Time management/ tipy pre efektívnejšiu prácu a plánovanie

23 tipov pre time management

Juraj Sasko

1. Google Calendar

Google Calendar je základ plánovania, ak máte smartphone, prepojte si ho s Google účtom

2. Plánovanie všetkých úloh

• V Google Calendar musíte mať úplne všetky úlohy ktoré trvajú aspoň 15/30 minút

• Aj osobné úlohy, voľný čas či cestovanie

3. Fixné naplánovanie opakujúcich sa úloh

Ak sa Vám opakujú niektoré úlohy, dajte si ich fixne do kalendára ako opakujúce sa:• Meetingy

• Reporting

• Aktivity

• Posilka

• Nákup

4. Farebné rozlíšenie úloh

Rozlišujte si úlohy v kalendári farebne:

• Stretnutia

• Presun

• Klienti

• Voľnočasové aktivity

5. Gmail a task manager

Každý email, ktorý treba vybaviť na viac ako 5 min., treba dať okamžite do kalendára alebo do task managera

6. Multitasking NIE

Vždy si naraz plánujte len jednu úlohu, multitasking a menšie úlohy nechajte na blog určený pre emaily a administratívu

7. Maximálne naplánovať 6 hodín/deň

• Nikdy si na deň neplánujte viac ako 6 hodín taskov

• Určite príde niečo, čo treba riešiť okamžite a ak nie, jednoducho presuniete úlohu z ďalšieho dňa na ten dnešný

8. Každý deň emaily a administratíva

Dajte si do kalendára emaily a administratívu na každý deň

9. Kontrola emailov 3x za deň

Neotvárajte emailového klienta viac ako 3x za deň.

10. Rýchla odpoveď emailom

Neoficiálna (interná) komunikácia:

• Áno, nie, OK

Oficiálna komunikácia:

• Emailové šablóny

11. Jednoduché úlohy najprv

Plánujte si jednoduchšie a kratšie úlohy (do 30-60 min) najprv

12. Plánovať aj extra čas

• Presuny

• Doprava

• Obed

• Prestávka

13. Po meetingu prídu tasky

Treba myslieť na to, že po takmer každom meetingu budú nasledovať nejaké úlohy:

• Odpoveď a sumarizácia

• Príprava ponuky alebo špecifikácie

• Vypracovanie dokumentu

14. Čas bez telefónu, emailov a ľudí

Treba si v kalendári vyčleniť čas na čistú prácu:

• Vypnúť zvonenie na telefóne

• Zatvoriť emaily a sociálne siete

• Ísť do zasadačky alebo ukázať tabuľku „nevyrušovať“

15. Denné a týždenné ciele

Každý deň/týždeň je potrebné určiť si ciele s konkrétnymi výstupmi, ktoré je potrebné dokončiť

16. Delegovanie

Ak existuje niekto, kto vie vašu úlohu spraviť aspoň na 80% a je voľný, delegujte úlohu

17. Deadline úplne pre všetko

Nemôže existovať úloha, ktorá nemá svoj deadline!!

18. Reminders

Nastavte si pri každom tasku v Google Calendar reminder cez email alebo sms

19. Empty Inbox

Pri každom vyhradenom čase na emaily sa musíte dopracovať k prázdnemu inboxu:

• Na jednoduché emaily odpovedám rýchlo

• Zo zložitejších emailov si robíme tasky

20. Naučte sa hovoriť NIE

Na nezmyselné, nepotenciálne, neproduktívne alebo nekoncepčné úlohy/návrhy treba povedať NIE

21. Stopovanie času

Pre pravideľné a často opakujúce sa úlohy si na začiatku stopujte čas pre lepšie plánovanie do budúcnosti

22. Rozdelenie väčších úloh

Ak máte väčšiu úlohu/ projekt, rozdelte ho na menšie tasky

23. Spoločné plánovanie

• Podobné tasky si plánujte hneď po sebe (zadávanie nových projekov a pod.)

• Snažte sa koncentrovať viac stretnutí v rovnaký čas a na rovnakom mieste (ušetríte čas na cestovaní)

ĎAKUJEM

JURAJ SASKOSASKO@VISIBILITY.SK