CLC HRBP Competency Workbook

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AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL

Perfiles de Puestos

Servicio Civil El servicio civil peruano esta

conformado por todas las personas que trabajan al servicio del Estado. Los llamamos servidores públicos por el carácter de servicio a la ciudadanía que tienen las funciones y tareas que realizan.

Servicio civil, también es por extensión, el conjunto de reglas y normas que rigen la gestión de estos recursos humanos en el Estado. Su finalidad es velar por una adecuada armonía entre los derechos de los servidores y los intereses de la sociedad.

¿Qué tenemos hoy ?

Alto nivel de resistencia al cambio institucional

Normas paralelas que afectan la consolidación de la institucionalidad

(salarios - capacitación, etc)

Alta rotación de los directivos que no permite continuidad de gestión.

No existe una cultura organizacional de las instituciones del Estado

Restricciones normativas para la gestión (presupuesto, personal, etc.)

Existe un procedimiento sancionador de la Contraloría.

Falta de confianza y percepción negativa de la gestión del servidor público

No existe un modelo de gestión de RRHH estandarizado

Objetivos de la reforma del Servicio Civil

1. Contar con un Servicio Civil orientado a los ciudadanos y a la gestión por resultados.

2. Profesionalizar el Servicio Civil: Meritocracia, retención de personal idóneo.

3. Ordenar deberes y derechos de los servidores públicos: responsabilidades, remuneraciones, entre otros.

4. Consolidar el Sistema de Gestión de Personas del Estado y sus actores clave: Contar con instrumentos y técnicas modernas de gestión, fortalecer las oficinas de recursos humanos.

Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos

El Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos es un sistema integrado de gestión que opera a través de 7 sub sistemas, cuyo desarrollo permitirá atraer personas calificadas al sector público, retener y promover su desarrollo; con la finalidad de cumplir los objetivos institucionales y generar compromiso hacia una cultura de servicio al ciudadano.

Organización del Sistema

Servir : Formula política nacional del sistema, ejerce rectoría del sistema, resuelve controversias.

Oficinas de RRHH : Responsables de implementar normas, principios, métodos, procedimientos y técnicas del Sistema

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Modelo Estándar del Sistema de RRHH

Reclutamiento y selección

Evaluación de desempeño

Compensaciones

Perfiles de puestos

GESTION DE RRHH

Desarrollo y planes de sucesión

Capacitación

PLANIFICACIÓN DE POLITICAS DE RRHH

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

GESTIÓN DEL EMPLEO

GESTIÓN DEL RENDIMIENTO

GESTIÓN DE LA COMPENSACIÓN

GESTIÓN DE LA CAPACITACION Y DEL

DESARROLLO

GESTIÓN DE LAS RELACIONES HUMANAS Y SOCIALES

RESOLUCIÓN DE

CONTROVERSIAS

Modelo del Sistema Administrativo de RRHH

PROCESOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Planificación de Políticas de RRHH:

- Políticas y Procedimientos - Plan de RRHH

Organización del Trabajo

- Perfiles de Puestos

Gestión del Empleo:

- Incorporación (selección,

inducción)

- Administración de Personas

- Sanciones

- Desvinculación

Gestión de la Compensación:

- Administración de la

remuneración

- Pensiones

Gestión de la Capacitación y Desarrollo:

- Capacitación

- Desarrollo ( Promoción y

Línea de Carrera)

Gestión del Rendimiento

Gestión de las Relaciones Humanas y Sociales

- Desarrollo Organizacional

(Cultura y Clima laboral)

- Bienestar Social

Resolución de Controversias:

Tribunal del Servicio Civil

Metodología para la Elaboración de Perfiles de Puestos

¿Qué seleccionarían ustedes para transportar un saco de papas?

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¿Qué es el Perfil de Puestos?

Es una herramienta de gestión de recursos humanos que provee la información estructurada acerca de la ubicación de un puesto dentro de la estructura orgánica, su objetivo y funciones principales; así como también los requisitos y exigencias que se demandan para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente dentro de la organización

¿Cuál es la importancia del perfil de puestos?

1. Reclutamiento y Selección

2. Capacitación (PDP)

3. Definir políticas para planes de sucesión, línea

de carrera, ascensos

4. Evaluación de desempeño

1. Si no hay ocupante del Puesto :

Lo ideal es contar con al menos

tres expertos por cada puesto a analizar

Los expertos requieren dos requisitos : Conocer a fondo la naturaleza del

puesto a examinar Ser un referente en el puesto por

su gestión

2. Si hay ocupante del Puesto se releva el perfil con el ocupante de mayor expertise

¿Con quienes elaboramos el perfil de puestos?

Debe enfocarse en el puesto y no en la persona

Toda función debe comenzar con un verbo en

infinitivo

Los verbos usados deben reflejar conducta

observable (registrar, supervisar)

No debemos utilizar adverbios, adjetivos o criterios

de eficacia (adecuadamente, de la mejor manera)

No se debe tender a lo general

No redactar resultados (concretar, lograr)

Algunos TIPS para Identificar las Funciones del Puesto

El proceso para elaborar el perfil de puestos se realiza a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas, para esto se revisa:

Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

Manual de Organización y Funciones (MOF)

Cuadro para la Asignación de Personal (CAP)

Términos de Referencia (TDR’s) – CAS

Luego utilizaremos el Teorema de Pareto, el cual nos indica que “el 80% de los resultados dependen del 20% de las causas y el 80% de las causas restantes genera apenas un 20% de los resultados”, y lo aplicamos a los Puestos de Trabajo para ubicar las funciones esenciales.

Identificación de Funciones

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20%

80%

Teorema de Pareto

20

20%

80%

Teorema de Pareto Aplicado a Puestos

20% 80%

FUNCIONES RESULTADOS

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¿Cómo identificar las funciones esenciales?

Listamos todas las funciones del puesto y luego con la ayuda de la tabla de valoraciones identificamos las funciones esenciales.

TOTAL = CE X CM + F

F (frecuencia) CE (consecuencia de

no aplicación o ejecución errada)

CM (complejidad o grado de dificultad en la ejecución de la actividad)

Tabla de Valoración

¿Cómo identificar las funciones esenciales?

Las cuatro (4) funciones que obtengan mayor valoración serán consideradas como las funciones esenciales.

Las funciones esenciales son las que tienen mayor

impacto para la organización

porque generan resultados que agregan valor.

¿Cómo identificar las funciones esenciales?

Estas cuatro funciones deberán ser transcritas a la

Matriz de Funciones

Esenciales, para poder determinar

los requisitos y destrezas

requeridas

¿Cómo identificar los requisitos del puesto?

Formación: carrera universitaria o técnica, grado o especialidades de postgrado Conocimientos: cursos y capacitaciones realizados sobre alguna temática específica Experiencia: general y específica; así como la requerida en el Estado

Los conocimientos de ofimática e idiomas se ingresarán directamente al formato de perfil del puesto

Para identificar las destrezas, primero

tenemos que determinar con

“quien” o “que” se interactúa más por

cada función; ya sea con Personas,

Cosas o Datos (PCD)

¿Cómo identificar las destrezas requeridas?

Utilizando el Diccionario de Destrezas, se determinarán las destrezas requeridas; ¿cómo? focalizándonos en las funciones esenciales detalladas en la matriz.

¿Cómo identificar las destrezas requeridas?

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?

Primero hay que identificar el puesto: el nombre del puesto, así como la unidad orgánica a la que pertenece, el puesto al que reporta y los puestos que supervisa.

Identificación del Puesto:

1. Nombre del Puesto:

Recepcionista

2. Unidad a la que pertenece:

Administración – Ministerio de Tecnología y Sistemas

3. Puesto al que reporta:

Jefe de Administración

4. Puestos que supervisa:

Ninguno

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?

Externas: Instituciones del Sector Público, Autoridades Regionales y Locales, Fuentes Cooperantes, Organizaciones No Gubernamentales, entre otras.

Luego describir las coordinaciones que realiza el puesto: Internas: Señale con que otros puestos o unidades interrelaciona frecuentemente.

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?

V. Requisitos:5.1 Formación Académica:

( ) Secundaria completa ( ) Universitario incompleto

( ) Técnico incompleto (estudiando) ( ) Universitario completo

( ) Técnico completo ( ) Posgrado 5.1.1. Describa las especialidades o carreras de pregrado

preferentes

5.1.2 Marque el grado académico mínimo requerido

( ) Ninguno, estudiante ( ) Bachiller

( )Diplomados, Cursos, etc. ( )Licenciado

( ) Maestría ( ) Doctorado

5.1.4 Marque si requiere colegiatura profesional

( ) Sí ( ) No

5.2 Conocimientos:

5.2.1 Conocimientos especializados

5.2.2 Conocimientos complementarios: Ofimática: Elegir el Nivel Requerido

Procesador de texto

Hoja de cálculo

Presentaciones

Correo electrónico

Otro:

Idiomas:

Inglés

Idioma o dialecto local:

A continuación se ingresan los requisitos :

P.Ej Ingeniería, Ciencias Sociales, Economía y afines.

P.Ej. Gestión de Proyectos, Compras y Adquisiciones del Estado, Gestión de Recursos Humanos- duración mínima 80 horas.

Aquí ingrese los conocimientos de ofimática e idiomas

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?

Aquí se ingresa la experiencia requerida: en un puesto ocupado y en años, a nivel general, específico y en el Estado, de requerirse.

Recuerde que todo es lo MÍNIMO requerido.

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?

Verbos

recomendados por

nivel jerárquico:

-Directivos: Definir,

planificar, controlar,

organizar, dirigir.

-Jefaturas: Formular,

coordinar, evaluar,

supervisar.

Finalmente, se describe la función genérica o razón de ser del puesto, a partir de las funciones esenciales identificadas.

Objetivo del puesto:

Satisfacer las necesidades de comunicación de la unidad, operando una central telefónica, atendiendo al público en sus requerimientos de información ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad.

¿Cómo llenar la Ficha de Perfil de Puesto?