View
361
Download
51
Category
Preview:
Citation preview
Modul IV Pengorganisasian(Ancilla K Kustedjo)EKMA4116 Manajemen
KEGIATAN BELAJAR 1
STRUKTUR ORGANISASI
DefinisiPengorganisasian proses mewujudkan, memelihara, mengembangkan dan meningkatkan kerja sama antar karyawan yang mewakili peranan unit/satuan kerja masing-masing yang bertujuan untuk mempersatukan kegiatan agar bergerak ke arah pencapaian tujuan.
Karakteristik dari Organisasi- Memiliki suatu tujuan (goal)- Terdiri dari orang-orang- Memiliki struktur
Hambatan Produktivitas dalam OrganisasiBirokrasiManajer membatasi diri pada hubungan kerja formal dan menghidari hubungan non-formalKurangnya Informasi dan KoordinasiDeskripsi pekerjaan/jabatan menjadi kurang jelas
Dasar-dasar PengorganisasianAsas Kejelasan Tujuan- Menterjemahkan visi- Penentuan volum kerja dan beban kerja
Dasar Pembagian Kerja Jejaring Kerja Internal - Kepentingan bersama Jejaring Kerja External - Dinamika Pekerjaan Pembagian Kerja Secara tuntas
Dasar-dasar PengorganisasianDasar Kesatuan PerintahPimpinan perlu memahami dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan kebijaksannaan dan pelimpahan wewenang dalam mewujudkan perintah yang efektif.
Asas Fleksibilitas Organisasi:Kemampuan suatu oranisasi untuk menabah/mengurangi unit/satuan kerja dala stukturnya
Dasar-dasar Pengorganisasian Asas Fungsionalitas Setiap unit kerja harus memberikan kontribusi pada organisasi agar tugas pokoknya secara keseluruhan dapat diwujudkan secara efektif dan effisien
Cth. Fungsi pelayanan masyarakat; fungsi inovasi & Pengembangan; fungsi responsif; fungsi produktivitas; fungsi prediktif
Jenis-Jenis Organisasi (1)Proses PembentukannyaOrganisasi Formal: dibentuk secara sadar dengan ketentuan yang diatur secara formalOrganisasi Informal, cth. Koperasi karyawan
Keterkaitan dengan Pemerintahdibentuk untuk menjalankan roda pemerintahan & terselenggaranya pemerintahan yang baik. Cth. Organisasi resmi & tidak resmi
Berdasarkan ukuran organisasiBesar, kecil, sedang
Berdasarkan TujuanSosial/nirlaba: yayasan sosialLaba/mencari keuntungan: PT (perseroan terbatas), BUMN, Koperasi dsb.
Berdasarkan Bagan OrganisasiJenis-Jenis Organisasi (2)
Langkah-Langkah Pengorganisasian
Faktor yang menentukan Rancangan Struktur Organisasi
Strategi OrganisasiPenggunaan TeknologiKualitas Karyawan yang terlibat didalamnyaUkuran organisasi
Unsur-Unsur Struktur Organisasi
Spesialisasi AktivitasStandardisasi KegiatanKoordinasi kegiatanSentralisasi dan desentralisasiUkuran kesatuan Kerja
Cara untuk melihat/memperjelas aktivitas organisasi
JenisKelebihanKelemahanBAGANDapat dgn jelas melihat pekerjaan dan tanggung jawabDapat dicari ketika saat kritisMenghilangkan / mengurangi masalahSebagai preventif terhadap sumber konflikKurang mampu menjelaskan wewenang dan tanggung jawabKurang mampu menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasiDepartementalisasiMemanfaatkan spesialisasi dari masing-masing manajerEfisien karena bekerja sesuai dengan kemampuanSsulit untuk mengukur prestasiPontensi konflik terhadap pimpinan puncak
Tipe Struktur OranisasiOrganisasi Lini bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan secara vertikal antara atasan dengan bawahan
KELEBIHANKELEMAHANAdanya kejelasan masalah pendelegasian kewenangan dan tanggung jawan untuk setiap bidangBentuknya Sederhana dan mudah dipahamiBeban yang berat dipikul eksekutif puncak karena harus menjalankan urusan administratifTidak ada spesialisasi
Tipe Struktur Oranisasi (2)Organisasi Lini dan Staf Gabungan dari organisasi lini dengan departemen staf untuk memberikan saran dan masukan untuk departemen lini
KELEBIHANKELEMAHANPara spesialis memberikan ide dan saran kepada manajer puncakSeluruh Karyawan melaporkan pekerjaan kepada seorang penyelia (supervisor)Karena ketidakjelasan hubungan maka sering terjadi konflik antara departemen lini dan stafRekomendasi para manajer staf terbatas hanya pada manajer lini
Tipe Struktur Organisasi (3)Organisasi Fungsional Organisasi berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dikerjakan.
KELEBIHANKELEMAHANMenciptakan effisiensi melalui spesialisasiMemusatkan keahlian organisasiPengawasan yang lebih ketat terhadap fungsi-fungsiMenciptakan konflik antar fungsiLamban bereaksi bila terjadi perubahanHanya memikirkan tugas, dan menjadikan individu kurang inovatif
Tipe Struktur Organisasi (4)Organisasi Lini, Staf, dan Fungsional Kombinasi dari organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional yang bertujuan untuk memanfaatkan berbagai kelebihan dan kekurangan dari tipe organisasi lini, lini dan staf, serta fungsional .
Cth. Organisasi Besar dan Kompleks
Tipe Struktur Organisasi (5)Organisasi Komite memiliki pimpinan kolektif dan setiap anggotanya memiliki wewenang yang sederajat.Ciri2:Pembagian wewenang yang sama besar, jelas, dan tertentuTugas pimpinan dan tanggung jawab dilaksanakan secara kolektifPelaksanaan dibagi berdasarkan bidang Keputusan hasil bersamaKelemahan:Ketidakjelasan penanggung jawab keputusan, pengambilan keputusan memerlukan waktu yang lama.
Tipe Struktur Organisasi (6)Organisasi Proyek dan Matriks tersusun dari sebuah atau lebih tipe departementalisasi lainnya yang mengkombinasikan kelebihan tipe fungsional dan divisional serta menghilangkan kekurangannya
KELEBIHANKELEMAHANMemiliki Kelenturan (fleksibilitas) yang tinggiBerfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unikMemungkinkan melakukan inovasi dan kreativitas tanpa menggangu struktur regulerMasalah akuntabilitas disebabkan adanya lebih dari satu atasanKendala dalam membentuk tim yang kompakBerpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dengan manajer departemen lainnya
Organisasi Formal vs Informal
Perubahan Struktur OrganisasiPekembangan bisnis, teknologi, kompetisi, pertumbuhan ekonomi, merupakan salah satu contoh alasan organisasi untuk merubah strukturnya.
Langkah-langkah membuat Perubahan:Manajer harus mengkomunikasikan secara terbukaManajer harus memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan sehingga mereka memiliki persepsi yang samaManajer harus menunjukan ke karyawan bahwa perubahan tersebut memberikan dampak positiveAdanya proses sosialisasi dalam jangka waktu tertentu sehingga situasi kerja tidak terganggu.
KEGIATAN BELAJAR 2
PENGKOORDINASIAN
DefinisiPengkoordinasian: Salah satu fungsi pokok manajemen untuk menbuat suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan
Tujuan KoordniasiMengarahkan dan mengintegrasikan semua ide, gagasan, dan aktivotas dan prilaku ke arah tercapainya tujuanMengerahkan keterampilan spesialisasi yang dimiliki setiap karyawan kepada tujuanMenghindari kesenjangan, kekosongan, dan tumpang tindih pekerjaanMenghindari penyimpangan tugas
Asas & Sifat KoordinasiAsas koordinasi = asas hirarkiSetiap atasan atau koordinator harus melakukan koordinasi pada bawahannya langsung.
Sifat Koordinasi:DinamisPandangan secara holistis untuk mencapai tujuanMelihat pekerjaan secara keseluruhan dan terintegrasi
Syarat-syarat KoordinasiPerasaan untuk bekerja sama, koordinasi untuk memperlancar penyelesaian masalah
Saling menghargai, terutama saat pengarahan koordinasi
Semangat bersaing secara sehat, berlomba untuk mencapai tujuan dengan lebih baik dan cepat
Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Vertikal Aktivitas penyatuan, pengarahan ang dilakukan oleh pimpinan terhadap aktivitas berbagai unit kerja yang berada di bawah wewenang dan tanggung jawabnya.
Relatif mudah dilaksanakan, karena atasan dapat memberi sanksi langsung terhadap bawahan yang tidak patuh
Tipe-tipe KoordinasiKoordinasi Horizontal Mengkoordinasikan berbagai tindakan atau aktivitas penyatuan, pengarahan yang dilakukan berbagai aktivitas dalam tingkat organisasi yang setingkat.
Jenisnya Interdisciplinary & Interrelated. Koordinator sulit untuk memberikan sanksi sebab mereka mempunyai kedudukan yang sejajar.
Tipe Koordinasi HorizontalInterdisciplinary:Suatu koordinasi yang berhubungan dengan pengarahan sekaligus menyatukan semua perilaku dan tindakan agar tercipta suatu tingkatan kedisiplinan yang tinggi dalam semua unit organisasi baik internal maupun eksternal pada unit yang sama tugasnya
Interrelated:Koordinasi antar badan instansi yang berbeda-beda namun diantara mereka ada saling ketergantungan dan memiliki hubungan baik secara internal maupun eksternal pada jenjang yang setaraf
Pedoman Koordinasi yang baikDijelaskan dengan kalimat yang sederhana dan mudah dipahamiKoordinasi sebagai tujuan bersamaBeri kesempatan setiap orang untuk memberikan ide, saran, dan gagasan untuk bertukar pikiranAktif selama koordinasasi dilakukanBinalah hubungan yang baik antara atasan dan bawahanGunakan lebih banyak komunikasi informal
Penyesuaian Kebutuhan KoordinasiPorsi Dasar KoordinasiDimanfaatkan untuk meningkatkan koordinasi ketika tuntutan organisasi terhadap koordinasi belum begitu tinggi
Meningkatkan Daya Potensi KoordinasiJika porsi dasar koordinasi tidak lagi mampu menampung berbagai dinamika yang muncul selama organisasi tersebut beraktivitas tinggi
Mengurangi Kebutuhan OrganisasiJika kebutuhan koordinasi dari waktu ke waktu terus meningkat dan semakin besar maka organisasi tersebut bisa memperlambat dan menghentikan kebutuhan tersebut. cth. Mendirikan unit kerja yang independen
Penyebab Konflik dalam koordinasiKeterbatasan Sumber DayaKetidakjelasan Tanggung Jawab dan WewenangGangguan KomunikasiMasalah KepribadianMembanggakan Unit Kerjanya Secara BerlebihanPenyimpangan Tujuan
Gaya Penanganan KonflikOtoriterKetiadaan kompromi pada anggota sebagai sumber konflik
KooperatifMemberikan kesempatan kepada individu yang masih bersebrangan untuk diajak kompromi
KolaborasiPemberian kesempatan yang diberikan dalam bentuk negosiasi memecahkan masalah konflik yang terjadi
Rentang Kendali (Span of Control)Merupakan posisi jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer.
Konsep ini merujuk pada seberapa banyak bawahan yang mungkin masih bisa di bawah kendali atasan secara efektif dan efisien
ReferensiModul Manajemen Universitas TerbukaSlide Tutorial Manajemen Widita RarasatiFadia Dewanda
Recommended