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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la
Especialidad de Informática
Autores
Galindo Wendy
Toro Javier
Caracas, Junio de 2011
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Trabajo presentado como requisito para optar al título de Técnico Superior Universitario en la
Especialidad de Informática
Autores
Galindo Wendy
Toro Javier
Caracas, Junio de 2011
II
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA
DE ADMINISTRACION INDUSTRIAL
REGION CAPITAL
ELABORACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO CON
RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES (O.C.R) PARA LA
EMPRESA “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.”.
Por: Wendy Galindo y Javier Toro.
Trabajo Especial de Grado para optar al título de Técnico Superior en
INFORMÁTICA Aprobado, en nombre del Instituto Universitario de
Tecnología de Administracion Industrial (IUTA), por el siguiente Jurado, en la
ciudad de Caracas a los _____ días del mes de Julio de 2011.
_________________ _________________
Nombre: Nombre:
C.I.: C.I.:
_________________
Nombre:
C.I.:
III
DEDICATORIA
En primer lugar a Dios por haberme dado la oportunidad de existir, por
ayudarme y protegerme en cada uno de los momentos de mi vida y en este
particularmente, en uno de mis logros que he alcanzado.
A mi madre por apoyarme y orientarme en mi vida en general, por
entenderme, por darme fortaleza para mejorar mis debilidades, por entender
mis tristezas y alegrías, por ser mi madre.
A mi Tutora Bulisu Albo por orientarme siempre durante el desarrollo
de este trabajo especial de grado.
Javier Toro
IV
INDICE
DEDICATORIA
CAPITULO I Problema de Investigación
1.1 Plantemiento del Problema de la Investigación
1.2 Objetivo de la Investigación
1.2.1 Objetivo General de la Investigación
1.2.2 Objetivos Especificos de la Investigación
1.3 Justificación de la Investigación
1.4 Alcance y Delimitación
1.4.1 Alcance
1.4.2 Delimitación
CAPITULO II Marco Teórico de la Investigación
2.1 Contexto donde se realizo la Investigación
2.2 Antecedentes de la Investigación
2.3 Bases Teóricas de la Investigación
2.3.1 Sistemas de Información
2.3.2 Diagramas de Flujo
2.3.3 Tipos de Diagramas de Flujo
2.3.4 Base de Datos
2.3.5 Tipo de Base de Datos
2.3.5.1 Según la Variabilidad de los Datos Almacenados
2.3.5.2 Según el Contenido
2.3.6 Modelo Entidad – Relació
2.3.7 Cardenalidad de las Relaiones
V
2.3.8 Atributo
2.3.9 Identificador
2.3.10 Estructura de una Base de Datos
2.3.11 Normalizacion de Base de Datos
2.3.12 Dependencia
2.3.13 Formas Normales
2.3.14 Léxico y Programación
2.3.15 Compilación
2.3.16 Microsoft Visual Basic 6.0
2.3.17 Contabilidad
2.3.18 Inventario
2.3.19 Tipos de Inventarios
2.3.20 Metodos de Evaluación de Inventarios
2.3.21 Control
2.3.22 Importancia del Control
2.3.23 Control Interno de Inventario
2.3.24 Objetivo del Control Interno de Inventario
2.3.25 Importancia del Control Interno de Inventario
2.4 Base Legales
2.5 Definión de Términos Básicos
CAPITULO III Metodología de la Invesztigación
3.1 Modalidad de la Investigación
3.2 Nivel de la Investigación
3.3 Población y Muestra
3.4 Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos
3.5 Técnica y Herramienta de Procesamiento de Análisis de Datos
VI
CAPITULO IV Resultadps de la Investigación
4.1 Análisis y Presentaciíon de Resultados
4.2 Aplicación de la Metodología Utilizada
4.2.1 Fases de Análisis
4.2.2 Definición de Requerimientos de Información
4.2.3 Modelo de la Propuesta
4.2.4 Diseño de la Base de Datos
4.2.5 Carta Estructurada
4.2.6 Manual de Usuario
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS
FUENTES CONSULTADAS
VII
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DE PROBLEMA
Un sistema de control de inventarios diseñado especialmente para las
necesidades de la empresa debe constituir un factor esencial en las políticas
de producción y venta, pues permite garantizar el adecuado suministro de
recursos manejados en la institución para disponer la totalidad de la
producción empresarial. Según Render, (2004). Establece que “El buen
control de inventario es crucial en la organización” (P.78)
Toda Institución pública o privada donde se manejen grandes
cantidades de productos y materiales, de acuerdo al ramo en que se
desenvuelve debe tener como meta clara que los inventarios son
herramientas que controlan la entrada y salida de los productos disponibles
la cual permite mantener un conocimiento exacto de existencia.
En este sentido Keith, (1980). Señala que: “El inventario es una
variable significativa que se debe observar y controlar, específicamente en
los procesos de producción, lo cual ocasiona un costo muy elevado cuando
no se dispone del material adecuado en un lugar preciso, momento oportuno
y en la cantidad necesaria. (p.53)”.
Dentro del contexto latinoamericano, la mayoría de las empresas
buscan principalmente el incremento de su productividad y la prestación de
un servicio de óptima calidad, el cual es posible solo con una buena
administración y combinación de los Recursos Materiales, Humanos y
Financieros, aunado a los sistemas automatizados; los cuales contribuyen a
brindar respuestas reales y oportunas.
8
Considerando que el uso de la tecnología contribuye en gran medida en
la capacidad para la captura, almacenamiento, de información, se puede
decir que en los procesos de control de inventarios es necesario la aplicación
de sistemas automatizados capaces de proporcionar un mayor grado de
efectividad en el manejo de datos así como la reducción de tiempo y costos
de operación. Esto debido a que el nuevo estilo de dirección de la economía
de las empresas presupone el perfeccionamiento organizacional y ha creado
las bases para que las organizaciones desarrollen de forma organizada todas
las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión económica,
eficiente y eficaz sobre sus productos.
En este sentido el entorno en que se desenvuelven hoy las empresas
de productos comestibles, se caracteriza por una mayor necesidad de mejora
continua y flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios, requiriéndose
de un esfuerzo de creatividad e innovación.
La ciencia y la tecnología avanza diariamente a pasos agigantados,
proporcionando a la sociedad un gran número de herramientas que le
ayudan a realizar de forma rápida, simple y efectiva actividades de la vida
diaria tanto laboral como personal. La informática a unido muchas de las
técnicas, procesos y máquinas que el hombre ha desarrollado a lo largo de la
historia para apoyar y potenciar su capacidad de memoria, de pensamiento y
de comunicación mediante el uso de ordenadores o computadoras, con el fin
de procesar y transmitir información y datos utilizando redes de conexión
entre organizaciones y personas a nivel mundial para garantizar un eficaz
funcionamiento y obtener un mejor desempeño en todas las áreas de los
distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos entre otros.
Si bien en Venezuela encontramos organizaciones que van a la par
con estas tecnologías hay otras que van quedando obsoletas ya que,
realizan procesos de forma manual cuando pueden ser ejecutados por
9
sistemas automatizados, Según Loyola, (1995), señala que "un Sistema
Automatizado es la automatización de un sistema donde se trasfieren tareas
de producción, realizadas manualmente por operadores humanos a un
conjunto de elementos tecnológicos". (p.40) o por el contrario poseen
sistemas muy primitivos y limitados que dificultan el buen desempeño de las
actividades ejecutadas.
Como es el caso de la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”
que se dedica a la comercialización de productos de natación, esta empresa
posee un sistema de control de inventario que se lleva de manera manual, al
momento de ingresar mercancía esta es anotada en un libro de Excel donde
se registra nombre precio y cantidad, cuando se genera una venta se registra
en un cuaderno sin tomar en cuenta el libro de Excel donde está registrada
toda la mercancía.
De esta manera no se tiene un control de la mercancía existente
porque nunca esta actualizada la cantidad de mercancía restante en stock,
por ejemplo si su producto mas vendido no tiene un control en la cantidad
restante en stock en cualquier momento cuando haya una gran demanda del
mismo no se podrá hacer nada sino esperar a que el proveedor envié un
nuevo pedido trayéndole perdidas a la empresa ya que esa mercancía
debería estar en stock, esto no debería ser así ya que si es su producto mas
vendido este tiene que tener un control exacto, tiene que tener un Stock
mínimo para que así alerte al departamento de compras y agilice un rápido
pedido de mercancía, su sistema manual le fue útil en sus comienzos pero
hoy en día posee un stock demasiado alto de esta manera el sistema de
control de inventario manual es completamente ineficiente porque no permite
tener un control exacto de la mercancía en stock, tampoco se puede saber
cual es la mercancía que mas se vende ni cual es la que se necesita pedir al
proveedor para abastecer la mercancía en stock.
10
Esto trae como consecuencia la pérdida de mercancía, un descontrol
y manejo inadecuado en la entrada y salida de mercancía. De continuar esta
situación el departamento de inventario será siempre un punto débil de la
empresa y no podrá ejecutar sus actividades de manera coordinada
haciendo el proceso de entrada y salida lento y tedioso, Por lo tanto es
indispensable establecer un sistema automatizado de control de inventario
que permita establecer el manejo adecuado de entrada y salida de
mercancía para así mantener un equilibrio dentro de la empresa
Partiendo de lo antes expuesto se establecen las siguientes interrogantes
de la investigación:
- ¿Cómo seria el sistema automatizado de control de inventario de la
empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”?
- ¿Cual sería el impacto que tendría un sistema automatizado de control de
inventario dentro de la empresa?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo General
- Elaborar un Sistema de Control de Inventario con reconocimiento óptico
de caracteres (O.C.R) para la empresa “Proatlethic`s Production 2021
C.A.”. Ubicada en el complejo deportivo de las Naciones Unidas”,
Caracas.
Objetivos Específicos
11
- Detectar las fallas y debilidades del proceso en el departamento de
inventario en la empresa “Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.
- Establecer Requerimientos de información para la Elaboración del
Sistema.
- Diseñar Base de datos con campos correspondientes al sistema de
control de inventario
- Programar el sistema de control de inventario para la empresa
“Proatlethic`s Production 2021 C.A.”.
- Asegurar la perfecta puesta en marcha del sistema de control de
inventario
JUSTIFICACIÓN
El mundo empresarial se hace cada vez más competitivo dentro de su
ramo y constantemente adoptan cambios tanto administrativos como
tecnológicos que cubran sus necesidades a fin de garantizar el logro de sus
metas, debido a esto es necesario que las organizaciones que ofrecen
servicios de distribución y venta sean más confiables a la hora de realizar
sus operaciones, ya que de esto depende los altos niveles de disponibilidad;
esto se logra manteniendo una buena administración y un buen control sobre
el manejo de su información.
Una empresa que se dedica a las ventas debería apoyarse en un
sistema de información que genere datos precisos para ayudar a la toma de
decisiones y la resolución de problemas de forma oportuna e inteligente. Las
tecnologías informáticas están estrechamente relacionadas a los procesos
administrativos dentro de las organizaciones, ya que gracias a estas la
12
computación ha tenido grandes avances en el desarrollo de software que
permiten llevar acabo procesos manuales de una forma automatizada
reduciendo altos costos y retrasos en los proceso.
Por esta razón la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., se
ve en la necesidad de realizar cambios en la forma de realizar el proceso que
se lleva a cabo para el control de inventario, ya que este proceso es
realizado de manera manual arrojando como resultado un control inexacto de
la mercancía existente en su depósito .
Debido a esto es necesario implantar un sistema automatizado de
inventario que facilite la entrada, salida y almacenamiento de datos que
describan las características de los productos y así obtener un reporte
inmediato y exacto de la mercancía con la que cuenta la empresa y poder
realizar las compras necesarias para abastecer el depósito, este reporte
proporcionara información referente a la mercancía existente disponible para
las ventas, el análisis de esta información permitirá conocer el estado
económico real de la empresa y los elementos involucrados que son
necesarios para el crecimiento de ésta.
Su mayor beneficio radica en la posibilidad de mantener un orden en
cuanto a la solicitud y registro de los productos que se distribuyen en el local,
evitando la compra de material de poca demanda y surtiendo de forma
oportuna con la mercancía más vendida cumpliendo con las necesidades de
los clientes.
Al implementar el sistema se estima que la empresa tenga una mejora
al momento de consultar la existencia de algún producto. La función de este
sistema será la de ser una herramienta para agilizar todos los procesos
relacionados con la inclusión, exclusión, consulta y modificación de
productos.
13
Permitirá reconocer de forma rápida y confiable toda la información
que requiere el usuario sobre la existencia de mercancía, productos más
vendidos para requerir el abastecimiento por parte de los proveedores. De
manera que el principal objetivo en la elaboración del proyecto en cuestión
es la de la optimización en general del sistema de inventario que se utiliza en
la empresa PROATLETHICS PRUDUCTION C.A., que siendo manual tiende
a tener fallas por lo largo y complejo, debido a que la introducción de los
productos puede ser muy repetitiva y redundante esperamos que con la
implementación del nuevo sistema estos problemas sean minimizados en un
cierto porcentaje.
ALCANCE Y DELIMITACIÓN
Alcance
Dadas las observaciones realizadas, se puede inferir que gracias a la
implantación del proyecto de control de inventario, los vendedores se verán
beneficiados mediante el uso de un inventario adecuado, proporcionándoles
así las condiciones óptimas a la hora de realizar sus despachos, influyendo
positivamente en el logro de un buen rendimiento a la hora de verificar
cualquier articulo o producto de ventas.
Delimitación
El estudio será realizado en el departamento de control de inventario
de la empresa “PROATLETHIC`S PRODUCTION 2021 C.A.” en el complejo
deportivo parque naciones unidas ubicado en la Av. Páez El Paraíso-
Caracas durante el período Enero – Junio de 2011.
14
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Contexto donde se realizó la investigación.
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., nace de la idea de un negocio
que brindara a la comunidad soluciones de servicios de venta de artículos
confección de uniformes deportivos.
Dicha empresa comienza labores un 1 de febrero de 1996, junto a sus
dueños Marco. A Cardier y Jaime .A Duran, en aquel momento la empresa
solo contaba con ellos como colaboradores del negocio los cuales se
turnaban para cubrir las horas de trabajo, poco a poco el negocio fue
creciendo y se vio la necesidad de integrando jóvenes brindándoles una
oportunidad de trabajo.
Días tras PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A. sigue actualizándose
en vías de mejorar y poder ofrecer un mejor servicio a sus clientes y estos se
sientan satisfechos, por lo que en estos momentos se ha ampliado el local y
el tipo de mercancía.
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., ubicado en la Av. José Antonio
Páez del Paraíso, más allá de ser una empresa de servicios, la misma
también es un apoyo a la comunidad ya que les da la oportunidad a personas
a tener una oportunidad de trabajo y tomar experiencia que es tan importante
en el desarrollo personal.
15
Misión
PROATLETHICS PRODUCTION 2021, C.A., tiene como misión satisfacer la
demanda de productos para la industria, el comercio y público en general a
través de la distribución de productos de las marcas líderes en el mercado,
siguiendo el protocolo de nuestro servicio personalizado a clientes y de igual
manera fomentando el desarrollo integral de nuestros empleados. En una
búsqueda constante de nuevos productos así como la elección de
proveedores con los precios más competitivos que nos permitirá satisfacer
las necesidades más exigentes a nuestros clientes ofreciendo la mejor
alternativa de compra en cuanto a calidad y precio.
Visión
Ser un proveedor con solidez en el mercado, que brinde los elementos
principales como honestidad y confiabilidad respaldando a nuestros clientes
en todas las necesidades del ramo deportivo, siempre en una constante
evolución y actualización de todas nuestras áreas. Ser rentables abriendo la
oportunidad de negocio dentro de un marco de beneficio mutuo con nuestros
proveedores y clientes a través del profesionalismo, respeto y capacitación.
Apegados a nuestras filosofías de organización estableciendo estándares de
productividad y calidad afianzando nuestro compromiso con el desarrollo
económico y social como líderes en la comercialización deportiva.
16
Organigrama
Fuente: Elaboración Propia
18
Gerente General
Director Ejecutivo
Asistente
Gerente Comercial Gerente Administrativo
CajeroEncargado del Depósito
Vendedora
Antecedentes de la Investigación
Las bases teóricas constituyen la información en la que la investigación se
sustenta, definición de términos básicos y los antecedentes de la investigación.
Una vez planteado el tema de estudio y conocida su relevancia se procede a
sustentar teóricamente la presente investigación. Para el desarrollo de este
proyecto se consultaron diferentes trabajos de grado que sirvieron de apoyo para
su complementación, para lo cual tomamos en consideración los siguientes
trabajos de grado similares a este estudio de investigación:
Autor: Delgado Liseth y Loviza Jessica
Fecha: (2009)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios
(CAPROFUIT-FRP)
Nombre: “Optimización del Sistema de Control de Inventario para la Proveeduría
de la Caja de ahorro de los profesores del Instituto Universitario de Tecnología Dr.
Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP)”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la
proveeduría de la caja da ahorro de los profesores del Instituto Universitario de
Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios (CAPROFUIT-FRP).
Vinculación: El propósito de la investigación tuvo como objetivo optimizar el
sistema de control de inventario con el cual se manejaba la proveeduría, ésta
presentaba un alto flujo dentro del mismo y hubo la necesidad de llevar un control
sobre la venta y compra de mercancía para conocer la realidad de lo que se
procesaba en contabilidad. Es por esta razón que el trabajo se toma como
antecedente ya que nos proporciona de una manera clara y precisa como abordar
el tema de inventarios dentro de una organización, para así tener un análisis de
resultados y determinar las diferentes fortalezas y debilidades que tiene el sistema
compra venta de la empresa Proatlethic’s Production 2021 C.A.
19
Autor: Gonzáles, Jessica y Martínez Rosangela
Fecha: (2007)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial Rodolfo Loero
Arismendi (IUTIRLA) El paraíso.
Nombre: “Diseño de un Sistema Automatizado de compras, ventas y control de
inventarios de productos derivados del plástico para la empresa SASTOQUE C.A.”
Objetivo: “Diseñar un sistema automatizado de compras, ventas y control de
inventarios de productos derivados del plástico para la empresa inversiones
Sastoque C.A.”, basándose en una metodología de proyecto factible e
investigación de campo trayendo como conclusión “con el desarrollo del sistema
automatizado la empresa logró obtener un beneficio y un gran cambio que mejoró
de forma efectiva las funciones operativas, de logística, de trabajo y económico”.
Autor: Rabat T y Franco, M
Fecha: (2008)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Dr. Federico Rivero Palacios
(CAPROFUIT-FRP)
Nombre: “Elaboración del control de inventario de mercancías para la compañía
MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control de inventario para la
compañía MINI BAZAR TABAR C.A. Ubicada en los Teques Estado Miranda”.
Vinculación: Esta fue una investigación de campo, a nivel explicativa, y así se
detectó carencia en el control de inventarios. Proponiendo así un control de los
mismos mediante una codificación de datos. Así los accionistas se mantendrán
informados de todas las observaciones que genera la compañía, de este modo se
obtendrá un mejor funcionamiento con respecto a sus inventarios, y eliminaría la
pérdida de tiempo que se toma la búsqueda de los mismos.
Esta investigación nos facilita el trabajo en la codificación de la mercancía que va
entrar dentro del inventario de la empresa ya que utilizan una codificación de 10
números“0000000000”esto nos deja claro que hay que pensar que el inventario de
20
la empresa está en constante crecimiento con la asignación de un formato de
codificación de diez números los campos de la base de datos del sistema de
control de inventario siempre tendrán espacio disponible para agregar mercancía
al mismo.
Autor: Bustamante Yuri y Finol Elsis
Fecha: (2010)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Venezuela
Nombre: “Evaluación del sistema de control interno de inventario en la cadena de
tiendas Supermart”
Objetivo General: “Diseño de un sistema de control interno de inventario en la
cadena de tiendas Supermart”.
Vinculación: El propósito que tuvo esta investigación fue de una evaluación de
cómo la empresa Supermat llevaba su control interno con respecto a sus
inventarios, la misma fue de tipo evaluativa, descriptiva y de campo. Esta
investigación nos proporciona datos muy útiles para evaluar a la empresa
Proatlethic’s Production 2021 C.A. y así ver las debilidades y fortalezas que tienes
su sistema de inventario actual.
Autor: Gonzáles, Eduardo
Fecha: (2007)
Institución: Instituto Universitario de Tecnología “José María Carreño”
Nombre: Propuesta de Automatización del Sistema de Facturación e Inventario de
“Impresiones Barría”
Objetivo: Analizar los productos que se venden en el local que no tienen
verificación, para así llevar el control de la mercancía.
Vinculación: Generalmente, con la automatización y el mejoramiento del
inventario de mercancía se organizara y mejorara el funcionamiento, rendimiento y
productividad de los insumos de la empresa. Esta tesis aporto ideas en la
21
elaboración de los objetivos, tanto específicos como generales, debido a que el
desarrollo de la investigación es sumamente parecido.
Autor: Luis Pernia, Joselyn Gutiérrez
Año: Julio 2008
Institución: Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial
“IUTA” Región Capital.
Nombre: Sistema Automatizado de Facturación y control de Materiales en el
empresa Inversiones Prisma C.A.
Objetivo del Trabajo: El objetivo es implementar un sistema de información
automatizado que facilite el registro y el control de la mercancía vendida y la
mercancía recibida, por la empresa Inversiones Prisma C.A. el mismo permitirá a
los gerentes generar los reportes requeridos por los usuarios, además almacenar
información rápida y segura, como también facilitara el acceso a la información,
por ende hacer que los empleados tengan un mejor desenvolvimiento.
Vinculación: El trabajo especial de Grado se vincula con este antecedente ya que
se busca implantar un sistema automatizado el cual garantiza agilidad en las
operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa Inversiones
Soles C.A. así como la seguridad en el control de entrada y salida de la
mercancía, por otra parte genera una mayor productividad en el personal que
labora, y por ende ayuda alcanzar a plenitud los objetivos de la empresa, además
de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la misma.
Autor: Quevedo Cecilia.
Año: Julio 2009
Institución: Instituto Universitario de Tecnología Industrial “Rodolfo Loero
Arismendi”.
Nombre del Trabajo: Diseño de un sistema automatizado para el registro y
control de inventario de productos existentes en la empresa sistema de
diagnostico universal de Venezuela, C.A.
22
Objetivo del Trabajo: Diseñar un sistema automatizado para el registro y el
control de inventario de la empresa sistema de diagnostico universal de Venezuela
que facilite la distribución de material en los bancos de sangre, laboratorios
clínicos y médicos quirúrgicos, el mismo permitirá a los administradores a d
generar los reportes requeridos por el usuario de forma rápida y segura.
Vinculación: El trabajo especial de grado se vincula con este antecedente ya que
se implementara un sistema automatizado en el que se garantiza la agilidad en las
operaciones relacionadas con los productos que distribuye la empresa sistema de
diagnostico universal Venezuela C.A., así como la seguridad en el control de
inventario de la mercancía y generar mayor productividad en el personal que
labora.
Bases Teóricas
Para la realización de la investigación, se tomaron en consideración distintas
definiciones que sirven como soporte para el desarrollo de éste estudio.
Sistemas de Información
Un sistema de información es el conjunto organizado de datos, personas
actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales informáticos y de
comunicación que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
empresa o negocio.
Todo ese conjunto de elementos procesa los datos y la información (incluyendo
procesos manuales y automáticos) para distribuirla de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus objetivos.
23
La tarea de los sistemas de información consiste en procesar la entrada de datos,
mantener los archivos de datos en relación con la organización y producir
información a través de informes y otras salidas.
Los sistemas de información gerencial permiten un mayor grado de control
centralizado porque los altos cargos pueden recibir información de de
departamentos dispersos a tiempo, para decidir cuál es la acción apropiada.
La definición de sistemas de información, va orientada en el criterio fundamental
del desarrollo de esta investigación. Una de las definiciones más conocidas y
aceptadas es según:
Gordon, D. (1979) el cual conceptualiza un sistema de información
como “un sistema hombre - máquina integrado que provee
información para el apoyo de las funciones de operaciones, gerencia
y toma de decisiones en una organización.”(130).
La siguiente investigación será desarrollada cumpliendo con las fases del ciclo de
vida de los sistemas que plantea MEDSI.
FASE 1
Definición del proyecto
Determinar la factibilidad de desarrollar un nuevo sistema de información y
estimar los costos, tiempos y recursos requeridos de tal manera que las unidades
interesadas puedan decidir si se ha de emprender o no el proyecto. Si se decide
realizarlo se elabora el plan del proyecto. Dentro de esta fase encontramos los
siguientes pasos:
24
Estudio Preliminar del proyecto
Este estudio muestra de manera general si se justifica o no desarrollar un sistema
de información para satisfacer las necesidades de las unidades interesadas. Para
ello, el gerente realiza las siguientes actividades:
Reconocer el problema
Implica efectuar las acciones necesarias para reconocer que existe un problema.
Las tareas que este debe realizar en esta actividad son:
Recopila y analizar aquellos elementos que indiquen la necesidad de un
nuevo sistema.
Realizar reuniones preliminares con el personal de las unidades
involucradas para definir la necesidad de un cambio.
Formular el problema
Esta actividad busca diagnosticar, de modo muy general, el sistema actual, si es
que existe, tratando de responder entre otras cosas, las siguientes interrogantes:
¿Qué hace este sistema actual?
¿Qué objetivo persigue? ¿Los logra actualmente? ¿Por qué?
¿Qué dificultades o inconvenientes presenta?
¿Qué áreas de la organización se ven afectadas?
¿Es parte de un problema mayor?
Así mismo se busca determinar las necesidades preliminares que puedan o no
justificar el desarrollo del nuevo sistema. Alguna de las interrogantes que se han
de responder son:
25
¿Qué argumentos justifican un cambio?
¿Por qué es importante un cambio?
¿Por qué se cree que un nuevo sistema resolverá el problema?
¿Qué funciones generales debería ejecutar el nuevo sistema?
Para esta actividad el gerente del proyecto debe llevar a cabo las siguientes
tareas
Realizar entrevistas con las personas que sientan la necesidad de un
cambio.
Recopilar y archivar documentos, notas de las entrevistas y datos
relevantes del sistema actual, sus inconvenientes y la necesidad de cambio.
Analizar la documentación archivada.
FASE II
Análisis De Contexto
En esta fase se busca ganar un sólido conocimiento del sistema ampliado dentro
del cual se ubicará el nuevo sistema de información y determinar las deficiencias y
problemas que presenta el actual sistema de información (Si existe). Dentro de
esta fase encontramos los siguientes pasos:
Análisis documental
Este paso le permite al grupo de desarrollo disponer de una biblioteca organizada
de documentos relativos al proyecto. Una vez constituida la biblioteca, el grupo se
ocupa de estudiar la documentación propia del sistema con iras a obtener una
primera aproximación al conocimiento del citado sistema y sobre todo al contexto
que lo contiene. Las actividades que el grupo desarrollo debe llevar a efecto
durante ese paso son:
Recopilar documentos
Con la colaboración de los diferentes usuarios del sistema actual, el grupo recopila
toda la documentación posible a tal sistema.
26
Organizar documentación
Al finalizar la recopilación de documentos el gerente del proyecto asigna a una o
más personas del grupo para que se encarguen de organizar la biblioteca, estas
personas son denominadas bibliotecarios del proyecto.
Estudiar documentos
Después de haberse organizado la biblioteca el grupo se dedica a estudiar a
documentación. El gerente programa reuniones de discusión, distribuye el material
para lecturas individuales y conduce las discusiones en equipo sobre algunos
documentos en particular el objetivo de este estudio es familiarizarse con el
sistema actual antes de iniciar su análisis formal
Análisis del Contexto
Este paso constituye un estudio formal de todo el sistema, con un nivel de detalle
más profundo que aquellos realizados anteriormente. Su objetivo es permitirle al
grupo de desarrollo conocer el sistema actual y su contexto para luego modelarlo y
sobre el modelo identificare las situaciones problemáticas que el sistema presenta.
El modelo del sistema actual se elabora utilizando la técnica conocida como
“Análisis Estructurado de Sistema”. El modelo general esta integrado por dos sus
modelos.
Analizar el contexto del sistema
Durante esta actividad el grupo de desarrollo estudia el sistema de actividades
(sistema empleado) dentro del cual está enmarcado el sistema de información.
Ello debe llevar a determinar los objetivos de ese sistema, definir su estructura,
establecer sus procesos y determinar su comportamiento.
FASE III
Definición de requerimientos
Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las
funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de información debe
satisfacer.
27
Especificación de Requerimientos de Información
El grupo de desarrollo se encarga de especificar junto con el usuario del nuevo
sistema las salidas, las entradas y las estructuras necesarias de datos. Las
actividades que realizas el grupo de desarrollo durante este paso son las
siguientes:
Determinar los requerimientos de información
En conjunto con los usuarios, el grupo de desarrollo determina las necesidades
actuales y futuras de información que el nuevo sistema de información debe
satisfacer. Dichos requerimientos son:
Requerimientos de entrada.
Requerimientos de salida.
Requerimientos de almacenamiento.
Construir el libro de requerimientos de información
Este libro contiene una entrada para cada requerimiento de información nuevo o
viejo. Los requerimientos se agrupan e divisiones de acuerdo al tipo señalado en
la actividad anterior. La división de requerimientos de salida se organiza por
sesiones. Cada sesión contiene los requerimientos de información de una unidad
funcional que esta involucrada en el sistema.
Especificación Funcional del Nuevo sistema
Tomando como elemento de entrada el informe del sistema actual y el libro de
requerimiento, el grupo, a lo largo de este paso, especifica con los usuarios las
funciones que el nuevo sistema debe realizar.
Determinar requerimientos funcionales
Este tipo de requerimiento constituye las funciones que el nuevo sistema debe
ejecutar para lograr la consecución de los objetivos identificados en el estudio de
factibilidad. Utilizando el informe del sistema actual, el grupo determina con los
usuarios, aquellas funciones que deben continuar, las que se han de modificare o
eliminar y las que se han de incorporar al nuevo sistema.
28
Construcción del modelo lógico del nuevo sistema
Este modelo es constituido utilizando la técnica “Análisis Estructurado de
Sistema”, y constituye un medio gráfico de valioso apoyo descriptivo y
documentado de cada una de las funciones del sistema en desarrollo debe
realizar.
Elaborar el informe del nuevo sistema
Bajo el nombre de especificación funcional del nuevo sistema se almacena en la
biblioteca del proyecto el modelo lógico y la lista de restricciones y atributos y a
partir de ellos se elabora un resumen que denominaremos informe del nuevo
sistema.
Discutir el informe del nuevo sistema
Especificación de Restricciones y Atributos. En este paso, el grupo de desarrollo
establece junto con los usuarios las restricciones bajo las cuales se deben
desarrollar y debe operar el sistema de información. Así mismo se establece
también, la interacción que debe haber entre el hombre, el computador y los
atributos de calidad que se la van a imponer al mencionado sistema de
información
Determinar Restricciones
Estas restricciones se pueden agrupar tal como se muestra a continuación:
Económica: de qué cantidad de dinero se dispone para mantener el
sistema.
Técnicas: que equipo debe o puede utilizarse.
De personal: de que personal se dispone para mantener y operar el
sistema.
Legales: que políticas, reglamentos, normas, leyes, etc, tanto internas como
externas deben acatarse.
29
Determinar interacción hombre – máquina
Esta actividad es esencial pues define la comunicación que debe haber entre los
usuarios y el computador a través del subsistema programado.
Determinar atributos de calidad
Entre las interrogantes que se deben responder para algunos de los atributos de
calidad se destacan las siguientes:
Confiabilidad.
Grado de prueba.
Movilidad
Adaptabilidad
Mantenimiento requerido.
Seguridad y privacidad.
Eficiencia y rendimiento.
Documentación.
FASE IV
Diseño Preliminar
Esta fase se encarga de elaborar un diseño preliminar del sistema de información
que satisfaga los requerimientos, restricciones y atributos establecidos en la fase
III. El diseño preliminar consta de un prototipo o modelo físico que delinea la
interacción hombre- máquina del sistema de información y describe, en forma
general sus procesos automatizados. Dentro de esta fase encontramos:
Definición de prototipos
En este paso el grupo de desarrollo elabora diferentes prototipos que puedan
satisfacer la especificación funcional, las restricciones y los atributos identificados
en la fase anterior. se solicitan precios y especificaciones técnicas de los equipos
o programas que hagan falta, a los diferentes vendedores del mercado.
30
La definición de prototipo está regida por la estructura o configuración global del
sistema de información, en ella se indica si el diseño del sistema ha de ser
independiente, centralizado o distribuido. Partiendo de este enfoque, se
establecen diferentes configuraciones para el procesamiento y para la interacción
que existirá entre el hombre y la maquina.
Elaborar diferentes prototipos alternativos
A partir del modelo lógico del nuevo sistema y de las restricciones y atributos
establecidos anteriormente, el grupo desarrolla diferentes prototipos. Un prototipo
es un modelo construido sobre el modelo lógico que muestra claramente la
interacción hombre-maquina, esto indica que procesos son manuales y cuales
automáticos. El prototipo muestra también los procedimientos de activación del
subsistema programado, los de respaldo y recuperación de fallas y los de
seguridad de la base de datos
Evaluar configuración técnica existente
Tomando como datos las configuraciones de equipos existentes en la
organización, que puedan ser utilizados por el nuevo sistema, se procede luego a
evaluar estas configuraciones y a determinar que prototipos se pueden desarrollar
con ellos en forma parcial o total.
Determinar configuración técnica necesaria
Para aquellos prototipos que no puedan ser desarrollados totalmente con la
tecnología disponible en la organización actualmente, se elaboran las
configuraciones técnicas adicionales que ellos requieran y se solicitan las
cotizaciones respectivas a los vendedores del mercado.
Selección de prototipos
En este paso el grupo de desarrollo realiza un análisis de costo beneficio para los
diferentes prototipos definidos en el paso anterior. De los resultados de este
análisis se presenta y discute con la comisión de planificación, quién decide
posteriormente el prototipo más conveniente y da las instrucciones necesarias
para la adquisición de la tecnología que haga falta.
31
Realizar un análisis costo – beneficio
Para cada prototipo se determina sus costos de desarrollo y operaciones y se
estima los beneficios que puedan obtenerse. Se comparan los diferentes
prototipos bajo un criterio económico pre-establecido. Los resultados obtenidos se
resumen en un informe técnico denominado informe de prototipo.
Discutir informe de prototipos
El informe producido en la actividad anterior se presenta a la comisión de
planificación, quien lo discute y finalmente selecciona el prototipo que considere
más conveniente para la organización.
Adquirir tecnología necesaria
De ser necesario el grupo de desarrollo, o en su defecto, el que designe la
comisión de planificaciones, se encarga de adquirir, instalar y probar el equipo y
los programas que el prototipo seleccionado requiera para su desarrollo u
operación.
Refinamiento de Prototipo
Finalmente, el grupo se dedica a refinar el prototipo escogido, es decir, se
describen con mayor detalle aquellos procesos del prototipo que sean
automáticos, siguiendo la técnica de análisis estructurado de sistema.
Refinar prototipo
Cada proceso automático del prototipo se refina mediante la descomposición
funcional establecida por la técnica AES. Cada proceso del mas bajo nivel debe
describirse utilizando cualquier de las técnicas siguientes: algoritmos
estructurados, tablas de decisión o árboles de decisión. Los entes del diccionario
de datos que se vean afectados por la automatización deben ser actualizados
durante esta actividad
Revisar Prototipo
El modelo o prototipo obtenido en la actividad anterior se somete a una revisión
estructurada o a una inspección de diseño.
32
FASE V
Diseñado Detallado
Esta fase busca elaborar un diseño detallado del sistema de información que
muestre como se construirán los subsistemas de datos y el subsistema
programado. Esta fase produce el paquete de diseño, el cual contiene todas las
especificaciones para la construcción del sistema, y el plan de pruebas que regirán
las diferentes pruebas del sistema de información durante las fases de
construcción, pruebas e implantación. Dentro de esta encontramos los siguientes
pasos:
Diseño de Entradas y Salidas
En este paso se elabora minuciosamente el diseño de la interacción entre el
hombre y la máquina, la cual ha sido delineada en el prototipo del sistema.
Diseñar dialogo hombre – máquina
Dependiendo del tipo de interacción hombre-máquina seleccionada, en esta
actividad se debe:
Determinar el medio de comunicación (terminal, teleimpresor, lectora óptica,
étc), estableciendo además sus características capacidades y especificaciones
técnicas que afecten al diseño de los programas.
Determinar el tipo de diálogo hombre-máquina y diseñarlo completamente.
Describir la acción que debe realizar el computador ante cada comando o
selector que del usuario.
Diseñar las pantallas de entrada – salida
Esta actividad consiste en diseñar la estructura o formato de cada pantalla de
entrada de datos al sistema y de salida de información a los usuarios.
Diseñar los reportes
En esta actividad el grupo diseña aquellos reportes que no fueron especificados
en la actividad anterior. Estos son básicamente, los listados de papel, los gráficos
33
y los diagramas. Para cada uno de ellos se debe especificar su estructura o
formato, su contenido (registro de datos ) y el medio de producción o salida.
Diseño de Datos
El diseño del subsistema de datos del sistema de información gira en torno a el
diseño de la (s) base (s) de datos necesaria (s) para almacenar los datos de dicho
sistema y el diseño de los programas que permitirán crear y cargar la (s) base (s)
de datos.
Realizar el diseño lógico de la base de datos
En este proceso de diseño se elabora un modelo de datos que representa las
entidades, sus atributos y las relaciones existentes entre esas entidades. Las
tareas que realiza el grupo para elaborar un modelo de datos son:
Analizar los flujos de datos que entran y salen de cada archivo del prototipo
del sistema.
Derivar la (s) estructura (s) de datos contenida (s) en cada archivo,
identificando las entidades que representa y los atributos que poseen.
Establecer las relaciones que existan entre las diferentes entidades y
construir el modelo de entidad-relación correspondiente.
Si el SMBD (sistema manejador de base de datos) que se valla a utilizar
manipula base de datos relacionales, entonces cada entidad del modelo entidad-
relación debe ser normalizada hasta por lo menos la tercera forma normal.
Verificar si el modelo de datos obtenido satisface todos y cada uno de los
requerimientos detallados en el libro de requerimientos.
Realizar el diseño físico de la base de datos
Dependiendo del tipo y característica del sistema de manejo de bases de datos
que se halla dispuesto a utilizar, el grupo traduce el modelo de datos a un
esquema, esto es, un programa que describe las estructuras lógicas de los datos y
sus correspondientes estructuras de almacenamiento e indica los métodos de
34
acceso que se utilizaran, en términos de lenguaje de descripción de datos del
SMBD.
Diseñar los programas de inicialización y mantenimiento de la base de datos
En esta actividad el grupo diseña aquellos programas que no forman parte del
subsistema programado y que permiten iniciar o cargar la base de datos con los
datos provenientes de fuentes de volumen considerable. Estos programas serán
operados y mantenidos por el administrador de la base de datos y por lo tanto se
consideran parte integrante del subsistema de datos en lugar del subsistema
programado.
Diseño de programas y procedimientos
Luego que se ha elaborado el diseño de entrada-salida y el de datos, el grupo de
desarrollo puede proceder a diseñar los programas y procedimientos del
subsistema programado.
El prototipo del nuevo sistema de información, su correspondiente especificación
funcional y la lista de restricciones y atributos le imprimen una forma única a la
estructura del sistema programado.
Diseñar la estructura del subsistema programado
El subsistema programado se diseña como una estructura jerárquica compuesta
por una o mas programas, cada uno de estos se compone a su vez de módulos un
modulo se define como una unidad de programa que se caracteriza por lo
siguiente:
Posee un nombre propio y único.
Ejecuta una función claramente especificable.
Puede compilarse y catalogarse en forma catalogada.
Puede definir y mantener un conjunto propio de variables locales se llama o
invoca de otro modulo.
35
Diseñar cada modulo de la estructura
Durante la presente actividad el grupo elabora el diseño de cada uno de los
módulos que configuran la estructura del subsistema programado. Este diseño
consiste en establecer la lógica general de cada modulo, esto es, describir los
pasos necesarios para llevar a cabo la función asignada al modulo. La lógica de
un modulo se puede representar mediante el uso de algoritmos o diagramas de
flujo.
El algoritmo o diagrama de flujos del modulo, en si, no es suficiente como para
que un programador empiece su codificación, pues se requiere de una información
adicional sobre las características del modulo, su función, su ubicación, sus
argumentos, etc. Toda esta información se condensa en un formulario elaborado
para tal fin y que se denomina especificación de programa.
Diseñar la documentación y los procedimientos manuales
En esta actividad el grupo se ocupa a determinar el formato y contenido de cada
uno de los manuales que forman la documentación del sistema de información de
acuerdo a lo que se ha establecido en el plan de documentación. De igual modo
se diseñan los formatos, formularios, instructivos, planillas y demás
procedimientos manuales que se mencionan en el prototipo del sistema, y que se
requieren como elemento de los flujos de datos de los procesos manuales del
sistema de información.
La estructura del sistema programado, las especificaciones del programa
asociadas a cad modulo de esa estructura y el diseño de la documentación y de
los procedimientos manuales, constituyen lo que se denomina como la
especificación del subsistema programado.
Ensamblaje del paquete de diseño
Este paso se basa en revisar y ensamblar el conjunto de especificaciones de
diseños producidas en los anteriores, con el propósito de garantizar la
consistencia, calidad y exactitud del diseño e integrar lo que hemos denominado
como paquete de diseño. Para cada una de las especificaciones antes
36
mencionadas se realiza una revisión estructurada (o una inspección de diseño)
siguiendo los lineamientos dados para esas técnicas. Los objetivos de estas
revisiones son :
Determinar las inconsistencias de diseño.
Determinar las fallas y errores cometidos en las diferentes especificaciones.
Medir y corregir las desviaciones del diseño con respecto a las normas y
procedimientos de diseño establecidos en el plan metodológico.
Asegurar que las restricciones y atributos establecidos se satisfagan
plenamente con el diseño elaborado.
Asegurar que cada requerimiento contenido en el libro de requerimiento y
cada especificación funcional del prototipo se cubran o satisfagan con el diseño
producido.
Ensamblar el paquete de diseño
Las especificaciones de diseño, una vez revisadas y corregidas, se ensamblan
para producir el paquete de diseño. Este documento contiene todo el material
descriptivo necesario para conducir la construcción del sistema. Por consiguiente,
contiene:
El prototipo del sistema.
La configuración y documentación del equipo que se va a emplear.
Las especificaciones de entrada y salida.
La especificación del subsistema programado.
La especificación del subsistema de datos.
Cualquier otro material que fuese necesario
Elaborar y discutir el informe del diseño detallado
Haciendo uso del paquete de diseño, el gerente del proyecto elabora un informe
descriptivo de las características, ventajas, desventajas, y los ajustes de costos y
tiempos de desarrollo, que el diseño elaborado involucra.
37
Planificación de pruebas
Las actividades concernientes a esta fase se desarrolla a lo largo de esta
metodología, por otro lado es evidente que muchas de las actividades de prueba
se pueden realizar en paralelo con actividades de fase tales como las de diseño y
construcción del sistema. Bajo este criterio, podemos dividir las actividades
generales de las pruebas en :
Planificación de las pruebas.
Diseño y construcción de las pruebas.
Ejecución de las pruebas.
La primera de ellas se realiza durante esta fase de diseño; la segunda durante la
fase de construcción y la última se distribuye durante la fase de construcción y
pruebas previamente dichas.
Para representar gráficamente el sistema a desarrollar se hará uso de los
diagramas de flujo que son una herramienta vital dentro de el desarrollo de
sistema automatizados.
Diagramas de Flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo proceso. Se
utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales
y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien
definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de
ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.
Características
Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de
término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio
hasta el término.
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Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del
proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes
interesadas.
Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el
comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el
proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud
el proceso elegido.
Tipos de Diagrama de Flujo
Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba
hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.
Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo
39
que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo
en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la
participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los
utilizados son fundamentalmente representativos.
Óvalo: Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o
procedimientos).
Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un
procedimiento).
Triangulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma
permanente).
Triangulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el
almacenamiento del documento).
Toda la información ingresada en el sistema será guardada en una base de datos
que se define de la siguiente manera.
Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o
con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido,
una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría
por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la
actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la
40
electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico),
que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado
SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma
rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y
administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.
Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e
instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos
con el objeto de almacenar la información experimental.
Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos,
algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por
ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley
Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
Tipos de Base de Datos
Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al
contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que
satisfagan.
Según la variabilidad de los datos almacenados
Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para
almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el
comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo,
realizar proyecciones y tomar decisiones.
Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica
con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de
41
datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto
puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un
supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa;
Bases de datos jerárquicas
Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información
en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma
similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede
tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que
no tienen hijos se los conoce como hojas.
Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de
aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy
compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.
Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de
representar eficientemente la redundancia de datos.
Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental
es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga
varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).
Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una
solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad
que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado
que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por
usuarios finales.
Bases de datos transaccionales
Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes
velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general
42
al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante
entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad
posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un
problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas
aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos
relacionales.
Bases de datos relacionales
Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y
administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos
en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California),
no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de
datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían
considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a
que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la
mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto
es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta
por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las
columnas de una tabla).
En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen
relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto
tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un
usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o
almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para
administrar la información.
El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos
relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de
43
Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de
gestión de bases de datos relacionales.
Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le
conoce como normalización de una base de datos.
Gestión de bases de datos distribuida (SGBD)
La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en múltiples sitios
conectados por una red. Hay de dos tipos:
1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.
2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas
multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de
autonomía local y tienen acceso a varias bases de datos autónomas preexistentes
almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura cliente-
servidor.
Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados.
Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder
así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera.
En el diseño de bases de datos se usan primero los modelos conceptuales para
lograr una descripción de alto nivel de la realidad para ello se hará uso del modelo
entidad relación que se describe a continuación.
Modelo entidad-relación
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su
siglas, ERD “Diagram Entity relationship”) son una herramienta para el modelado
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de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades
relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.
Entidad
Cualquier tipo de objeto o concepto sobre el que se recoge información:
cosa, persona, concepto abstracto o suceso. Por ejemplo: coches, casas,
empleados, clientes, empresas, oficios, diseños de productos, conciertos,
excursiones, etc. Las entidades se representan gráficamente mediante
rectángulos y su nombre aparece en el interior. Un nombre de entidad sólo puede
aparecer una vez en el esquema conceptual.
Hay dos tipos de entidades: fuertes y débiles. Una entidad débil es una entidad
cuya existencia depende de la existencia de otra entidad. Una entidad fuertes una
entidad que no es débil.
Relación (interrelación)
Es una correspondencia o asociación entre dos o más entidades. Cada
relación tiene un nombre que describe su función. Las relaciones se representan
gráficamente mediante rombos y su nombre aparece en el interior.
Las entidades que están involucradas en una determinada relación se
denominan entidades participantes. El número de participantes en una relación es
lo que se denomina grado de la relación. Por lo tanto, una relación en la que
participan dos entidades es una relación binaria; si son tres las entidades
participantes, la relación es ternaria; etc.
Una relación recursiva es una relación donde la misma entidad participa más de
una vez en la relación con distintos papeles. El nombre de estos papeles es
importante para determinar la función de cada participación.
Cardinalidad de las Relaciones
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El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la
siguiente:
• Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con
una y solamente una de la entidad B.
• Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona
con varias instancias de la entidad B.
• Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se
relaciona con cualquier instancia de la entidad B.
La cardinalidad con la que una entidad participa en una relación especifica el
número mínimo y el número máximo de correspondencias en las que puede tomar
parte cada ocurrencia de dicha entidad. La participación de una entidad en una
relación es obligatoria (total) si la existencia de cada una de sus ocurrencias
requiere la existencia de, al menos, una ocurrencia de la otra entidad participante.
Si no, la participación es opcional (parcial). Las reglas que definen la cardinalidad
de las relaciones son las reglas de negocio.
A veces, surgen problemas cuando se está diseñado un esquema
conceptual. Estos problemas, denominados trampas, suelen producirse a causa
de una mala interpretación en el significado de alguna relación, por lo que es
importante comprobar que el esquema conceptual carece de dichas trampas. En
general, para encontrar las trampas, hay que asegurarse de que se entiende
completamente el significado de cada relación. Si no se entienden las relaciones,
se puede crear un esquema que no represente fielmente la realidad.
Una de las trampas que pueden encontrarse ocurre cuando el esquema
representa una relación entre entidades, pero el camino entre algunas de sus
ocurrencias es ambiguo. El modo de resolverla es reestructurando el esquema
para representar la asociación entre las entidades correctamente.
Otra de las trampas sucede cuando un esquema sugiere la existencia de una
relación entre entidades, pero el camino entre una y otra no existe para algunas de
46
sus ocurrencias. En este caso, se produce una pérdida de información que se
puede subsanar introduciendo la relación que sugería el esquema y que no estaba
representada.
Atributo
Es una característica de interés o un hecho sobre una entidad o sobre una
relación. Los atributos representan las propiedades básicas de las
entidades y de las relaciones. Toda la información extensiva es portada por
los atributos. Gráficamente, se representan mediante bolitas que cuelgan de
las entidades o relaciones a las que pertenecen.
Cada atributo tiene un conjunto de valores asociados denominado dominio.
El dominio define todos los valores posibles que puede tomar un atributo. Puede
haber varios atributos definidos sobre un mismo dominio.
L os atributos pueden ser simples o compuestos. Un atributo simple es un
atributo que tiene un solo componente, que no se puede dividir en partes más
pequeñas que tengan un significado propio. Un atributo compuesto es un atributo
con varios componentes, cada uno con un significado por sí mismo. Un grupo de
atributos se representa mediante un atributo compuesto cuando tienen afinidad en
cuanto a su significado, o en cuanto a su uso. Un atributo compuesto se
representa gráficamente mediante un óvalo.
Los atributos también pueden clasificarse en monovalentes o polivalentes.
Un atributo monovalente es aquel que tiene un solo valor para cada ocurrencia de
la entidad o relación a la que pertenece. Un atributo polivalente es aquel que tiene
varios valores para cada ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. A
estos atributos también se les denomina multivaluados, y pueden tener un número
máximo y un número mínimo de valores. La cardinalidad de un atributo indica el
número mínimo y el número máximo de valores que puede tomar para cada
ocurrencia de la entidad o relación a la que pertenece. El valor por omisión es.
47
Por último, los atributos pueden ser derivados. Un atributo derivado es aquel que
representa un valor que se puede obtener a partir del valor de uno o varios
atributos, que no necesariamente deben pertenecer a la misma entidad o relación.
Identificador
Un identificador de una entidad es un atributo o conjunto de atributos que
determina de modo único cada ocurrencia de esa entidad. Un identificador de una
entidad debe cumplir dos condiciones:
1. No pueden existir dos ocurrencias de la entidad con el mismo valor del
identificador.
2. Si se omite cualquier atributo del identificador, la condición anterior deja de
cumplirse.
Toda entidad tiene al menos un identificador y puede tener varios identificadores
alternativos. Las relaciones no tienen identificadores.
A los esquemas conceptuales correspondientes a cada vista de usuario se les
denomina esquemas conceptuales locales. Cada uno de estos esquemas se
compone de entidades, relaciones, atributos, dominios de atributos e
identificadores. El esquema conceptual también tendrá una documentación, que
se irá produciendo durante su desarrollo. Las tareas a realizar en el diseño
conceptual son las siguientes:
1. Identificar las entidades.
2. Identificar las relaciones.
3. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones.
4. Determinar los dominios de los atributos.
5. Determinar los identificadores.
6. Determinar las jerarquías de generalización (si las hay).
7. Dibujar el diagrama entidad-relación.
8. Revisar el esquema conceptual local con el usuario.
48
En primer lugar hay que definir los principales objetos que interesan al
usuario. Estos objetos serán las entidades. Una forma de identificar las entidades
es examinar las especificaciones de requisitos de usuario. En estas
especificaciones se buscan los nombres o los sintagmas nominales que se
mencionan (por ejemplo: número de empleado, nombre de empleado, número de
inmueble, dirección del inmueble, alquiler, número de habitaciones). También se
buscan objetos importantes como personas, lugares o conceptos de interés,
excluyendo aquellos nombres que sólo son propiedades de otros objetos. Por
ejemplo, se pueden agrupar el número de empleado y el nombre de empleado en
una entidad denominada empleado, y agrupar número de inmueble, dirección del
inmueble, alquiler y número de habitaciones en otra entidad denominada
inmueble.
Otra forma de identificar las entidades es buscar aquellos objetos que
existen por sí mismos. Por ejemplo, empleado es una entidad porque los
empleados existen, sepamos o no sus nombres, direcciones y teléfonos. Siempre
que sea posible, el usuario debe colaborar en la identificación de las entidades.
A veces, es difícil identificar las entidades por la forma en que aparecen en las
especificaciones de requisitos. Los usuarios, a veces, hablan utilizando ejemplos o
analogías. En lugar de hablar de empleados en general, hablan de personas
concretas, o bien, hablan de los puestos que ocupan esas personas.
Para liarlo aún más, los usuarios usan, muchas veces, sinónimos y homónimos.
Dos palabras son sinónimos cuando tienen el mismo significado. Los homónimos
ocurren cuando la misma palabra puede tener distintos significados dependiendo
del contexto.
No siempre es obvio saber si un objeto es una entidad, una relación o un
atributo. Por ejemplo ¿cómo se podría clasificar matrimonio? Pues de cualquiera
de las tres formas. El análisis es subjetivo, por lo que distintos diseñadores
49
pueden hacer distintas interpretaciones, aunque todas igualmente válidas. Todo
depende de la opinión y la experiencia de cada uno. Los diseñadores de bases de
datos deben tener una visión selectiva y clasificar las cosas que observan dentro
del contexto de la empresa u organización. A partir de unas especificaciones de
usuario es posible que no se pueda deducir un conjunto único de entidades, pero
después de varias iteraciones del proceso de análisis, se llegará a obtener un
conjunto de entidades que sean adecuadas para el sistema que se ha de
construir.
Conforme se van identificando las entidades, se les dan nombres que tengan un
significado y que sean obvias para el usuario. Los nombres de las entidades y sus
descripciones se anotan en el diccionario de datos. Cuando sea posible, se debe
anotar también el número aproximado de ocurrencias de cada entidad. Si una
entidad se conoce por varios nombres, éstos se deben anotar en el diccionario de
datos como alias o sinónimos.
2. Identificar las relaciones
Una vez definidas las entidades, se deben definir las relaciones existentes entre
ellas. Del mismo modo que para identificar las entidades se buscaban nombres en
las especificaciones de requisitos, para identificar las relaciones se suelen buscar
las expresiones verbales (por ejemplo: oficina tiene empleados, empleado
gestiona inmueble, cliente visita inmueble). Si las especificaciones de requisitos
reflejan estas relaciones es porque son importantes para la empresa y, por lo
tanto, se deben reflejar en el esquema conceptual.
Pero sólo interesan las relaciones que son necesarias. En el ejemplo anterior, se
han identificado las relaciones empleado gestiona inmueble y cliente visita
inmueble. Se podría pensar en incluir una relación entre empleado y cliente:
empleado atiende a cliente, pero observando las especificaciones de requisitos no
parece que haya interés en modelar tal relación.
50
La mayoría de las relaciones son binarias (entre dos entidades), pero no hay que
olvidar que también puede haber relaciones en las que participen más de dos
entidades, así como relaciones recursivas.
Es muy importante repasar las especificaciones para comprobar que todas las
relaciones, explícitas o implícitas, se han encontrado. Si se tienen pocas
entidades, se puede comprobar por parejas si hay alguna relación entre ellas. De
todos modos, las relaciones que no se identifican ahora se suelen encontrar
cuando se valida el esquema con las transacciones que debe soportar.
Una vez identificadas todas las relaciones, hay que determinar la cardinalidad
mínima y máxima con la que participa cada entidad en cada una de ellas. De este
modo, el esquema representa de un modo más explícito la semántica de las
relaciones. La cardinalidad es un tipo de restricción que se utiliza para comprobar
y mantener la calidad de los datos. Estas restricciones son aserciones sobre las
entidades que se pueden aplicar cuando se actualiza la base de datos para
determinar si las actualizaciones violan o no las reglas establecidas sobre la
semántica de los datos.
Conforme se van identificando las relaciones, se les van asignando nombres que
tengan significado para el usuario. En el diccionario de datos se anotan los
nombres de las relaciones, su descripción y las cardinalidades con las que
participan las entidades en ellas.
3. Identificar los atributos y asociarlos a entidades y relaciones
Al igual que con las entidades, se buscan nombres en las especificaciones de
requisitos. Son atributos los nombres que identifican propiedades, cualidades,
identificadores o características de entidades o relaciones.
Lo más sencillo es preguntarse, para cada entidad y cada relación, ¿qué
información se quiere saber de...? La respuesta a esta pregunta se debe encontrar
51
en las especificaciones de requisitos. Pero, en ocasiones, será necesario
preguntar a los usuarios para que aclaren los requisitos. Desgraciadamente, los
usuarios pueden dar respuestas a esta pregunta que también contengan otros
conceptos, por lo que hay que considerar sus respuestas con mucho cuidado.
Al identificar los atributos, hay que tener en cuenta si son simples o compuestos.
Por ejemplo, el atributo dirección puede ser simple, teniendo la dirección completa
como un solo valor: `San Rafael 45, Almazora´; o puede ser un atributo
compuesto, formado por Lacalle (`San Rafael), el número (`45´) y la población
(`Almazora´). El escoger entre atributo simple o compuesto depende de los
requisitos del usuario. Si el usuario no necesita acceder a cada uno de los
componentes de la dirección por separado, se puede representar como un atributo
simple. Pero si el usuario quiere acceder a los componentes de forma individual,
entonces se debe representar como un atributo compuesto.
También se deben identificar los atributos derivados o calculados, que son
aquellos cuyo valor se puede calcular a partir de los valores de otros atributos. Por
ejemplo, el número de empleados de cada oficina, la edad de los empleados o el
número de inmuebles que gestiona cada empleado.
Algunos diseñadores no representan los atributos derivados en los esquemas
conceptuales. Si se hace, se debe indicar claramente que el atributo es derivado y
a partir de qué atributos se obtiene su valor. Donde hay que considerar los
atributos derivados es en el diseño físico.
Cuando se están identificando los atributos, se puede descubrir alguna entidad
que no se ha identificado previamente, por lo que hay que volver al principio
introduciendo esta entidad y viendo si se relaciona con otras entidades.
Es muy útil elaborar una lista de atributos e ir eliminándolos de la lista conforme se
vayan asociando a una entidad o relación. De este modo, uno se puede asegurar
52
de que cada atributo se asocia a una sola entidad o relación, y que cuando la lista
se ha acabado, se han asociado todos los atributos.
Hay que tener mucho cuidado cuando parece que un mismo atributo se debe
asociar a varias entidades. Esto puede ser por una de las siguientes causas:
• Se han identificado varias entidades, como director, supervisor y
administrativo, cuando, de hecho, pueden representarse como una sola entidad
denominada empleado. En este caso, se puede escoger entre introducir una
jerarquía de generalización, o dejar las entidades que representan cada uno de los
puestos de empleado.
• Se ha identificado una relación entre entidades. En este caso, se debe
asociar el atributo a una sola de las entidades y hay que asegurarse de que la
relación ya se había identificado previamente. Si no es así, se debe actualizar la
documentación para recoger la nueva relación.
Conforme se van identificando los atributos, se les asignan nombres que tengan
significado para el usuario. De cada atributo se debe anotar la siguiente
información:
• Nombre y descripción del atributo.
• Alias o sinónimos por los que se conoce al atributo.
• Tipo de dato y longitud.
• Valores por defecto del atributo (si se especifican).
• Si el atributo siempre va a tener un valor (si admite o no nulos).
• Si el atributo es compuesto y, en su caso, qué atributos simples lo forman.
• Si el atributo es derivado y, en su caso, cómo se calcula su valor.
• Si el atributo es multievaluado.
4. Determinar los dominios de los atributos
El dominio de un atributo es el conjunto de valores que puede tomar el atributo.
Por ejemplo el dominio de los números de oficina son las tiras de hasta tres
caracteres en donde el primero es una letra y el siguiente o los dos siguientes son
53
dígitos en el rango de 1 a 99; el dominio de los números de teléfono y los números
de fax son las tiras de 9 dígitos.
Un esquema conceptual está completo si incluye los dominios de cada atributo: los
valores permitidos para cada atributo, su tamaño y su formato. También se puede
incluir información adicional sobre los dominios como, por ejemplo, las
operaciones que se pueden realizar sobre cada atributo, qué atributos pueden
compararse entre sí o qué atributos pueden combinarse con otros. Aunque sería
muy interesante que el sistema final respetara todas estas indicaciones sobre los
dominios, esto es todavía una línea abierta de investigación.
Toda la información sobre los dominios se debe anotar también en el diccionario
de datos.
5. Determinar los identificadores
Cada entidad tiene al menos un identificador. En este paso, se trata de encontrar
todos los identificadores de cada una de las entidades. Los identificadores pueden
ser simples o compuestos. De cada entidad se escogerá uno de los identificadores
como clave primaria en la fase del diseño lógico.
Cuando se determinan los identificadores es fácil darse cuenta de si una entidad
es fuerte o débil. Si una entidad tiene al menos un identificador, es fuerte (otras
denominaciones son padre, propietaria o dominante). Si una entidad no tiene
atributos que le sirvan de identificador, es débil (otras denominaciones son hijo,
dependiente o subordinada).
Todos los identificadores de las entidades se deben anotar en el diccionario de
datos.
6. Determinar las jerarquías de generalización
54
En este paso hay que observar las entidades que se han identificado hasta el
momento. Hay que ver si es necesario reflejar las diferencias entre distintas
ocurrencias de una entidad, con lo que surgirán nuevas subentidades de esta
entidad genérica; o bien, si hay entidades que tienen características en común y
que realmente son subentidades de una nueva entidad genérica.
En cada jerarquía hay que determinar si es total o parcial y exclusiva o
superpuesta.
7. Dibujar el diagrama entidad-relación
Una vez identificados todos los conceptos, se puede dibujar el diagrama entidad-
relación correspondiente a una de las vistas de los usuarios. Se obtiene así un
esquema conceptual local.
8. Revisar el esquema conceptual local con el usuario
Antes de dar por finalizada la fase del diseño conceptual, se debe revisar el
esquema conceptual local con el usuario. Este esquema está formado por el
diagrama entidad-relación y toda la documentación que describe el esquema. Si
se encuentra alguna anomalía, hay que corregirla haciendo los cambios
oportunos, por lo que posiblemente haya que repetir alguno de los pasos
anteriores. Este proceso debe repetirse hasta que se esté seguro de que el
esquema conceptual es una fiel representación de la parte de la empresa que se
está tratando de modelar.
Estructura de una Base de Datos
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un
orden que debe ser cumplido para acceder a la información de manera coherente.
Cada base de datos contiene una o más tablas, que cumplen la función de
contener los campos.
55
Una vez que la base de datos tiene su base es momento de descomponer dicha
base en grupos y segmentos de registro Este proceso es necesario
independientemente de la arquitectura de la base de datos - relacional, red o
jerárquica-. Sin embargo, para la base de datos relacional, la acción
correspondiente puede dividirse y expresarse en términos formales y se denomina
normalización a la misma.
Normalización de Base de Datos
El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de
reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al
modelo relacional.
Las bases de datos relacionales se normalizan para:
Evitar la redundancia de los datos.
Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas.
Proteger la integridad de los datos.
En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que
una tabla sea considerada como una relación tiene que cumplir con algunas
restricciones:
Cada tabla debe tener su nombre único.
No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados.
Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo
Terminología Relacional Equivalente
Relación =tabla o archivo
Registro =registro, fila o renglón
Atributo =columna o campo
Clave = llave o código de identificación
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Clave Candidata = superclave mínima
Clave Primaria = clave candidata elegida
Clave Ajena = clave externa o clave foránea
Clave Alternativa = clave secundaria
Dependencia Multivaluada = dependencia multivalor
RDBMS = Del inglés Relational Data Base Manager System que significa,
Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales.
1FN = Significa, Primera Forma Normal o 1NF del inglés First Normal Form.
Los términos Relación, Tupla y Atributo derivan del álgebra y cálculo relacional,
que constituyen la fuente teórica del modelo de base de datos relacional.
Todo atributo en una tabla tiene un dominio, el cual representa el conjunto de
valores que el mismo puede tomar. Una instancia de una tabla puede verse
entonces como un subconjunto del producto cartesiano entre los dominios de los
atributos. Sin embargo, suele haber algunas diferencias con la analogía
matemática, ya que algunos RDBMS permiten filas duplicadas, entre otras cosas.
Finalmente, una tupla puede razonarse matemáticamente como un elemento del
producto cartesiano entre los dominio.
Dependencia
Dependencia funcional
B es funcionalmente dependiente de A.
57
Una dependencia funcionales una conexión entre uno o más atributos. Por
ejemplo si se conoce el valor deFecha DeNacimientopodemos conocer el valor
de Edad.
Las dependencias funcionales del sistema se escriben utilizando una flecha, de la
siguiente manera:
FechaDeNacimiento Edad
Aquí a FechaDeNacimiento se le conoce como un determinante. Se puede leer de
dos formasFechaDeNacimiento determina a Edad o Edad es funcionalmente
dependiente de FechaDeNacimiento. De la normalización (lógica) a la
implementación (física o real) puede ser sugerible tener éstas dependencias
funcionales para lograr la eficiencia en las tablas.
Propiedades de la Dependencia funcional
Existen 3 axiomas de Armstrong:
Dependencia funcional Reflexiva
Si "x" está incluido en "x" entonces x x A partir de cualquier atributo o conjunto
de atributos siempre puede deducirse él mismo. Si la dirección o el nombre de una
persona están incluidos en el DNI, entonces con el DNI podemos determinar la
dirección o su nombre.
Dependencia funcional Aumentativa
entonces
DNI nombre
DNI, dirección nombre, dirección
Si con el DNI se determina el nombre de una persona, entonces con el DNI más la
dirección también se determina el nombre o su dirección.
Dependencia funcional transitiva
58
Dependencia funcional transitiva.
Sean X, Y, Z tres atributos (o grupos de atributos) de la misma entidad. Si
Y depende funcionalmente de X y Z de Y, pero X no depende funcionalmente
de Y, se dice entonces que Z depende transitivamente de X.
Simbólicamente sería:
X Y Z entonces X Z
FechaDeNacimiento Edad
Edad Conducir
FechaDeNacimiento Edad Conducir
Entonces tenemos que FechaDeNacimiento determina a Edad y la Edad
determina a Conducir, indirectamente podemos saber a través de
FechaDeNacimiento a Conducir (En muchos países, una persona necesita ser
mayor de cierta edad para poder conducir un automóvil, por eso se utiliza este
ejemplo).
Propiedades deducidas
Unión
y entonces
Pseudo-transitiva
y entonces
Descomposición
y z está incluido en y entonces
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Claves
Una clave primaria es aquella columna (o conjunto de columnas) que identifica
únicamente a una fila. La clave primaria es un identificador que va a ser siempre
único para cada fila. Se acostumbra a poner la clave primaria como la primera
columna de la tabla pero es más una conveniencia que una obligación. Muchas
veces la clave primaria es numérica auto-incrementada, es decir, generada
mediante una secuencia numérica incrementada automáticamente cada vez que
se inserta una fila.
En una tabla puede que tengamos más de una columna que puede ser clave
primaria por sí misma. En ese caso se puede escoger una para ser la clave
primaria y las demás claves serán claves candidatas.
Una clave ajena (foreign key o clave foránea) es aquella columna que existiendo
como dependiente en una tabla, es a su vez clave primaria en otra tabla.
Una clave alternativa es aquella clave candidata que no ha sido seleccionada
como clave primaria, pero que también puede identificar de forma única a una fila
dentro de una tabla. Ejemplo: Si en una tabla clientes definimos el número de
documento (id_cliente) como clave primaria, el número de seguro social de ese
cliente podría ser una clave alternativa. En este caso no se usó como clave
primaria porque es posible que no se conozca ese dato en todos los clientes.
Una clave compuesta es una clave que está compuesta por más de una columna.
La visualización de todas las posibles claves candidatas en una tabla ayuda a su
optimización. Por ejemplo, en una tabla PERSONA podemos identificar como
claves su DNI, o el conjunto de su nombre, apellidos, fecha de nacimiento y
dirección. Podemos usar cualquiera de las dos opciones o incluso todas a la vez
como clave primaria, pero es más óptimo en la mayoría de sistemas la elección
del menor número de columnas como clave primaria.
60
Formas Normales
Las formas normales son aplicadas a las tablas de una base de datos. Decir que
una base de datos está en la forma normal N es decir que todas sus tablas están
en la forma normal N.
En general, las primeras tres formas normales son suficientes para cubrir las
necesidades de la mayoría de las bases de datos. El creador de estas 3 primeras
formas normales (o reglas) fue Edgar F. Codd.1
Primera Forma Normal (1FN)
Una tabla está en Primera Forma Normal si:
Todos los atributos son atómicos. Un atributo es atómico si los elementos
del dominio son indivisibles, mínimos.
La tabla contiene una clave primaria única.
La clave primaria no contiene atributos nulos.
No debe de existir variación en el número de columnas.
Los Campos no clave deben identificarse por la clave (Dependencia
Funcional)
Debe Existir una independencia del orden tanto de las filas como de las
columnas, es decir, si los datos cambian de orden no deben cambiar sus
significados
Una tabla no puede tener múltiples valores en cada columna. Los datos son
atómicos. (Si a cada valor de X le pertenece un valor de Y y viceversa)
Esta forma normal elimina los valores repetidos dentro de una BD
Segunda Forma Normal (2FN)
Dependencia Funcional. Una relación está en 2FN si está en 1FN y si los atributos
que no forman parte de ninguna clave dependen de forma completa de la clave
principal. Es decir que no existen dependencias parciales. (Todos los atributos que
no son clave principal deben depender únicamente de la clave principal).
61
En otras palabras podríamos decir que la segunda forma normal está basada en el
concepto de dependencia completamente funcional. Una dependencia funcional
es completamente funcional si al eliminar los atributos A de X significa que la
dependencia no es mantenida, esto es que . Una dependencia funcional es una
dependencia parcial si hay algunos atributos que pueden ser eliminados de X y la
dependencia todavía se mantiene, esto es:
Por ejemplo {DNI, ID_PROYECTO} HORAS_TRABAJO (con el DNI de un
empleado y el ID de un proyecto sabemos cuántas horas de trabajo por semana
trabaja un empleado en dicho proyecto) es completamente dependiente dado que
ni DNI HORAS_TRABAJO ni ID_PROYECTO HORAS_TRABAJO mantienen la
dependencia. Sin embargo {DNI, ID_PROYECTO} NOMBRE_EMPLEADO es
parcialmente dependiente dado que DNI NOMBRE_EMPLEADO mantiene la
dependencia.
Tercera Forma Normal (3FN)
La tabla se encuentra en 3FN si es 2FN y si no existe ninguna dependencia
funcional transitiva entre los atributos que no son clave.
Un ejemplo de este concepto sería que, una dependencia funcional X->Y en un
esquema de relación R es una dependencia transitiva si hay un conjunto de
atributos Z que no es un subconjunto de alguna clave de R, donde se mantiene X-
>Z y Z->Y.
Por ejemplo, la dependencia SSN->DMGRSSN es una dependencia transitiva en
EMP_DEPT de la siguiente figura. Decimos que la dependencia de DMGRSSN el
atributo clave SSN es transitiva vía DNUMBER porque las dependencias
SSN→DNUMBER y DNUMBER→DMGRSSN son mantenidas, y DNUMBER no es
un subconjunto de la clave de EMP_DEPT. Intuitivamente, podemos ver que la
dependencia de DMGRSSN sobre DNUMBER es indeseable en EMP_DEPT dado
que DNUMBER no es una clave de EMP_DEPT.
62
Formalmente, un esquema de relación R está en 3 Forma Normal Elmasri-
Navathe, 2 si para toda dependencia funcional, se cumple al menos una de las
siguientes condiciones:
1. X es superllave o clave.
2. A es atributo primo de R; esto es, si es miembro de alguna clave en R.
Además el esquema debe cumplir necesariamente, con las condiciones de
segunda forma normal.
Forma normal de Boyce-Codd (FNBC)
La tabla se encuentra en FNBC si cada determinante, atributo que determina
completamente a otro, es clave candidata. Deberá registrarse de forma anillada
ante la presencia de un intervalo seguido de una formalización perpetua, es decir
las variantes creadas, en una tabla no se llegaran a mostrar, si las ya planificadas,
dejan de existir.
Formalmente, un esquema de relación R está en FNBC, si y sólo si, para toda
dependencia funcional válida en R, se cumple que
1. X es superllave o clave.
De esta forma, todo esquema R que cumple FNBC, está además en 3FN; sin
embargo, no todo esquema R que cumple con 3FN, está en FNBC.
Cuarta Forma Normal (4FN)
Una tabla se encuentra en 4FN si, y sólo si, para cada una de sus dependencias
múltiples no funcionales X->->Y, siendo X una super-clave que, X es o una clave
candidata o un conjunto de claves primarias.
Quinta Forma Normal (5FN)
Una tabla se encuentra en 5FN si:
La tabla está en 4FN
63
No existen relaciones de dependencias no triviales que no siguen los
criterios de las claves. Una tabla que se encuentra en la 4FN se dice que está en
la 5FN si, y sólo si, cada relación de dependencia se encuentra definida por las
claves candidatas.
Microsoft Acces será el programa a utilizar para realizar la base de datos, Access
es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la
gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser
usado en entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de
la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que
pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica sencilla. Además, estas
bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Dentro de un
sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de
ofimática, como podría pensarse. Este programa permite manipular los datos en
forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas,
consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la
información
Para el desarrollo de el sistema a desarrollar es necesario el uso de la
programación que de describe a continuación.
La programación es el proceso de diseñar, escribir, probar, depurar y mantener el
código fuente de programas computacionales. El código fuente es escrito en un
lenguaje de programación. El propósito de la programación es crear programas
que exhiban un comportamiento deseado. El proceso de escribir código requiere
frecuentemente conocimientos en varias áreas distintas, además del dominio del
lenguaje a utilizar, algoritmos especializados y lógica formal. Programar no
involucra necesariamente otras tareas tales como el análisis y diseño de la
aplicación (pero si el diseño del código), aunque si suelen estar fusionadas en el
desarrollo de pequeñas aplicaciones.
64
Léxico y programación
La programación se rige por reglas y un conjunto más o menos reducido de
órdenes, expresiones, instrucciones y comandos que tienden a asemejarse a una
lengua natural acotada (en inglés); y que además tienen la particularidad de una
reducida ambigüedad. Cuanto menos ambiguo es un lenguaje de programación,
se dice, es más potente. Bajo esta premisa, y en el extremo, el lenguaje más
potente existente es el binario, con ambigüedad nula (lo cual lleva a pensar así del
lenguaje ensamblador).
En los lenguajes de programación de alto nivel se distinguen diversos elementos
entre los que se incluyen el léxico propio del lenguaje y las reglas semánticas y
sintácticas.
Compilación
El programa escrito en un lenguaje de programación (fácilmente comprensible por
el programador) es llamado programa fuente y no se puede ejecutar directamente
en una computadora. La opción más común es compilar el programa obteniendo
un módulo objeto, aunque también puede ejecutarse en forma más directa a
través de un intérprete informático.
El código fuente del programa se debe someter a un proceso de traducción para
convertirlo en lenguaje máquina, código éste directamente ejecutable por el
procesador. A este proceso se le llama compilación.
Normalmente la creación de un programa ejecutable (un típico.exe para Microsoft
Windows o DOS) conlleva dos pasos. El primer paso se llama compilación
(propiamente dicho) y traduce el código fuente escrito en un lenguaje de
programación almacenado en un archivo a código en bajo nivel (normalmente en
código objeto, no directamente a lenguaje máquina). El segundo paso se llama
enlazado en el cual se enlaza el código de bajo nivel generado de todos los
ficheros y subprogramas que se han mandado compilar y se añade el código de
65
las funciones que hay en las bibliotecas del compilador para que el ejecutable
pueda comunicarse directamente con el sistema operativo, traduciendo así
finalmente el código objeto a código máquina, y generando un módulo ejecutable.
Estos dos pasos se pueden hacer por separado, almacenando el resultado de la
fase de compilación en archivos objetos (un típico.obj para Microsoft Windows,
DOS o para Unix); para enlazarlos en fases posteriores, o crear directamente el
ejecutable; con lo que la fase de compilación se almacena sólo temporalmente. Un
programa podría tener partes escritas en varios lenguajes (por ejemplo Visual
Basic, C++ y ensamblador), que se podrían compilar de forma independiente y
luego enlazar juntas para formar un único módulo ejecutable.
La base de datos del sistema a desarrollar será manejada por el lenguaje de
programación de visual Basic 6.0 que según
Tom Sheldon (1996) consiste: “en un editor de código; donde se
escribe el código fuente, un depurador que corrige errores en el
código fuente para que pueda ser bien compilado, un compilador que
traduce el código fuente a lenguaje de máquina, y un constructor de
interfaz gráfica que es una forma de programar en la que no es
necesario escribir el código para la parte gráfica del programa, sino
que se puede hacer de forma visual” (p 168)
Características
El compilador de Visual Basic x.0 genera código que requiere librerías de enlace
dinámico DLL para que funcione, en algunos casos llamada MSVBVMxy.DLL
(acrónimo de "MicroSoft Visual Basic Virtual Machine x.y", donde x.y es la versión)
y en otros VBRUNXXX.DLL ("Visual Basic Runtime X.XX"). Estas DLL proveen las
funciones implementadas en el lenguaje, conteniendo rutinas en código ejecutable
que son cargadas bajo demanda. Además existe un gran número de bibliotecas
DLL, que facilitan el acceso a la mayoría de las funciones del sistema operativo y
también la integración con otras aplicaciones.
66
En el IDE de Visual Basic se puede ejecutar el programa en desarrollo, "al vuelo" o
en modo intérprete (en realidad pseudo-compila el programa muy rápidamente y
luego lo ejecuta), y también se permite la generación del programa en código
ejecutable (exe). Tal programa generado en disco puede luego ser ejecutado fuera
del ambiente de programación (incluso en modo stand alone, dependiendo de los
requisitos de DLL´s), aunque será necesario que las librerías DLL requeridas se
encuentren instaladas en el sistema para su apropiada ejecución.
Visual Basic provee soporte para empaquetado y distribución, es decir, permite
generar un módulo instalador que contiene el programa ejecutable y las bibliotecas
DLL necesarias para él. Con ese módulo la aplicación generada se distribuye y
puede ser instalada en cualquier equipo (con sistema compatible).
Así como bibliotecas DLL, hay numerosas aplicaciones de terceros que disponen
de variadas funciones y mejoras para Visual Basic, incluyendo también para
empaquetado y distribución.
Entorno de desarrollo
Existe un único entorno de desarrollo para Visual Basic, desarrollado por
Microsoft: Microsoft Visual Basic x.0 para versiones desde la 1.0 hasta la 6.0,
(con las diferencias entre las versiones desde la 1.0 (MS-DOS/Windows 3.1) hasta
la 3.0 (16 bits, Windows 3.1/95) y las de la 4.0 (16/32 bits, Windows 3.1/95/NT)
hasta la 6.0 (32 bits, Windows 9x/Me/NT/2000/XP/2003 server).
Su entorno de desarrollo es muy similar al de otros lenguajes e IDE's.
Se compone principalmente de una barra de herramientas y menús, que se
pueden personalizar con prácticamente la totalidad de los comandos del IDE, a
necesidad.
El espacio de trabajo incluye y muestra todas las ventanas del proyecto,
las vistas del código de los módulos y objetos, y los controles con los que se
67
compondrán las ventanas de la aplicación. Por defecto se dispone los siguientes
controles:
(PictureBox) Caja de Imágenes.
(Label) Etiqueta.
(TextBox) Caja de texto.
(Frame) Marco.
(CommandButton) Botón de comando.
(CheckBox) Casilla de verificación.
(OptionButton) Botón de opción.
(ComboBox) Lista desplegable
(ListBox) Lista.
(HScrollBar) Barra de desplazamiento horizontal.
(VScrollBar) Barra de desplazamiento vertical.
(Timer) Temporizador.
(DriveListBox) Lista de unidades de disco.
(DirListBox) Lista de directorios.
(FileListBox) Lista de archivos.
(Shape) Figura.
(Line) Línea.
(Image) Imagen.
(Data) Conexión a origen de datos.
(OLE) Contenedor de documentos embebidos compatibles con Object
Linking and Embedding
Se pueden agregar todo tipo de controles de terceros, y hay una gran cantidad de
ellos que se proveen con la instalación de Visual Basic 6.0, vienen embebidos
dentro de archivos de extensión OCX.
Un control OCX, es un objeto que se coloca en un formulario para habilitar o
mejorar la interacción del usuario con una aplicación. Los controles ActiveX tienen
68
eventos que se pueden incorporar en otros controles. Estos controles tienen una
extensión de nombre de archivo .ocx.
El panel lateral derecho contiene dos vistas principales:
El Explorador de Proyectos, que muestra todos los elementos que
componen el proyecto o grupos de proyectos (formularios, interfaz de controles,
módulos de código, módulos de clase, etc.)
El Panel de propiedades, donde se muestran todos los atributos de
los controles de los formularios o la información de modulos clase y formularios,
entre muchos otros.
La Ventana inmediato, por defecto se encuentra en la parte inferior,
aunque puede no estar visible; utilizar Ctrl+G para mostrar la ventana. Esta
ventana resulta una herramienta muy útil a la hora de depurar el programa o
incluso de realizar pruebas rápidas, ya que permite imprimir mensajes de texto
desde el código y ejecutar sentencias y comandos simples (solo sentencias que se
puedan representar, en una sola línea), como por ejemplo, desde código de la
propia aplicación, se puede consultar el valor de una variable o llamar a un método
declarado en el módulo que se está depurando. También se puede ejecutar código
"al vuelo", por ejemplo probar sentencias como:
?2+2
Al ejecutarlo devolvería el resultado de la operación. Se puede usar variables del
código de la aplicación, o sentencias de código como:
Msgbox "Prueba de cuadro de mensaje de error.", vbCritical, "Titulo del mensaje"
A la hora de depuración puede ser útil para consultar un código de error:
?Err.Number
En este lenguaje de programación será desarrollado el sistema de control de
inventario para la empresa Proatlethics Production C.A. ya que nos permite una
codificación fluida y el desarrollo de un ambiente amigable en la interfaz de
nuestro sistema.
69
Dentro De un sistema de control de inventario la contabilidad es un factor
importante ya que mediante esta podemos llevar nuestro sistema a un rendimiento
máximo por ello definimos la contabilidad según el autor Brito.
Contabilidad Según BRITO (2007)Se define por inventario al registro documental
de bienes o pertenencias de una persona o comunidad, en la gestión de una
entidad el inventario lleva control sobre el conjunto de los bienes propios y
disponibles de la misma, considerados como activos. Los bienes de dicha entidad
que son objeto de inventario son las existencias que están destinadas
internamente al proceso productivo. (p.135).
Los inventarios deberán ser presentados en el Balance General dentro del grupo
de activo circulante siempre que el tiempo que deba transcurrir hasta que se
produzca la venta no sea superior a un año
Inventario Según Catátcora (1998) Indica que los inventarios
representan las partidas del activo que son generadores de ingresos
para varios tipos de empresas, entre los cuales se encuentran las
que tienen una actividad de transformación y los que se dedican a la
compra y venta o comercialización. Los inventarios en el caso de las
empresas comercializadoras, se pueden definir como los artículos
que se encuentran disponibles para la venta y en caso de una
compañía manufacturera, los productos terminados, en proceso,
materia prima y suministros que se vayan a incorporar en la
producción. (p. 148).
El inventario es muy importante porque permite ganar tiempo ya que ni la
producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del
producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no
tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.
70
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente se irá con la competencia, esto hace que la empresa no sólo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en
el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Tipos de Inventario
Para las empresas comerciales que presentan actividades de compra y venta de
mercancías, así como las manufactureras, por su carácter comercial tienen en su
haber distintos tipos de inventarios; discriminados a razón de su valor monetario y
de su normativa procedimental. Por ello el autor POCH (2000) afirma que existe
la siguiente clasificación:
Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por empresas
pequeñas y medianas y tienen dos características:
• Para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es
indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
• Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se
utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se
esté utilizando.
El registro de las transacciones, junto con la toma de inventario físico y su
correspondiente investigación, permitirá la elaboración del importantísimo estado
físico denominado estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado.
El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario sólo se calculan al final
del período contable, cuando se toma un inventario físico.
Inventario Continuo o Perpetuo:
71
La mercancía que entra se registra a la cuenta del inventario directamente, en este
método de inventario se lleva un registro de forma que muestre a cada momento
cuál es la existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien las compras y las
ventas de productos se registran según vayan ocurriendo las transacciones o
movimientos que maneje la empresa.
Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de
artículos vendidos (p44).
Métodos de Evaluación de Inventarios
Para realizar un estudio completo acerca de los inventarios, se desarrollará a
continuación aspectos relativos a los métodos que lo hacen posible:
Método promedio móvil de CATACORA (1997) “existen diferentes métodos para
valorar los inventarios, debido a los distintos sistemas de contabilidad en las
organizaciones como: promedio ponderado y promedio móvil” (p110).
Método promedio ponderado, de acuerdo con CATACORA (1997)”la valuación de
los inventarios bajo el método de promedio ponderado, se aplica dividiendo el
costo total del inventario inicial más las compras entre el total de las unidades”. (p
100)
En este método supone que todos los artículos que están disponibles para la
venta durante el periodo, se pueden presentar mediante un costo de
promedio ponderado.
Método de promedio móvil de acuerdo con CATACORA (1997)”afirma que se
utiliza, cuando se tiene un sistema contable o método de contabilización continua,
y consiste en efectuar un cálculo cada vez que se tiene una entrada o salida de
productos y/o mercancía”. (p. 183)
72
El costo de los inventarios aplica sobre la base del último costo promedio
calculado, razón por la cual recibe el nombre de promedio móvil.
Definición de Control
Existen varias definiciones de control entre las cuales se pueden mencionar la de
CHIAVENATO (2001) quien señala que el control es una función administrativa:
“es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la
acción correctiva cuando se necesita. De este modo el control es un proceso
esencialmente regulador” (p. 349).
Podemos decir qué el sistema de control interno son los procesos que debe llevar
a cabo toda organización tanto administrativa como contable para lograr la
eficiencia administrativa operativa.
Importancia del Control
El control interno en cualquier organización, reviste mucha importancia, tanto en la
conducción de la organización, como en el control e información de la
operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e
información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones en el mercado; ayuda a que los
recursos (humanos, materiales y financieros) disponibles, sean utilizados en forma
eficiente, bajo criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y
registro oportuno, en los sistemas respectivos.
El Control Interno contribuye a la seguridad del sistema contable que se utiliza en
la empresa, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y
financieros que ayudan a que la empresa realice su objeto. Detecta las
irregularidades y errores y propugna por la solución factible evaluando todos los
niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas
contables para que así el auditor pueda dar cuenta veraz de las transacciones y
manejos empresariales.
73
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos
los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia.
Control Interno de Inventario
Se establece un sistema de control interno, con el fin de evitar errores, fraudes,
descuidos, y desperdicios. Uno de los mejores medios de control, es el designar
personas con distintas responsabilidades en los trabajos afines: hacer los pedidos,
recibirlos, almacenarlos, hacer pagos, los registros de salida y de existencias. El
sistema de control interno de inventario de mercancías debe proporcionar un
método que obligue a cada persona que reciba mercancías, a responder por ella y
que el saldo de la cuenta sea igual a la existencia.
Objetivos del Control Interno de Inventario
Al respecto Cepeda (1997) el control interno de inventario tiene como
objetivo fundamental establecer las acciones, políticas, los métodos
procedimientos y mecanismo de prevención, control, evaluación del
stock en la empresa así como, del mejoramiento continuo del
almacén que le permita la autoprotección necesaria para garantizar
una función administrativa transparente, eficiente, cumpliendo con la
constitución, leyes y normas que regulan la coordinación de
actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y
una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del
estado(p.24).
74
Visto de este modo el sistema de control interno es un concepto universal que se
aplica en distintamente en todas las empresas, donde los gerentes de la misma
requieren de un mejor proactivo aseguramiento del desarrollo de control y en
especial de la detención de problemas potenciales que pueda presentar la
organización. Es de gran importancia destacar que el control interno no importa
que tan bien haya sido diseñado y operado, porque solamente puede dar un
seguridad razonable a la gerencia de una empresa sobre el logro de sus objetivos
y metas programadas, donde su eficiencia y eficacia en muchas oportunidades se
ven afectadas por limitaciones inherentes al mismo control utilizado por la
empresa.
Importancia del control interno del inventario
Es de vital importancia ya que constituye la base o soporte sobre el cual
descansa la confiabilidad de un sistema contable. Su grado de fortaleza
determinara si existe una seguridad razonable de que las operaciones reflejadas
en los estados financieros son confiables.
Este no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras
reflejada en los estados financieros, sino que también evalúa el nivel de eficiencia
operacional en los procesos contables, se orienta a prevenir y a detectar
irregularidades.
Todo sistema de control debe llevar un registro lógico de datos esto se hace
mediante el uso de base de datos que:
Según autores Kendall K. y Kendall J. (1997)se define como “las
bases de datos no son simplemente un conjunto de archivos. En vez
de ello una base de datos es una fuente central de datos pensada
para que sea compartida por muchos usuarios con una diversidad de
aplicaciones. “
75
Bases Legales
Venezuela cuenta con una serie de leyes, decretos y normas que rigen el
funcionamiento de las instituciones como de los ciudadanos, en este proyecto se
toman en cuenta la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley
Especial contra Delitos Informáticos y la Ley sobre Derecho de autor.
LA CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUALA
PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 36.859 de fecha 29 DE
DICIEMBRE DE 1999
TÍTULO III
De los Derechos Humanos y Garantías, Y de los Deberes
Capítulo VI
De los Derechos Culturales y Educativos
Artículo 110. El Estado reconocerá el interés público de la ciencia, la tecnología el
conocimiento, la innovación y sus aplicaciones y los servicios de información
necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico,
social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional. Para el
fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes
y creara el sistema nacional de ciencia y tecnología de acuerdo con la ley. El
sector privado deberá aportar recursos para los mismos. El estado garantizara el
cumplimiento de los principios éticos y legales que deben regir las actividades de
investigación científica, humanística y tecnológica. L ley determinara los modos y
medios para dar cumplimiento a esta garantía.
LA LEY DE DELITOS INFORMATICOS DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA, PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 37.313 DEL30 DE
OCTUBRE DE 2001
76
Señala en los siguientes artículos:
Título I
Disposiciones Generales
ARTICULO 1:
Objeto de la Ley La presente Ley tiene por objeto la protección integral de los
sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y
sanción de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualesquiera de sus
componentes, o de los cometidos mediante el uso de dichas tecnologías, en los
términos previstos en esta Ley.
ARTICULO 6:
Acceso Indebido Toda persona que sin la debida autorización o excediendo la que
hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice
tecnologías de información, será penado con prisión de uno a cinco años y multa
de diez a cincuenta unidades tributarias.
ARTICULO 7:
Sabotaje o Daño a Sistemas Todo aquel que con intención destruya, dañe,
modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un
sistema que utilice tecnologías de información o cualesquiera de los componentes
que lo conforman, será penado con prisión de cuatro a ocho años y multa de
cuatrocientas a ochocientas unidades tributarias.
ARTICULO 9:
Acceso Indebido o Sabotaje a Sistemas Protegidos Las penas previstas en los
artículos anteriores se aumentarán entre una tercera parte y la mitad, cuando los
hechos allí previstos o sus efectos recaigan sobre cualesquiera de los
componentes de un sistema que utilice tecnologías de información protegido por
77
medidas de seguridad, que esté destinado a funciones públicas o que contenga
información personal o patrimonial de personas naturales o jurídicas.
ARTICULO 12:
Falsificación de Documentos Quien, a través de cualquier medio, cree, modifique o
elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice
tecnologías de información; o cree, modifique o elimine datos del mismo; o
incorpore a dicho sistema un documento inexistente, será penado con prisión de
tres a seis años y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias.
Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para sí o para otro algún
tipo de beneficio, la pena se aumentará entre un tercio y la mitad.
El aumento será de la mitad a dos tercios si del hecho resultare un perjuicio para
otro.
ARTICULO 13:
Hurto Quien a través del uso de tecnologías de información, acceda, intercepte,
interfiera, manipule o use de cualquier forma un sistema o medio de comunicación
para apoderarse de bienes o valores tangibles o intangibles de carácter
patrimonial sustrayéndolos a su tenedor, con el fin de procurarse un provecho
económico para sí o para otro, será sancionado con prisión de dos a seis años y
multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias.
Los artículos mencionados anterior mente hablan sobre los derechos que se
tienen que aplicar en la informática ya que toda empresa que preste con estos
servicios debe cumplir cabalidad.
LEY DE DERECHOS DE AUTOR DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA PROMULGADA SEGÚN GACETA OFICIAL Nº 39.321 DEL 27 DE
OCTUBRE DE 2001
78
SECCIÓN PRIMERA
De los Derechos Morales y Patrimoniales
Artículo 18:
Corresponde exclusivamente al autor la facultad de resolver sobre la divulgación
total o parcial de la obra y, en su caso, acerca del modo de hacer dicha
divulgación, de manera que nadie puede dar a conocer sin el consentimiento de su
autor el contenido esencial o la descripción de la obra, antes de que aquél lo haya
hecho o la misma se haya divulgado. La constitución del usufructo sobre el
derecho de autor, por acto entre vivos o por testamento, implica la autorización al
usufructuario para divulgar la obra. No obstante, si no existe una disposición
testamentaria específica acerca de la obra y ésta queda comprendida en una
cuota usufructuaria, se requiere el consentimiento de los derechohabientes del
autor para divulgarla.
Artículo 19:
En caso de que una determinada obra sea publicada o divulgada por persona
distinta a su autor, éste tiene el derecho de ser reconocido como tal, determinando
que la obra lleve las indicaciones correspondientes.
Artículo 20:
El autor tiene, incluso frente al adquirente del objeto material de la obra, el
derecho de prohibir toda modificación de la misma que pueda poner en peligro su
decoro o reputación. El autor de obras de arquitectura no puede oponerse a las
modificaciones que se hicieran necesarias durante la construcción o con
posterioridad a ella. Pero si la obra reviste carácter artístico, el autor tendrá
preferencia para el estudio y realización de las mismas. En cualquier caso, si las
modificaciones de la obra arquitectónica se realizaren sin el consentimiento del
autor, éste podrá repudiar la paternidad de la obra modificada y quedará vedado al
propietario invocar para el futuro el nombre del autor del proyecto original.
79
CAPITULO III
METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION
Fidias G. Arias (2006) Dice que “La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos
de investigación, las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevas a
cabo la indagación. Es el “como” se realizara el estudio para responder el
problema planteado”. (P.110).
El tipo de investigación en la cual se basa el presente trabajo especial de grado
es la “Investigación de Campo” la cual se define de la siguiente manera:
Diseño y Modalidad de la Investigación
Según Fidias G. Arias (2006) el diseño de investigación “Es la estrategia general
que adopta el investigador para responder el problema planteado. En atención al
diseño, la investigación se clasifica en documental, de campo y experimental” (p
26).
El diseño de investigación empleado en la presente investigación fue de campo y
de modalidad, proyecto factible, Fidias G. Arias Define el diseño de campo de la
siguiente manera:
80
La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad desde donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigados obtienes la información pero no altera las condiciones establecidas, de allí su carácter de investigación no experimental (p ,31)
Se utilizo este diseño de investigación puesto que se realizo la respectiva
observación de los hechos desde el lugar donde están ocurriendo los mismos y
recolectar los datos relacionados con la problemática actual de la empresa en este
caso la Empresa Proatlethics Producción C.A.
La presente investigación es de modalidad, proyecto factible. Al respecto, la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL 2005) define a la
modalidad, proyecto factible de la siguiente forma:
“Propuesta de acción para resolver un problema practico o satisfacer una
necesidad. Es Indispensable que dicha propuesta se acompañe de una
investigación que demuestre factibilidad o posibilidad de realización” (P. 134)
Esta investigación es de modalidad proyecto factible por la sencilla razón de que
se realizo una propuesta para ensamblar un sistema automatizado de control de
inventario que realice todas las funciones del sistema actual que es de forma
manual y, para que por medio del sistema automatizado se pueda solucionar la
problemática existente en dicha empresa.
Tipo de Nivel de la Investigación
Para Fidias G. Arias (2006)”...El nivel de investigación se refiere al grado de
profundidad con que se aborda un fenómeno u objeto de estudio” (P.23).
El nivel de investigación empleado en la presente investigación fue descriptivo. Al
respecto Fidias G. Arias define a la investigación descriptiva de la siguiente
manera:
81
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho,
fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o
comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel
intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere (P 24).
Fue Empleado el nivel de investigación Descriptivo puesto que se esta
estableciendo en la presente investigación la forma como se comporta el sistema
actual de la empresa y la situación actual de la misma.
Población y Muestra.
Población
Para Fidias G. Arias (2006) “… La población, o en términos mas precisos
población objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con características
comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación.
Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio” (P. 84).
Cuando se habla de población se refiere al conjunto de unidades o fuente de
datos, que es preciso reducir a proporciones manejables para poder explorar.
Cada uno de estos datos o unidades no son mas que cada uno de los elementos
de información que se recogen durante el desarrollo de una investigación y sobre
la base de los cuales, convenientemente sintetizados, podrían extraerse
conclusiones de relevancia al problema inicial planteado.
La población Objeto de estudio de esta investigación estuvo conformada por
veinte (20) personas, que son aquellas personas relacionadas tanto directas como
indirectamente con el sistema de control de inventario actual de dicha empresa.
Como la población es menor a 100 se tomara el 100 % de la misma.
Tipo N° Personas Porcentaje
82
Empleados 12 60%
Clientes 8 40%
Muestra
Morales (citado por Fidias G. Arias, 2066) dice que “la muestra es un subconjunto
representativo de un universo o población” (P.110)
La muestra tomada en esta investigación es el total de la población, es decir es de
Veinte (20) personas, entre clientes y personal que laboral en dicha empresa,
debido a que son personas que realizan labores directas o indirectas con el tema
trabado y con el fin de agilizar el proceso de recolección de información.
Tipo de Muestreo
El tipo de muestreo de esta investigación es no probabilístico. Fidias G
Arias (2006) lo define como:
“Es un procedimiento de selección en el que se desconoce la probabilidad que
tienen los elementos de la población para integrar la muestra” (P 85).
Dentro del tipo de muestreo no probabilístico fue abordado el muestreo intencional
y opinatico. Según Fidias G Arias (2006) se define:
“En este caso los elementos son escogidos con base en criterios o juicios
preestablecidos por el investigador” (P.85).
El tipo de muestreo no probabilístico antes mencionado fue seleccionado en base
a que se dedujo que la muestra debía ser integrada por las personas que se
encargan tanto directa como indirectamente del sistema de control de inventario
actual de la empresa
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
83
Según Fidias G Arias (2006) Define a las técnicas de recolección de datos “Son
las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de
técnicas; la observación directa, la encuesta es sus modalidades oral o escrita
(cuestionario), la entrevista, el análisis documental, análisis de contenido, etc.” (P.
111).
El mismo autor define los instrumentos de recolección de datos como: “Son los
medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información.
Ejemplo: Fichas, formatos de cuestionarios, guía de entrevista, listas de cotejo,
escalas de actitudes u opinión, grabador, cámara fotográfica o de video, etc.”
(p.111).
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos que se aplicaron en esta
investigación fueron la entrevista, la observación directa y el cuestionario: al
respecto, Fidias G Arias (2006) define la entrevista y el cuestionario de la siguiente
manera:
“La entrevista, mas que un simple interrogatorio, es una técnica basada en un
dialogo o conservación “cara a cara”, entre el entrevistador y el entrevistado
acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador
pueda obtener la información requerida”. (P. 73).
“El cuestionario es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita
mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas.
Se le denomina cuestionario administrativo porque deber ser llenado por el
encuestado, sin intervención del encuestador “(P.74).
La entrevista realizada en la empresa fue de una forma directa con las personas
que trabajan en los departamentos de caja y contabilidad de la misma, es decir, a
medida que se realizaban los cuestionarios, se iba haciendo preguntas adicionales
relacionadas, tanto de la operatividad como del funcionamiento del sistema,
además la observación directa permitió conocer desde el mismo lugar el problema
y los hechos con el sistema actual.
84
Es importante destacar la necesidad de exigir a los trabajadores responder el
cuestionario con la mayo sinceridad posible, con el fin de obtener resultados
óptimos.
El cuestionario se llevo a cabo con la finalidad de confirmas la información
proporcionada en el entrevista realizada, en relación a las diversas fallas
presentadas.
Es fundamental recalcar que el objetivo principal de esta herramienta, es
suministrar los argumentos necesarios para realizar los estudios solicitados por la
gerencia.
Técnicas de procesamiento y análisis de datos.
Según Fidias G Arias (2006) las técnicas de procesamiento de datos: “Son las
distintas operaciones a las que serán sometidos los datos que se obtengan
clasificación, registro, tabulación y codificación si fuere el caso”. (P.111)
Lo expresado anteriormente por Fidias G. Arias indica que, una vez realizados los
cuestionarios, se debe clasificar y analizar las respuestas proporcionadas por los
usuarios, donde se refleja la necesidad de implantar un sistema automatizado para
el control de inventario.
Al tener clasificada la información, se procedió a la aplicación de las técnicas de
procesamiento y análisis de datos para luego proceder a la elaboración de los
gráficos ilustrativos. Dentro de estas se encuentran el registro, la clasificación y la
tabulación. Al respecto, Fernando C (2001) las define de la siguiente manera:
“El registro es la técnica mediante la cual se indica la frecuencia con que ocurre un
hecho o fenómeno” (P.71).
“La clasificación es la técnica que consiste en la distribución de los datos
obtenidos en grupos, tomando en cuenta su tipología, bien sea de manera
cualitativa o cuantitativa. (P. 71).
85
“La codificación es la técnica que consiste en categorizar los datos obtenidos,
dicha categorización consiste, comúnmente en transformar dichos datos en
símbolos numéricos” (P. 71)
“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de
determinar el número de casos que se corresponden con las distintas categorías”
(P.71).
CAPITULO IV
DESARROLLO DE LA INVESTIGACION
Presentación y análisis de los resultados.
Gráficas y análisis de Datos
Esta Herramienta se utilizó para medir el rendimiento del sistema de trabajo
actual de la empresa y así obtener de una manera clara los resultados de las
encuestas realizadas a las personas que integran los departamentos de caja e
inventario, y a un cierto número de clientes.
La técnica del procesamiento y análisis de datos aplicada en esta investigación fue
tabulación. Al respecto, Fernando Castro (2001) define la tabulación de la
siguiente manera:
“La tabulación es la técnica que consiste en el recuento de los datos a fin de
determinar el numero de casos que se corresponden con las distintas categorías”
(P, 71).
La fuente toma del cuestionario permitió dar a conocer las fallas y necesidades
que presenta la tienda deportiva “Proatlethic’s Production C.A.”, el mismo fue
elaborado y aplicado por Javier Toro a un grupo comprendido de veinte (20)
personas de los cuales un sesenta por ciento (60%) son los empleados de la
86
empresa (12 personas) y el 40 por ciento restante (40%) que son los clientes (8
personas).
Entre las preguntas que se plantearon en el cuestionario se encuentran:
1) ¿Considera Usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el
control de inventario en la empresa es el más óptimo?
2) ¿Considera Usted que el tiempo de respuesta al realizar el inventario en
existencia es rápido y eficaz?
3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorará el tiempo de
respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de
productos?
4) ¿Considera usted que es necesario cambiar el sistema actual?
5) ¿Cree usted que el sistema es completo?
6) ¿Considera usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos
solventara los inconvenientes del proceso actual?
7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicaría a la empresa?
8) ¿Se sentiría beneficiado por la implantación del nuevo sistema?
9) Estima usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la
elaboración del inventario en el sistema propuesto
10)¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de seguridad
para los datos almacenados?
11)¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles fallas en el
sistema actual?
12)¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?
13)Estaría usted de acuerdo con que el sistema este constituido por pantallas
amigables de fácil comprensión para la introducción de datos
14)¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el
manejo del software al personal de la empresa’
15)¿Cree usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la
seguridad del inventario de la empresa’
87
A continuación en las siguientes páginas se presenta el análisis de las
preguntas antes mencionadas.
1) ¿Considera usted, que el procedimiento actual utilizado para realizar el
control de inventario en la empresa es el más óptimo?
Tabla #1
Fuente: Elaboración
Propia
Grafico # 1
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
88
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 4 20%
NO 16 80%
Total 20 100%
4%
16%
El ochenta por ciento (80%) de la población encuestada cree que el
sistema que actualmente se emplea genera fallas a la empresa, debido a
que piensa que el mismo no esta acorde con los requerimientos de la
misma, mientras que un veinte por ciento (20%) cree que el sistema actual
esta operando bien puesto que dijeron que el sistema esta acorde con los
requerimientos de la empresa.
2) ¿Considera usted que en el sistema actual el tiempo de respuesta al
realizar el inventario en existencia es rápido y eficaz?
Tabla #2
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 2
Fuente: Elaboración Propia
89
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 2 10%
NO 18 90%
Total 20 100%
10%
Análisis
A través de este ítem se quiso determinar la rapidez al realizar una consulta
de inventario en existencia, el 90 % de los encuestados respondieron NO
demostrando que el sistema posee retrasos al realizar la solicitud de
mercancía en existencia.
3) ¿Considera Usted que un sistema automatizado mejorara el tiempo de
respuesta en el momento de realizar una consulta de la existencia de
productor?
Tabla # 3
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 3
Fuente: Elaboración Propia
90
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Análisis
En el gráfico anterior la muestra encuestada expresa, que un sistema
automatizado permitirá el control de la información procesada en forma
efectiva evitando la pérdida de tiempo, control y buena administración de
los recursos. Es Importante resaltar la simplificación de los procedimientos y
el nivel de seguridad que ofrece un sistema automatizado para el proceso
de información por lo cual es necesaria la implementación del mismo.
4) ¿Considera que es necesario cambiar el sistema actual?
Tabla # 4
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 4
91
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
Claramente en el grafico anterior se puede notar una inconformidad con el
sistema actual de control ya que un cien por ciento (100%) de la población
encuestada no se siente cómoda trabajando con el sistema actual de
control de inventarios debido a que los tiempos de respuesta y
procesamiento de datos son demasiado lentos.
5) ¿Considera usted, que el sistema actual es completo?
Tabla # 5
Fuente: Elaboración Propia
92
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 18 90%
NO 2 10%
Total 20 100%
Grafico # 5
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 90 por ciento de la población considera que el sistema actual debería
almacenar más información por ejemplo la de los proveedores ya que
actualmente no es posible realizar un reporte general de los proveedores
que posee la empresa, mientras que un dos por ciento de la población
considera que el sistema actual es completo y cumple con los
requerimientos de la empresa.
6) ¿Considera Usted que la implementación de nuevos equipos tecnológicos
solventará los inconvenientes del proceso actual?
Tabla # 6
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 6
93
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Leyenda
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
Los miembros de la empresa consideraron necesario la adquisición de nuevos
equipos para optimizar el funcionamiento del nuevo sistema. Sienten que los
equipos tecnológicos solventaran todos los inconvenientes del sistema manual ya
que con los equipos tendrán mayor eficiencia en su trabajo trayendo consigo la
mejor organización de los recursos. La implantación de un nuevo sistema
automatizado es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificación de
pasos realizados en los procesos de información y al poco material que requiere a
la hora de imprimir un documento
7) ¿Considera usted que el sistema propuesto perjudicara a la empresa?
Tabla #7
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 7
94
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 1 5%
NO 19 95%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 95 % de la población esta de acuerdo con que el sistema propuesto
traerá beneficios operacionales a la empresa mientras que el 5 por ciento
esta en desacuerdo ya que opina que la adaptación del sistema actual al
sistema propuesto podría perjudicar a la empresa.
8) ¿Estima Usted que son pocos los pasos que se deben seguir para la
elaboración del inventario en el sistema propuesto?
Tabla # 8
Fuente: Elaboración Propia
95
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Grafico # 8
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
La población entrevistada a respondido a la siguiente pregunta
afirmativamente obteniendo así un 100% de aprobación esto se debe a que
la automatización de los pasos para el control de inventario en el sistema
propuesto agrada a la directiva de la empresa.
9) ¿Considera usted necesario que el sistema posea un control de
seguridad para los datos almacenados?
Tabla # 9
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 9
96
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
La muestra encuestada acepto el ítem anterior en su totalidad arrojando un
resultado del 100%. De acuerdo a esto los empleados destacaron la
necesidad de implementar un control de acceso a los datos del sistema, ya
que así se mantendría la seguridad de los datos almacenados y no podría
ser modificado por personas ajenas a la empresa.
10) ¿Cree usted que el sistema propuesto ayude a corregir posibles las
posibles fallas en el sistema actual?
Tabla # 10
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 10
97
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 100% de la población encuestada ha respondido afirmativamente ya que
todos concuerdan que con un sistema automatizado el margen de error se
reduce significativamente trayendo así beneficios operacionales a la
empresa.
11) ¿Cree usted que el sistema propuesto beneficiaria a la empresa?
Tabla # 11
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 11
98
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 18 90%
NO 2 10%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El 90% de la población cree que con la implementación de un nuevo
sistema de control de inventarios se protegería la integridad de la
mercancía en stock trayendo así mayo productividad dentro de este
departamento, mientras que el 10 % restante cree que no beneficiaria a la
empresa porque piensa que el sistema actual esta en optimas condiciones.
12) ¿Estaría usted de acuerdo con que el diseño del sistema este constituido
por pantallas amigables de fácil comprensión para la introducción de datos?
Tabla # 12
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 12
99
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El resultados obtenido a la pregunta anterior fue del 100%, en la gráfica se
ha de notar que los empleados prefieren un sistema rápido y preciso que
permita hacer modificaciones con pocos y sencillos pasos.
13) ¿Considera usted que deben realizarse cursos de capacitación para el
manejo del software al personal de la empresa?
Tabla # 13
Fuente: Elaboración Propia
100
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Grafico # 13
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El grafico anterior muestra que el personal que labora en la empresa desea
obtener adiestramiento ya que se enfrentarían a un método diferente donde
se utilizaran nuevas herramientas.
14) ¿Considera usted que la implementación del nuevo sistema ayudaría a la
seguridad del inventario de la empresa?
Tabla # 14
Fuente: Elaboración Propia
Grafico # 14
101
Opciones N° de Personas Porcentaje
SI 20 100%
NO 0 0%
Total 20 100%
Fuente: Elaboración Propia
Análisis
El grafico anterior muestra que todo el personal de la empresa esta de
acuerdo con que el sistema propuesto ayudara con la seguridad del
inventario debido a que se tendrá un control exacto del mismo evitando así
cualquier extravió o hurto que pudiese ocurrir en el departamento de
inventario.
Metodología Aplicada para el desarrollo del sistema.
La metodología utilizada para el desarrollo del sistema de la presente
investigación fue la Metodología de Desarrollo de sistema de Información
(MEDSI), la misma fue definida en el capitulo II, A continuación, se presenta
la explicación del desarrollo del sistema utilizando las fases de dicha
metodología.
Fase I Definición del Proyecto
102
Se determino la factibilidad de desarrollo un nuevo sistema de información
para la empresa Proatlethics Production C.A., estimando costos, tiempos y
recursos requeridos de tal manera que cumpla con la necesidades
expuestas por los futuros usuarios, para que así las partes interesadas
decidan o no si han de emprender el proyecto, ya que los procesos
administrativos se han estado llevando de forma manual, esto genera
lentitud e inseguridad.
Estudio de Factibilidad
Abarca tres aspectos.
A) Factibilidad Técnica: Es posible desarrollar el sistema propuesto con la
tecnología actual con la que dispone la empresa Proatlethics Production
C.A., cualquier otra tecnología adquirida adicionalmente deberá ser por
medio de la empresa.
B) Factibilidad Económica. El sistema automatizado traerá beneficios
para la empresa, tales como: seguridad a la hora de llevar el registro y
control de los productos que disminuyen así como reducción de tiempo
al realizar los tramites administrativos el costo que genera el desarrollo
del sistema significa que el mismo sea puesto en marcha, ya que la
empresa cuenta con los recursos adecuados para cubrir dichos gastos
sin que el presupuesto asignado sea afectado.
C) Factibilidad Psicosocial: Se aprobó la implantación de un sistema
automatizado de acuerdo con las necesidades del personal que labora
en la empresa Proatlethics Production C.A., quienes pedían a la
empresa medida en la agilidad y seguridad de los procesos, aunque en
algunas determinadas ocasiones existía resistencia al cambio
tecnológico por parte del personal aunque la misma sea diminuta.
103
Fase 2 Análisis de Contexto
Se recopilo información con la ayuda de los usuarios del sistema actual llegando a
la conclusión de que este no cuenta con ninguna tecnología para el registro y
control de los productos que se distribuyen ya que se manejan varios formatos en
libros de Microsoft Excel en los cuales se registran todos los datos relacionados
con los productos que comercializa la empresa, se hizo un estudio formal de todo
el sistema actual con la finalidad de conocer las debilidades presentadas a la hora
de su uso.
104
Diagrama de Contexto Sistema ActualNivel 0
Clientes Contabilidad
0
Control de Inventario para la empresa PROATLETHC´S PRODUCTION 2021 C.A.
Caja
Datos Personales
Factura Inventario
Factura de Compra
Datos del Cliente y CompraCopia de Factura
Diccionario de Datos Sistema Actual Nivel 0
106
107
108
109
Nivel 1 Sistema Actual
Sistema Actual nivel 1
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
Fase III Definición de los requerimientos
Esta fase busca definir los requerimientos de los usuarios y establecer las funciones,
restricciones y atributos que el nuevo sistema automatizado deber realizar para ello se
especifico en conjunto con los usuarios del nuevo sistema, las salidas, las entradas y las
estructuras de datos necesarios, tanto las actuales como las futuras para la elaboración
del sistema.
No se determinaron restricciones ya que económicamente la empresa cuenta con los
recursos monetarios propios, además existen equipos de computación en las
instalaciones. Esta empresa cumple con las normas y leyes establecidas, tanto externa
como interna para desarrollar cualquier tipo de sistema.
Con la automatización de un sistema de inventario, existirán muchas mejoras con
respecto a la calidad del manejo de información, ya que se obtendrá un mejor control de
los procesos realizados en la compañía. Este sistema representa un gran cambio para la
compañía, ya que seria fácil de operar, además permitirá se modificado por otro usuario,
debido a que el sistema posee un nivel de seguridad de acceso para cada uno de los
usuarios.
122
Diagrama de Contexto Sistema PropuestoNivel 0
Diccionario de Datos Nivel 0 Sistema Propuesto
Sistema Propuesto Nivel o
124
125
126
127
128
Nivel 1 Sistema Propuesto
Diccionario de Datos Nivel 1 Sistema Propuesto
Sistema Propuesto nivel 1
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 6)
144
145
146
147
148
149
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 13)
150
151
152
.
153
154
Nivel 2 Sistema Propuesto (Proceso Nº 9)
156
157
158
159
Fase IV Diseño Preliminar
En esta fase se elaboro un diseño preliminar del sistema automatizado de inventario de los
equipos de la empresa Proatlethics Production que satisface los requerimientos, restricciones y
atributos establecidos, Además se elaboraron prototipos del sistema en donde se muestran los
procedimientos realizados en dicha empresa.
El sistema indicara mensajes que informen a los usuarios si hay errores en el mismo o si esta
pasando algo irregular, por ejemplo al ingresar un producto y la información no esta completa,
mostrara un mensaje de error.
160
Diseño Físico Base de Datos
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Nombre N Texto 20 Nombre del cliente
Empresa N Texto 20 Nombre de Empresa en que labora el cliente
Teléfono N Texto 20 Teléfono del cliente
Dirección N Texto 50 Dirección de domicilio de cliente
Cedula S Numero Entero Cedula del cliente
161
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Fecha N Fecha Fecha Fecha de Venta
Vendido_a N Texto 20 Nombre de Cliente
Articulo S Texto 20 Descripción de Articulo
Cantidad N Numero Entero Cantidad de Articulo Vendido
Valor_Unitario N Numero Entero Costo Unitario de Producto
Valor N Numero Entero Costo de proveedor del producto
Utilidad N Numero Entero Utilidad Ganada por venta
162
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Autonumérico Entero Id Crédito
Código N Numero Entero Código de Crédito
Cliente N Texto 20 Nombre de Cliente
Producto N Texto 20 Nombre de Producto
Cantidad N Numero Entero Cantidad de Producto
Deuda N Numero Entero Total de mercancía vendida
Fecha_de_Pago N Fecha Fecha Fecha tope pago de crédito
Utilidad N Numero Numero Ganancia de venta.
163
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Autonumérico Entero Id Mercancía
Fecha N Texto 15 Fecha de entrada de mercancía a stock
Producto N Fecha 20 Nombre de producto entrante
Cantidad_ Anterior N Numero Entero Cantidad en stock
Cantidad_Entrante N Numero Entero Cantidad entrante de mercancía
Cantidad_Total N Numero Entero Total de mercancía
164
Nombre del Campo Campo
Clave
Tipo de Dato Tamaño Descripción
Id S Numero Entero Id Ingresos
Nombre N Texto 25 Nombre de Articulo
Marca N Texto 25 Marca de Articulo
Talla N Texto 25 Talla de articulo
Precio_de_Venta N Numero Entero Precio de venta al publico
Precio_de_Compra N Numero Entero Precio de proveedor
Cantidad N Numero Entero Cantidad entrante de articulo
StockMínimo N Numero Entero Stock Mínimo de articulo
165
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Producto N Texto 25 Nombre de producto
Cantidad_Total N Numero Entero Cantidad de Producto
Stock Mínimo N Numero Entero Stock mínimo de producto
Proveedor N Texto 25 Proveedor de producto
166
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Representante N Texto 25 Nombre de representante de proveedor
Empresa N Texto 25 Nombre de empresa
Teléfono N Texto 25 Teléfono de contacto
Dirección N Texto 25 Dirección de proveedor
Rif S Texto 25 Rif de proveedor
Email N Texto 25 Email de Proveedor
167
Nombre del Campo Campo Clave Tipo de Dato Tamaño Descripción
Índice N Número Entero Índice de usuario
Usuario S Texto 25 Nombre de usuario
Permiso1 N Número Entero
Permiso2 N Número Entero
Permiso3 N Número Entero
Permiso4 N Número Entero
Permiso5 N Número Entero
Permiso6 N Número Entero
Permiso7 N Número Entero
Permiso8 N Número Entero
Permiso9 N Número Entero
Permiso10 N Número Entero
Permiso11 N Número Entero
Permiso12 N Número Entero
Contraseña N Texto 25 Contraseña usuario
168
Fase V Diseño del sistema
Se diseña el sistema siguiendo los pasos de diseño de entrada y salida de datos, determinando
medios de comunicación (monitos, teclado, impresora, unidad central) describiendo la labor que
debe realizar el computador ante cada comando que utilice el usuario.
Se diseña una serie de pantallas tales como acceso al sistema, entrada, salida, modificación,
consultas y reportes.
Se realizo un diseño lógico de la base de datos, tomando en cuenta entidades y atributos y las
relaciones existentes entre cada una de ellas, también se diseño el sistema físico, el cual describe
la estructura lógica de los datos, almacenamiento y métodos de acceso.
Se elaboro prueba a las plantillas y a la base de datos, a fin de comprobar el buen funcionamiento
del sistema de inventario a emplearse en el almacén de la empresa Proatlethics Production C.A.
169
Pantalla Principal
Nuevo Producto Entradas Venta Registros de EntradaInventario PagosRegistro de VentasCreditoModficar - Eliminar
Nuevo Articulo
Guardar Articulo
Imprimir Listado
Imprimir Inventario
Imprimir Ficha
Eliminar Articulo
Cancelar Edicion
Actualizar
Cancelar
Eliminar
Salir
Modificar Existente
Buscar
Aplicar
Leer desde Barcode
Imprimir Codigo de
Barras
Agregar
Salir
Vender
Salir
Crear Informe
Cancelar
Modificar
Eliminar
Salir
Vender
Salir
Generar Informe
Modificar Existentes
Generar Informe
Volver
Buscar Ventas
Cancelar
Generar Informe
Volver
CONCLUSIÓN
La Empresa Proatlethics Production C.A. situada en la Av. Páez del Paraíso
Complejo Deportivo Parque Naciones Unidas, en ella se hizo un estudio de las
actividades que se realizan en el almacén, logrando con el mismo conocer que
dichas actividades se ejecutaban de forma manual. Por ello, se planteo un
proyecto que permitió elaborar un Sistema Automatizado de Control de Inventario
en dicha empresa. El sistema fue propuesto como una manera de solventar los
errores que se presentaban son su uso, asimismo, se planteo el objetivo general y
los objetivos específicos, siento esto cumplidos en su totalidad.
Con la implantación de un sistema automatizado se ofreció al usuario
agilidad en el desarrollo de las actividades, seguridad y confianza, ya que solo
tendrían acceso al sistema personas autorizadas para el manejo de la información.
Cabe destacar que el desarrollo de este proyecto cumple con las exigencias,
requerimientos y necesidades del usuario.
Para el desarrollo de este proyecto, se tomo como metodología para la
investigación, la “Metodología Estructurada de Sistemas de Información MEDSI”,
la cual permitió el desarrollo de las aplicaciones informáticas en forma
estructurada, en donde se aplicaron las fases para llevar a cabo el desarrollo del
proyecto.
El sistema en su fase funcional facilito el proceso, y trajo como beneficio
para la empresa, rapidez al momento de verificar los datos y de emitir reportes de
los productos y servicios no aplicados. Además se realizo un estudio sobre los
aspectos a incluir en el sistema conociendo los procesos que lo constituyen, con el
objetivo de lograr mayor eficiencia en su registro.
Asimismo, se logro la creación de una estructura de base de datos que
resumió los indicadores necesarios para lograr el control de los mismos.
171
Finalizando los requerimientos para el desarrollo del proyecto, se llego a la
conclusión que con la implantación del nuevo sistema se logro automatizar y
disminuir los procesos manuales. Es importante destacar que los conocimientos y
la experiencia adquirida durante el desarrollo de la carrera fueron puestos en
práctica al momento de realizar el Análisis, Diseño y Desarrollo del Sistema
Automatizado De Control de Inventario para la empresa Proatlethics Production
C.A.
172
RECOMENDACIONES
Con el propósito de que el Sistema Automatizado de Control de Inventario pueda
llevar a cabo las funciones para los cuales fue proyectado y sobre todo para que
en el futuro pueda permanecer en funcionamiento, se hacen las siguientes
recomendaciones.
a. Estar actualizado con los avances a nivel tecnológico, y en la manera
posible irlos adaptando al sistema automatizado.
b. Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor
funcionamiento del mismo.
c. Mantenimiento constante al sistema como a la base de datos.
d. Tomar en cuenta las ideas que el usuario pueda aportar, a fin de estudiarlas
y si esta en lo posible implantarlas.
e. Informar al Departamento que le compete las posibles fallas o mejoras del
sistema.
f. Generar un modulo de respaldo de la información obtenida por el sistema
cada cierto tiempo y deber ser posible tener una copia de seguridad
g. Es importante señalar que el desempeño del sistema va a depender en
gran medida del equipo utilizado, es por ello la recomendación de
mantenimientos a los equipos que tienen instalado en sistema.
173
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