Gevinstrealisering begynder ved projektstart

- at flytte skattekroner fra administration til velfærd med Digital Post

Birgitte Hjelm Paulsene2015-projektet Odense Kommune

Implementeringsstrategi med tre gevinstperspektiver:

o Skabelse af ejerskab hos medarbejdere og ledelse i

kommunens forretningsområder – det er dem, der

skal høste gevinsterne internt i kommunen.

o Ambitiøs strategi for automatisering af de ikke-

værdiskabende processer.

o Mangesidig understøttelse af borgere og

virksomheders overgang til Digital Post – går de ikke

med på idéen, bliver gevinsten betydelig mindre.

Den drivende kraft i alle tre perspektiver er

forandringsledelse og forandringskommunikation.

Vision

At vi kan flytte skattekroner

fra administration

til udvikling af velfærd

ved hjælp af Digital Post

Fremtidens velfærd afhænger af vores kreativitet og evne til at

finde nye måder at løse kommunens opgaver på.

Måder, der kræver færre hænder og færre penge, uden at det

betyder ringere kvalitet for de borgere og virksomheder, vi har

med at gøre.

Den brændende platform

Gør det klart , hvorfor der er et behov

Færre penge og færre hænder

Udvikl og formidl

visionen med forandringen

Hvis vi har 10 kr. …

Forandringsledelse & forandringskommunikation

55555

Fag-system

Digital postkasse

Borger ogvirksom-hed

Borger

Kvalitet til borgere/virksomheder og effektivitet i back-office

Myndighed

Out-put og in-put sammentænkt fra starten.

Fjernprint med i scope – men hellere gøre borgere digitale i første hug!

DIGITAL POST – ej blot en portobesparelse

End Benefits:

Besparelser på

papir, print, porto

Objectivs (Mål):

Penge og hænder til

udvikling af velfærd

End Benefits:

Effektivisering af

arbejdsgange

Enabler Enabler Enabler Enabler

H

v

o

r

f

o

r

?

H

v

o

r

d

a

n

?

Målhierarki

Business

change

Business

change

Business

change

Business

change

Intermediate

benefits

Intermediate

benefits

Intermediate

benefits

Intermediate

benefits

Out-side scope benefit

Er projekt governance = BRM Governance?

7

Porteføljeledelse/Projektejer

Styregruppe

Centralprojektgruppe

KL Digst

BRM-

Governance

BRM-

Governance

Vores valg:

Gevinstejer/-ansvarlige tæt på dem, der bruger Digital Post. Dvs. lokale ledere og medarbejdere samt virksomheder og borgere.

Fordi, det giver ejerskab:

Mandat/rolle/ansvar:

• Pålagt en besparelse via udmeldt budgetramme (høstes lige meget om gevinsten er hentet hjem)

• Kan selv beholde yderligere gevinster(kan motivere til at gå ‘hele vejen’).

Ikke ‘one-size fits all’

– men mulighed for tilpasning til lokale muligheder og behov.

Let for den lokale leder at kontrollere om gevinsten høstes.

Projekt- og BRM governance

9

ProjektgruppeVIII

Porteføljeledelse/Projektejer

Styregruppe

Centralprojektgruppe(3 + personer)

ProjektgruppeByggesag

ProjektgruppeYdelsescenter

Reference-gruppe

ProjektgruppeGenoptræning

ProjektgruppeTandpleje

ProjektgruppeVII

ProjektgruppeVI

ProjektgruppeV

KL Digst

10

Skab ejerskab

hos medarbejdere og ledelse

i kommunens

forretningsområder

Gå i dialog med dine alliancepartnere

11

Lokale ledere, medarbejdere og nøglepersoner (referencegruppe)

tager medejerskab til såvel proces som resultat.

Og de spreder ‘den gode historie’ om Digital Post.

De er typisk tættere

på kommunens

borgere og med-

arbejdere og på

leverandørernes

medarbejdere.

De virker derfor

autentiske og

overbevisende.

Objectivs

(Mål) Effektivisering

af

arbejdsgange

Interm. benefits:

Gevinster fra

pilot- og

midlertidige

halvautomatise-

rede løsninger.

Interm. benefits:

Pilot fagenheder

Interm. benefits:

Gevinster fra de

første forsøg

med omlægning

af arbejdsgange.

Interm. benefits:

Frontløbere:

(forsøgte med

virksomheder).

Børnefamilier og

ejendomsejere.

Enabler Enabler Enabler Enabler

H

v

o

r

d

a

n

?

Målhierarki

Besparelser

på porto,

papir, print

Business change:

Accept hos

virksomheder

og borgere

Business change:

Automatisering

Business change:

Omlægning af

arbejdsgange

Business change:

Accept hos ledere

og medarbejde

H

v

o

r

f

o

r

?

Out-side scope benefit:

Flere fagenheder blev mere lovmedholdelige

Objectivs

(Mål) End

Benefits

Intermediate

benefits

Intermediate

benefits

Enabler:Forandrings-

kommunikation

+

Oplever, at de

kan flytte fokus

til værdi-

skabende

aktiviteter.

H

v

o

r

d

a

n

?

Målhierarki

End

Benefits

Intermediate

benefitsIntermediate

benefits

Business change:

Accept hos

virksomheder

og borgere

Business change:

Automatisering

Business change:

Omlægning af

arbejdsgange

Business change:

Accept hos ledere

og medarbejde

Enabler:

Forandrings-

kommunikation

+

Kvalitet,

brugervenlighed

(nationalt

system) & dybe

links

Enabler:Autovalg af kanal.

PDF’e og låse ved

afsendelse.

Auto-distribution af ind-

gående post (borgerne

præ-jpurnaliserer).

Autojournalisering og

advis ved svar.

Enabler:Arbejdsgangsanalyse:

To be – as is (gabs)

Ex. Er det nødvendigt

at sende? Undgå at

videresende og at

spørge igen. Undgå

skift af system.

H

v

o

r

f

o

r

?

Inkrementelforandring

Radikal forandring

Servicebegrebet

Teknikken

Understødt dem, der høster gevinsten

IT-drift

15

Bibliotek IT-udviklingProjektgruppe

?

Porteføljeledelse/Projektejer

Styregruppe

Centralprojektgruppe(3 + personer)

ProjektgruppeByggesag

ProjektgruppeYdelsescenter

Reference-gruppe

ProjektgruppeGenoptræning

ProjektgruppeTandpleje

Projektgruppe?

Projektgruppe?

ProjektgruppeV

Borger-service

HR/Kommuni-

kation

KL Digst

AdvisoryBoard

1616

Den digitale kanal skal være …

• 'kendt' (dvs. markedsført overfor borgere og virksomheder),

• 'attraktiv'(dvs. give merværdi til borgere og virksomheder),

• 'effektiv'(dvs. give merværdi til kommunen),

• 'fokuseret'(dvs. når der åbnes en ny digital kanal lukkes en eller flere

dyrere kanaler)

• 'understøttet'(dvs. borgerne kan få hjælp til at betjene sig selv digitalt).

Understøt med klare retningslinjer

Lav en milepælsplan for forløbet – inkl. gevinstrealiseringsperioden.

Definer, hvor langt man skal være nået med implementering og gevistrealisering ved den enkelte milepæl. (rød-gul-grøn indikator)

Hvilke aktiviteter består perioden mellem milepælene af?

Milepæle og

gevinstrealiserings-

plan

Hvordan spores gevinsterne?Afklar afhængighedsforhold.

Konsolider de nye måder at gøre tingene på - og forbedrer dem løbende.Ex. floorwalker

Automatiser

ikke-værdiskabende processer

Snitflademuligheder

19

20

Digital Post <-> ESDH

212121212121

Indgående henvendelser

Kommune

Modtag svar fra borger

Modtag ny meddelelse fra borger

Borger

22

Struktureret input: Postkasse struktur

23232323232323

Struktureret input: Postkasse åbnet

24242424242424

Postkasse struktur: Emne valgt

[1] Fra borgerens digitale postkasse…[2] Via E-boks i Ballerup…

ProFile ESDH (Convergens)

Broker (Convergens)

[3] Hentes til mellemlager

[4] Fordeles til fællespostkasse eller ESDH-sag

Sag

FællespostkasseREST

Journaliseres

Advis til sagsbehandler

Præjournaliseres

262626262626

Konfigurationsmuligheder - indgående

Fælles-

postkasse 1

Sag (autojour.)

Digital postkasse 2

Emne 1

Emne 2

Digital postkasse 3

Emne 1

Emne 2

Digital postkasse 1

Emne 1

Emne 2 Sag

Fælles-

postkasse 2Sag

272727272727

Udgående henvendelser

Kommune

Besvar meddelelse fra borger

Send ny meddelelse til borger –er borgeren tilmeldt?

Borger

[4] Til borgerens digitale postkasse… [3] Via E-boks i Ballerup…

Broker (Convergens)

Lotus Notes

Sag

REST

[1] Fra borgerens sag i kommunen

[2] I ”udbakke”

Tilmeldt?

ProFile ESDH (Convergens)

292929292929

Konfigurationsmuligheder - udgående

Sagsområde

Sagstype 1

Sagstype 2

Sagstype 3

Tilmeldingsgruppe

Materiale 1 (indh.type)

Materiale 2 (indh.type)

303030303030

Personalesager (til medarbejderne)

30

SD-løn

ESDH-Personalesag

DigitalPost

Fjernprint

Stand alone Digital Post/ NemSMS forsender

• Adhoc SMS &Digital Post

• Enkeltforsendelser

• Masseforsendelser ved upload af modtagerliste

• Frasebibliotek

• Liste retur med dem, der ikke blev sendt til og dem, der blev sendt til

• Tilmelding af borgere til NemSMS

31

3232

Store virksomheder – dyb adressering?!

Det, der virker nu for borgere og små virksomheder er ikke godt nok for store virksomheder.

Et CVR nummer kan dække over hundredvis af lokationer, funktioner og personer.

For at dække en dybere adressering som ”att: Kontakt” har Digitaliseringsstyrelsen muliggjort, at der kan medsendes attention.xml.

Virksomhederne kan derfor vælge at automatisere deres tømning og adressering i egne systemer, som de vil – ligesom kommunerne.

Mangesidig understøttelse

af borgere og virksomheders overgang

til Digital Post

– går de ikke med på idéen,

bliver gevinsten betydelig mindre

Skab værdi for borgere og virksomheder

343434343434

Medarbejderen som alliancepartner

Digital Post obligatorisk for medarbejdere

•Vi tager vores egen medicin- naturligvis understøttet

Uddannelse af digitale ambassadører

Vi inviter os selv på besøg og sig ja tak til invitationer

Vi markedsfører gevinsterne for borgere og virksomheder

Høringer

Div. Råd og Advisory Board

Arbejdsfællesskaber

Med frivillige organisationer

og netværk + kommunale

touch points.

Eks.

Ældre/Døve ældre

Socialt udsatte

Vollsmose

Hvordan

måler vi?

Baselines og målinger:• Portoudgifter til PostDanmark opgjort pr. år.

• Nationale kommunale tælleuger (1 gang årligt)ind- og udgående henvendelser fordelt på kanal, opgaveområde,

henvendelsestype m.v.

Status på forretningsenhedernes implementering og ibrugtagning:

Hvordan

måler vi?

Statistik over tilmeldte til Statistik over afsendt Digital Post Digital Post

37

e2015-projektleder

Chefkonsulent Birgitte Hjelm Paulsen

bihp@odense.dk

Forretningsudvikling/BMF

Odense Kommune