Costscan Sas

ICT Alignment Scan

Guus van der Werf

Clinger Cohen Act

3

IN DE VERENIGDE STATEN IS DE ZOGENAAMDE

Clinger Cohen Act aangenomen, eenwet die het decisionmakers bij de overheid verplicht om bij IT-investeringen een portfoliobenadering te hanteren. Het grote voordeel daarvan is dat het de decisionmakers dwingt om niet alleen een kortetermijnoptiek te volgen, hetgeen verleidelijk en begrijpelijk is, maar ook een overall visie te ontwikkelen. Hier wordt gekeken of de IT-portfolio gebalanceerd is, wat betreft risico, technologie, terugverdienperiode, kapitaalbeslag, distributie, enzovoorts. De verwachting is dat dit zal ‘overwaaien’ naar Europa, maar er zijn nog weinig handvatten - noch in de VS, noch in Europa - om aan deze portfoliobenadering concreet vorm te geven.

Trendnota Arbeidszaken

11 april 2023 -Smart Application Scan © G. v.d. werf Versie 1.01

4

2.3 Investeren in meer productiviteit

Het Hoofdlijnenakkoord onderstreept het belang dat de publieke sector de

arbeidsproductiviteit aanzienlijk moet verhogen. De kosten van publieke diensten

nemen sterk toe. De productiviteitsstijging blijft in de dienstensector (en dus ook in

de publieke sector) achter bij die in de industriële sectoren. De loonontwikkeling in

beide typen sectoren is echter globaal gelijk. De Wet van Baumol, die dit verschijnsel

van hogere relatieve kostenstijging in de publieke sector ten opzichte van de

marktsector beschrijft, verstevigt het beeld dat innovatie noodzakelijk is om voor een

kostenreductie in de publieke sector te zorgen en de relatieve prijsstijging tot een

minimum te beperken. Zonder arbeidsproductiviteitsstijging zijn maatregelen zoals

verzwaring van de lastendruk, de invoering van een eigen bijdrage of het verkleinen

van het dienstenpakket onontkoombaar. Iedereen die werkzaam is in de publieke

dienst, zal zijn of haar werk zo kostenefficiënt mogelijk moeten uitvoeren, daarbij

tegemoetkomend aan de kwaliteitswensen van de burger. Tegelijkertijd zal de

publieke sector onnodige bureaucratie en nutteloze regels moeten afschaffen.

Bron: Trendnota Arbeidszaken

Overheid 2004

Arbeidsproductiviteit


5

De arbeidsproductiviteit is de verhouding tussen de totale productie en loonkosten van de werknemers om die productie te realiseren.

Kosten en Waarden


6

Revenue orPublic Value

WaardeWaarde

Operational Costs

KostenKosten

ITCosts

IT KostenIT Kosten

toegevoegde waarde gedeeld door de

loonkosten

http://www.discountdomainregistry.com/images/customers.jpg

Smart Application Services

7

ICT Alignment

ICT Alignment ScanOrganisatie Kosten

Waarde

ICT Alignment ScanOrganisatie Kosten

Waarde

SLA

CHEETAH

MARCH

CALCE

DAP ASL

BiSML

Helpdesk

ITIL

PRINCE2

Tooling

Verhoging Waarde

Verlaging Organisatie Kosten

Verlaging IT-Kosten

TCO Costscan IT-Kosten

Analyse B&O

TCO Costscan IT-Kosten

Analyse B&O

Total Cost of Ownership

8

Beheer en Onderhoud

IT-Kosten

Kostendragers

11

Kosten Uitvoering Regeling 1

Kosten Uitvoering Regeling …



IT-Organisatie

12

Front End

Back EndCentrale ServersCentrale Servers

Netwerk & Servers KA


MainframeMainframe InternetInternet

Ondersteuning BedrijfsprocessenOndersteuning Bedrijfsprocessen

WerplekAuto-

matisering

WerplekAuto-

matisering

Hoofdkostenplaatsen

13

Desktops

Laptops

Cad/CAM

Desktops

Laptops

Cad/CAM

Front EndFront End

Back EndBack EndCentrale ServersCentrale Servers




Applicaties primaire en secundaire processen:

Applicatie 1 t/m n


Applicatie 1 t/m n

Naar Hoofdkostenplaatsen

15

Binnen begroting

Hardware Software

PersoneelInhuur

Buiten begrotingApplicatie beheer

Kosten gebruikerszijde

Incidenteel

Gegevens beheer

Desktops

Laptops

Cad/CAM

Desktops

Laptops

Cad/CAM

Front EndFront End

Back EndBack EndCentrale ServersCentrale Servers





Applicatie 1 t/m n


Applicatie 1 t/m n

Naar Kostendragers

16

Desktops

Laptops

Cad/CAM

Desktops

Laptops

Cad/CAMFront EndFront End

Back EndBack End

Centrale ServersCentrale Servers



MainframeMainframe Internet

Internet


Applicatie 1 t/m n


Applicatie 1 t/m n


Kosten Uitvoering Regeling …



ICT Alignment Scan

18

Organisatiekosten

Publieke Waarde

ICT-Imperfecties

IT-Imperfecties

20

Klantperceptie

Vermogensbeslag

Informatiebehoefte

Veiligheidsniveau

Managementfocus

Schaalbaarheid

Beschikbaarheid

Inkoop

(Voorbeeld) Procesindeling

21

A fd e ling A fd e ling A fd e ling

O rg a n isa tie

Uitkeren

Mutaties / Informatie

Innen

Bezwaar Beroep

Informatievoorziening

Initiële toekenning

Klachten

Frontoffice

Gevolgen van “Imperfectie”

22

IT-ImperfectiesIT-Imperfecties

KlantperceptieKlantperceptie

VermogensbeslagVermogensbeslag

Informatiebehoeft

e

Informatiebehoeft

e

VeiligheidsniveauVeiligheidsniveau

ManagementfocusManagementfocus

SchaalbaarheidSchaalbaarheid

BeschikbaarheidBeschikbaarheid

InkoopInkoop

Uitkeren


Innen

Bezwaar Beroep

Informatievoorz.


Klachten

Frontoffice

ProcessenProcessenBeïnvloedenBeïnvloeden

Toerekenen Organisatiekosten

27

Uitkeren


Innen

Bezwaar Beroep

Informatievoorziening


Klachten

Frontoffice

Kla

ntp

erce

ptie

Kla

ntp

erce

ptie

Ve

rmo

ge

nsb

esla

gV

erm

og

en

sbe

slag

Info

rma

tieb

eh

oe

fteIn

form

atie

be

ho

efte

Ve

iligh

eid

snive

au

Ve

iligh

eid

snive

au

Ma

na

ge

me

ntfo

cus

Ma

na

ge

me

ntfo

cus

Sch

aa

lba

arh

eid

Sch

aa

lba

arh

eid

Be

schikb

aa

rhe

idB

esch

ikba

arh

eid

Inko

op

Inko

op

Pro

cesK

oste

nP

roce

sKo

sten

IT-Imperfectie

Pro

ce

s

Ko

sten

Org

an

isatieK

oste

n O

rga

nisatie

Toerekenen Opbrengst

28

Gemiddelde Bereikbaarheid

Gemiddelde Wachttijd

Gemiddelde Doorlooptijd

Aantal niet conform beschikking

Gemiddeld klachten

Gemiddelde Afhandeling buiten termijn

Gemiddelde bereik Doelgroep

Norm IT-impact WaardeAfwijking

Specifiek Meetbaar Acceptabel Resultaatgericht Tijdgebonden

29

Besparing FTE’sBesparing FTE’s3%

300.0003%

2%

7%

4%

5%

1%

4%

%

85.000

150.000

150.000

60.000

50.000

65.000

80.000

Opbrengst

Betere Gemiddelde Bereikbaarheid

Kortere Gemiddelde Wachttijd

Kortere Gemiddelde Doorlooptijd

Meer conform beschikking

Minder Gemiddeld klachten

Minder Gem. Afhandeling buiten termijn

Beter Gemiddelde bereik Doelgroep

Verhoging Publieke Waarde

IT-Outsourcing

ITIL

Inzet Cheetah

Tooling

100.000

75.000

50.000

25.000

Kosten

Services

Verlaging IT-kostenVerlaging IT-kosten25

%

30.000

% Besparing

Verlaging OrganisatieKosten

% Besparing

Verlaging IT-Kosten

Aanpak meten van ICT-Imperfecties

31

Leiderschap

Management van

medewerkers

Strategie en beleid

Middelen

ICT- imperfecties hebben…

Medewerkers

Maatschappij

Klanten en leveranciers

Organisatiegebieden Resultaatgebieden

Leren en verbeteren

Processen

impact op de resultaten van

uw processen te meten in termen

van:

Effectiviteit:

Klanten

Medewerkers

Leveranciers

Maatschappij

Efficiëntie:

Financiële ooresultaten

Resultaten

Ondersteunende processen

Post

Cursiste

nadm

inistratie

Kla

chten

Bestuursinform

atie

ICT

Finan

ciële administratie P

&O

Com

mu

nicatie

Inkoop

Con

trol

Op

leiden

cu

rsis

ten

Werve

n cu

rsisten

Afslu

iten c

on

tract

Exa

min

eren

& evalu

eren

Marketin

g

Primaire processen

Besturende processen

Cursiste

n en financierde

rs

Cursiste

n en financierde

rs

Imperfecties

Structureel

Incidenteel

Gewenste prestatie proces bij optimaal

werkend IS

Huidige prestatie proces a.g.v. ICT-

imperfecties IS

Kosten medewerkers

Kosten management

Effecten voor klant

Effecten andere processen

GAP (5 dagen)

Directe kosten

Gevolgkosten

Directe kosten

Gevolgkosten

Kosten medewerkers

Kosten management

Kosten middelen (‘reparatie’)

Gemiste opbrengsten

Claims

Kosten overig

Doorlooptijd = 30 dagen

Doorlooptijd = 35 dagen

Aantal incidenten en impact op proces

IS 5x uit de lucht gedurende 5 uur

Kosten middelen

Stap 1: Inventariseren en prioriteren organisatieprocessenStap 1: Inventariseren en prioriteren organisatieprocessen

Gemiddeld risicogebied

Hoogrisicogebied

Matigrisicogebied

Gemiddeldrisicogebied

Mat

e va

n im

per

fect

ieva

n h

et in

form

atie

syst

eem

Relatief belang bedrijfsproces voor organisatie

15

0

15

P1 IS1

P1 IS2 P2 IS2

P2 IS3

P3 IS4

Proces Belang

Weging 1 3 5 2 4

Score 1 0 1 0 1

Eindscore 1 0 5 0 0

Weging 1 2 4 3 5

Score 1 0 1 0 0

Eindscore 1 0 4 0 0

Weging 1 5 4 3 2

Score 1 1 1 1 0

Eindscore 1 5 4 3 0

Weging 3 1 2 5 4

Score 1 0 1 0 0

Eindscore 3 0 2 0 0

Weging 2 4 5 3 4

Score 1 0 0 0 0

Eindscore 2 0 0 0 0

IS 4

2

Proces 3 1

Totaal

Proces

10

IS 2

5

Proces 1 3

I1 I2 I3 I4 I5

Imperfectiegebied

Proces 2 5

IS 3

IS 2

IS 1

Informatiesysteem

13

5Stap 2: Bepalen impact ICT-Imperfecties op de processenStap 2: Bepalen impact ICT-Imperfecties op de processen

Stap 3: Kwantificeren kritieke ICT-imperfecties Bepalen oplossingsrichtingen

Stap 3: Kwantificeren kritieke ICT-imperfecties Bepalen oplossingsrichtingen

IES en INK


32

Leiderschap

Management van

medewerkers

Strategie en beleid

Middelen

ICT- imperfecties hebben…

Medewerkers

Maatschappij

Klanten en leveranciers

Organisatiegebieden Resultaatgebieden

Leren en verbeteren

Processen

impact op de resultaten van uw

processen te meten in termen

van:

Effectiviteit:

Klanten

Medewerkers

Leveranciers

Maatschappij

Efficiëntie:

Financiële ooresultaten

Resultaten

Doorlooptijd en Kosten


33

ICT Efficiency Scan• Doorlooptijd scan: ca. 1 maand

• Tijd medewerkers: 3 workshops van 1 dagdeel

• Prijs: 6.500 euro

• Pilot aanbieding: 2.500 euro

Contact

34

Guus van der Werf

M 06 5088 8280

E [email protected]

Voorbij de traditionele kostenbenadering

•Vragen?

35

IT Spend vs. Benefits(Strassmann)

36

Er is geen relatie

tussen aandeelwaarde

en ICT-uitgaven per medewerker.

KC: What Value?

37

Ondernemings-waarde

11.0 trillions

Aandeelwaarde$12.3 trillions

Financiele activa$0.5 trillions

Gebouwen bezittingen.$3.1 trillions

Kennis (goodwill/ patenten)

$7.4 trillions

Source: Strassmann Inc database of 5,763 US firms

Ongeveer ¾ van de aandeelwaarde is kenniskapitaal

De Traditionele boekhouding beschouwt maar ¼ van de

onderneming.

Recaptitulatie

38

Geen verband tussen ICT-investeringen en aandeelhouderswaarde

Traditionele kostenbenadering

• ICT kosten verlaging -> TCO Scan Goedkopere ICT

• Kostenverlaging organisatie -> IES Scan Goedkopere organisatie

• Opbrengstverhoging organisatie -> IES Scan Meer

opbrengsten

75% Van de waarde van de onderneming gaat over kenniskapitaal!!

Nu nog een aanpak die een verband legt tussen ICT-

investeringen en vergroting van het kenniskapitaal?

Travel

Costscan Sas