ОБЗОР СИСТЕМЫ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ€¦ · • На что тратят...

Москва, 2018

ОБЗОР СИСТЕМЫ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ВОЗМОЖНОСТИ

2

# РЕШЕНИЕ

- компания-разработчик одной из ведущих отечественных систем электронного документооборота – 1С:Документооборот (www.v8.1c.ru/doc8) – продукта, автоматизирующего управление всем контентом компании:

• Работа с входящими и исходящими документами;

• Работа с внутренними документами;

• Работа с договорами и сопутствующей документацией;

• Проектная деятельность;

• Проведение мероприятий;

• Продвинутый механизм согласования документов;

• Учет рабочего времени сотрудников;

• Корпоративная почта;

• Отсутствия сотрудников;

• Рабочие календари;

• Контроль ВСЕГО.

3

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ С ПОМОЩЬЮ 1С:ДО

1С:Документооборот – система, которая даст ответ на все ваши вопросы:

• Где важная корреспонденция от партнеров?

• Кто затягивает согласование договоров с поставщиками?

• Почему были сорваны сроки по проекту?

• На что тратят время сотрудники?

• Кто задерживает исполнение поручений?

• Где оригинал приказа?

• Как исполняются задачи по подразделениям?

• Что у сотрудников в календаре?

• Кто сегодня отсутствует и почему?

• Кто кого замещает?

• Какие переговорные сегодня свободны?

И многие другие.

4

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Не имеет значения откуда и в каком виде поступил документ:• Почта, email, курьер;• Все учитывается в системе;• Автоматический нумератор – можно

настроить в соответствии с маской номера организации;

• Отправить ответственному на рассмотрение –в один клик!

• Удобно готовить ответы – на основании входящего всего в два клика можно создать исходящий;

• Реквизиты заполняются автоматически;• Связь между документами создается тоже

автоматически;• Штрихкодирование позволит загружать

документы автоматически.Гибкие процессы – адаптируются под нужды любого предприятия.

5

# СПИСОК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

6

# КАРТОЧКА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

7

# СПИСОК ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

8

# КАРТОЧКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

9

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ (ОРД)

Проект приказа требует согласования? Не проблема:• Создается по шаблону;• Система автоматически заполняет

нужные поля документа;• Процесс согласования запускается в

один клик по заранее настроенному маршруту;

• Согласовать, подписать, зарегистрировать, ознакомить ответственных – система помогает сделать всё;

• Все процессы по документу – на отдельной вкладке;

• Контролировать можно всё;• Учет хранения оригиналов

документов;

10

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Договоры долго согласуются? Нужно автоматизировать маршруты согласования? Все почти готово:• Реестр договоров в системе;• Возможность задать автозаполняемые шаблоны

договора;• Связи договора и сопутствующих документов –

Актов, Доп. соглашений, Спецификаций и т. д.;• Интеллектуальная маршрутизация процессов

согласования по условиям (сумма, контрагент, валюта и т. д.);

• Автоматическое уведомление о приближении истечения срока действия договора;

• Согласование с ЭЦП;• Лист согласования;• Полная аналитика по процессам согласования;• Вся переписка по договору в один клик.

11

# КАРТОЧКА ДОГОВОРАХранит сам договор и всё, что с ним связано

12

# УЧЕТ ДОГОВОРОВ

Передача на подпись

Подготовка проекта Расторжение

ПродлениеСогласование

Исполнение Контроль документов

7 ПРОЦЕССОВ

Всё, что можно, система выполняет самостоятельно

13

# КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ДОГОВОРОВ

14

# АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ

Система автоматически заполнит всё, что сможет

15

# АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подготовить служебную записку на оплату, отправить заявку в ИТ-департамент, согласовать отпуск или командировку? Легко:• Шаблоны документов с

предзаполненными полями (в зависимости от вида заявки);

• Возможность задать автозаполняемыешаблоны заявок/служебных записок;

• Интеллектуальная маршрутизация процессов обработки заявок по условиям - если нужен корпоративный телефон –маршрут один, если надо заменить картридж в принтере – другой. Система сама определяет, кому и что отправить;

• Контроль и анализ исполнения заявок –сроки, длительность, оценки;

• Моментальные уведомления о готовности (E-mail, SMS, уведомления программы).

16

# ГИБКАЯ СТРУКТУРА ПАПОК

17

# ТОЧНЫЙ ПОИСК ПО РЕКВИЗИТАМ

18

# ПОИСК ПО СПИСКУ

19

# ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК

20

# ПОИСК ПО ШТРИХ-КОДУ

21

# ЖУРНАЛ ПЕРЕДАЧИ

Записи о местонахождении и статусе оригиналов документа

22

# БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

6 ТИПОВЫХ ПРОЦЕССОВ:

РЕГИСТРАЦИЯ

ИСПОЛНЕНИЕ

ОЗНАКОМЛЕНИЕ

СОГЛАСОВАНИЕ

УТВЕРЖДЕНИЕ

РАССМОТРЕНИЕ

23

# ЗАПУСК ПРОЦЕССОВ

АВТОМАТИЧЕСКИ, ВРУЧНУЮ, ПО РЕКОМЕНДАЦИИ

24

# КОМПЛЕКСНЫЕ ПРОЦЕССЫ

ПРОСТЫЕ ДЕЙСТВИЯ СКЛАДЫВАЮТСЯ В СЛОЖНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

25

# СХЕМЫ ПРОЦЕССОВ

26

# ОКНО ВХОДЯЩИХ ЗАДАЧ

27

# СОГЛАСОВАНИЕ

28

# ИСПОЛНЕНИЕ

29

# ЗАДАЧИ

30

# СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

31

# ПРОЕКТНЫЙ УЧЁТ

Модуль учёта проектов позволяет:• Вести учёт всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы,

задачи, почта, мероприятия и проч.);• Задавать иерархическую структуру проекта;• Автоматизировать и контролировать исполнение проектных задач и проекта в

целом;• Вести учет трудозатрат в разрезе проектов;• Получать отчетность по проектам;• Загружать данные о проектах из Microsoft Project;• Подбирать проектную команду и определять роли сотрудников на проекте;• Управлять проектом с помощью контрольных точек;И многое другое.

32

# УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОЕКТУ

33

# ПЛАН-ГРАФИК ПРОЕКТА

34

# ПЛАН ПРОЕКТА В ВИДЕ ДИАГРАММЫ ГАНТА

35

# КОНТРОЛЬНЫЕ ТОЧКИ ПРОЕКТА

36

# МЕРОПРИЯТИЯ

Автоматизировать можно всё:• Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и

многое другое;• Учет и контроль от подготовки до анализа;• Отправку приглашений и обработку ответов;• Формирование повестки мероприятия.В результате:• Значительно сокращается время на подготовку и проведения мероприятия;• Упрощается согласование;• Мероприятия проводятся в соответствии с планом;• Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение.

37

# СПИСОК МЕРОПРИЯТИЙ

38

# КАРТОЧКА МЕРОПРИЯТИЯ

39

# БРОНИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРНЫХ

40

# КАЛЕНДАРЬ

41

# ЗАПИСЬ КАЛЕНДАРЯ

42

# УЧЁТ ОТСУТСТВИЙ СОТРУДНИКОВ

43

# ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ОБ ОТСУТСТВИИ СОТРУДНИКА

44

# ВСТРОЕННАЯ ПОЧТА

• Почта - популярная технология совместной работы;• Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие документы;• Отправку приглашений и обработку ответов;• На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия,

входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени и многое другое;

• И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по мероприятию, по проекту и прочим объектам системы;

• Почта – часть информационной системы и интегрирована со всеми данными;• Возможна интеграция с MS Outlook;• Внутренняя маршрутизация писем в компании.

45

# ВСТРОЕННАЯ ПОЧТА

46

# ИСТОРИЯ ПЕРЕПИСКИ

47

# КОНТРОЛЬ

48

# НА КОНТРОЛЬ МОЖНО ПОСТАВИТЬ ДОКУМЕНТ

49

# ПИСЬМО

50

# И МНОГИЕ ДРУГИЕ ОБЪЕКТЫ СИСТЕМЫ

51

# ФОРУМ

52

# ОТЧЁТЫ НА ВСЕ СЛУЧАИ ЖИЗНИ

53

# АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

54

# НА ЧТО ТРАТЯТ ВРЕМЯ СОТРУДНИКИ?

55

# КТО ЗАДЕРЖИВАЕТ ИСПОЛНЕНИЕ?

56

# КАК ИСПОЛНЯЮТСЯ ЗАДАЧИ В ГРУППЕ КОМПАНИЙ?

57

# КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ «ЗАВИСЛИ» И У КОГО?

58

# КТО ДОЛГО СОГЛАСУЕТ?

59

# КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ЧАЩЕ ВСЕГО ВЫПОЛНЯЮТСЯ С ЗАДЕРЖКОЙ?

60

# СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ УХОДИТ НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТОВ?

61

# КАКИЕ ПРОЦЕССЫ НУЖНО ОПТИМИЗИРОВАТЬ?

62

# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT

63

# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT

64

# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT

65

# БЕСШОВНАЯ ИНТЕГРАЦИЯ

Обеспечивает единую информационную среду для всех сотрудников предприятия.Например:• Работа с данными 1С:ДО из учётной системы (ERP, БП и пр.);• Постановка и исполнение задач из интерфейса учётной системы;• Отправка на согласование документов учётной системы по любому маршруту;• Использование 1С:ДО в качестве файлового хранилища учётной системы;• Переписка по документам учётной системы;• Использование 1С:ДО в качестве архива документов, созданных в учётной

системе;• Коллективная работа над файлами, прикреплёнными к документам учётной

системы;• Учёт трудозатрат сотрудников.

66

# ИНТЕГРАЦИЯ С 1С:ERP

67

# ИНТЕГРАЦИЯ С 1С:БУХГАЛТЕРИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

68

# МЕХАНИЗМЫ ИНТЕГРАЦИИ

Обеспечивают интеграцию с любым сторонним решением• WEB-сервисы;• RESTful API;• HTTP;• COM;• ODBC;• XML;• FTP;• DMIL.

69

# СИСТЕМУ МОЖНО ДОРАБОТАТЬ

Интеграция с учётными системами предприятия:• Синхронизация НСИ между базами (MDM);• Обработка и загрузка скан-копий первичных документов (ОЦО);• Кадровый документооборот (HR-заявки, приём/увольнение и пр.);• Автоматизация планирования и оформления командировок (от заявки на

командировку до авансового отчёта);• Автоматизация планирования и оформления отпусков сотрудников;Расширенный модуль проектного управления:• Автоматический расчёт стоимости проектов, этапов, задач;• Планирование и оценка загрузки ресурсов.И многое другое.

70

# ДОКУМЕНТООБОРОТ, КОТОРЫЙ ВСЕГДА С СОБОЙ

Вся почта Задачи Календарь и уведомления

СПАСИБО!

111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, к.1Т: (495) 974 2274 | Ф: (495) 974 2277E-mail: croc@croc.rucroc.ru

Дмитрий ИвановЭксперт по системам финансового документооборота