Upload
others
View
25
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Москва, 2018
ОБЗОР СИСТЕМЫ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ВОЗМОЖНОСТИ
2
# РЕШЕНИЕ
- компания-разработчик одной из ведущих отечественных систем электронного документооборота – 1С:Документооборот (www.v8.1c.ru/doc8) – продукта, автоматизирующего управление всем контентом компании:
• Работа с входящими и исходящими документами;
• Работа с внутренними документами;
• Работа с договорами и сопутствующей документацией;
• Проектная деятельность;
• Проведение мероприятий;
• Продвинутый механизм согласования документов;
• Учет рабочего времени сотрудников;
• Корпоративная почта;
• Отсутствия сотрудников;
• Рабочие календари;
• Контроль ВСЕГО.
3
# АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ С ПОМОЩЬЮ 1С:ДО
1С:Документооборот – система, которая даст ответ на все ваши вопросы:
• Где важная корреспонденция от партнеров?
• Кто затягивает согласование договоров с поставщиками?
• Почему были сорваны сроки по проекту?
• На что тратят время сотрудники?
• Кто задерживает исполнение поручений?
• Где оригинал приказа?
• Как исполняются задачи по подразделениям?
• Что у сотрудников в календаре?
• Кто сегодня отсутствует и почему?
• Кто кого замещает?
• Какие переговорные сегодня свободны?
И многие другие.
4
# АВТОМАТИЗАЦИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Не имеет значения откуда и в каком виде поступил документ:• Почта, email, курьер;• Все учитывается в системе;• Автоматический нумератор – можно
настроить в соответствии с маской номера организации;
• Отправить ответственному на рассмотрение –в один клик!
• Удобно готовить ответы – на основании входящего всего в два клика можно создать исходящий;
• Реквизиты заполняются автоматически;• Связь между документами создается тоже
автоматически;• Штрихкодирование позволит загружать
документы автоматически.Гибкие процессы – адаптируются под нужды любого предприятия.
5
# СПИСОК ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
6
# КАРТОЧКА ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
7
# СПИСОК ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
8
# КАРТОЧКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА
9
# АВТОМАТИЗАЦИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ (ОРД)
Проект приказа требует согласования? Не проблема:• Создается по шаблону;• Система автоматически заполняет
нужные поля документа;• Процесс согласования запускается в
один клик по заранее настроенному маршруту;
• Согласовать, подписать, зарегистрировать, ознакомить ответственных – система помогает сделать всё;
• Все процессы по документу – на отдельной вкладке;
• Контролировать можно всё;• Учет хранения оригиналов
документов;
10
# АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Договоры долго согласуются? Нужно автоматизировать маршруты согласования? Все почти готово:• Реестр договоров в системе;• Возможность задать автозаполняемые шаблоны
договора;• Связи договора и сопутствующих документов –
Актов, Доп. соглашений, Спецификаций и т. д.;• Интеллектуальная маршрутизация процессов
согласования по условиям (сумма, контрагент, валюта и т. д.);
• Автоматическое уведомление о приближении истечения срока действия договора;
• Согласование с ЭЦП;• Лист согласования;• Полная аналитика по процессам согласования;• Вся переписка по договору в один клик.
11
# КАРТОЧКА ДОГОВОРАХранит сам договор и всё, что с ним связано
12
# УЧЕТ ДОГОВОРОВ
Передача на подпись
Подготовка проекта Расторжение
ПродлениеСогласование
Исполнение Контроль документов
7 ПРОЦЕССОВ
Всё, что можно, система выполняет самостоятельно
13
# КОНТРОЛЬ И АНАЛИЗ ДОГОВОРОВ
14
# АВТОМАТИЧЕСКОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ
Система автоматически заполнит всё, что сможет
15
# АВТОМАТИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Подготовить служебную записку на оплату, отправить заявку в ИТ-департамент, согласовать отпуск или командировку? Легко:• Шаблоны документов с
предзаполненными полями (в зависимости от вида заявки);
• Возможность задать автозаполняемыешаблоны заявок/служебных записок;
• Интеллектуальная маршрутизация процессов обработки заявок по условиям - если нужен корпоративный телефон –маршрут один, если надо заменить картридж в принтере – другой. Система сама определяет, кому и что отправить;
• Контроль и анализ исполнения заявок –сроки, длительность, оценки;
• Моментальные уведомления о готовности (E-mail, SMS, уведомления программы).
16
# ГИБКАЯ СТРУКТУРА ПАПОК
17
# ТОЧНЫЙ ПОИСК ПО РЕКВИЗИТАМ
18
# ПОИСК ПО СПИСКУ
19
# ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК
20
# ПОИСК ПО ШТРИХ-КОДУ
21
# ЖУРНАЛ ПЕРЕДАЧИ
Записи о местонахождении и статусе оригиналов документа
22
# БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ
6 ТИПОВЫХ ПРОЦЕССОВ:
РЕГИСТРАЦИЯ
ИСПОЛНЕНИЕ
ОЗНАКОМЛЕНИЕ
СОГЛАСОВАНИЕ
УТВЕРЖДЕНИЕ
РАССМОТРЕНИЕ
23
# ЗАПУСК ПРОЦЕССОВ
АВТОМАТИЧЕСКИ, ВРУЧНУЮ, ПО РЕКОМЕНДАЦИИ
24
# КОМПЛЕКСНЫЕ ПРОЦЕССЫ
ПРОСТЫЕ ДЕЙСТВИЯ СКЛАДЫВАЮТСЯ В СЛОЖНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ
25
# СХЕМЫ ПРОЦЕССОВ
26
# ОКНО ВХОДЯЩИХ ЗАДАЧ
27
# СОГЛАСОВАНИЕ
28
# ИСПОЛНЕНИЕ
29
# ЗАДАЧИ
30
# СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ
31
# ПРОЕКТНЫЙ УЧЁТ
Модуль учёта проектов позволяет:• Вести учёт всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы,
задачи, почта, мероприятия и проч.);• Задавать иерархическую структуру проекта;• Автоматизировать и контролировать исполнение проектных задач и проекта в
целом;• Вести учет трудозатрат в разрезе проектов;• Получать отчетность по проектам;• Загружать данные о проектах из Microsoft Project;• Подбирать проектную команду и определять роли сотрудников на проекте;• Управлять проектом с помощью контрольных точек;И многое другое.
32
# УЧЁТ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОЕКТУ
33
# ПЛАН-ГРАФИК ПРОЕКТА
34
# ПЛАН ПРОЕКТА В ВИДЕ ДИАГРАММЫ ГАНТА
35
# КОНТРОЛЬНЫЕ ТОЧКИ ПРОЕКТА
36
# МЕРОПРИЯТИЯ
Автоматизировать можно всё:• Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и
многое другое;• Учет и контроль от подготовки до анализа;• Отправку приглашений и обработку ответов;• Формирование повестки мероприятия.В результате:• Значительно сокращается время на подготовку и проведения мероприятия;• Упрощается согласование;• Мероприятия проводятся в соответствии с планом;• Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение.
37
# СПИСОК МЕРОПРИЯТИЙ
38
# КАРТОЧКА МЕРОПРИЯТИЯ
39
# БРОНИРОВАНИЕ ПЕРЕГОВОРНЫХ
40
# КАЛЕНДАРЬ
41
# ЗАПИСЬ КАЛЕНДАРЯ
42
# УЧЁТ ОТСУТСТВИЙ СОТРУДНИКОВ
43
# ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ОБ ОТСУТСТВИИ СОТРУДНИКА
44
# ВСТРОЕННАЯ ПОЧТА
• Почта - популярная технология совместной работы;• Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие документы;• Отправку приглашений и обработку ответов;• На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия,
входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени и многое другое;
• И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по мероприятию, по проекту и прочим объектам системы;
• Почта – часть информационной системы и интегрирована со всеми данными;• Возможна интеграция с MS Outlook;• Внутренняя маршрутизация писем в компании.
45
# ВСТРОЕННАЯ ПОЧТА
46
# ИСТОРИЯ ПЕРЕПИСКИ
47
# КОНТРОЛЬ
48
# НА КОНТРОЛЬ МОЖНО ПОСТАВИТЬ ДОКУМЕНТ
49
# ПИСЬМО
50
# И МНОГИЕ ДРУГИЕ ОБЪЕКТЫ СИСТЕМЫ
51
# ФОРУМ
52
# ОТЧЁТЫ НА ВСЕ СЛУЧАИ ЖИЗНИ
53
# АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ
54
# НА ЧТО ТРАТЯТ ВРЕМЯ СОТРУДНИКИ?
55
# КТО ЗАДЕРЖИВАЕТ ИСПОЛНЕНИЕ?
56
# КАК ИСПОЛНЯЮТСЯ ЗАДАЧИ В ГРУППЕ КОМПАНИЙ?
57
# КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ «ЗАВИСЛИ» И У КОГО?
58
# КТО ДОЛГО СОГЛАСУЕТ?
59
# КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ЧАЩЕ ВСЕГО ВЫПОЛНЯЮТСЯ С ЗАДЕРЖКОЙ?
60
# СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ УХОДИТ НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТОВ?
61
# КАКИЕ ПРОЦЕССЫ НУЖНО ОПТИМИЗИРОВАТЬ?
62
# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT
63
# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT
64
# 1C:DOCUMENT MANAGEMENT
65
# БЕСШОВНАЯ ИНТЕГРАЦИЯ
Обеспечивает единую информационную среду для всех сотрудников предприятия.Например:• Работа с данными 1С:ДО из учётной системы (ERP, БП и пр.);• Постановка и исполнение задач из интерфейса учётной системы;• Отправка на согласование документов учётной системы по любому маршруту;• Использование 1С:ДО в качестве файлового хранилища учётной системы;• Переписка по документам учётной системы;• Использование 1С:ДО в качестве архива документов, созданных в учётной
системе;• Коллективная работа над файлами, прикреплёнными к документам учётной
системы;• Учёт трудозатрат сотрудников.
66
# ИНТЕГРАЦИЯ С 1С:ERP
67
# ИНТЕГРАЦИЯ С 1С:БУХГАЛТЕРИЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ
68
# МЕХАНИЗМЫ ИНТЕГРАЦИИ
Обеспечивают интеграцию с любым сторонним решением• WEB-сервисы;• RESTful API;• HTTP;• COM;• ODBC;• XML;• FTP;• DMIL.
69
# СИСТЕМУ МОЖНО ДОРАБОТАТЬ
Интеграция с учётными системами предприятия:• Синхронизация НСИ между базами (MDM);• Обработка и загрузка скан-копий первичных документов (ОЦО);• Кадровый документооборот (HR-заявки, приём/увольнение и пр.);• Автоматизация планирования и оформления командировок (от заявки на
командировку до авансового отчёта);• Автоматизация планирования и оформления отпусков сотрудников;Расширенный модуль проектного управления:• Автоматический расчёт стоимости проектов, этапов, задач;• Планирование и оценка загрузки ресурсов.И многое другое.
70
# ДОКУМЕНТООБОРОТ, КОТОРЫЙ ВСЕГДА С СОБОЙ
Вся почта Задачи Календарь и уведомления
СПАСИБО!
111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, к.1Т: (495) 974 2274 | Ф: (495) 974 2277E-mail: [email protected]
Дмитрий ИвановЭксперт по системам финансового документооборота