Ihr elektronischer Aktenschrank

Schulung für Microsoft® Office Outlook®  2007Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Ingrid von Koslowski stellt vor:

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Kursinhalt

• Übersicht: Ihr elektronischer Aktenschrank

• Lektion: Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern

Die Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Übersicht: Ihr elektronischer Aktenschrank

Eine Persönliche Ordner-Datei kann mit einem Aktenschrank verglichen werden.

Wie das? Es handelt sich um einen Ort, an dem Sie Ihre Nachrichten speichern, um sie später problemlos abrufen zu können.

In diesem Kurs lernen Sie, wie Sie eine Persönliche Ordner-Datei erstellen, in der Sie E-Mail-Nachrichten auf dem eigenen Computer speichern können.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Lernziele für den Kurs

• Erstellen eines Persönlichen Ordners, in den Sie Ihre E-Mail-Nachrichten vom Server auf den eigenen Computer verschieben können

• Erstellen von Unterordnern in der Persönlichen Ordner-Datei zum Zwecke einer besseren Organisation

• Exportieren von Nachrichten in eine Persönliche Ordner-Datei zum Erstellen von Sicherungskopien der Nachrichten

Lektion

Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern

Eine Persönliche Ordner-Datei befindet sich auf Ihrem Computer.

Wie gesagt, ähnelt sie einem privaten Aktenschrank.

Mit Persönliche Ordner können Sie die Datei, den Hauptordner und beliebige Unterordner selbst erstellen.

Wenn Sie den Hauptordner für Persönliche Ordner und beliebige Unterordner erstellt haben, können Sie Nachrichten mit verschiedenen Methoden in die Datei verschieben. Wie, das erfahren Sie in diesem Kurs.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei

Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen.

Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis.

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Zeigen Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Neu.

Klicken Sie auf Outlook-Datendatei.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei

Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen.

Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis.

3 Wählen Sie Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook aus.

4 Wenn Sie die neue Persönliche Ordner-Speicherdatei erstellt haben, sehen Sie das Ergebnis im Navigationsbereich unter Postfach.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Schritt 2: Erstellen von Unterordnern

Wenn Sie die Persönliche Ordner-Datei erstellt haben, könne Sie die Unterordner in Ihrem Ablagesystem einrichten.

Dies ist im Navigationsbereich möglich.

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Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf Neuer Ordner.

Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Unterordner ein.

Stellen Sie sicher, dass Persönliche Ordner als Speicherort für den Unterordner ausgewählt ist.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Schritt 3: Verschieben von Nachrichten

Wenn Sie Ihr Ablagesystem mit Unterordnern eingerichtet haben, können Sie eine Nachricht in einen Unterordner verschieben, indem Sie die Nachricht auswählen und dann das Kontextmenü verwenden.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht.

Klicken Sie im Kontextmenü auf In Ordner verschieben, um das Dialogfeld Elemente verschieben zu öffnen.

Wählen Sie im Dialogfeld Elemente verschieben das Ziel aus (unter Persönliche Ordner), und klicken Sie auf OK.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren

Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben.

Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie.Wenn Sie Nachrichten exportieren, verbleiben sie an ihrem

ursprünglichen Speicherort und werden zudem in einer neuen Datei dupliziert.

Das bedeutet, dass sich beim Exportieren von Nachrichten deren Anzahl und der von ihnen baelegte Speicherplatz verdoppeln. Exportieren ist also keine gute Methode, wenn Sie die Größe Ihres Postfachs verringern möchten.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren

Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben.

Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie.

Das Exportieren ist aber hilfreich, wenn Sie eine Sicherungskopie einer Nachricht erstellen möchten, die Sie für Ihre Arbeit noch benötigen, z. B. wenn Sie eine Sicherung der Nachrichten zu einem bestimmten Projekt oder Problem erstellen möchten.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Verwenden eindeutiger Namen

Beim Erstellen einer neuen Persönlichen Ordner-Datei lautet der Name des neuen Ordners standardmäßig Persönliche Ordner.

Wenn Sie mehrere erstellen (z. B. weil Sie eine Persönliche Ordner-Datei für jedes Projekt haben möchten), dann kann es ganz leicht passieren, dass Sie plötzlich mehrere Ordner mit dem Namen Persönliche Ordner haben.

Die Verwendung desselben Namens für verschiedene Dinge macht es schwer, zwischen diesen zu unterscheiden.

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Verwenden eindeutiger Namen

Wie können Sie die verschiedenen Persönlichen Ordner-Ordner voneinander unterscheiden?

Dazu geben Sie im Feld Name im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen einen Namen ein, der angezeigt wird, wenn Sie eine neue Persönliche Ordner-Datei erstellen.

In der Abbildung wird der eindeutige Name Contoso angezeigt.

Geben Sie einer neu erstellen Persönlichen Ordner-Datei immer einen eindeutigen Namen.

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Speicherort der PST-Dateien

Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet.

Aber wo genau?

Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei oder PST-Datei erstellen, wird im Navigationsbereich ein Ordner angezeigt.

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Speicherort der PST-Dateien

Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet.

Aber wo genau?

Sie können auch anzeigen, wo sich die Datei befindet. Dazu klicken Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Datendateiverwaltung.

Alle geöffneten Persönlichen Ordner-Dateien werden im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte Datendateien angezeigt.

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Speicherort der PST-Dateien

Möglicherweise fällt Ihnen in der Abbildung auf, dass die PST-Datei sogar zwei Namen aufweist: einen Ordnernamen in der Spalte Name und einen Dateinamen in der Spalte Datei.

Der Eintrag unter Name ist der Ordnername, der als Ordner auf oberster Ebene für die PST-Datei im Navigationsbereich angezeigt wird.

Und, wie bereits erläutert, lautet dieser Name Persönliche Ordner, sofern Sie ihn nicht geändert haben.

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Übungsvorschläge

1. Erstellen Sie eine Persönliche Ordner-Datei.

2. Erstellen Sie unter Persönliche Ordner einen Unterordner.

3. Verschieben Sie eine Nachricht in Persönliche Ordner.

4. Exportieren Sie eine Nachricht, um eine Kopie zu erstellen (optional).

5. Schließen Sie die Ordner mit den Beispieldaten.

Verwalten von Postfächern: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

Testfrage 1

Wie viele Namen können Sie beim Erstellen einer Persönlichen Ordner-Datei für die Datei angeben? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Einen

2. Zwei

3. Drei

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Testfrage 1: Antwort

Zwei

Sie können ihr einen Dateinamen und einen Ordnernamen geben. Der Ordnername wird im Navigationsbereich angezeigt.

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Testfrage 2

Mit dem Befehl 'Datendateiverwaltung' können Sie nur den Ordnernamen einer Persönlichen Ordner-Datei anzeigen. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch

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Testfrage 2: Antwort

Falsch

Neben dem Ordnernamen werden auch der Dateiname und der Speicherort der Datei auf Ihrem Computer angezeigt.

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Testfrage 3

Wie viele Persönliche Ordner-Dateien können Sie auf Ihrem Computer erstellen? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Eine

2. Zwei

3. Beliebig viele

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Testfrage 3: Antwort

Beliebig viele

Sie können beliebig viele Persönliche Ordner-Dateien erstellen. Daher sollten Sie ihnen immer einen eindeutigen Namen zuweisen.