Técnicas y Herramientas de Organización

TÉCNICAS Y

HERRAMIENTAS DE

ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMAEl organigrama representa la estructura de una organización.Estructura significa:‘’Disposición u ordenación de los órganos que componen una

empresa’’

VENTAJAS• Simplifica la representación

mediante la utilización de símbolos.• Es una herramienta eficaz de

comunicación y análisis.• Permite identificar incoherencias y

errores de la organización del trabajo.• Es fácil de actualizar.• Es simple de interpretar.

UTILIDAD.• Informar a los miembros de la organización la posición del

cargo que ocupan y su relación con el resto de los órganos.• Informar a terceros acerca de la estructura formal de la

organización.

CLASIFICACIÓN DE

ORGANIGRAMAS

Los organigramas se pueden clasificar en tres grupos de acuerdo a su contenido, ámbito de aplicación, y presentación.

ESTRUCTURALES

FUNCIONALES

INTEGRACIÓN DE PUESTOS

POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

GENERALES

ESPECIFICOS

POR SU PRESENTACIÓN

VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

MIXTO

DE BLOQUE

CIRCULAR

ANALISIS DE PU

ESTO

ANÁLISIS DEL PUESTO

La organización requiere definir funciones puesto por puesto.Un puesto es la unidad básica de trabajo; los puestos requieren de una descripción de funciones generada mediante el método del análisis de puestos, por lo que el análisis y la descripción son dos herramientas.

METODO DE ANALISIS DE PUESTOSMETODO DE ANALISIS DE PUESTOS

El análisis de puesto es un cuestionario que sirve para obtener información sobre los componentes del puesto, desde el titulo del puesto, jefe inmediato, subordinados y funciones o actividades ; así como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente, tales como estudios o conocimientos necesarios, sexo, edad, experiencia, habilidades y perfil del puesto.

Esta determinado como un patrón o modelo en cuanto a sus rubros, pero se diseña según las características propias del puesto .

El método de análisis de puestos requiere de un cuestionario que recopile los siguientes datos:

a) Identificación del puesto. Contiene los aspectos generales, como: título del puesto, de quien depende, departamento del que depende, contactos y posición del puesto en el organigrama.b) Descripción genérica. Consiste en una definición breve y precisa de las actividades del puesto, considerando como un todo.c) Descripción específica. Consiste en exposición detallada de las actividades que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado.d) Requerimiento del puesto. Enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto.e) Perfil del puesto. Especifica las características necesarias que una persona debe tener para desempeñar el puesto óptimamente, como: edad, sexo, estado civil, rasgos físicos y psicológicos deseables

DESCRIPCIÓN DEL PUESTODESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Es una técnica en la que se reclasifican pormenorizadamente las labores que desempeñan en una unidad de trabajo especifica, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeñe. Los objetivos primordiales de esta técnica son:

•Mejorar los sistemas de trabajo•Delimitar funciones y responsabilidades•Fundamentar programas de entrenamiento•Mejorar la selección del personal•Conocer las aptitudes del trabajador para que haga bien las cosas.

MANUALES DE LA

ORGANIZACION

MANUALES DE ORGANIZACIÓN. Podría desarrollarse en base a procedimientos especialmente diseñados para ello y que incluyan principalmente los procedimientos para elaborar y actualizar organigramas y para elaborar y actualizar descripciones de puestos

IMPORTANCIAPresenta una vision de conjunto de la organización.Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal.Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos

en la ejecución del trabajo.Facilita el reclutamiento y selección de personal.orienta al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a

las distintas unidades orgánicas. Propicia el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales.

El manual de organización , su elaboración puede llevarse a cabo de forma consensuada de los ámbitos tanto interno como externo de la empresa u organización:Internamente define y clarifica que se desea hacer en relativo a la calidad, quien hace, que hace, en coordinación con que o con quienes, con que recursos.Externamente, da a conocer la forma en que la empresa obtiene la calidad que define en sus objetivos , posibilitando establecer relaciones con los usuarios que demanden conocer el manual

TIPOS DE MANUALES

TIPOS Y

REQUER

IMIEN

TOS

• Tiene como propósito describir los procesos de la empresa. • Las rutinas de trabajo deben ser agrupadas de tal manera

que faciliten las consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades en vigor.

• El manual debe presentar una descripción detallada de las rutinas de trabajo, acompañada de los respectivos gráficos que faciliten su percepción y retención, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el diligenciamiento.

CARACTERÍSTICAS

• Satisfacer las necesidades reales de la empresa;• Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservación;• Facilitarla localización de las orientaciones y disposiciones

especificas;• Diagramación que corresponda a su verdadera necesidad;• Redacción simple corta y comprensible;• Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios;• Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones;• Tener un proceso continuo de revisión y actualización;• Facilitar a través del diseño, su uso, conversación y actualización; y• Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de

la empresa.

DE ORGANIZACIÓN

Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos.

DE POLÍT

ICAS

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.

DE PROCEDIMIENTO

S

Contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

DE BIENVENIDA

Estos aspectos se complementan a menudo mediante un manual de bienvenida. En éste se describen las políticas de la compañía, normas, prestaciones y otros temas relacionados.

 A continuación se muestran los temas comúnmente cubiertos en

los programas de inducción de nuevos empleados.   TEMAS DE LA ORGANIZAIÓN GLOBAL  PRESTACIONES Y SERVICIOS AL PERSONAL PRESENTACIONES FUNCIONES Y DEBERES ESPECÍFICOS

DIAGRAMAS DE

PROCESOS

DIAGRAMA DE PROCESOS

Este diagrama se define como ‘’la representación grafica de los hechos o información relativa a los mismos y que suceden durante una serie de acciones u operaciones’’

SIMBOLOGÍASLos símbolos son útiles por cuanto permiten distinguir de una

simple ojeada , las actividades productivas y las improductivas. Así , concentraremos nuestro interés en eliminar en lo posible lo improductivo y en simplificar ,si cabe, lo productivo

SÍMBOLOS Y DEFINICIONES OPERACIÓN Ocurre cuando se da o recibe información, o cuando se hace un planteamiento o un calculo INSPECCION una inspección ocurre cuando un objeto es examinado para identificación, verificando su calidad. TRANSPORTE Un transporte ocurre cuando se mueve un objeto de un lugar a otro, excepto cuando dicho movimiento sea ejecutado por el empleado en su lugar de trabajo durante una operación.

DEMORA O RETRASO Un retraso ocurre a un objeto cuando condiciones ajenas a las inherentes al proceso no permiten o no requieren la ejecución inmediata de la siguiente acción planeada.

ALMACENAJE un almacenaje ocurre cuando un objeto es guardado y protegido contra un traslado no autorizado

DIAGRAMAS DE FLUJO

DIAGRAMAS DE FLUJODIAGRAMAS DE FLUJO

Son conocidas también, como gráficas de flujo. Éstas se pueden definir como la representación simbólica y grafica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.Facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento . Para esta comprensión será necesario seguir símbolos convencionales para tener un significado preciso y convenir en ciertas reglas en cuanto a su aplicación.

SIMBOLOGIA DE PROCEDIMIENTOSSIMBOLOGIA DE PROCEDIMIENTOS

Inicio/Fin Inicio o fin de flujo

Operación Cada actividad relativa a un procedimiento

Operación manual Realización de una operación en forma manual

Documento Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Documentos y copia Representa un documento y sus respectivas copias manejadas dentro de un departamento. Conectores Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otras partes del mismo.

Decisión Punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más operaciones.

Datos Elementos que alimentan y se generan en el procedimiento.

Archivo Representa un archivo común y corriente de oficina.

TIEMPO

S Y MOVIMIENTO

S

CONCEPTOAnálisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo.

REQUERIMIENTOS• Para obtener un estándar es necesario que el operario domine a la

perfección la técnica de la labor que se va a estudiar.

• El método a estudiar debe haberse estandarizadoEl empleado debe saber que está siendo evaluado, así como su supervisor y los representantes del sindicato

• El analista debe estar capacitado y debe contar con todas las herramientas necesarias para realizar la evaluación

• El equipamiento del analista debe comprender al menos un cronómetro, una planilla o formato preimpreso y una calculadora. Elementos complementarios que permiten un mejor análisis son la filmadora, la grabadora y en lo posible un cronómetro electrónico y una computadora personal .

• La actitud del trabajador y del analista debe ser tranquila y el segundo no deberá ejercer presiones sobre el primero.