Ciclo Contable

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CICLO CONTABLE

Empresa de servicios

Administrador

Un empresa de servicio, no vende un producto físico, como finalidad de sus operaciones. En consecuencia, no posee un inventario o almacen de mercadería para la venta final y directa a sus clientes.Utiliza inventario de insumos.

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Introducción

Se presenta los siguientes temas: El proceso completo del ciclo contable :

1. La etapa de registro de la transacción2. La etapa de clasificación de la transacción3. La hoja de trabajo

1. La balanza de comprobación

4. Los 3 estados financieros básicos5. Los asientos de cierre de ciclo contable

3

Transacciones contables Desde el punto de vista contable, definimos

una transacción, como: La operación o evento económico que afecta a

una de las 5 cuentas básicas de la contabilidad

Se registran contablemente las operaciones identificadas como transacciones

Las transacciones se las registra en cuentas separadas o partidas individuales

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Catálogo de cuentas contables

Una lista de todas la cuentas que se utilizan en un negocio

asalcedo

Los grupos básicos de cuentas son 5: Activo, pasivo, capital, ingresos y gastos.

5

Catálogo de cuentas contables El catálogo o plan de cuentas es la

estructura del sistema contable El catálogo incluye una lista de todas la

cuentas que se utilizan en un negocio Cada una de las cuentas del catálogo se

identifica con:1. Un nombre específico y 2. Un número determinado

El primer dígito de la cuenta indica a que grupo básico de cuentas pertenece

asalcedo

Los grupos básicos de cuentas son 5: Activo, pasivo, capital, ingresos y gastos.

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Cuentas individuales del Balance General

ACTIVOS100 Efectivo101 Materiales110 Terrenos111 Edificios1… Mobiliario1.. Maquinaria1. Equipos CAPITAL

300 Capital social301 Utilidades retenidas

PASIVOS200 Cuentas por pagar a proveedores201 Salarios por pagar2.. Impuestos por pagar210 Documentos por pagar2.. Préstamos bancarios2. Bonos emitidos

Figura 3 - 1

asalcedo

Se muestran las subcuentas particulares de las cuentas de los varios tipos de activos, pasivos y capital. No se indican aquí, las cuentas de ingresos que tienen como primer dígito el numero 4 y las de gastos que tienen el dígito5.No se muestran, como debe ser, por falta de espacio, estas cuentas clasificadas de acuerdo a su liquidez, como se presentan en una figura anterior.

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Cuentas individuales del Estado de Resultados

Ingresos

400 Ingresos ordinarios401 Otros ingresos410 Ingresos extraordinarios411 xxxx4… xx

= UTILIDAD DEL PERIODO

- Gastos500 Sueldos 501 Salarios 5. Impuestos 510 Depreciaciones5.. Intereses de Préstamos 5. Gastos varios

Figura 3 - 1

asalcedo

Se muestran las subcuentas particulares de las cuentas de los varios tipos de Ingresos y Gastos.Se indican aquí, las cuentas de ingresos que tienen como primer dígito el numero 4 y las de gastos que tienen el dígito5.No se muestran todas las cuentas, como debe ser, por falta de espacio, estas cuentas clasificadas de acuerdo a su liquidez, como se presentan en una figura anterior.

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Manual contable

Describe en detalle las cuentas

asalcedo

Cada empresa debe poseer un manual contable adaptado a sus necesidades de registro.

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Manual contable El manual contable describe en detalle

todas la cuentas que se utilizan Para cada una de las cuentas, el manual

muestra:1. El nombre específico y 2. El número que la identifica3. La explicación del tipo de transacción que debe

registrarse en dicha cuenta

El manual contable es una necesidad en todo sistema de contabilidad

asalcedo

Cada empresa debe poseer un manual contable adaptado a sus necesidades de registro.

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La cuenta contable

Cada cuenta contable posee una sección diferente para anotar:

1. Los aumentos2. Las disminuciones y 3. El saldo, en ocasiones

Se muestra a continuación el esquema de una cuenta, en figura 3-2:

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La cuenta contable La cuenta mostrada que posee solo 2

columnas, se denomina cuenta “T”:

Cuenta: Nombre Número

DEBE(Lado izquierdo)

HABER(Lado derecho)

Sección de cargos

Sección de abonos

Figura 3 - 2

asalcedo

El lado izquierdo de toda cuenta se llama Debe(Cargos) y el derecho se denomina Haber(Abonos).El Debe = significa siempre lado izquierdo.El Haber = siginifica siempre lado derecho.Son nombres posicionales.La cuenta T para ser útil en un sistema de registro contable requiere mas columnas de datos.

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La cuenta efectivo La cuenta T mostrada se denomina

Efectivo:

Cuenta: Efectivo 100

DEBE(Lado izquierdo)

HABER(Lado derecho)

Sección de cargos

Sección de abonos

Figura 3 - 3

asalcedo

El formato de la cuenta T es un método sencilo y didáctico para mostrar la forma de aumentar y disminuir una cuenta.

13

La cuenta contable

La cuenta contable tiene una columna para el Debe y otra para el Haber

Las cuentas se modifican de la siguiente forma:

1. Las cuentas del Activo y Gastos aumentan del lado izquierdo o del Debe

2. Las cuentas del Pasivo, Capital e Ingresos aumentan del lado derecho o del Haber

Ver a continuación figura 3-4

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Forma de variación de las cuentas

La 5 cuentas básicas varían de la siguiente forma:

ACTIVOS

CAPITAL

PASIVOS

GASTOS

INGRESOS

DEBE HABER

Crece Disminuye + -

DEBE HABER

Disminuye Crece - +

DEBE HABER

Crece Disminuye + -

DEBE HABER

Disminuye Crece - +

DEBE HABER

Disminuye Crece - +

Figura 3 - 4

asalcedo

Las cuentas con bloques de igual color crecen del mismo lado.

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Partes de una cuenta contable

El tipo de cuenta que se emplea en la práctica tiene 6 partes o secciones:

1. El título o nombre de la cuenta2. El número de la cuenta3. La fecha, una primera columna4. El Debe o cargos, una segunda columna5. El Haber o abonos, una tercera columna 6. El saldo de la cuenta, una cuarta columna

Ver figura 3-5, p16

16

Saldo de la cuenta contable El saldo de una cuenta es la diferencia

entre las columnas del debe y el haber Para obtener el saldo se:

Suma separadamente los registros de la columna del debe y el haber

Anota en la parte inferior de cada columna el total de la suma de cada columna

Resta estos totales de cargos y abonos Denomina saldo a esta diferencia

El saldo es deudor o acreedor dependiendo cual valor de la suma es mayor

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Ejemplo de saldo de cuenta

EFECTIVO CUENTA NÚMERO: 100

FEHA DEBE HABER

2006

Enero 1 500.000

3 80.000

5 150.000 150.000

16 100.000

31 70.000

TOTAL 750.000 300.000

SALDO 450.000 Figura 3 - 5

asalcedo

El saldo puede ser deudor(Debe) o acreedor(Haber) dependiendo si la suma total de la columna Debe es mayor o menor, respectivamente.

asalcedo

El saldo de la cuenta efectivo está ubicado en el lado izquierdo, en consecuencia es deudor.

18

Saldos normales de una cuenta

El saldo normal de una cuenta está ubicado en el lado que se incrementa

El lado que se incrementa una cuenta puede ser el Debe o el Haber Las cuentas activo y gasto tienen como

saldo normal el Debe, son deudoras Las cuentas pasivo, capital e ingresos

tienen como saldo normal el Haber, son acreedoras

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Saldos normales de una cuenta

CLASIFICACIÓNDE CUENTAS

SALDO NORMAL Y LADO DE AUMENTO

LADO DE DISMINUCIÓN

DEBE HABER DEBE HABER

ACTIVO √ √

PASIVO √ √

CAPITAL √ √

INGRESOS √ √

GASTOS √ √

Figura 3 - 6

asalcedo

El lado de aumento o disminución de un tipo o clase de cuenta es permanente, no cambia.

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Instrumentos de registro contable

Elaboración de instrumentos contables:1. El Diario General2. El Mayor General

3. Balanza de Comprobación4. La Hoja de trabajo

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Instrumentos de registro contable

Mayor EstadosFinancierosDiario

BalanzaDe

Comprobación

¿Transa-cción ? Documen-

tación de soporte

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1. DIARIO GENERAL

Su elaboración

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1. El Diario General

El diario general o libro diario es: Un instrumento contable donde se

anotan de manera ordenada, numerada, todas las transacciones de una empresa, y

Un registro cronológico, día y hora, de todas las transacciones que se realizan en un negocio

asalcedo

Una transacción es toda operación y actividad que altera 2 o mas de las 5 cuentas básicas contables.

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Formato de un diario general

FECHA:

-AÑO - MES -DÍA

NúmeroDe

transacción

DETALLE:

1. NOMBRE DE LAS CUENTAS

INVOLUCRADASEN LA

TRANSACCIÓN

2. DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

REFERENCIAA :

NÚMERO DE LAS CUENTAS

INVOLUCRADASEN LA

TRANSACCIÓN

DEBE:

CARGOS AL

LADO IZQUIRDO DE LA

TRANSACIÓN

HABER:

ABONOS AL

LADO DERECHO DE LA

TRANSACIÓN

Figura 3 - 7

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DIARIO GENERAL Página Nº

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER

AÑO

DÍA

CUENTA DEUDORA

CUENTA ACREEDORA

SE DETALLA LA OPERACIÓN O ACTIVIDAD REALIZADA

#D.VALOR

DEUDOR

MES #A. VALOR

ACREEDOR

DÍA CUENTA DUEDO... #D.VALORDEUD..

Figura 3 - 8

Suma de cargos iguala a suma de abonos

Número de cuenta

Sangría

asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se anota al extremo izquierdo de la columna Detalle.El nombre de la cuenta acreedora se anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.Los números de la cuentas en la columna Referencia se anotan posteriormente, luego de copiar o pasar la transacción al libro Mayor General.Los valores de las siguientes transacciones se registran de manera similar en el Libro Diario.La anotación de la transacciones es ordenada cronológica y de doble partida, tanto en el Libro Diario y en el Libro Mayor.

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Registro de transacciones en Diario General

El registro de una transacción en el diario general es el primer paso del proceso contable Cada registro o asiento debe cumplir con

el sistema de partida doble Cada registro debe anotar o asentar por

lo menos un debe y un haber Cada registro debe anotar los valores de

cargos y abonos compensatorios o iguales

asalcedo

El registro de una transacción en el Diario General se denomina también asiento.En todo momento la suma de cargos y abonos del asiento o registro de una transaccion se compensan, tienen que ser iguales.

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Ejemplo de Registro de una transacción

La fecha actual es 1º de julio del 2006 Se realiza la siguiente transacción:

Los dueños decidieron invertir $10.000 en efectivo iniciar la empresa

Efectuaron un depósito en una cuenta de un banco local.

La cuenta registrada está a nombre de la nueva empresa

Se procede al registro en el Diario General

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Formato de un Diario General

DIARIO GENERAL Página 1


2006

1º

EFECTIVO/Cuenta corriente

CAPITAL SOCIAL

Inversión en efectivo para iniciar este nuevo negocio…

100 10.000

JULIO 300 10.000


Figura 3 - 9


Sangría

asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se la anota a la izquierda de la columna Detalle. El nombre de la cuenta acreedora se la anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.Efectivo es una subcuenta del ACTIVO que aumenta del lado izquierdo, lado del Debe.El Capital Social es una subcuenta del Capital Contable, que crece del lado derecho, lado del Haber.La columna Referencia se llena posteriormente, luego de pasar o copiar la transacción en el Mayor General.El registro de transacciones debe ser claro y preciso para permitir posteriores revisiones de cualquier persona con conocimientos contables básicos.El proceso de registro se repite para las siguientes transacciones.

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Registro compuesto de transacciones

El registro de una transacción puede tener mas de un cargo y un abono Cada registro debe anotar los valores

totales de cargos y abonos iguales Un registro con mas de un cargo o

abono se llama registro compuesto Ver ejemplo siguiente

asalcedo

En todo momento la suma de cargos y abonos de una transaccion se compensan, tienen que ser iguales.

30



La empresa compra muebles de oficina en $15.000 para la empresa La empresa realiza un pago en efectivo de

$5.000 y El saldo a crédito a ser pagado en 90 días

Se procede al registro en el Diario General

31




2006

4º

MOBILIARIO DE OFICINA

EFECTIVO

CUENTAS POR PAGAR

Compra de mobiliario de oficina en parte a crédito a 90 días

11. 15.000

JULIO 100 5.000

200 10.000


Figura 3 - 10


asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se la anota a la izquierda de la columna Detalle. El nombre de la cuenta acreedora se la anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.El mobiliario de oficina es una cuenta del Activo que crece en el lado izquierdo, con un cargo o registro en el Debe.Efectivo es una subcuenta del ACTIVO, que disminuye en el lado derecho, con crédito o anotación en el Haber.La Cuenta por pagar es una subcuenta del Pasivo que crece en el lado derecho, con crédito o asiento en el Haber.La columna Referencia se llena posteriormente, luego de registrar la transacción en el Mayor General.El registro de transacciones debe ser claro y preciso para permitir posteriores revisiones de cualquier persona con conocimientos contables básicos.El proceso de registro se repite para las siguientes transacciones.

32



La empresa arrienda un local comercial en $1.000 para uso de la empresa La empresa realiza un pago en efectivo de

$1.000 por el primer mes La mensualidad por arriendo es pagada al

inicio de cada mes Se procede al registro en el Diario General

33




2006

9º

Gasto pre pagado de arriendo oficina

EFECTIVO

Pago en efectivo de alquiler por 30 días de local comercial

15. 1.000

JULIO 100 1.000


Figura 3 - 11


asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se la anota a la izquierda de la columna Detalle. El nombre de la cuenta acreedora se la anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.El Gasto mensual de arriendo es una cuenta del Gasto que crece en el lado izquierdo, con un cargo o registro en el Debe.Efectivo es una subcuenta del ACTIVO, que disminuye en el lado derecho, con crédito o asiento en el Haber.La columna Referencia se llena posteriormente, luego de registrar la transacción en el Mayor General.El registro de transacciones debe ser claro y preciso para permitir posteriores revisiones de cualquier persona con conocimientos contables básicos.El proceso de registro se repite para las siguientes transacciones.

asalcedo

La cuenta de Gasto de Arriendo es una cuenta de Gasto Pagado por Adelantado, una de las cuentas del Activo, ver Referencia.

34

Procedimiento de análisis y asiento de transacciones

Para registrar las transacciones en el diario:

1. Defina las cuentas o partidas involucradas2. Clasifique dentro de las 5 clases a las cuentas

de la referencia3. Decida si las cuentas aumentan o disminuyen

con la transacción4. Determine si la cuentas requieren un cargo o

un abono5. Compruebe que la suma de los cargos iguala a

la suma de los abonos** Ver página 95, Tabla 3-4 del texto

35

Ejemplo de registro de transacciones

Se inicia el primer mes de operación de la empresa Real S.A.

Registrar o asentar las transacciones en el Diario General: Se inicia la preparación del Diario en la páginas

siguientes Se completa el Diario General con información

del archivo Word, Contabilidad Financiera C3, Ejemplos Resueltos P 73-75 Guajardo

Se resuelve en el archivo Excel, Contabilidad Financiera C3, ejemplos y problemas propuestos

Del texto de Horgren el Problema 3-28, p113

asalcedo

El periodo contable utilizado es un mes calendario.

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Ejemplo de registro de transacciones

Agosto 1 Los socios crearon la compañía, como una

sociedad anónima Aportaron $ 10.000 de su dinero, en un cuenta

corriente a nombre de la empresa

Agosto 2 La compañía arrienda una oficina

Se firma un contrato de arrendamiento por un valor de $ 450/Por mes, se paga el valor

……….

37




2006

1º

EFECTIVO/cuenta Corriente/Banco tal

CAPITAL SOCIAL Capital Pagado

Inversión en efectivo para iniciar este nuevo negocio…

100 10.000

JULIO 300 10.000

2º ALQUILER... 550 450

Figura 3 - 12

asalcedo

El nombre de la cuenta deudora se la anota a la izquierda de la columna Detalle. El nombre de la cuenta acreedora se la anota con una pequeña sangría en la columna Detalle.Efectivo es una subcuenta del ACTIVO, que se incrementa del lado izquierdo.El Capital Social es una subcuenta del Capital Contable, que se incrementa del lado derecho.La columna Referencia se llena posteriormente, luego de registrar la transacción en el libro Mayor General.El registro de transacciones debe ser claro y preciso para permitir posteriores revisiones de cualquier persona con conocimientos contables básicos.El proceso de registro se repite para las siguientes transacciones.

38

2. EL MAYOR GENERAL

Su elaboración en la práctica

39

2. El mayor General El libro Mayor General es:

Un archivo que contiene cada una de las cuentas contables individualizadas El Mayor contiene la cuentas individuales en orden

de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos Un archivo que contiene las partes de las

transacciones clasificadas por cuentas individuales Una clasificación por cuenta de las partes de una

transacción registrada previamente en el diario Una clasificación por cuenta de los cargos y abonos

de una transacción asentada anteriormente en el diario

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Formato de un Mayor General

FECHA:

-AÑO - MES -DÍA

DETALLE:

DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD

REFERENCIAA :

NÚMERO DE LA PÁGINA DEL DIARIO

GENERALO

NÚMERO CON QUE SE REGISTRÓ LA TRANSACCIÓN

DEBE:

CARGOS, AL

LADO IZQUIERDO

DE LA

CUENTA

HABER:

ABONOS, AL

LADO DERECHO

DE LA

CUENTA

Figura 3 - 13

SALDO:

RESULTADONETO DE LA

SUMA DE LOS

CARGOS Y ABONOS

CUENTA NÚMERO: NOMBRE DE LA CUENTA :

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Formato de un Mayor General

MAYOR GENERAL Nombre de la cuenta: Efectivo Cuenta número: 100

FECHA DETALLE REF. DEBE HABER SALDO

AÑO

DIA1

Por lo general no se anota losdetalles de la operación. Están anotados en el Diario general

D1.VALOR

DEUDOR SALDO1

MES

DÍA2

D2 VALORACREEDOR

Saldo2

DÍA3

D3 …… ……

Figura 3 - 14

asalcedo

Cada vez que se pasa un transacción al Mayor General se calcula el saldo en cada cuenta efectada.El número de transacción o de la página del Diario General en la columna Referencia se anota, al copiar o pasar la transacción al libro Mayor General.Los valores de las siguientes transacciones se registran de manera similar en el Mayor General.La anotación de la transacciones es ordenada cronológica y de doble partida, en el Libro Mayor.

42

Pase o copia al Mayor General El Mayor es la segunda etapa en el

ciclo contable, consiste en: Pasar o copiar la información del Diario

General al Mayor General La copia o pase se lo efectúa a las

cuentas individuales correspondientes Los pases al Mayor General se los realiza

diariamente, para mantenerlo al día En sistemas computarizados, pueden ser

simultáneos el registro en el diario y el pase al mayor

asalcedo

Se utliza indistintamente el término pasar, o copiar, o anotar, o asentar o registar en el Mayor General.

43

Procedimiento de pases al Mayor Los pasos para actualizar el Mayor General son:

1. Se copia o pasa la fecha y el valor del cargo en la cuenta correspondiente del Mayor

2. En la columna Referencia se anota o asienta:1. La página del Diario General de la que se copia o pasa la

información, o 2. El número consecutivo asignado a la transacción

3. Se copia o anota la fecha y el valor del abono en la cuenta correspondiente del Mayor1. En la columna Referencia se anota o asienta lo mismo que

el paso 2. anterior

4. Por lo general, la columna Detalles no se copia o transfiere al Mayor General

5. Los pases o asientos al Mayor General se los realiza diariamente, para mantenerlo actualizado

asalcedo

Se utliza indistintamente el término pasar, o copiar, o anotar, o asentar o registar en el Mayor General.

44

Procedimiento de pases al Mayor Luego de actualizar el Mayor General se:

6. En la columna Referencia del Diario General se anota el número de la cuenta del Mayor General en que se copió la información

7. Esta anotación en la columna Referencia se utiliza para mantener una relación cruzada entre el Diario y el Mayor General

Los pases al Mayor General se los realiza luego de cada registro en el Diario General, para mantenerlo actualizado

Para realizar los pases al Mayor de la empresa Real S.A. ver archivo Excel, Contabilidad Financiera C3, Ejemplos resueltos Guajardo

Administrador

Se utiliza indistintamente el término pasar, o copiar, o anotar, o asentar o registar en el Mayor General.

45

3. Balanza de Comprobación

Su proceso de elaboración para formato vertical

46

3. Elaboración de la Balanza de Comprobación inicial

Luego de “pasar” todas las transacciones al Mayor General:

1. Se determina el saldo actualizado de cada cuenta contable individual del mayor

2. Se hace una lista de todas las cuentas en el orden activo, pasivo, capital, ingresos y gastos.

3. Se anota los saldos respectivos en una columna para el debe y otra columna para el haber

4. Se comprueba que las sumas de saldos deudores y acreedores sean iguales

Ver Balanza de Comprobación en la siguiente figura 3-15

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COMPAÑÍA REAL S.A.Balanza de comprobación

Al 31 de agosto 2006

CUENTA DEBE HABER

EFECTIVO 9.250

CUENTAS POR COBRAR 800

HERRAMIENTAS 2.000

MOBILIARIO OFICINA 1.500

EQUIPODE OFICINA 1.000

CUENTAS POR PAGAR 3.450

CAPITAL SOCIAL 10.000

HONORARIOS POR SERVICIOS (Ingresos)

2.800

SUELDOS 450

ALQUILER 450

MATERIALES 750

TELÉFONO 50

TOTALES $ 16.250 $ 16.250

Figura 3 - 15

Administrador

El total de cada columna de la Balanza de Comprobación es igual al total de Activos mas los gastos del periodo; o a la suma de Pasivos mas capital Contable y mas los ingresos del peródo, que finaliza.

48

3. Análisis de la Balanza de Comprobación

Que las sumas de saldos deudores y acreedores de la Balanza sean iguales: Da cierta indicación que se ha realizado

correctamente el proceso contable No significa que todo esté correcto Pueden existir errores que se compensen Se pueden registrar transacciones en

cuentas equivocadas

asalcedo

Si las sumas de saldos de la Balanzade Comprobación no son iguales revisar los asientos del Diario General y los pases al Mayor General.Los errores múltiplos o submúltiplos de diez se deben a sumas equivocadas.Si la diferencia es divisible para 2, se ha pasado un cargo como abono, o al revés.Si la diferencia es divisible para 9, se ha cometido un error en la ubicación de un punto decimal en algún valor.Además, pueden darse valores mal copiados, o mal ubicados.Cada modificación debe ser comprobada.

49

4. La Hoja de Trabajo

Su elaboración

50

La Hoja de Trabajo

La Hoja de Trabajo se utiliza para:1. Resumir las transacciones contables al

final de cada ciclo contable2. Verificar la exactitud de los registros

contables del Diario y el Mayor3. Realizar los “Ajustes contables” de fin de

periodo contable4. Ordenar la información para la

elaboración de los estados financieros

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Elaboración de la Hoja de Trabajo

Las características de la Hoja de Trabajo son: Cubre un periodo contable igual al del

Estado de Resultados a elaborarse Se desarrolla en un formato de 10

columnas de valores Las 10 columnas forman 5 pares de

columnas deudoras y acreedoras El primer par de columnas es la Balanza

de Comprobación Inicial, antes descrita

52

Los 5 pares de columnas de la Hoja de Trabajo

Las 10 columnas de datos forman 5 pares de columnas deudoras y acreedoras:1. El primer par de columnas es la Balanza de

comprobación Inicial, antes descrita2. El segundo par de columnas es la destinada

para Ajustes de Fin de periodo3. El tercer par de columnas es la Balanza de

comprobación Ajustada, incluye los Ajustes4. El cuarto par de columnas es el Estado de

Resultados del periodo5. El quinto par de columnas es el Balance

General a la fecha de fin de periodo contable

Administrador

Los ajustes pueden ser Ingresos y Gastos, generalmente no incluye la cuenta Efectivo.

53

Los 5 pares de columnas de la Hoja de Trabajo

Las 10 columnas de datos forman 5 pares de columnas deudoras y acreedoras:1. Ver formato de la Hoja de Trabajo de 10

columnas en la página siguiente2. Ver formato en archivo Excel, Contabilidad

Financiera C3, Formatos de Diario y Mayor y Hoja de Trabajo

54

Los 6 pasos para elaborar la Hoja de Trabajo

Los 6 pasos para elaborar una Hoja de Trabajo son los siguientes:1. Ponga el encabezamiento adecuado y los

nombres de los 5 pares de columnas2. Anote los nombres de las cuentas y sus saldos

del Mayor en la Balanza de Comprobación inicial La cuentas se las lista en el orden Activo, Pasivo,

Capital, Ingresos y Gastos Esta información se la obtiene del Mayor General Sume la columna del Debe y la del Haber y

compruebe su igualdad

55


Continuación:3. Registre en las columnas Ajustes los cambios

necesarios para actualizar los saldos de las cuentas Los ajustes incluyen Gasto de Inventario, Gastos de

Depreciación de Activos del periodo, Gastos en Sueldos, Gastos en servicios, Ingresos devengados, todo lo que no se ha registrado aún

Los ajustes deben ser balanceados en cada transacción

4. Sume las cifras de las columnas de la Balanza de Comprobación inicial y la de Ajustes Anote línea a línea los resultados en la Balanza de

Comprobación Ajustada Sume las columnas del Debe y del Haber y compruebe

su igualdad

56


Continuación:5. Pase los valores de la Balanza de

Comprobación Ajustada a las columnas correspondientes del: Estado de Resultados

Pasar las cuentas de Ingresos y Gastos Balance General

Pasar las cuentas del Activo, Pasivo y Capital

Sume las columnas del Debe y del Haber del Estado de Resultados y el Balance General

57


Continuación: Sume las columnas del Debe y del Haber del

Estado de Resultados y el Balance General6. Calcule la Utilidad o Pérdida Neta del periodo

Reste los totales del Debe y el Haber del Estado de Resultados Si los Ingresos son mayores que los Gastos se

obtiene una Utilidad Neta La Utilidad Neta se suma al total del Debe del

Estado de Resultados y al total del Haber del Balance General

La suma de la Utilidad Neta, iguala entre si las columnas, del Estado de Resultados, como del Balance General

58


Continuación:6. Calcule la Utilidad o Pérdida Neta del periodo

Reste los totales del Debe y el Haber del Estado de Resultados Si los Ingresos son menores que los Gastos se

obtiene una Pérdida Neta La Pérdida Neta se suma al total del Haber del

Estado de Resultados y al total del Debe del Balance General

La suma de la Pérdida Neta iguala entre si las columnas, del Estado de Resultados, como del Balance General

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Resumen de los 6 pasos Resumen de los 6 pasos para elaborar la Hoja de

Trabajo:1. Anote el encabezamiento y los nombres de las 5

columnas2. Escriba el nombre de las cuentas y sus saldos del

mayor, Balance Inicial3. Registre los ajustes de fin de mes4. Sume fila a fila las columnas anteriores 1 y 2 con las

3 y 4 y anote el resultado en la Balanza Ajustada5. Pase los valores ajustados a las columnas Estado de

Resultados y al Balance General, donde corresponda6. Encuentre la diferencia entre los Ingresos y Gastos

Anote su valor en las 2 columnas de menor valor de las últimas 4, como Utilidad o como Pérdida Neta

asalcedo

Recuerde que todas estas anotaciones se registraron en la Hoja de Trabajo, y no en el Diario y el Mayor, lo cual se hará posteriormente.

60

Estados de Resultados

La Hoja de Trabajo terminada posee toda la información para elaborar: El Estado de Resultados El Balance General

Elabore estos 2 estados para el ejemplo anterior

61

Asientos de Ajuste

Luego de elaborar la Hoja de Trabajo completa se debe:

1. Realizar los asientos de los Ajustes en el Diario General

2. Pasar los asientos del Diario al Mayor General

62

Preparación para el próximo periodo

Asientos de cierre de las cuentas temporales

63

Asientos de Cierre

Luego de realizar:1. Los asientos de los Ajustes de fin de mes

en el Diario General 2. Los pases de estos asientos del Diario al

Mayor General

Se realiza los llamados Asientos de Cierre de cuentas transitorias Con la finalidad de cerrar las cuentas de

Ingresos, Gastos y Dividendos

64

Asientos de Cierre

Cerrar las cuentas transitorias significa:

Hacer cero los saldos de estas cuentas al final de cada periodo contable

Transferir sus saldos a una cuenta temporal de cierre

Esta cuenta temporal de cierre se llama de “Pérdidas y Ganancias”

La cuenta Pérdidas y Ganancias se cierra contra la cuenta Utilidades Retenidas

asalcedo

La cuenta Utilidades Retenidas es una cuenta permanente del Capital Contable.

asalcedo

La cuenta la de Perdidas y Ganancias es una cuenta transitoria de cierre, solo se utiliza al final de cada periodo contable. Solo se registra en ella los asientos de cierre de periodo, de Ingresos, Gastos y Dividendos.

asalcedo

Los Ingresos, Gastos y Dividendos se inician siempre con un saldo de cero en cada periodo y acumulan valores durante un periodo.

65

La cuenta Pérdidas y Ganancias La cuenta Pérdidas y Ganancias:

Es una cuenta temporal de cierre Solo se utiliza al final de cada periodo

contable Solo se registra los asientos de cierre de

cada una de las cuentas de Ingresos, Gastos

Tiene como saldo un valor igual a la cuenta Utilidad o Pérdida Neta del periodo

Se cierra contra la cuenta permanente Utilidades Retenidas del Capital Contable

asalcedo

El asiento de cierre de la cuenta Pérdidas y Ganancias incrementa o reduce la cuenta Utilidades Retenidas del Capital Contable.El cierre de la cuenta transitoria Dividendos se lo hace directamente a la cuenta Utilidades Retenidas. No se debe utilizar la cuenta Pérdidas y Ganancias para cerrar la cuenta Dividendos del periodo.

66

Cierre de las cuentas de Ingresos

Para cerrar las varias cuentas de Ingresos se hace: Un Débito igual a su saldo a cada una de las sub

cuentas de Ingresos Un solo Crédito igual a la suma de los Débitos

anteriores, a la cuenta de Pérdidas y Ganancias Se registra todo lo anterior en el Diario y se pasa

al Mayor General El saldo en el Mayor de todas las cuentas de

Ingreso debe ser cero

67

Cierre de las cuentas de Gastos Para cerrar las varias cuentas de Gastos se

hace: Un Crédito igual a su saldo a cada una de las

sub cuentas de Gastos Un solo Débito igual al total de los Créditos


al Mayor General El saldo en el Mayor de todas las cuentas de

Gastos debe ser

68

Cierre de la cuenta Pérdidas y Ganancias

Para cerrar la cuenta Pérdidas y Ganancias se hace: Un Débito igual a su saldo, si existe una

Utilidad neta en el periodo contable Un Crédito igual al saldo anterior a la

cuenta Utilidades Retenidas Se registra lo anterior en el Diario y se

pasa al Mayor General

69





al Mayor General El saldo en el Mayor de la cuenta de Pérdida y

Ganancia debe ser cero

70

Cierre de la cuenta Dividendos

Para cerrar las cuenta deudora Dividendos del periodo se hace: Un Crédito igual a su saldo a las cuenta

Dividendos Un Débito igual al Crédito anterior, a la

cuenta de Utilidades Retenidas Se registra lo anterior en el Diario y se

pasa al Mayor General

71





al Mayor General El saldo en el Mayor de la cuenta Dividendos

debe ser cero

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Recordar Los asientos de cierre de las cuentas temporales:

Se hacen al final de cada periodo contable Cada una de las cuentas de Ingresos y Gastos:

Se cierran contra la cuenta Pérdidas y Ganancias Las cuenta Pérdidas y Ganancias se cierra contra la

cuenta Utilidades Retenidas Las cuenta Dividendos se cierra contra la cuenta

Utilidades Retenidas Solo las cuentas del Balance General tienen saldo

diferentes a cero al terminar un periodo contable Las cuentas Ingresos, Gastos, Pérdida y Ganancias y

Dividendos y cualquier otra cuenta temporal: Tiene un saldo de cero luego del cierre del periodo

73

El Ciclo Contable completo Los pasos del Ciclo Contable completo son:

1. Analizar y registrar en el Diario las transacciones cada vez que ocurran

2. Pasar inmediatamente la información del Diario al Mayor

3. Preparar la Hoja de Trabajo de 10 columnas al fin de periodo

4. Elaborar el Estado de Resultados y el Balance General en base a la hoja de trabajo

5. Registrar en el Diario los asientos de Ajuste de fin de periodo y pasarlos al Mayor

6. Registrar en el Diario los asientos de Cierre de fin de periodo y pasarlos al Mayor

7. Preparar una Balanza de Comprobación del Mayor, después del cierre del periodo

74

Resumen

Resolver el problema 4-53 del texto Además, realizar los asientos de cierre

de fin de periodo

75

Gracias por su colaboración

FIN

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