Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain · Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 2 Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigen

Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain

Stefan Groß, Dr. Patrick BurghardtPeters, Schönberger & Partner

Eine 360°-Analyse aus Compliance-Sicht

Die E-Rechnung in der steuerlichen Supply Chain 2

Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.

Disclaimer


Ihre Crew


Der größte Hotelbetrieb der Welt hat keine eigenen Betten …

Der größte Händler der Welt hat keine eigenen Läden …

Das größte Taxi-Unternehmen der Welt hat keine eigenen Fahrzeuge …

Die größten Software-Unternehmen der Welt lassen die Kunden programmieren …

Die Wirtschaft verändert sich fundamental …


Die E-Rechnung alsProzessbeschleuniger


Fokus: Rechnungseingangsbearbeitung !

Manuelle Dateneingabe

Scan + manuell

Scan + OCR

PDF + OCR

PDF + manuell

E-Rechnungbeim Sender

Automatische Datenextraktion

ScannenManuelle

Bearbeitung

1

2

3

5

4

6

OCR

Scanner

Validieren

Validieren

Re

chn

un

gsein

gangsb

uch

/ Wo

rkflow

OCR


Die E-Rechnung als Digitalisierungstreiber …

Papier BilddateiPDF

TIF

JPG

E-RechnungEDIFACT

XML

JSON

Automatisierte Verarbeitungstiefe


Ziel: Medienbruchfreie Prozess-Architektur

XML

aPrüfung

Eingang

Aufbewahrung

XRechnung, ZUGFeRD

Datenzugriff


Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain …


Neue Prozesseim Kommen


Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung


Die Vorteile liegen auf der Hand

Mehrwert

Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungenoder Hotelrechnungen

Ortsunabhängig

Direkte Anbindung an DMS/ECM

Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette

Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung

Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten

Qualitätssicherung durch spezielle Scan-Apps


Entwurf der GoBD(neu) gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)

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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)

Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt

Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden

Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden


Aus aktuellem Anlass:Die XRechnung


Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung


Definition der elektronischen Rechnung

1Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird

2Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt undempfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist

3Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN-Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)

4 Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig

5 Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen


Inhalte XRechnung


Stand zur Umsetzung in Deutschland (Länder)

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Stand: 25.02.2019 Gesetz

erlassen

Verordnung

erlassen

Annahme-

pflicht Ausstellungs-

pflicht

Portal-

lösungOberschwellen-

bereich

Unterschwellen-

bereich

Bund x x x x x x

Baden-Württemberg x x Ja/nein

Bayern x x

Berlin x x x

Brandenburg x x

Bremen x x x x x

Hamburg

Hessen x x x

Mecklenburg-Vorpommern

Niedersachen x(e) x x

Nordrhein-Westfalen x x x

Rheinland-Pfalz

Saarland

Sachsen

Sachsen-Anhalt

Schleswig-Holstein x x x x

Thüringen x x x

ab 27.11.2020,

außer Direktaufträge

≤ 1.000 €


Haushaltsrecht Steuerrecht

Compliance-Anforderungen


Ohne Tax Compliance geht es nicht !


360° aus Compliance-Sicht


Die GoBD als Framework

E-Rechnung

GoBD = Vorgaben an IT-gestützte Systeme


Generische Anforderungen an die Aufbewahrung

evtl.Konvertierungen

„OriginäresFormat“

Papieraufbewahrung

Originalkann digitalisiert werden GoBD

elektronische Aufbewahrung

Papierrechnung

E-Rechnung


GoBD erleichtern künftig Konvertierung

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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)

Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen

Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)

Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren

Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt


Sonderfall Hybridformate

PDF XML

ZUGFeRD


Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland

EU-Ausland

Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland

E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO

Drittland

§ 14b UStGOnline-Zugriff

Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizitin den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen


Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

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Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein

Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)

Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens-dokumentation

Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD-Kontrollumfeld


„PSP Template“ Verfahrensdokumentation

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Sicherstellung GoBD Compliance

Sachlogischer Prozess

Anforderungen GoBD Kontrollumfeld

Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle


Dokumentation nach Best Practice

0 Präambel

1 Überblick und Zielsetzung (Zielsetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,

generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)

2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),

Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)

3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-/UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

4 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen

6 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),

IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)


Hauptdokumentmit im Wesentlichen

unveränderten Inhalten+

Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …

Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen

im Detail

Technische Unterlagen,Handbücher, …

Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und

über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (zehn Jahre) aufzubewahren.

Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente


Ein Blickins Ausland …


Elektronische Rechnungstellung in anderen EU-Ländern

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1. Erstellung

E-Rechnung

XML

Rechnungsaussteller Fiskus Rechnungsempfänger

SdI

2. Übermittlung 3. Kontrolle und

Validierung

5. Bestätigung

4. Zustellung

6. Abruf

E-Rechnung

XML

ArchivArchiv(optional)

7. Archivierung7. Archivierung

Italien macht E-Rechnung zur Pflicht


Einheitliches Datenformat für alle

Standardformat fürautomatisierte Prozesse

34

Italienische Verhältnisse befeuern TaxTech …

Gesamter Belegflussdigital verfügbar

1

2

3

TaxTech


Die Blockchain kommt …

0

1

2

3

4

5

Rechnung

100

+19

119

GutschriftVorsteuer

Leistender Fiskus Leistungsempfänger


Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen

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www.psp.eu/gobd

www.psp.eu/e-rechnung

www.psp.eu/tax-compliance

www.psp.eu/e-rechnung

http://www.psp.eu/gobd

http://www.psp.eu/e-rechnung

http://www.psp.eu/tax-compliance

http://www.psp.eu/e-rechnung


Der PSP GoBD-Alert

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Sie können sich kostenlos registrieren unter: https://www.psp.eu/abo/

https://www.psp.eu/abo/


Webinare im „Landeanflug“

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Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/webinare

Datum Webinar-Thema

3. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr

Vision TaxTech

8. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr

DSGVO und B2B-Direktmarketing

9. Mai 201910:30 – 11:30 Uhr

Anzeigepflichten für Steuergestaltungen:Überblick zum aktuellen Gesetzesentwurf

21. Mai 201910:00 – 11:00 Uhr

VAT-Complianceim Fokus der Betriebsprüfung

6. Juni 201910:30 – 11:30 Uhr

Tipps & Tricks für die Gesellschafter-versammlung 2019

http://www.psp.eu/webinare


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !

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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: [email protected]: www.psp.eu

Stefan Groß[email protected]

Referenten

Patrick [email protected]

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