View
77
Download
7
Category
Preview:
DESCRIPTION
DUBU - organisatorisk implementering Gevinstrealisering. Indhold. Hvorfor gik vi i gang? Hvordan greb vi det an? Hvad kom der ud af det? Hvad så nu?. Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at sikre , at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
DUBU - organisatorisk implementering
Gevinstrealisering
2
Indhold
• Hvorfor gik vi i gang?
• Hvordan greb vi det an?
• Hvad kom der ud af det?
• Hvad så nu?
3
Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at sikre, at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås
• Hvorfor skal vi bruge tid på at fokusere på gevinstrealisering – det kommer vel af sig selv med et nyt system?
• Nej, det gør det typisk ikke. IT systemet i sig selv giver minimalt – men det muliggør, at der kan arbejdes på en anden måde – og det giver noget!
• Gevinsterne opnås ofte først efter projektets afslutning. Opfølgning og synliggørelse af gevinsterne er derfor en kontinuerlig opgave.
Der skal fokus på både gevinster og forandring for at sikre gevinstrealisering ifm. DUBU implementering i kommunerne
Computerworld 24/5-2011
Hvad vi læser i medierne ........
Kommunerne opnår synlige resultater af DUBU investeringen, som bidrager til succes og motivation til mere forandring
Hvad vi gerne vil læse om DUBU i medierne ........
• Gevinstrealisering kræver ledelse:
• Tydelige mål
• Tydelig angivelse af ønskede gevinster
• Tydelig angivelse af nødvendig ændring i tankegang og arbejdsrutiner
• Fokus på gennemførelse og kontinuerlig opfølgning
4
KOMBIT dannede et gevinstrealiseringsteam for at hjælpe kommunerne på vej med gevinstrealiseringsarbejdet
Kommune Deltager Rolle
Esbjerg Ann WittKirsten Vedel EriksenGitte Ulsø MadsenGitte Nørrevang
ProjektlederFamiliechefLeder af administrativ enhedDistriktsleder
Slagelse Peter Bonde Chefkonsulent
Allerød Elly MørkebergAnja Hededal
FamliechefSouschef
Frederiksberg Camilla F. MortensenClaus H.S. Jørgensen
It-koordinatorProjektleder
Faaborg-Midtfyn Dorthe BonjetAnne Marie StorgaardPeter Johansen
AnbringelseskonsulentSouschefGruppeleder
Øvrige
KL Hanne GøttrupSusse Kolster
ChefkonsulentKonsulent
KOMBIT Janni BormannLouise Dalby
KonsulentKommuneansvarlig
IBM Susanne Secher Konsulent
Arbejdet blev styret af KOMBITs forandringsteam med deltagelse af:
5
6
• At udarbejde et praktisk arbejdsredskab til gevinstrealisering i relation til DUBU som kan danne udgangspunkt for kommunernes fastlæggelse og måling af egne ønskede gevinster
• At definere forslag til de forandringsaktiviteter, der kræves for at realisere gevinsterne
Gevinstrealiseringsteamets formål
7
MÅL
Forventedevigtigste fordele/gevinster
Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger
Formulering af metode/kilde til måling og baseline
Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver
DUBU implementering
De 6 DUBU mål
1 2 3 4 Overordnet gevinst ift.
kommunens ambition og
business case
Vi anvendte en metodik med 4 trin og tog udgangspunkt i materiale forberedt af de deltagende kommuner
Work-shop 1
Work-shop 2
Forberedende arbejde
Forberedende arbejde
7
8
SLUT
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser
3. Bedre matchning af behov og tilbud
4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne
5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder
6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen
DUBU MÅL DUBU målene var givne
9
I trin 1 beskrev vi pr. DUBU mål de vigtigste fordele, som de vigtigste interessenter forventes at opleve
Rådgiver B&U ledere Borgerne Andre? Rettidig og mere ensartet sagsbehandling samt højere faglighed med ICS.
Større effektivitet: Hurtigere og mere ensartet sagsbehandling.
Dagtilbud og skoler oplever bedre samarbejde og inddragelse.
Guider og støtter rådgiveren gennem sagsforløbet til sikring af at relevante love, serviceniveauer og sagsbehandlingsprocedurer overholdes
Bedre mulighed for overholdelse af budgetter gennem overholdelse af tidsfrister
Adm. konsulenter:Nemmere at finde relevante oplysninger ex. ifm. bogføringer og kontrol. Nemmere at søge en hel familie med delsager frem.
Letter overdragelse af sag til ny rådgiver eller anden DUBU kommune
Bedre dokumentation og overblik, som giver bedre grundlag for arbejdstilrettelæggelse, herunder opfølgning, videndeling eller oplæring.
Overordnede mål for DUBU Gevinster/fordele pr. interessent
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
Forventedevigtigste fordele/gevinster
1
Eksempel fra arbejdsredskabet
10
I trin 2 og 3 definerede vi gevinstindikatorer,forudsætninger, metode og mulig baseline for hvert DUBU mål
Overordnede
mål for DUBU No. Gevinstindikator
Forudsætninger i relation til DUBU
Metode til måling af gevinstindikator
Mulig baselineGevinstejer
(rolle)1.1 X% af rådgiverne oplever
pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.
Processerne i DUBU understøttes af ICS metoden og rådgiverne bliver guidet gennem sagsforløbet.
Spørgsmål der kan stilles til rådgiverne:
A: I hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til børnefaglig undersøgelse og handleplan?
B:I hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til ressourceforbrug?
C: hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til fordeling/overlevering af sager.
Anvende samme forslag til spørgsmål som i metode
B&U chef/ teamleder
Gevinstindikator og metode til måling
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
Eksempel fra arbejdsredskabet
Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger
Formulering af metode/kilde til måling og baseline
2 3
11
I trin 4 beskrev vi nødvendig ændret adfærd og forslag til forandringsaktiviteter pr. gevinstindikator
KOMBIT / DUBU
Overordnede
mål for DUBU
No. GevinstindikatorHvad skal vi gøre af
nyt?Hvad skal vi gøre
bedre?Hvad skal vi stoppe
med?
Forslag til aktiviteterProces/metode
Organisation (roller, ansvar, styring)
Mennesker (Uddannelse, adfærd)
1.1 X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.
Arbejde systematisk efter samme metode og anvende DUBU funktionaliteten efter hensigten.
Integrere service niveau og anbringelsesgrundlag i sagsbehandlingen.
Færre print i sagerne ved at rådgiverne har fået et bedre overblik over sagens forløb/dokumenter.
Børnefaglige undersøgelser skal ikke være mere omfattende end formålet tilsiger.
Overlevering af ufuldstændige sager mellem rådgiverne.
At benytte egne skabeloner/blanketter.
Proces/metode:- Implementere og forankre ICS som socialfaglig metode- Kommunikere visionen for anvendelse af ICS- Inkluder DUBU som fast opfølgningspunkt på teammøde. Organisation:- Sikre vedvarende fokus på DUBU og undgå store konkurrerende projekter.- Beskrive superbrugernes rolle/opgave vedr. support til rådgiverne.Mennesker:- Grundig introduktion af nyansatte til DUBU- Undervisning i metoder for at understøtte tænkningen i DUBU- Afholde opfølgningskurser
Forslag til organisatoriske forandringsaktiviteter
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver
4
Eksempel fra arbejdsredskabet
12
Resultatet blev et arbejdsredskab med totalt 13 gevinstindikatorer, som kan synliggøre opnåelse af de ønskede DUBU mål
KOMBIT / DUBU
DUBU mål Gevinstindikator
1. Mere systematik i sagsbehandlingen X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.
Pr. M1 foreligger rettidigt udarbejdet børnefaglig undersøgelse i X % af de sager, hvor en børnefaglig undersøgelse er påkrævet
Pr. M1 foreligger rettidig opfølgning på handleplanens mål i X % af alle sager med handleplaner
2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser X% af rådgiverne vurderer, at de pr. M1 i højere grad og nemmere kan sammenholde faglige overvejelser med serviceniveau og økonomi ift. M0.
Mindre tid brugt pr M1 på at afsøge oplysninger ved gennemførelse af kvalitetskontrol og økonomiopfølgning ift. M0
3. Bedre matchning af behov og tilbud X % flere sager set ud fra det samlede antal sager lukkes i M1 i forhold til M0 med baggrund i at målene i handleplanen er opfyldt
Fald på X % pr M1 ift. M0 i anbringelsessager, hvor der skiftes tilbud inden for de første X mdr. fra tilbuddet er påbegyndt ift. samlede antal sager.
4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne X% af DUBU-brugerne har pr. M1 lettere adgang til ajourførte og valide data ift. M0.
X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0.
5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder
Rådgiverne bruger mindre tid i M1 på indberetning til offentlige myndigheder som Ankestyrelsen og Danmarks Statistik sammenholdt med M0.
Rådgiverne og det administrative personale bruger mindre tid i M1 på at modtage, overføre og videresende sager til/fra andre kommuner ift. M0.
6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen
I M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning.
I M1 oplever teamleder bedre overblik over de enkelte medarbejderes arbejdspres ift. M0.
13
Næste trin var, på tværs af kommunerne, at få valgt de 3 KPI’er, som kommunerne ønsker at arbejde med først
14
Da de 3 gevinstindikatorer var valgt, ønskede kommunerne hjælp til at udarbejde et spørgeskema og komme i gang
1. Mere systematik i sagsbehandlingen
X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.
1
4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne
X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0.
2
6. Bedre ledelses- information til planlægning og styring af indsatsen
M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning.
3
DUBU mål Valgte gevinstindikatorer
KOMBIT vender tilbage med anvisning på, hvordan man i DUBU kan trække data ud af DUBU til måling af indikator nr. 3
= spørgsmål til teamleder
15
Vi udarbejdede et spørgeskema til rådgiverne, som kan bruges til baselinemåling
# Spørgsmål 1 2 3 4 5
Emne: Mere systematik i sagsbehandlingen
1 I hvor høj grad vurderer du, at dine kollegaer udarbejder børnefaglige undersøgelser, der ikke er mere omfangsrige end målet tilsigter?
2 I hvor høj grad oplever du, at de børnefaglige undersøgelser kvalificerer de fælles faglige drøftelser, vurderinger og afgørelser, der træffes på jeres teammøder?
3 I hvor høj grad oplever du, at dine kollegaer inddrager teoretisk viden i analyse i børnefaglige undersøgelser?
4 I hvor høj grad oplever du, at den børnefaglige undersøgelse bidrager til rådgiveruafhængige afgørelser - og heraf sikring af ens borgerservice (under hensyn til de individuelle skøn og vurderinger)?
5 Når du i dag får overdraget en igangværende sag, i hvor høj grad oplever du, at det er nemt at få overblik og arbejde videre med sagen?
6 I hvor høj grad oplever du, at ledelsen understøtter dig i at fastholde fokus på anvendelsen af DUBU, herunder ICS?
7 I hvor høj grad oplever du, som leder, at der arbejdes systematisk og ensartet i dit team?
Emne: Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne1 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over dine opgaver?2 I hvor høj grad oplever du, at du arbejder indenfor de angivne tidsfrister (lovgivning og lokalt)?3 I hvor høj grad vurderer du, at du nemt kan skaffe dig et overblik over sager, du har fået overdraget fra
andre rådgivere (internt og fra andre kommuener)? 4 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvor i sagsprocessen, dine sager befinder sig?5 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvilke samarbejdspartnere der relaterer sig til de enkelte
sager?6 I hvor høj grad oplever du, som leder, at du har et overblik over teamets sager (overskredne tidsfrister,
udestående opgaver, økonomi)?
Svar (sæt kryds) på skalaen fra 1-5 Vi beder dig venligst besvare nedenstående spørgsmål:
Hvor 1 = slet ikke og 5 = i høj grad
DUBU spørgeskema xxxx
KOMBIT / DUBU
Og et opsummeringsark for ledelsen
16
Udfyldes f.eks. om morgenen den første dag på
slutbrugerkursetF.eks maj
2014F.eks maj
2013F.eks sept.
2013
17
• Spørgeskemaet gives til hver respondent
• Spørgeskema udfyldes i fokusgruppe
• Spørgeskema udfyldes vha. online målingsværktøj
Spørgeskemaet kan anvendes på flere måder, så det passer til kommunens størrelse og behov
• Gratis udgave:
• 10 spørgsmål, 100 svar pr. undersøgelse
• Betalbar udgave:
• 3000 kr. /år, ubegrænset antal spørgsmål og svar, data overførsel til excel
Et eksempel på et muligt værktøj
Recommended