeliefert werden: ab Posteingang gilt für gleiche Dokumenttypen derselbe Workflow! kein Mehrfachaufwand durch multiple Parallelprozesse

Integrierter Scan-Client mit OCR und Formularerkennung für PDF und TIFF-Formate für + automatische Felderkennung von Rechnungen+ Freitexterkennung mit Lösungen der Marktführer

Verarbeitung von beliebigen Dokumentenformaten

DokumentenmanagementUnterschiedlichste Suchmöglichkeiten+ Volltextsuche durch OCR-Verarbeitung aller Dokumente+ Suche nach Kategorien, Arbeitsvorräten, Akten, Hierarchien,

Stempel, …+ Schnellsuche mit Suchprofilen+ heuristische Suche

Versionierung mit Checkin / Checkout Funktionen

vollständige Protokollierung aller Veränderungen und Bearbeitungen in der Dokumenten-History

hochskalierbares Dokumentenmanagement+ Installationen mit bis zu 1 Mrd. Transaktionen / Jahr+ basiert auf modernster Softwaretechnologie

DokumentenmanagementBenutzung des Archives kann zeit- und ortsunabhängig erfolgen!+ Webinterface für Benutzer – keine Clientinstallation!+ iPad® und Android® apps

Microsoft® Office Add Ins / Email-, Office- und Fax-Integration

Integration in SAP®, Microsoft Dynamics AX/NAV® und andere ERP-Systeme

Mandantenfähigkeit mit Single-Sign-On Funktion

Doku-Funktion auf Dokumentebene und Notizen+ speziell für Protokollierung von Probleme zur Rechnung

Workflows mit digitalen Stempeln

Was ist heute Stand der Technik?Frühes Scannen oder Erhalt von elektronischen Rechnungen

automatische Workflowsteuerung, welche auf unterschiedlichste Art ausgelöst werden kann

automatische UID-Nummern-Prüfung und revisionssichere Ablage der Prüfprotokolle (auch von Signaturprüfungen)

modernste Workflows basierend auf BPMN 2.0 Standard

Offene Web-Service-Schnittstellen für Integration von Drittsystemen (ERP, CRM, Office, …)

Unabhängigkeit von Hardware, Betriebssystem und Datenbank! Unterstützung unterschiedlichster Systeme (MS-SQL® , ORACLE®, ...)

Single Instance Speicherung von Dokumenten (spez. Emails)

Verwendung auch als Software as a Service mit „pay per use“ und entsprechendem SLA

Nutzen von Frühem ScannenDokumente aller Art sind nur EINMAL hochsicher abgelegt und werden nur mehr in elektronischer Form durch Workflows den Bearbeitern mit Vorgangsbeschreibung angezeigt

Papierdokumente stehen damit digital zeitgleich und zielgerichtet zur Verfügung

simultaner Zugriff mehrerer Personen auf ein und dasselbe Dokument (z.B. parallele Freigabe und Buchungsvorerfassung)

direkte digitale Belegzuordnung ohne umständliche Barcodes, weil die Dokumente an der Unternehmensgrenze sofort digitalisiert und verknüpft werden

Rechnungsfreigabe transparent und nachvollziehbar

Mobilitätserweiterung ohne zusätzliche ERP-Lizenzen durch Zugriff mittels Webbrowser oder mobilem Endgerät

B2B-Anbindung für Teamwork mit Kunden und Lieferanten

Prozess-AblaufPapier-Dokumente werden gescannt- Stapelscan mit profiler eigenem Scan-Client und OCR-Modul- Anbindungen an Multifunktionsgeräte

Digitale Dokumente werden direkt eingelesen- einzeln oder automatisiert (z.B. Mailbox, FTP oder Fileshare)

Automatische Beschlagwortung von lesbaren Informationen- Datum, Kundenbezeichnung, Rechnungsnummer, Betrag, KST, …

Ergänzende manuelle Datenerfassung- wahlweise in profiler oder in SAP- Indexfelder für Dokumententypen sind flexibel erweiterbar

Start des automatisierten Workflows nach Posteingang

profiler steuert anhand der Dokumententypen die unterschiedlichen Workflows

Prüfung und Freigabe von Dokumenten erfolgt vollständig webbasiert

optionale Benachrichtigung per E-Mail

SAP IntegrationAlle Eingangsrechnungen mit Datum, Werten, Genehmigern, Zahlungskonditionen, etc. auf einen Blick!

Auswahl nach Rechnungen mit oder ohne Bestellbezug - automatisch wird auch die richtige SAP-Transaktion zum Verbuchen geöffnet (z.B. MIRO, MIR7, FB60, FV60, …)

Automatisches Durchbuchen durch Vorprüfung möglich

Massenbuchungsfunktion!

Transparente Workflow-Kontrolle im SAP-Cockpit erleichtert Kommunikation, warum der betreffende Genehmiger (noch) keine Aktion gesetzt hat (Freigabe, Ablehnung, Weiterleitung, etc.)

Rechnungs-Freigabe-Workflow auch ohne SAP-Lizenz zeit- und ortsunabhängig (reine WEB-Technologie – spez. für Management)

Cockpit auch für andere Belege wie Lieferscheine nutzbar

Unterstützung der SAP® Archivelink-Schnittstelle – direkte Ansicht der Belege aus SAP

SAP Beleg Cockpit – Einstieg

Auswählen der zu bearbeitenden Rechnungen

Rechnungenliste in SAP bearbeiten

Voreinstellungen erleichtern das Arbeiten

Buchen vom elektronischen Abbild

Vorerfassen – Massenbuchen - fertig!

Buchen abgeschlossen

Genehmigt mit Vermerk

Buchen ohne Bestellbezug

Ausgangsrechnungsarchiv

Weitere EinsatzmöglichkeitenBelegmanagement für ordnungsgemäße Belegarchivierung+ Marktführer in D stellt alle Kassenbelege online zur Verfügung

„Der digitale Steuerberater“

filetresor.com

Email-Archivierung

Liegezeitenüberwachung

Secure Data Room für M&A

Mobiler Bau- und Servicetechniker

…

Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Wir freuen uns über Ihren Besuch

bei uns im Ausstellerbereich für

eine Online Demo!