Archivace elektronického spisu

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Archivace elektronického spisu

Karel Škrle, ICZ a.s.27/03/2008, Praha

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Význam ukládání elektronických dokumentů

► Elektronizace justice (el. komunikace, el. podání, konverze, výpisy z rejstříků, digitalizace)

► Většina dokumentů vzniká v digitální podobě

► Většina aplikací dnes generuje jednak dokumenty a jednak metadata o procesech jak dokument vznikl. Dokumenty a metadata jsou dnes uložena většinou přímo v aplikacích.

► Aplikace přicházejí a odcházejí - Dokumenty zůstávají.

Aplikace nevěnují pozornost dlouhodobému uložení elektronických dokumentů

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Životní cyklus spisu

ArchivSpisovna

Spisová služba

Spisovna

skartační lhůta

práce se spisem lhůta pro přesun

Původce (justiční orgán) Archivpřesun/převzetí

přesun/převzetí

zničení

tvorba

spisu

uzavření

spisu - uloženípřesun

do spisovny/

správního archivu

trvalá archivace

aktivní fáze – vytváření složek pasivní fáze

čte

ní

záp

is

opětovné zpracovánípřesun/převzetí

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Koncepční model

Příjem

Skenování

e-mail,

e-forms

Aplikace

Import

Národní

digitální archiv

(NDA)Důvěryhodná

elektronická

spisovna

(DEA)

eJustice

Vypravení

Portál

Elektronický rejstřík

+ elektronický spis

Elektronický rejstřík

+ elektronický spis

Procesní aplikace

(Správní soudnictví,

Sporné řízení,

Insolvenční řízení ...)

Univerzální

elektronický spis

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Požadavky – legislativa a standardy► Legislativa – mění se – elektronizace úkonů a archivnictví

● zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě,● instrukce Ministerstva spravedlnosti čj. 505/2001, vnitřní a kancelářský řád● zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním● zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní● zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení● zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu

► Standardy – dopad doporučení EU – MoReq 2● MoReq 2, ISO 15489 - Records Management,● ISO 14721 – Open archival IS● ISO 18492 - Long-term preservation of ED based information● ISO 19005-1 ED file format for long-term preservation● X.509, XKMS – Public-key and attribute certificate framework

► Doporučení, best practices ● InterPares – International Research on Pernament Authentic Records in

Electronic Systems

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Vlastnosti elektronických dokumentů a rizika► Vlastnosti elektronických dokumentů

● obsažené informace ED jsou nezávislé na nosiči a formátu dat,

● nelze rozlišit kopii a originál,● pravost a autenticita dokumentu je dána metadaty a jejich

virtuálními vlastnostmi,● technologie archivace je technologií zachování čitelnosti

dat a dokladovatelnosti virtuálních vlastností dokumentů.► Rizika, kterým čelí elektronické dokumenty

● degradace nosiče,● zastarávání hardware,● zastarávání formátu, ● zajištění autenticity – platnost autentizačních prvků,

zastarávání technologií a principů.

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Udržení el. dokumentů

Dosažitelnost (Availability)

Identita (Identity)

Integrita (Integrity)

Životaschopnost (Viability)

Vyjádření (Renderability

)

Autenticita

(Authenticity)

Hodnověrnost

(Reliability)

Příjem, Výběr, Přístup

Popis - Metadata

Bezpečné uložení

Správa médií

Uchovávací strategie

Podpora prokazování autenticity Přesná a úplná

dokumentace činnosti organizace

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Řízené uložení

a vyřazování

Podpora

čitelnosti

Řízený příjem

a přístup

Podpora

autenticity

DOKUMENT

Důvěryhodná elektronická spisovna (DEA)

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Dosažitelnost (Availability)

Identita (Identity)

Integrita (Integrity)

Životaschopnost (Viability)

Vyjádření (Renderability

)

Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost

(Reliability)

Základní požadavky

Bezpečné uložení

Metadata

Příjem, Výběr, Přístup

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Požadavky na dlouhodobé uchovávání

Dosažitelnost (Availability)

Identita (Identity)

Integrita (Integrity)

Životaschopnost (Viability)

Vyjádření (Renderability

)

Autenticita

(Authenticity)

Hodnověrnost

(Reliability)

Opatření proti degradaci médií a HW

Opatření proti zastarávání formátu

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Dosažitelnost (Availability)

Identita (Identity)

Integrita (Integrity)

Životaschopnost (Viability)

Vyjádření (Renderability

)

Autenticita (Authenticity) Hodnověrnost

(Reliability)

Požadavky na zajištění autenticity a hodnověrnosti

Bezpečné uložení

Podpora prokazování autenticity a

přesná a úplná dokumentace činnosti organizace

Metadata

www.i.cz

Vaše jistota na trhu IT

Děkuji za vaši pozornost

Karel Škrlekarel.skrle@i.cz+420 244 100 427

ICZ a.s.Divize Správa a řízení dokumentůwww.i.cz