補助金経費管理システム 操作マニュアル - SOFTOPIA JAPAN...2020/10/15  · この...

デジタル変革推進事業

補助金経費管理システム

操作マニュアル

R2/09 作成

R2/10 改訂

<はじめに>

この「デジタル変革推進事業 補助金経費管理システム 操作マニュアル」では、web データベース

型業務アプリ構築クラウドサービス「kintone」を用いた補助金経費管理を行うための、システム操作方

法について説明いたします。

補助事業者の皆さまに、補助金経費に関わるすべての情報・書類画像を「kintone」上に入力、添付し

ていただくことにより、財団職員の事前チェックが可能となり、事業終了時に必要な提出物の確認・修

正をよりスムーズに行えます。

また、入力していただいた情報・書類画像は、システム上で形式が整えられ印刷されるため、報告書

の作成も簡素化されます。

本マニュアルに沿い、補助金経費情報を正しく入力していただくようお願い申し上げます。

<目次>

□ ユーザー新規登録/アカウント情報の設定変更 ・・・・・・・・・・・ 1 ページ

□ [経費入力] 補助金支出情報の入力 ・・・・・・・・・・・・・・・・ 3 ページ

１ 新規入力 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 3 ページ

割引、按分等がある場合(調整明細)の入力 ・・・・・・・・・・・ 10 ページ

２ 修正 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 14 ページ

3 集計操作(経費明細・調整明細コピー) ・・・・・・・・・・・・・・ 15 ページ

4 証拠書類の印刷（PDF 出力） ・・・・・・・・・・・・・・・・・ 15 ページ

□ [経費集計] 集計操作（一括アプリ間集計） ・・・・・・・・・・・ 19 ページ

□ [経費出力] 報告書の出力 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 21 ページ

□ その他補足事項 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 26 ページ

1

ユーザー新規登録/アカウント情報の設定変更

0. 招待メールが届いたら・・・

補助金経理システムを利用していただくため、下記のようなメールが届きます。

件名：「経営支援室@SJ さんから kintone への招待が届いています」

1． ユーザー新規登録

招待メールの URLリンクから『kintone』へアクセスし、以下の項目を入力して、「新規登録

して参加」を押下してください。

(注意：『kintone』の対応ブラウザは Google Chrome、Mozilla Firefox です)

・E-mail (ご担当者様の連絡先)

・パスワード (8文字以上の英数字)

・名前 (『kintone』内で表示させる名前)

・タイムゾーン (デフォルト表示の「大阪、札幌、東京」をそのまま選択)

赤※部分は必須です

経営支援@SJ さんからスペースに招待されています。

経営支援@SJ さんからのメッセージ：

「〇〇〇〇〇〇に、ゲストユーザーとして登録しました。 」

新規ユーザー登録して ゲストユーザー用テスト環境 スペースに参加する

https://iotad-sj.cybozu.com/k/guest/guest/register?registerKey=・・・・・・・・・・・・・・・・

このURL の有効期限は 1 週間です。

2

上記の画面が表示され、登録が完了します。

2. アカウント情報の設定変更 （１で入力した内容を変更したい場合）

画面右上の「名前」表示部分より、「アカウント設定」ボタンを押下してください。

次の画面が表示されます。

変更したい箇所を入力し、「保存」ボタンを押下してください。

パスワードはこちらで設定

3

[経費入力] 補助金支出情報の入力

1. 新規入力

画面左上の「 のアイコン」を押下すると表示される画面右部分「アプリ」欄より、

各事業者様の「〇〇〇.経費入力」(例:A001.経費入力)がタイトルとなっているアプリアイコン

を押下してください。

「+」ボタンを押下して新規入力画面を開きます。

契約単位で以下の[1] 経費明細、[2] 調整明細 の情報の入力、見積書等各種証拠書類の

画像添付を行ってください。

新規入力

4

新規入力の入力画面の説明

⓪ 保存ボタン

入力後に押下することでデータが保存されます。入力途中でも保存することが出来ます。

① 契約方法、品目単価における消費税

適切なものを選択してください。入力後の税処理が自動的にされます。

② 支出明細の入力欄

経費区分の集計、補助対象経費を算出するために入力します。（別途説明）

なお、調整の有無欄は、支出明細をすべて入力後、保存してから選択してください

③ 調整明細の入力欄

初期の画面では表示されません。保存して再入力する際に欄が出ます。

支出明細の調整の有無欄で要調整にすることで、調整する品目の金額等が自動で反映されます

④ 備考欄

説明が必要な項目があれば、内容を記載してください。（割引、調整の根拠等）

⑤ 支払日等の入力

証拠書類の日付を入力してください。

⑥ 添付書類

証拠書類をデータ化して、アップロードしてください。

⑦ コメント欄 ※

初期の画面では表示されません。保存して再入力する際に欄が出ます。入力時に判断に迷う事が

あれば本欄で質問してください。財団担当者からの指摘事項等も表示されます。

(※本マニュアル末項の「その他補足事項」内、コメント欄に関する補足事項もご参照ください。)

⑥

③

②

①

⑤

④

⑦

⓪

()0

5

※ 経費入力の際の注意点

【[1]経費明細入力】

経費明細の入力と各種証拠書類の添付について

《1》 《2》

《3》

《4》 《5》

《6》

「調整の有無」『要調整』は

[1] 経費明細入力 が終わるまで選択しない

([2] 調整明細入力 で選択)

1 契約ごとに新規入力で、[1]経費明細入力→「保存」

→(案分、割引等必要に応じて)[2] 調整明細入力→「保存」

の順に進めてください

6

[1]経費明細入力 の詳細

《1》 契約種類…見積書が 2者以上の場合『見積合せ or入札等』をチェック

見積書が 1 者のみの場合『1 者(随意)』をチェック

(10 万円以上の支出で見積書がやむをえず 1 者のみの場合、その理由書を

《6》-5 に添付)

《2》消費税・数量・単価…見積書等の表示形式が税抜・税込どちらになっているか選択し、数量

・単価を記入 (入力後下記の様に自動計算されます 例：税抜表示)

《3》経費区分…「実施の手引き」をもとに『備品費』『消耗品費』『外注費』

『使用料及び賃借料』のいずれかを選択

《4》品目・型番等…見積書等に記載の情報を入力

《1》

《2》

《3》

③

《4》

[2] 調整明細 で

『要調整』チェック時以外は

この欄で自動計算

数量はアラビア数字でないと自動計算されないため、

見積書に「一式」と記載されているものは「1」と入力

「調整の有無」『要調整』は [1] 経費明細

の全入力、保存するまで選択しない

7

《5》行の追加/削除ボタン

…「+」ボタンで行の追加、「－」ボタンで行の削除が可能

(明細が 41行以上になる場合は、財団担当者へ連絡してください。入力はしてください。

『証拠書類の印刷』の項目の注意点を要参照)

《6》見積日等の日付入力・各種証拠書類の画像添付

…原則として添付欄 1枠につき 1枚の画像ファイル（JPG,PNG,GIF）を添付してください。

PDF ファイルは最初の１枚を画像化して最初に添付してください。複数枚で構成される

PDF は、同じ枠に PDFファイルを添付してください。

(『証拠書類の印刷』の項目の注意点を要参照)

※添付ファイル名は、支出明細との関連がわかる半角英数字の名称が望ましいです。

日本語の場合は、添付ファイルの一括出力した際に、ファイル名が文字化けします。

《日付入力》

《6》-1 支払日等の日付入力…各種書類に記載の日付を入力

《6》

《6》-1

発注日＝契約日

納品日＝契約終了日

請求日＝請求書の作成日（受領日）

《5》

8

《各種証拠書類の画像添付》

《6》-2 行の追加/削除ボタン

…《5》同様、「+」ボタンで画像添付欄の追加、「－」ボタンで削除が可能

(添付画像が 20 枚以上になる場合、後述の『証拠書類の印刷』の項目の注意点を要参照)

《6》-3 [10 仕様書/カタログ]

…購入するものや外注作業の内容が明記された仕様書/カタログを画像ファイルにて添付

《6》-4 [20 見積書]

…見積書を画像ファイルにて添付

(10 万円以上の支出の場合は 2 者以上の見積書を添付、1者の場合は《6》-5にその理由書

を添付)

《6》-5 [21 理由書](見積先が 1 者の場合のみ)

…10 万円以上の支出で見積書が 1者のみの場合はその理由書を画像ファイルにて添付

《6》-6 [30 発注書/請書/契約書]…発注書は、見積日が交付決定日(8/17)以前の場合添付

請書は、支払額が 50万円以上 100 万円未満の場合添付

契約書は、支払額が 100 万円以上の場合添付

(発注日は交付決定日の 8/17 以降)

《6》-7 [40 納品書]…納品書を画像ファイルにて添付

(納品・検収は補助事業の期間内に完了すること)

《6》-2

《6》-3から 13

各画像は、

「10 仕様書/カタログ」→「20 見積書」→「21 理由書」… のように、

添付区分の番号順(小→大)に添付すること

9

《6》-8 [41 検収/検査調書]

…検査調書は、支払額が 100 万円以上の場合、画像ファイルにて添付

100 万円未満の場合は、納品書に検査(検収)のサイン等があれば検査調書の添付は不要

《6》-9 [42 外注結果報告]…外注費の作業報告書を画像ファイルにて添付

《6》-10 [50 請求書]…請求書を画像ファイルにて添付

《6》-11 [60 支払証明]

…支払結果がわかる資料として銀行振込明細書や通帳明細等を画像ファイルにて添付

(明細の名義は申請者名義と一致していること)

《6》-12 [61 クレジット請求明細]

…支払にクレジットカードを利用した場合、《6》-11振込明細書等も添付の上、クレジット

カードの請求明細を画像ファイルにて添付 (明細の名義は申請者名義と一致していること)

《6》-13 [70 現物写真等]

…購入備品等の現物写真を添付

(添付ファイル名は、支出明細との関連がわかる半角英数字の名称とすること)

《6》-14 添付書類の留意事項

…画像添付欄の下部にある「添付書類の留意事項」の『>』ボタンを押下すると各添付書類

についての注意点が表示

[1] 経費明細の入力・証拠書類の添付が完了したのち、画面左上の「保存」ボタンを押下して

ください。

(次に[2]調整明細入力 についてですが、入力する調整内容(割引・案分等)がない場合は、新規

入力完了です)

⑥-14

10

【[2]調整明細入力】

調整明細の入力 (割引・案分等、金額に調整内容がある場合)

([2]調整明細入力 を行う場合は、必ず[1]経費明細の入力・保存後、『(1)経費明細コピー』

ボタン→「編集」ボタンを押下して、下に示す画像の画面へ、詳細は後述)

<1>

<5> <2> <3> <4>

<1>

11

[2]調整明細入力 の詳細

経費明細の入力後、「保存」ボタンを押下すると参照画面(下の画像)へ切り替わるので、

画面内の『(1)経費明細コピー』ボタンを押下してください。

経費明細コピー後、参照画面内右上の「編集」ボタンを押下し、編集画面から[2]調整明細を

入力します。

次ページへ

「編集」ボタン

12

<1>調整の有無…各支出明細で、調整内容(割引・案分等)があるものは、この欄で「要調整」

を選択

その明細の明細番号・金額が調整明細へコピーされる

<2>案分区分…金額を調整する内容に合わせて、「期間案分」「利益排除」「割引/値引」「補助

対象外」「その他」いずれかを選択

(1 明細につき 1案分区分であること。2 区分以上案分すべき調整がある場は、

その合計差引金額を「その他」の区分にて入力し、その詳細は備考欄へ入力)

<3>開始日(契約日) /事業終了日/契約終了日

…契約期間のあるものは、契約開始日・(事業計画書に記載の)事業終了日・契約終了日を入力

元の支出明細の金額から補助事業対象期間外の部分を差し引く率が自動計算されるため、

その値を<4>の対象外率へ入力

<1>

<2> <3> <4> <5>

13

<4>対象外率/対象外額…元の支出明細の金額から差し引く率あるいは金額を入力

入力した率/金額は、「要した経費(税込)_案分後」欄に反映

<5>行の追加/削除ボタン…

「+」ボタンで調整明細欄の追加、「－」ボタンで削除が可能

ただし、このボタンで欄を追加しても明細番号と金額がコピーされないため、調整明細欄の

追加は「要調整」ボタンを選択

調整明細の入力完了後、画面左上の「保存」ボタンを押下してください。

期間案分の対象外率(自動計算)

証拠書類の日付を入力

転記

自身で値を入れる場合は最小単位を切り上げてくださ

い。また、計算式を備考欄に入力してください。

14

2. 修正

新規入力、保存した経費明細は「〇〇〇.経費入力」のアプリ内に一覧で表示されます。

既存の支出明細に対し追加・修正を行いたい場合は、下記の「参照」ボタン・「編集」ボタン

を押し、入力後保存してください。

(参照画面へ)

「参照」ボタン

「編集」ボタン

追加・修正を行い「保存」ボタンを押下

15

3. 集計操作(経費明細・調整明細コピー)

すべての明細の入力・修正後、「〇〇〇.経費入力」アプリの明細一覧画面にて、「(1)経費明細

コピー」及び「(2)調整明細コピー」のボタンを押下し、最新の明細を「〇〇〇.経費集計」

アプリ(次項で説明)へコピーしてください。

修正等で明細内容に変更がある場合も、再度コピーしていただくようお願いいたします。

(明細一覧画面以外でも、明細の個別ページ内の同ボタンでコピーしていただくことも可能です)

4. 証拠書類の印刷（PDF 出力）

kintone上に添付していただいた証拠書類については、その書類の写しを、完了報告書に添付する

必要があります。

「証拠書類の写し」については、kintone の以下の機能で作成するほか、縮小により文字が読めな

いものや印刷できないものについては、別途原本の写しをご用意下さい。

「〇〇〇.経費入力」アプリの明細参照画面にて、画面左上の「出力」ボタンを押下して印刷をして

ください。

(17 ページの注意点を踏まえて印刷してください。)

16

《各明細 参照画面》

《出力例》

各明細・証拠書類画像が一部ずつ表示されるので、

「出力」ボタンを押下し、すべて印刷してください

(例)明細の印刷画面

17

(注意点)

・明細は 40行、添付画像は 20 枚まで出力可能です。それ以上は kintoneに入力は可能でも出力

不可となります。

（それ以上になる場合は、財団担当者へご連絡ください。Kintone への入力はしてください。）

・kintone に複数の画像ファイルを添付しても最初に添付した 1枚目の画像ファイルが出力され

ます。（Word、PDF等は出力されません。また最初に PDF等を添付した場合も出力されません）

・契約書等、枚数の多いものは PDF等で添付後、別途原本コピーして提出するか、提出書類が 20

ページで収まる場合は、全てのページを画像化して、１枠につき１枚を添付して下さい。

(例)添付画像の印刷画面

(4 枚ずつ表示)

18

《注意点；出力例》

(注意点)に記載の通り、画像ファイルではないもの(PDF 等)は kintone 上では出力できません。

全ての書類を1枚ずつ画像ファイルへ変換し、１枠につき１枚をkintoneへ添付して出力するか、

契約書等、枚数の多いものは PDF等で kintone 添付後、別途原本コピーして提出してください。

画像

ファイル

PDF

ファイル

出力画面では通常 4 枚ずつ表示されるが、

PDF ファイル等、画像ファイルではないもの

は表示・出力されない

19

[経費集計] 集計操作（一括アプリ間集計）

画面左上の「 のアイコン」を押下すると表示される画面右部分「アプリ」欄より、各事業者様

の「〇〇〇.経費集計」(例:A001.経費集計)がタイトルとなっているアプリアイコンを押下してくださ

い。

これまでに入力した明細一覧画面が出るので、画面左上の「一括アプリ間集計」ボタンを押下し、最新

の明細を「〇〇〇.経費出力」アプリ(次項で説明) へ集計してください。

20

「一括アプリ間集計」ボタンを押下すると下の画面が表示され、「OK」ボタンを押下することにより

集計が完了します。画面の文言の通り、2回目以降の集計では前の集計データの取消処理を行わずに

加算集計されるため、集計をやり直したい場合は、「〇〇〇.経費出力」アプリ(次項で説明) 内の値を

初期化してから集計を行ってください。

21

[経費出力] 報告書の出力

入力・集計完了後、経費出力アプリを用いて「補助事業実績報告書」および「経費支出報告」を

出力してください。

kintoneにて出力する提出物は、この項目で印刷する「補助事業実績報告書」および「経費支出報

告」、そして［経費入力］項目の 4.の「証拠書類の写し」 の 3点です。

(その他の提出物については、財団 HP内に掲示の「補助事業終了後の提出物リスト」をご確認くだ

さい。)

画面左上の「 のアイコン」を押下すると表示される画面右部分「アプリ」欄より、各事業者

様の「〇〇〇.経費出力」(例:A001.経費出力)がタイトルとなっているアプリアイコンを押下して

ください。

これまでに入力・集計したデータが表示されるため、下記の「参照」ボタン・「編集」ボタンを押し、

最終調整およびその保存後、「出力」ボタンを押下してください。

(参照画面へ) 「参照」ボタン

22

｟※の部分 「補助金交付申請額(調整額)」について｠

補助金交付申請額は 1,000 円未満切り捨てのため、「補助金交付申請額(調整額)」欄で端数をマイナス

入力してください。また、経費入力アプリで入力できない調整金額があればこの欄で最終調整を行っ

てください。

「編集」ボタン

※の部分で調整額を入力し、

「保存」ボタンを押下してください。

※

この欄の金額で、1,000 円未満の端数は

※の部分でマイナス入力してください

23

「保存」ボタン押下後、参照画面左上に表示される出力対象を選択し、「出力」ボタンを押下して印刷

してください。

《参照画面》

《ＰＤＦの出力例》

「実績報告書(表紙)」、「経費支出報告(ABD・C・E のいずれか)」

をそれぞれ選択し、「出力」ボタンを押下してすべて印刷して

ください

(例) 「実績報告書(表紙)」

の印刷画面

24

経費出力アプリで「補助事業実績報告書」および「経費支出報告」の出力、そして経費入力アプリで

「証拠書類の写し」の出力が完了すれば、kintoneでの操作はすべて完了となります。

(例) 「経費支出報告」の

印刷画面

25

《補足：経費出力アプリ内の値の初期化》

[経費集計]の項目に関連して、2回目以降の集計を行う場合の値の初期化は、以下の経費出力アプリ

編集画面より行えます。再集計の度に次の操作を行ってください。

赤枠内の、金額が入力できる箇所の数値をすべて削除し、「保存」ボタンを押下してください。

その後、経費集計アプリ(19 ページ参照)にて再集計を行います。

26

その他補足事項

【コメント欄 記入時の宛先指定についての補足事項】

「宛先指定」ボタンを押し、出てきた青字の“＠”以降に

直接キーボード入力で宛先を入力してください。

(宛先は 27 ページに記載の※kintone「スペース」→

「ピープル」欄よりご確認ください。)

＠以降が黒字のままの場合、宛先指定されません。

キーボード入力をやり直してください。

キーボード入力の途中で「ピープル」のメンバ

ーが候補表示されるため、選択してください。

(選択し、＠以降の宛先が青字で表示されると

宛先指定は完了です)

コメント欄に書き込む際は、必ず宛先指定してください。

「宛先」が無いと、kintone の仕様により通知が行われ

ないため、財団担当者のコメント確認が遅れる可能性が

あります。

27

※kintone「スペース」→「ピープル」欄での宛先確認

「スペース」欄内の「ID+企業名」の部分を

クリックしてください

「ピープル」欄に財団全体あるいは財団職員個人の

宛先リストが表示されるため、こちらをご参照ください