คู่มือการใช้โปรแกรม Web Application e_Document -...

คมอการใชโปรแกรม Web Application

“e_Document” หรอ e_Officeรบสงหนงสอราชการ สำาหรบ กศน. อำาเภอ

คำาชแจงเนองจากเปนโปรแกรมเวบแอพพลเคชน มการทำางานรวมกน

หลายสวน เอกสารชดนจะเปนการใชงานในสวนของ กศน.อำาเภอ เทานน ประกอบดวยเรองตางๆ ดงน

1. แนะนำาโปรแกรม2. การสงหนงสอราชการใหม3. การแกไขหนงสอราชการ

การเพม / ลบ ไฟล สงทสงมาดวย4. การลบหนงสอราชการ5. การตรวจสอบผลการสง6. การแจงตอบรบหนงสอราชการ7. การเปดอาน / การดาวนโหลดหนงสอราชการ8. เทคนคการคนหาหนงสอราชการ9. การเปลยนพาสเวรด10. ระเบยนสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบ

ท 2) พ.ศ. 2548

1. แนะนำาโปรแกรม Ubon e_Document

โปรแกรม Ubon e_Document หรอ e_Office เปนโปรแกรมเวบแอพพลเคชน พฒนาโปรแกรมจากภาษา PHP และใชฐานขอมล MySql สำาหรบ รบ สง หนงสอราชการ แบบฟอรมรายงาน และเอกสารอน ๆ ทอยในรปไฟลดจตอล ใหซงกนและกน (ระหวาง สำานกงาน กศน.จ. และกศน.อ.) และมระบบการรบ และ การตรวจสอบผลการสง ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท2) พ.ศ. 2548 โดยออกแบบใหสงไฟลได 7 ชนด คอ .doc .xls .zip .rar .jpg .gif และ .pdf พฒนาโปรแกรมโดย อดศกด คมภระ สำานกงาน กศน.จงหวดอบลราชธาน Download ท Website : http://ubon.nfe.go.th/e_budget/ หรอ e - mail : adisak1960@hotmail.com โทร 089 6252 183 ลกษณะของโปรแกรมแบงเปน ออกเปน 2 สวน คอ สวนท สำานกงาน กศน.จงหวด สง กศน.อำาเภอ รบ และสวนท กศน.อำาเภอ สง สำานกงาน กศน. จงหวด รบ โดยโปรแกรมไมสงวนสทธในการเปดอานหนงสอราชการ(ทกคนมสทธในการเปดอานและดาวนโหลดไฟลเอกสารได) ดงนนผทไมใชเจาหนาทงานสารบรรณกสามารถเปดอานหนงสอราชการไดเชนกน แตไมมสทธในการรบ และสงหนงสอราชการ (ไมใชกบหนงสอลบ)

2. การสงหนงสอราชการใหม

การสงหนงสอราชการ (ไฟลดจตอล) เปนหนาทหลกของโปรแกรม Ubon e_Document ซงการสงหนงสอ ทง กศน.จงหวด. สง หรอ กศน.อำาเภอ สง มขนตอนการปฏบตเหมอนกนอธบายประกอบภาพไดดงน

คคคคคคคคคคคคคคค

คคคค Username Password

ถารหสถกตองจะพบกบระบบจดการหนงสอ

คคคคคคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค 1 คคคคคคคค 5 คคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Open คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Submit

แสดงหนงสอเกาทเคยสง

บรเวณนพมพขอความสาระสำาคญโดยสรปยอๆ และสามารถเนนขอความ (ส ขนาด ตว

3. การแกไขหนงสอ

เมอสงหนงสอราชการสำาเรจแลว ควรตรวจสอบแกไข เพอปองกนความผดพลาด โดยปฏบตดงน

การเพมไฟลสงทสงมาดวยฉบบท 2 ถง 5

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคค

คลกเพอดไฟลทสงมาดวยวาถกตองหรอไม

ถาตองการลบไฟลทสงมาดวยใหคลกในชอง

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคค 2 คคคคคคคคคคคคคคคคคค ค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคค คคคคค Update คคคคคค

4. การลบหนงสอ

หมายเหต การเพมไฟลท 3,4,5 ปฏบตเชนเดยวกน

การลบไฟลสงทสงมาดวย กรณทแนบไฟลผดตองการลบออกใหคลกแกไขทายรายการหนงสอฉบบทตองการลบโปรแกรมจะแสดงไฟลทแนบมาดวย เชนตวอยางตองการลบไฟลท 2 ใหคลก ลงในชองไฟลทจะลบแลงจงคลก Submit

คคคค Browse คคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคค Open คคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคSubmit

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

ถาคลกแกไขจะพบไฟลสงทสงมาดวยม 2 ไฟล

คลกในชอง คคคค คคคค Submit

6. การรบหนงสอ

5. การตรวจสอบผลการ

ในกรณทตองการลบถอนหนงสอราชการออกจากระบบ มขนตอนการปฏบตดงน

ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ระบไววา ในกรณทตดตอดวยระบบสารบรรณ“อเลคทรอนคสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครง ดงนน เมอสง”หนงสอไปแลว ผสงจะตองตรวจสอบวาผรบไดรบหนงสอฉบบนหรอยง วธการตรวจผลการสงใหคลกท “รบ ของหนงสอฉบบทจะตรวจสอบ”ผลการสง จะปรากฏดงภาพประกอบ

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค OK

โปรแกรมจะรายงาน ผรบ วนท และเวลาในการรบหนงสอราชการฉบบนน ๆ

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค ค

7. การเปดอาน / ดาวนโหลด

ตามระเบยบสำานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ขอ 29 ระบไววา ในกรณทตดตอดวยระบบสารบรรณ“อเลคทรอนคสใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว ดงนน ผ”ทมหนาทรบหนงสอจะตองแจงผลการรบ โดยปฏบตดงน

หมายเหต กศน.อำาเภอตองแจงตอบรบหนงสอของ กศน.จงหวด และ กศน.จงหวด ตองแจงตอบรบ หนงสอของ กศน.อำาเภอ

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

ระบบจะรายงานการรบหนงสอ คคคคคคค คคค.คคคคคค คคค คคคคคคคค คคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคค คคคค คคคคคคคคคคค

โปรแกรม e_document หรอ e_Office ใหสทธทกคนสามารถเปดอานหนงสอราชการและสงทสงมาดวยได โดยไมตองมรหสผานแตอยางใด ซงสามารถอานและดาวนโหลดไฟลไดเชนเดยวกบเจาหนาทสารบรรณ โดยคลกลงคทรายการนน ๆ หากรายการแรกเปนไฟลรปภาพ (.jpg, .gif) (หนงสอราชการท Scan เปนรปภาพ) ระบบจะแสดงไฟลรปภาพนนทนททคลกเปด

ตวอยางหนงสอราชการทเปนรปภาพ

เลอน Scroll Bar ลงมาดานลางจะพบไฟลทสงมาดวยทงหมดของหนงสอฉบบน

หมายเหต หนงสอราชการทเปนรปภาพ ผสงจะตองลดขนาดภาพใหเหมาะสมไมควรเกน 800 x 1xxx เพอความสะดวกรวดเรวในการสงผานระบบและความสะดวกแกผรบ

การพมพไฟลหนงสอราชการทเปนรปภาพ ผรบควรจะบนทกเปนรปภาพไวทเครองกอน แลวใชโปรแกรม ACD See หรอโปรแกรมอนๆ พมพหนงสอราชการฉบบนน จะไดหนงสอทดกวาการพมพผานโปรแกรม IE โดยตรง

การรบหนงสอราชการทเปนไฟล Ms WORD คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Ms Word

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคค คคคคคคคคคคคคคคคคค

คคคค คคคคคคคคค

คคคคคคคคคคคคคคค File Downloadคลก Open ถาตองการเปดอาน และถาอานแลวตองการเกบเปนไฟลไว ใหSave AS ...คลก Save ถาตองการ บนทกเปนไฟลไวในเครอง แลวจงเปดอานดวยโปรแกรม Ms Word ในภายหลง

การเปดไฟลหนงสอราชการทเปนไฟล Ms Excel ไฟลหนงสอราชการทนยมใชโปรแกรม Ms Excel สวนมากจะเปนแบบฟอรมสำาหรบกรอกขอมลตาง ๆ ซงผสงมความประสงคจะรบขอมลผานแบบฟอรมนนโดยตรงเพอประโยชนในการรวบรวมประมวลผลขอมลนน ผรบกไมตองเสยเวลาพมพแบบฟอรมใหม และอาจพมพไมถกตองตามแบบฟอรมเดมได ดงนนจงควรดาวนโหลดไฟลแบบฟอรมมาใชงานแทนการพมพใหมทกครง วธการเปดอาน และ ดาวนโหลดปฏบตเชนเดยวกบไฟล Ms Word

การรบหนงสอทเปนไฟล ZIP และ RAR ไฟลทง 2 ชนดนเปนไฟลทถกบบอดไวใหมขนาดเลกลงเพอใหสามารถสงผานระบบอนเตอรเนตไดรวดเรว (การรบคลายกน...ถามเวลา)

การรบหนงสอราชการทเปนไฟล PDF ไฟล PDE คอไฟลประเภทหนงในถกสรางมาจากโปรแกรม Adobe Acrobat หรอโปรแกรมประเภท PDF Creator ตวอนๆ เหมาะสำาหรบการทำาเอกสารตวอยาง หรอเอกสารอนๆ ปจจบนเปนทนยมมากในการทำา e-Document หรอ e-Paper ตางๆ เนองจากไฟลทไดมคณภาพสง ไมผดเพยนจากตนฉบบ และผทนำาไฟล PDF ไปใชงาน กไมสามารถแกไขตนฉบบของเราไดดวย ถงแมวาในปจจบนจะมโปรแกรมออกมาใหม เพอทจะแปลงไฟล PDF กลบไปเปนไฟลในรปแบบเดมกตาม แตจากการทดลองใชงานแลวพบวา ใชไดกบเอกสารภาษาองกฤษเทานน สำาหรบภาษาไทยยงไมสามารถใชงานไดครบ นอกจากน ยงรองรบการอานขอมลผานทาง web page ไดดวย ในระบบ e_Document กสามารถใชไฟลชนดนไดเชนกน และแนะนำาใหใชไฟล PDF เพราะมขอดหลายประการรวมทงการสงพมพ

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคคค PDF

8. เทคนคการคนหาหนงสอราชการ

การคนหาหนงสอราชการฉบบทผานมา เปนกจกรรมหนงทจำาเปนตองใชเชน ตองการแบบฟอรมรายงาน ตองการคนหาหนงสอสงการ ระเบยบ แนวปฏบตตาง ๆ ทเคยสงผานระบบ e_Document มาเปนเวลานาน ในทนจะแสดงการคนหาหนงสอเกาท กศน.จงหวดสงให กศน.อำาเภอ เทานน การคนหนงสอม 2 แบบ โดยปฏบตดงน

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

เทคนคการใสขอความทจะคน 1) ใสคำา หรอ พยางค ทมนใจวามแนนอนในสงทตองการจะคนเชน คนหาตามเลขทหนงสอราชการ ศธ 0210.91 / ว 234 ใหใสคำาคนในชองคนตามทหนงสอ 234 เทานน เพราะถาพมพมากกวานโอกาสผดจะมมากขน เพราะการพมพผดเพยงนดเดยวกถอวาเปนหนงสอคนละฉบบ ตวเลข 234 ตองดวา เปนเลขไทย หรอเลขอารบคดวย ตองพมพใหถกตองตรงกบหนงสอฉบบนนๆ (บางครงหนงสอทสงเปนเลขไทย แตพมพในระบบ e_Document เปนเลขอารบค)

สวนการคนในแบบท 2 เปนการคนหนงสอทมาจากกลมงานตางๆ โดยจะแสดงเรยงตามลำาดบฉบบลาสดลงไปตามจำานวนทระบ (ถาไมระบ คอ 20 แถว หรอ 20 ฉบบหลงสด)

ตวอยาง ตองการคนหนงสอเกยวกบการจดสรร

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค (คคคคคคคคคค คคค คคค.คคคคคคค. คคคคคคคคคค)

การคนแบบท 1 คนตามทหนงสอ และหรอคนตามชอเรอง และหรอ คนตามขอความในเนอหายอ แลวคลก คนหา

การคนแบบท 2 คนตามชอเรอง และหรอคนตามกลมงานทสงหนงสอ แลวคลก คนหา

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค

งบประมาณ“ .” ซงคนในแบบท 1

จากตวอยาง การคนดงกลาว จะพบวาหนงสอราชการเรองเกยวกบงบประมาณ เรยงตามลำาดบทสงลาสดลงไปเปนหนงสอของกลมอำานวยการมากกวา กลมแผนงาน ทำาใหการหาหนงสอฉบบทตองการยงไมพบ ดงนนควรจะคนหาในแบบท 2 โดยระบกลมงานดวยดงตวอยางภาพตอไป

9. การเปลยนพาสเวรด

แสดงผลการคนหนงสอราชการตามชอเรองทมคำาวา งบ“ประมาณ ของกลมแผนงาน จำานวน ” 30 ฉบบลาสด

รหสผาน หรอพาสเวรด ของ กศน.อำาเภอในโปรแกรม e_Document จะใชในกรณ แจงตอบรบหนงสอราชการ และใชเขาสระบบเพอจดการหนงสอราชการ (เพม ลบ แกไข ) ขนตอนการเปลยนพาสเวรดมดงตอไปน

คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค คคคคคคค Password คคคคคคคคคคค Password

คคคคคคคค คคค.คคคคคค คคคคคคคคคคคค คคคคคคคคคคคคคคค 2 คคคคค คคคคคคค คคคค คคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคคค Password