Aaa vietel teamwork 03042009

KỸ NĂNG LÀM VIỆC VÀ LÃNH ĐẠO NHÓM HIỆU QUẢ

Viettel Tháng 4 -2009

MỤC TIÊU

1. Hiểu rõ tầm quan trọng của vai trò lãnh đạo nhóm

2. Áp dụng các giải pháp và phát huy vai trò lãnh đạo

trong từng giai đoạn phát triển của nhóm

3. Áp dụng mô hình quản lý nhóm hiệu quả thích nghi với

môi trường làm việc hiện đại

4. Hiểu được đặc điểm của từng vai trò trong nhóm và áp

linh hoạt các phong cách lãnh đạo phù hợp với điều

kiện và từng đối tượng

5. Áp dụng các kỹ năng giao tiếp trong nhóm hiệu quả?

NỘI DUNG

1. Lợi ích của Nhóm làm việc hiệu quả?

2. Các vai trò trong Nhóm

3. Các giai đoạn phát triển Nhóm

4. Các phương pháp quản lý nguồn lực

5. Mô hình xây dựng và quản lý Nhóm hiệu quả

6. Kỹ năng giao tiếp trong Nhóm hiệu quả?

1. LỢI ÍCH CỦA NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ?

Năng suất và chất lượng công việcNăng suất và chất lượng công việc

Tốc độ và hiệu quả công việcTốc độ và hiệu quả công việc

Tính sáng tạo, khả năng làm việc của các thành viên

Tính sáng tạo, khả năng làm việc của các thành viên

Tăng…Tăng…

Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách

nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)

Việc đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề được thực hiện tốt hơn(nhiều cách nhìn, nhiều giải pháp, mức độ cam kết và chịu trách

nhiệm với các quyết định đưa ra cao hơn)

Người tư duy – Thinker

Người quan tâm – Carer

Người hành động – Doer

Người lãnh đạo – Leader

2. CÁC VAI TRÒ TRONG NHÓM

Fair/ Công bằng

Firm/ Cứng rắn

Friendly/ Thân thiện

Một người lãnh đạo giỏi

Hình ảnh lãnh đạo lý tưởng

SO SÁNH VAI TRÒ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Lãnh đạo & Quản lý

Lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng tới mọi người và tạo ra môi trường để họ có thể đạt được những mục tiêu của nhóm và của tổ chức.

“Người nhạc trưởng thực ra không tạo ra âm thanh. Tài năng của ông ấy chính là làm cho những người nhạc công trở nên có sức mạnh. Đó là một mô hình

tuyệt với về sự lãnhđạo”

Benjamin Zander - Dàn nhạc Giao hưởng Bonston

Lãnh đạo & Quản lý

Quản lý là quá trình làm việc với con người để đạt được mục tiêu.

Kỹ sư xây dựng Làm việc đúng cách Xác định các mục tiêu rõ ràng Chỉ đạo và kiểm soát cấp dưới Thực hiện quyền lực (từ trên xuống dưới) Có tính phân tích Tập trung vào việc duy trì Hướng vào nhiệm vụ

Kiến trúc sư Làm đúng công việcXác định viễn cảnh Gây cảm hứng & tạo cam kết Thực hiện ảnh hưởng (chiều dọc /chiều ngang) Có tính đổi mớiTập trung vào sự thay đổi Hướng vào con người

Lãnh đạo & Quản lý

Lãnh đạo (Leader) Quản lý (Manager)

LÃNH ĐẠO

Phối hợp nhóm với các nhóm/ bộ phận khác

Đại diện cho các cấp trên trước nhóm

Đại diện cho nhóm trước cấp trên

VAI TRÒ CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO NHÓM

Forming Storming Norming Performing

3. CÁC GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN NHÓM

• Giai đoạn đầu tiên khi hình thành nhóm • Mọi người dè dặt trao đổi thông tin• Để ý lẫn nhau nhưng không làm người

khác bực mình• Không ai muốn thể hiện sự chia sẻ/đóng

góp cho người khác • Các cá nhân tương đối khép kín • Không rõ mục tiêu• Hình thức xã giao• Chờ đợi leader

Tập hợp

Các giai đoạn phát triển nhóm

TẬP HỢP

• Khẳng định khả năng, sự ảnh hưởng • Va đập về tính cách và cách làm việc• Chưa xác định rõ vai trò của từng thành viên• Chỉ đưa ra quan điểm cá nhân và các

phương thức một chiều• Thử nghiệm với rất nhiều nguyên tắc không

có hệ thống. Chống lại các luật lệ đặt ra.• Làm việc tuỳ tiện, cá nhân• Quan sát bên ngoài với sự dò xét

Tự do

Các giai đoạn phát triển nhóm

TỰ DO

• Chuyển từ cạnh tranh sang cộng tác

• Tìm thấy tiếng nói chung

• Xác định được vai trò từng thành viên Chấp nhận phối hợp trong công việc

• Quan hệ trong nhóm được củng cố

• Cá tính của nhóm bắt đầu xuất hiện

Định hình

Các giai đoạn phát triển nhóm

ĐỊNH HÌNH

• Trưởng thành và công nhận cái chung

• Phát huy tối đa nguồn lực cả nhóm

• Gắn kết chặt chẽ giữa các thành viên Phát triển

Các giai đoạn phát triển nhóm

PHÁT TRIỂN

Tập hợp

Phát triểnĐịnh hình

Tự do

Các giai đoạn phát triển nhóm

3 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO

Dân chủ

Độc đoán

Tự do

TẠI SAO CẦN QUẢN LÝ?

2%

14%

84%

9

8

7

6

5

4

3

2

1

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Caùch öùng xöû thieân veà coâng vieäc

Caùch

öùng xöû

thieân veà moái quan heä

Chæ huyPhaân quyeàn

Hoã trôï Keøm caëp

4 1

23

4. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ

NGUỒN LỰC

Hỗ trợ Kèm cặp

Phân quyền Chỉ huy

Cao

Th

ấp

Thấp Cao

Trình độ phát triển của cấp dướiCao Thấp

Phương pháp quản lý nguồn lực

Giai đoạn chỉ huy

Nề nếp, kỷ luật, tạo thói quen làm việc

Thực hiện công việc theo qui trình

Chỉ đạo, giám sát, hướng các thành viên vào khuôn khổ

Giai đoạn Kèm cặp

Hướng dẫn, hỗ trợ, xây dựng quan hệ tốt

Bắt đầu phát huy khả năng tự lập

Tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo

Phương pháp quản lý nguồn lực

Giai đoạn hỗ trợ

Giai đoạn phân quyền

Tận dụng tối đa năng lực của các cá nhân

Đưa các cá nhân xuất sắc vào công tác lãnh đạo

Chuẩn bị cho giai đoạn phát triển tiếp theo

Hướng khả năng của mỗi thành viên váo mục tiêu chung

Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo

Phát hiện các cá nhân nòng cốt

Phương pháp quản lý nguồn lực

5. CÁC YẾU TỐ XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ

G Goals Mục tiêu

R Roles Vai trò

I Interpersonal Quan hệ

P Processes Quy trình

CHIA SẺ MỤC TIÊU (Goals)

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

• Tất cả các thành viên của nhóm đều nhận được thông tin đầy đủ

• Các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm và cùng cam kết thực hiện mục tiêu đó

PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM (Roles)

• Công việc được sắp xếp rõ ràng, hợp lý để đạt được mục tiêu

• Mọi nguồn lực của từng cá nhân đều được huy động tối đa để đạt đựơc mục tiêu chung

• Mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và công việc của mình

• Quyền lãnh đạo được chia sẻ

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

QUAN HỆ GIỮA CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM (Interpersonal)

• Các thành viên trong nhóm quan hệ với nhau cởi mở và chân thành

• Nhóm có thời gian để đánh giá lại tình trạng của nhóm và tìm ra cơ hội để phát triển

• Linh hoạt và nhạy cảm với nhu cầu của người khác, các ý tưởng sáng tạo được khuyến khích

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

XÂY DỰNG & LÀM VIỆC THEO QUI TRÌNH (Processes)

• Quy trình làm việc hợp lý và phân công cho các thành

viên nhóm đúng người đúng việc.• Người ra quyết định là người có nhiều kinh nghiệm và

thông tin hơn chứ không lệ thuộc vào thứ bậc trong

nhóm.• Mâu thuẫn trong nhóm được giải quyết công khai và

xây dựng.

Các yếu tố xây dựng nhóm hiệu quả

7 YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG XÂY DỰNG NHÓM HIỆU QUẢ

1. Có mục tiêu chung

2. Chọn lọc các thành viên

3. Xác định rõ sự thành công

4. Biết rõ nhiệm vụ của mỗi người

5. Xây dựng sự tin tưởng

6. Lên lịch làm việc cho nhóm

7. Tổ chức cuộc họp hữu ích

1. Xác định mục tiêu

2. Lập kế hoạch

3. Tuyển dụng

4. Quản lý

5. Huấn luyện

6. Giám sát

7. Động viên

NHIỆM VỤ CỦA TRƯỞNG NHÓM?

I II

III IV

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Ko

qu

an

trọ

ng

Qu

an

trọ

ng

MA TRẬN VỀ THỜI GIAN

Quản lý thời gian hiệu quả

I II

III IV

Khẩn cấp Không khẩn cấp

•Khủng hoảng•Các vấn đề cấp bách•Các dự án đến hạn•Công việc tồn đọng

•Các việc đột xuất•Thư từ, e-mail•Họp hành•Các vấn đề cấp bách

•Các công việc vô bổ•Điện thoại•Tán gẫu•Hoạt động “giải trí”

•Làm việc trong Chiếcn lược•Xây dựng quan hệ•Tìm kiếm cơ hội•Lập kế hoạch

Ko

qu

an

trọ

ng

Qu

an

trọ

ng

Quản lý thời gian hiệu quả

I II

III IV

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Làm ngay

Giao cho người khác

Chỉ làm nếu có thời gian

Làm sau, nhưng kiên quyết

Ko

qu

an

trọ

ng

Qu

an

trọ

ng

Quản lý thời gian hiệu quả

6. KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG NHÓM HIỆU QUẢ

MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”

A B

C D

Bản thân

Ng

ườ

i kh

ác

Không biếtBiết

Biế

tK

hông

biế

t

Biết

Biết

Không Biết

Biết

Biết

Không biết

Không biết

Không biết

MỞ

Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

Bản thân

Ng

ườ

i kh

ác

Không biếtBiết

Biế

tK

hông

biế

t

Những vấn đề của bản thân được nhận biết và chia sẻ với người khác

Những vấn đề người khác cảm nhận về

chúng ta mà bản thân chúng ta không biết

Những vấn đề của bản thân mà cả chúng ta lẫn người khác đều không

biết

Những vấn đề của bản thân mà chúng ta cố tình che giấu hoặc chưa chia sẻ cho người khác biết

MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”

Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

A B

C D

Bản thân

Ng

ườ

i kh

ác

Không biếtBiết

Biế

tK

hông

biế

t

Biết

Biết

Không Biết

Biết

Biết

Không biết

Không biết

Không biết

MỞMỞ MÙ

Ko BIẾTCHE GIẤU

MÔ HÌNH “JOHARI WINDOWS”

Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

Bộc lộ bản thân và cởi mở đối với các thông tin phản hồi là rất quan trọng cho việc tự

nhận biết và hoàn thiện bản thân

Giao tiếp trong nhóm hiệu quả

Đến với nhau chỉ là sự khởi đầu

Làm việc cùng nhau là sự tiến bộ

Giữ được nhau mới là thành công

Henry Ford