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Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Stefan Groß, Dr. Patrick BurghardtPeters, Schönberger & Partner
Eine 360°-Analyse aus Compliance-Sicht
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 2
Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
Disclaimer
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 4
Der größte Hotelbetrieb der Welt hat keine eigenen Betten …
Der größte Händler der Welt hat keine eigenen Läden …
Das größte Taxi-Unternehmen der Welt hat keine eigenen Fahrzeuge …
Die größten Software-Unternehmen der Welt lassen die Kunden programmieren …
Die Wirtschaft verändert sich fundamental …
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 6
Fokus: Rechnungseingangsbearbeitung !
Manuelle Dateneingabe
Scan + manuell
Scan + OCR
PDF + OCR
PDF + manuell
E-Rechnungbeim Sender
Automatische Datenextraktion
ScannenManuelle
Bearbeitung
1
2
3
5
4
6
OCR
Scanner
Validieren
Validieren
Re
chn
un
gsein
gangsb
uch
/ Wo
rkflow
OCR
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 7
Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber …
Papier BilddateiPDF
TIF
JPG
E-RechnungEDIFACT
XML
JSON
Automatisierte Verarbeitungstiefe
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 8
Ziel: Medienbruchfreie Prozess-Architektur
XML
aPrüfung
Eingang
Aufbewahrung
XRechnung, ZUGFeRD
Datenzugriff
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 9
Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain …
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 11
Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 12
Die Vorteile liegen auf der Hand
Mehrwert
Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungenoder Hotelrechnungen
Ortsunabhängig
Direkte Anbindung an DMS/ECM
Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette
Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten
Qualitätssicherung durch spezielle Scan-Apps
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Entwurf der GoBD(neu) gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)
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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)
Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt
Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden
Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 16
Definition der elektronischen Rechnung
1Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird
2Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt undempfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist
3Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN-Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)
4 Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig
5 Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Stand zur Umsetzung in Deutschland (Länder)
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Stand: 25.02.2019 Gesetz
erlassen
Verordnung
erlassen
Annahme-
pflicht Ausstellungs-
pflicht
Portal-
lösungOberschwellen-
bereich
Unterschwellen-
bereich
Bund x x x x x x
Baden-Württemberg x x Ja/nein
Bayern x x
Berlin x x x
Brandenburg x x
Bremen x x x x x
Hamburg
Hessen x x x
Mecklenburg-Vorpommern
Niedersachen x(e) x x
Nordrhein-Westfalen x x x
Rheinland-Pfalz
Saarland
Sachsen
Sachsen-Anhalt
Schleswig-Holstein x x x x
Thüringen x x x
ab 27.11.2020,
außer Direktaufträge
≤ 1.000 €
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 19
Haushaltsrecht Steuerrecht
Compliance-Anforderungen
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 22
Die GoBD als Framework
E-Rechnung
GoBD = Vorgaben an IT-gestützte Systeme
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 23
Generische Anforderungen an die Aufbewahrung
evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
Papieraufbewahrung
Originalkann digitalisiert werden GoBD
elektronische Aufbewahrung
Papierrechnung
E-Rechnung
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
GoBD erleichtern künftig Konvertierung
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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)
Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)
Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 26
Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland
EU-Ausland
Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland
E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO
Drittland
§ 14b UStGOnline-Zugriff
Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizitin den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
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Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens-dokumentation
Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD-Kontrollumfeld
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
„PSP Template“ Verfahrensdokumentation
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Sicherstellung GoBD Compliance
Sachlogischer Prozess
Anforderungen GoBD Kontrollumfeld
Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 29
Dokumentation nach Best Practice
0 Präambel
1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,
generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)
2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),
Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)
3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-/UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
4 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
6 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),
IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 30
Hauptdokumentmit im Wesentlichen
unveränderten Inhalten+
Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …
Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen
im Detail
Technische Unterlagen,Handbücher, …
Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und
über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.
Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Elektronische Rechnungstellung in anderen EU-Ländern
32
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 33
1. Erstellung
E-Rechnung
XML
Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger
SdI
2. Übermittlung 3. Kontrolle und
Validierung
5. Bestätigung
4. Zustellung
6. Abruf
E-Rechnung
XML
ArchivArchiv(optional)
7. Archivierung7. Archivierung
Italien macht E-Rechnung zur Pflicht
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Einheitliches Datenformat für alle
Standardformat fürautomatisierte Prozesse
34
Italienische Verhältnisse befeuern TaxTech …
Gesamter Belegflussdigital verfügbar
1
2
3
TaxTech
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 35
Die Blockchain kommt …
0
1
2
3
4
5
Rechnung
100
+19
119
GutschriftVorsteuer
Leistender Fiskus Leistungsempfänger
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen
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www.psp.eu/gobd
www.psp.eu/e-rechnung
www.psp.eu/tax-compliance
www.psp.eu/e-rechnung
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Der PSP GoBD-Alert
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Sie können sich kostenlos registrieren unter: https://www.psp.eu/abo/
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Webinare im „Landeanflug“
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Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/webinare
Datum Webinar-Thema
3. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr
Vision TaxTech
8. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr
DSGVO und B2B-Direktmarketing
9. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr
Anzeigepflichten für Steuergestaltungen:Überblick zum aktuellen Gesetzesentwurf
21. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr
VAT-Complianceim Fokus der Betriebsprüfung
6. Juni 201910:30 – 11:30 Uhr
Tipps & Tricks für die Gesellschafter-versammlung 2019
Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: psp@psp.euInternet: www.psp.eu
Stefan Großs.gross@psp.eu
Referenten
Patrick Burghardtp.burghardt@psp.eu
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