ANEIAP 2011 Asociación Nacional de Estudiantes de Ingenierías Industrial, Administrativa y de...

MANUAL DE FINANZAS

ANEIAP 2011

Asociación Nacional de Estudiantes de Ingenierías Industrial, Administrativa y

de Producción - ANEIAP

EQUIPO DE TRABAJO

Angela Giraldo Quirós Coordinadora de Proyecto

Jonathan Bermúdez HernándezDirector Nacional de Finanzas 2010

Camilo Bossio CifuentesAsociado UniAtlántico

CAPÍTULO I GENERALIDADES DE LA DIRECCIÓN DE

FINANZAS

PROPÓSITO GENERAL

La Dirección de Finanzas tiene como propósito alcanzar y conservar la sostenibilidad en el ámbito financiero de la ASOCIACIÓN NACIONAL DE ESTUDIANTES DE INGENIERÍAS INDUSTRIAL, ADMINISTRATIVA Y DE PRODUCCIÓN, por medio de la obtención y administración eficiente de los recursos, a través de actividades que trasciendan la operatividad y alcancen un perfil estratégico

MISIÓN

• Gestionar, obtener y administrar eficientemente los recursos

• Con el fin de lograr su sostenibilidad• cuenta con asociados comprometidos, que

en su paso por la asociación logran un crecimiento personal y profesional

VISIÓN

• para el año 2013 será un área eficiente y eficaz que permita a la Asociación ser financieramente sólida

• Generando así, confianza y credibilidad frente a su gestión.

ALCANCE

• nivel capitular - JDC para la planeación; evaluación financiera de proyectos; captación de recursos internos

• nivel seccional y nacional - formulación y evaluación de proyectos, financiación, asesorías y/o ejecución de presupuestos

• Entorno - captación de recursos externos, disposición, transferencia de conocimiento y desarrollo de programas.

FUNCIONES PRINCIPALES

• Obtención de recursos• Planeación y evaluación Financiera• Control de activos• Manejo de la Información contable• Manejo de la información Estadística

Obtención de recursos– Diseñar e implementar herramientas útiles

para el recaudo de cuotas de afiliación y sostenimiento.

– Captar y Administrar recursos externos.– Desarrollar mecanismos que permitan la

captación eficiente de los recursos internos (Eventos y Actividades).

Planeación y evaluación Financiera

– Elaborar conjuntamente con los diferentes entes de la asociación los presupuestos de los proyectos y su operación normal.

– Coordinar la evaluación de proyectos con el fin de determinar su viabilidad.

– Realizar seguimiento a los presupuestos de cada proyecto.

– Evaluar los resultados obtenidos en la ejecución de eventos, proyectos y actividades.

Control de activos– Velar porque se haga correcto uso de los

recursos de la asociación.– Salvaguardar los activos del deterioro– Hacer productivos los activos buscando el

máximo beneficio que se pueda obtener de ellos

Manejo de la Información contable

– Generar mecanismos adecuados para la recopilación de la información contable.

– Organizar y sistematizar la información contable.

– Elaborar, analizar interpretar y presentar oportunamente los informes financieros.

– Garantizar la veracidad de la información presentada.

Manejo de la información Estadística

– Establecer oportunidades y necesidades de información que requieran estudios estadísticos.

– Identificar las variables de interés de estudio.– Diseñar mecanismos para recopilar y

organizar los datos y ejecutarlos.– Analizar la información obtenida de los

estudios.– Concluir sobre las variables de interés con

base en los resultados de estudio.

CAPÍTULO II PERFIL DE LOS ASOCIADOS DE LA

DIRECCIÓN DE FINANZAS

• Organizado y disciplinado• Comprometido• Responsable• Creativo y recursivo• Tener capacidad de análisis• Contar con capacidad para trabajar en equipo• Conocimientos básicos financieros (*)• Mantener disposición para aprender• Honesto y honrado

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS

– Naturaleza. • Capacidad de liderazgo. • Criterio para la Toma de Decisiones oportunas.• Facilidad de relacionarse y comunicarse con los demás. • Ser muy elocuente a la hora de expresarse.• Manejo de grupos y de asignación de responsabilidades• Habilidad para identificar las debilidades en el manejo de

las finanzas, como también las oportunidades y fortalezas del equipo de trabajo.

• Capacidad de expresión y motivación de su equipo de trabajo.

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS

–Competencias.

• Diseño, desarrollo y evaluación financiera de proyectos.

• Estructuración y organización• Capacidad de análisis numérico • Conocimiento en herramientas ofimáticas

(principalmente Excel)• Pensamiento económico – financiero• Capacidad para sintetizar y sistematizar

PERFIL DEL DIRECTOR DE FINANZAS

– Experiencia. • Participación en la planeación, coordinación y/o ejecución

de actividades propias de la asociación en el área financiera

• Participación en actividades de formación específica en el ámbito financiero

• Participación en la estructuración, gestión y realización de proyectos del Capítulo, de la seccional o de carácter Nacional.

• Elaboración y/o acompañamiento en la ejecución de presupuestos de eventos, proyectos o actividades.

CAPÍTULO III DOCUMENTOS Y REGLAMENTACIÓN CONCERNIENTE A LA DIRECCIÓN DE

FINANZAS

• Estatutos nacionales de ANEIAP• Código de Ética de ANEIAP• Planeación Nacional de ANEIAP: PLANEIAP• Reglamento Interno Nacional RIN• Norma para Documentos ANEIAP• Elaboración de Fichas Técnicas.• Actas, archivos o memorias de proyectos y eventos• Bibliografía relacionada con el área de finanzas

DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES AL DIRECTOR

DE FINANZAS• Guía para proyectos nacionales• Perspectiva financiera del PLANEIAP• Artículos 18 y 19 del Reglamento Interno

Nacional• Plan de gobierno de la Dirección de

finanzas.

CAPÍTULO IV MACRO PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

Cada Función de la Dirección representa un macro proceso que la misma debe desarrollar

• Evaluación: Indicadores de logro y de cumplimiento.

CAPÍTULO V MACROPROCESO DE OBTENCIÓN

DE RECURSOS• Generar mecanismos que permitan el recaudo

efectivo de recursos internos como las cuotas de afiliación y sostenimiento y los provenientes de otras actividades internas; además, los provenientes de fuentes externas; procurar la administración eficiente de dichos recursos internos y externos que se obtengan para el desarrollo óptimo de las actividades de la asociación.

 MACROPROCESO DE OBTENCIÓN DE RECURSOS

• Identificar las necesidades• Analizar fuentes corrientes de ingresos• Plantear nuevas fuentes de financiación• Seleccionar proveedores• Recepción de recursos• Gestión de recursos

 CAPÍTULO VI MACROPROCESO DE PLANEACIÓN

Y EVALUACIÓN FINANCIERA

• Planificar y evaluar la asignación de recursos previendo los resultados financieros con el fin de lograr la eficiencia operativa y encaminarse a la consecución de los objetivos.

 MACROPROCESO DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA

• Elaborar diagnóstico inicial • Definir en términos financieros los objetivos

del Plan de Acción • Elaborar presupuesto de gastos e inversión•  Elaborar pronóstico de ingresos • Elaborar pro forma del Estado de resultados

proyectado

 MACROPROCESO DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA

• Elaborar Flujo de Caja presupuestado• Presentar informe de planeación financiera• Ejecutar plan financiero• Evaluar resultados de la actividad financiera

Vs. Objetivos• Elaborar y presentar informe de evaluación

 CAPÍTULO VII MACROPROCESO DE CONTROL DE

ACTIVOS

• Procurar la conservación de los recursos y su uso adecuado a través del tiempo, obteniendo de estos el máximo beneficio.

 CAPÍTULO VII MACROPROCESO DE CONTROL DE

ACTIVOS

• Realizar Inventario de activos.• Conciliación con libros contables.• Asignación y disposición de recursos• Mantenimiento del sistema de control de

activos.

CAPÍTULO VIII MACROPROCESO DE MANEJO DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE

• Brindar información financiera oportuna y útil tanto a la Junta de Capitulo para tomar decisiones, como a los asociados del capítulo para conocer la destinación de los recursos que aportan y de los que se obtienen por otras actividades.

CAPÍTULO VIII MACROPROCESO DE MANEJO DE LA

INFORMACIÓN CONTABLE

• Identificar y recopilar• Clasificar• Organizar y registrar• Comprobar saldos y conciliar• Elaborar informes• Analizar informes• Presentar informes

CAPÍTULO IX MACROPROCESO DE MANEJO DE LA

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

• Obtener analizar, y dar a conocer un historial estadístico que sirva de base para la toma de decisiones, y que brinde información que pueda aportar en la realización de nuevos proyectos.

CAPÍTULO IX MACROPROCESO DE MANEJO DE LA

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

• Identificar oportunidades y necesidades• Variables de interés• Recopilar y organizar datos• Analizar la información

ESTRUCTURACIÓN DE MACRO PROCESOS

– OBJETIVO– JUSTIFICACIÓN– LÍMITES– PEPSC– PROCESOS

ESTRUCTURACIÓN DE PROCESOS

• Actividades• Recursos y Medios• Documentos de Soporte• Resultados

UNALMED, Jonathan Bermúdez, Camilo Bossio… Muchas gracias

ANEIAP… Muchas gracias

Angela Giraldo Quiros