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Funciones y Responsabilidades del
Director de Finanzas en Áreas con
Hallazgos Frecuentes
Melvin Valle López, MBA Auditor Senior
División de Auditorías de Municipios
ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
OFICINA DEL CONTRALOR
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Objetivos
Repasar los siguientes temas:
Responsabilidades del Director de Finanzas
Procedimientos de Compras, Propiedad, Ingresos y Contabilidad
Orientar sobre el Proceso de Auditorías de la OCPR
Discutir los hallazgos frecuentes
Aclarar dudas
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Base Legal
Ley 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, Ley de Municipios Autónomos (Revisada a mayo de 2013)
Reglamento para la Administración Municipal (RAM) aprobado por la OCAM – 18 de julio 2008, vigente desde el 16 de agosto 2008
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Base Legal
Reglamentos internos del Municipio
Ordenanzas aprobadas por la Legislatura Municipal
Cartas y memorandos circulares emitidos por la Oficina del Contralor, la OCAM y el Departamento de Hacienda
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Responsabilidades del
Director de Finanzas
Art. 6.003 de la Ley 81-1991:
(a) Planifica, organiza, dirige, coordina, y supervisa las
funciones y actividades del Departamento de
Finanzas.
…
(d) Establece sistemas de control que permitan verificar
el cumplimiento cuantitativo y cualitativo de los
programas, proyectos y actividades.
Deberes Generales de
Directores de Unidades Administrativas
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Responsabilidades
(e) Vela por el fiel cumplimiento de las normas legales
y reglamentarias.
(f) Pone a la disposición de los auditores internos, de
los auditores externos y de la OCPR, los libros,
expedientes, registros, documentos, informes y
cualesquiera otra información que éstos le soliciten
y sea pertinente para el desempeño
de sus funciones.
7
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Responsabilidades
(g) Prestar asesoría y consejo a la Legislatura.
…
(j) Rendir informes periódicos al Alcalde sobre las
actividades y operaciones.
Art. 6.005 de la Ley 81-1991:
(a) Asesorar al Alcalde sobre política pública financiera.
(b) Preparar y administrar el presupuesto.
Directores de Finanzas
8
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Responsabilidades
Cont. Art. 6.005 de la Ley 81-1991:
(c) Supervisar (6.005 c):
• Preintervención
• Desembolsos
• Recaudaciones
• Adquisición y disposición de propiedad
• Inversiones
• Preparación y radicación de informes financieros
• Cualesquiera otras funciones y actividades
relacionadas…
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Responsabilidades
(f) Tomar medidas adecuadas para proteger y
salvaguardar los fondos, valores y propiedad
municipal.
(h) Delegar las tareas que le corresponden, sin
menoscabo al desempeño cabal de las funciones y
responsabilidades que se impongan por ley,
ordenanza y resolución y la calidad del servicio.
(i) Realizar cualesquiera otras funciones y
responsabilidades que le delegue el Alcalde o que
sean esenciales al desempeño del puesto.
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
Y DESEMBOLSOS
Asignaciones Presupuestarias
Factura Comprobante de
Desembolso
Cheque
Archivo de Documentos Preintervención
Recibo de Inspección o
Certificación del Trabajo Realizado
Requisición
Proceso de Adjudicación
Orden de Compra o Contrato
Autorización del Desembolso
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos
Métodos de Compras:
Cotizaciones
Subastas
Mercado abierto
Emergencia
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Situaciones vs. Responsabilidad
del Director de Finanzas Situación 1: Compras
En un período de tres años se
autorizaron pagos por $20,315 a una
corporación por la compra de piezas y
repuestos para el equipo pesado del
Municipio.
Dicha corporación constituía un alter
ego de una corporación que:
• Se había declarado culpable por el
delito contra fondos públicos por
preparar y presentar documentos
falsificados.
• Estaba imposibilitada de mantener
relaciones contractuales con
agencias o instrumentalidades del
Estado Libre Asociado de Puerto
Rico.
29 de diciembre de 2000
Prohíbe adjudicar subastas gubernamentales o contrato alguno a convictos de fraude.
Artículo 8.005 - Responsabilidad sobre la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago
Capítulo IV, Sección 7
Disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos
Ley 458-2000
Ley 81-1991
RAM
14
15
Ley 81-1991, Art. 6.005
(a) Asesorar al Alcalde en la adopción e implantación de la política pública financiera del municipio.
(c) Supervisar las tareas de preintervención y procesamiento de desembolsos; de contabilidad de asignaciones, obligaciones y contratos…
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con la Situación Comentada
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Situaciones vs. Responsabilidad
del Director de Finanzas Situación 2(a)- Compras
En un período de 5 meses el Municipio:
Emitió cinco cheques por $12,845 a favor de un contratista
Para el pago de alquiler de equipo pesado.
El contratista a nombre de quien se emitieron los cheques declaró que :
Nunca los recibió.
Ni los endosó.
Ni los cambió.
No había realizado los
referidos trabajos.
Nunca había tenido contratos con el Municipio.
No había preparado ni firmado las facturas que se
incluyeron en los comprobantes de desembolso de los
referidos pagos.
Ni autorizado a nadie a someterlas en su nombre.
El Municipio no le había solicitado cotizaciones para
dichos trabajos.
Una empleada de la
Oficina de Finanzas
endosó y cambió o
depositó cuatro
cheques por $10,010 en
una cuenta personal.
Un supervisor de
brigadas de Obras
Públicas Municipal
cambió el otro cheque por
$2,835 por efectivo.
16
17
Cont. Situación 2(b)- Compras
Del Registro de Cheques de la Pagadora Oficial se determinó que:
El Supervisor de Brigadas recogió dos de los cheques mencionados en la
Situación 2(a) por $4,425.
La empleada de la Oficina de Finanzas recogió otro de los cheques por
$3,600 y firmó en el Registro de Cheques con el nombre del contratista,
según declaró la Pagadora Oficial a nuestros auditores.
La empleada de la Oficina de Finanzas preparó uno de los cheques por
$2,685.
Cont. Situaciones vs. Responsabilidad
del Director de Finanzas
18
Criterios que aplican
Ley Núm. 12- [Artículo 3.2(c)]
Ningún funcionario utilizará los deberes de su cargo ni la
propiedad o fondos públicos para obtener,, ventajas,
beneficios o privilegios que no estén permitidos por ley.
En el Artículo 8(C) del Reglamento de Ética
Gubernamental se incluye una disposición similar.
Ley 81-1991- Art. 8.005
Responsabilidad del Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes
éste delegue sobre la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y
corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago por
cualquier concepto.
En el Capítulo IV, Sección 7 del Reglamento para la Administración Municipal hay una disposición similar con respecto a la responsabilidad del
Director de Finanzas sobre los gastos.
Ley 81-1991, Art. 8.010(d)
Los procedimientos para incurrir en gastos, tendrán controles
adecuados y suficientes para impedir y dificultar
que se cometan irregularidades.
Cont. Situación 2- Compras
Cont. Situaciones vs. Responsabilidad del
Director de Finanzas
19
Ley 81-1991, Art. 6.005
(c) Supervisar las tareas de preintervención y procesamiento de desembolsos; de contabilidad de asignaciones, obligaciones y contratos; […] y realizar cualesquiera otras funciones y actividades relacionadas con las operaciones transacciones y demás asuntos financieros del municipio.
(g) Solicitar al Auditor Interno que realice las intervenciones especiales que sean necesarias para clarificar o investigar irregularidades en el manejo de los fondos y propiedad municipal alegadamente o realmente incurridas por funcionarios o empleados municipales o por cualquier persona.
(h) Delegar en sus empleados y subalternos la realización de las tareas que le corresponden, sin menoscabo al desempeño cabal de las funciones y responsabilidades que se impongan por ley, ordenanza y resolución y la calidad del servicio.
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con las Situaciones Comentadas
20
Situación 3- Compras
En un período de dos años, el Municipio formalizó 6 contratos y 2 enmiendas por $316,099 con un contratista para recibir servicios de:
• Mantenimiento de computadoras y equipos ($40 por hora);
• De asesoría y orientación ($75 por hora) y;
• De mantenimiento a la red de comunicaciones de data y voz ($75 por hora).
• En 4 de estos contratos se incluyeron servicios por trabajos de emergencias ($115 por hora).
• El contratista facturó al Municipio $250,912 por 3,983 horas de servicios.
Art. 6.005 (c)
Art. 8.005
Art. 8.010(d)
En el Capítulo IV, Sección 10(2) - el Director de Finanzas efectuará el pago de compromisos municipales cuando dicho gasto esté debidamente comprobado o justificado por los documentos que presente la parte interesada.
Ley 81-1991
RAM
Situaciones vs. Responsabilidad del
Director de Finanzas
El examen reveló que las facturas no contenían
información detallada de las labores realizadas
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos - Subastas
Ley 81 - 1991, Artículo 10.001:
Compras de materiales, equipo,
comestibles, medicinas y otros
suministros de igual o similar
naturaleza, uso o características
mayores de $100,000
Obras de construcción o
mejoras públicas mayores de
$200,000
21
Situación 4(a): Compras
El Municipio adquirió un camión tumba por $115,000:
• Sin la celebración de subasta pública.
• La compra se realizó mediante una subasta informal.
• Se alegó que se trataba de una emergencia.
• Se requería la entrega inmediata del equipo.
• El Alcalde había declarado la emergencia.
• Catorce días después se solicitaron cotizaciones.
• Solo se recibió una cotización.
• Dos meses después se preparó la orden de compra.
• El equipo se recibió 7 días después de emitida la
orden de compra (67 días después de declarada la
emergencia).
Crite
rio
s
Ley 81-1991
Artículo 10.002(b)
No será necesario el anuncio y celebración de subasta para la compra de bienes muebles y
servicios en: (b) Compras anuales por renglón hasta la cantidad máxima de cien mil
($100,000)
. Ley 81-1991,
Artículo 10.002(c):
No será necesario el anuncio y celebración de subasta para la
compra de suministros o servicios en cualquier caso de emergencia en que se requiera la entrega de los suministros,
materiales o la prestación de los servicios inmediatamente.
Situaciones vs. Responsabilidad
del Director de Finanzas
No se cumplió con el requisito de la
entrega inmediata para este caso. El
Municipio pagó la totalidad de la
compra luego de recibirse el camión.
23
Situación 4(b): Compras • El Municipio ordenó la compra de siete esculturas en bronce y en acero inoxidable
por $628,770, sin la celebración de subasta pública, según se indica:
DESCRIPCIÓN
FECHA DEL
CONTRATO
IMPORTE
PAGADO
Escultura de la antigua lancha 3 mar. 06 $189,000
Escultura de dos delfines, fuente de dama con caracol y
varias figuras marinas, y fuente con cinco delfines
13 jul. 06 279,000
Dos figuras para ser incluidas en el monumento a la antigua
lancha
7 feb. 07 78,000
Figura de Jesucristo 2 sep. 08 82,770
TOTAL $628,770
Cont. Situaciones vs. Responsabilidad del
Director de Finanzas
24
Crite
rio
s
Ley 81-1991, Artículo 10.001(a)-Excepto en los casos que expresamente se disponga otra cosa
en esta Ley, el municipio cumplirá con el procedimiento de subasta pública, cuando se trate de: Las compras de materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características
que excedan de cien mil (100,000) dólares.
Ley 81-1991, Artículo 10.002(l)- No será necesario el anuncio y celebración de subasta
para la compra de bienes muebles y servicios en los siguientes casos: Compra o adquisición de
artículos u obras de arte de carácter personalísimos cuyo precio no exceda de diez mil (10,000) dólares cuando el valor de éstos recaiga sobre características específicas de la obra, o en el reconocimiento y fama del artista
que la creó.
Cont. Situaciones vs. Responsabilidad del Director de Finanzas
Cont. Situación 4B- Compras
25
Ley 81-1991
Art. 6.003(b) Coordinar las acciones y operaciones de sus respectivas unidades administrativas con las demás dependencias municipales y en particular con aquellas que cumplen funciones en los mismos campos o áreas de actividad.
Art. 6.005(a)
Art. 6.005(c)
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con la Situación Comentada
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos - Subastas
Junta de Subastas (Ley 81 Art. 10.004)
Presidente
Secretario
Ciudadano Particular
2 Miembros
Director de Finanzas – Miembro Ex Oficio con
Voz pero sin voto
• Asesora a la Junta de Subastas
El Director de Obras Públicas también actúa como Miembro Ex Oficio con Voz pero sin voto.
26
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Ley 81 - 1991, Artículo 10.002:
Compras de materiales, equipo, comestibles,
medicinas y otros suministros de igual o similar
naturaleza, uso o características menores de
$100,000
Obras de construcción o mejoras públicas
menores de $200,000
27
Situación 4(c): Compras
En un período de dos años se ordenaron y se pagaron compras de bienes y servicios por $117,704,
sin obtener cotizaciones de precio de, por lo menos, tres proveedores representativos en el
mercado.
Situaciones vs. Responsabilidad del Director de Finanzas
1) En 34 facturas presentadas el contratista solicitó el
reembolso de $18,274 por concepto de compras de
torres de computadoras (CPU), monitores para
computadoras, routers, teclados y mouse.
En cuatro facturas por $1,496, se solicitaba el reembolso
por la adquisición de programas de computadoras.
2) En 24 facturas por $7,017, el contratista no indicó la computadora donde se instalaron las piezas o equipos.
Situación 4(d): Compras
El Municipio formalizó 6 contratos y 2 enmiendas por $316,099 con un contratista para recibir servicios de:
• Mantenimiento de computadoras y equipos ($40 por hora)
• Asesoría y orientación ($75 por hora) y;
• Mantenimiento a la red de comunicaciones de data y voz ($75 por hora). En 4 de estos contratos se incluyeron servicios por
trabajos de emergencias ($115 por hora). En dichos contratos se establecía el pago mediante reembolso del costo de las
piezas utilizadas o sustituidas en la reparación o mantenimiento de las computadoras.
Estos no constituyen piezas de
reemplazo, sino equipos.
Dichos conceptos no cualificaban como
piezas reembolsables de acuerdo con las
cláusulas del contrato.
28
29
Crite
rios
Ley Art. 10.002(b)- Para toda compra anual de materiales, de equipo, de comestible, de medicinas, y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o características, se requiere que los municipios obtengan, por lo menos, tres cotizaciones cuando el costo de las
mismas exceda los límites establecidos por ley.
Hasta el 21 de noviembre de 2009, se requerían cotizaciones para las compras que excedieran de $40,000. Luego de esta fecha, el límite para el requisito de cotizaciones aumentó a $100,000.
Arts. 10.007(a) -Se prohíbe el desembolso de fondos municipales para la compra de bienes, de suministros, de servicios u obras sin las
debidas cotizaciones requeridas por ley o reglamento.
Art. 10.006(a)-Además, se establece que se adjudicará a favor del postor razonablemente más bajo, tomando en consideración que las
propuestas sean conforme a las especificaciones y cualesquiera otras condiciones.
Ley 81-1991
Situaciones vs. Responsabilidad del Director de Finanzas
30
Ley 81 -1991
Art. 6.003(b)
Art. 6.005(a)
Art. 6.005(c)
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con la Situación Comentada
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Ley 81 - 1991, Artículo 10.002:
Previo a las adjudicaciones de las compras y
suministros se deberán obtener por lo menos
tres cotizaciones de suplidores acreditados y
debidamente registrados como negocios
bonafide
31
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Responsabilidades del Agente Comprador
(Cap. IV Sección 2 del RAM):
Asegurarse de que efectúen las compras y se
obtengan los servicios de acuerdo a las
especificaciones.
Solicitar, recibir y aceptar las cotizaciones
para la adjudicación de compras y servicios.
Considerar al recomendar o adjudicar las
compras y servicios
32
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Cont. Responsabilidades del Agente
Comprador:
Verificar que la orden de compra esté
debidamente autorizada y completada en todas
sus partes antes de tramitar la misma a los
proveedores
Mantener expedientes de:
todas las órdenes de compra aprobadas y tramitadas
las adjudicaciones de la Junta de Subastas
33
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Cont. Responsabilidades del Agente
Comprador:
Dar seguimiento a los proveedores para
determinar la situación de los despachos.
Atender y buscar soluciones efectivas y rápidas a
problemas con las compras.
Asesorar al Alcalde y a los funcionarios
concernientes sobre los trámites de compras.
34
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Responsabilidades del funcionario o empleado
que solicite, reciba y acepte las cotizaciones:
(Ley 81, Artículo 10.007)
Escribir, en toda la documentación pertinente, en
forma legible y clara, su nombre completo y título
Firmar en cada etapa del proceso
verificación de exactitud y corrección de los
estimados de costo
cuando exista un cambio en los documentos
incluidos en el pliego de subasta 35
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos - Cotizaciones
Cont. Responsabilidad del funcionario o empleado
que solicite, reciba y acepte las cotizaciones:
Certificar
Escribir en forma legible y clara su
nombre completo y título.
Firmar.
36
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos - Compras en
casos de Emergencias
Otras formas de adquisición
Emergencia (Art.1.003 ff)
Situación, el suceso o combinación de
circunstancias que ocasione necesidades
públicas inesperadas e imprevistas y requiera
la acción inmediata del Gobierno Municipal
37
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos – Compras en
casos de Emergencias
Necesidades que requieren acción inmediata:
• Situaciones que pongan en peligro la vida, la salud o
la seguridad de los ciudadanos
• Servicio público o propiedad municipal en peligro de
suspenderse o afectarse y que no pueda cumplirse el
procedimiento ordinario de compras
• Adquisiciones de bienes y servicios con prontitud,
debido a la urgencia de la acción que debe tomarse.
38
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Compras y Desembolsos – Compras en
casos de Emergencias
Posibles causas de la emergencia:
• Caso fortuito o de fuerza mayor como un desastre
natural, accidente catastrófico o cualquier otra
situación
• Suceso que por razón de su ocurrencia inesperada e
imprevista, impacto y magnitud ponga en inminente
peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad o el
bienestar de los ciudadanos
• Sucesos que afecten en forma notoria los servicios a
la comunidad, proyectos o programas municipales con
fin público.
39
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Compras y Desembolsos
Hallazgos Frecuentes
1. Compras realizadas a una corporación
imposibilitada de mantener relaciones
contractuales con entidades gubernamentales.
2. Posible apropiación de fondos por parte de
empleados municipales.
3. Falta de información en las facturas presentadas
para pago.
4. Adquisición de bienes y servicios sin realizar
subasta pública
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Hallazgos Frecuentes
5. Fraccionamiento del costo de obras para evitar
celebrar subasta.
6. Adquisición de bienes y servicios sin obtener las
cotizaciones o propuestas requeridas por ley.
7. Compras efectuadas en mercado abierto sin obtener
el consentimiento de la Legislatura Municipal.
8. Posibles cotizaciones falsas consideradas en la
adjudicación de compras y cotizaciones cuya
autenticidad no se pudo corroborar.
41
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Hallazgos Frecuentes
9. Falta de información en los expedientes de
contratación para los proyectos de
construcción de obras y mejoras permanentes
que se otorgaron mediante el proceso de
cotizaciones.
10. Falta de centralización en la Unidad de
Compras.
42
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Ingresos
Recaudador Oficial
Todo funcionario o empleado de un municipio al
cual se le han delegado las funciones de cobrar y
depositar los fondos públicos que se reciban.
Recaudador Auxiliar
Todo funcionario o empleado municipal designado
para actuar como ayudante o sustituto de un
Recaudador Oficial.
44
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Ingresos
Todos los recaudadores estarán incluidos en
la fianza global.
Otros Recaudadores
Cualquier persona que recaude dinero a nombre
del Municipio con o sin autoridad para ello.
• Con autoridad pero sin nombramiento – es una
deficiencia constantemente señalada por nuestra
Oficina
• Sin autoridad – es un delito procesable por ley
45
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Artículo 2.002
Faculta aprobar ordenanzas para imponer y cobrar
contribuciones:
• A la propiedad mueble e inmueble.
• Adicionales sobre la propiedad (CAE).
• Especial sobre toda propiedad inmueble ubicada en
Zona de Mejoramiento Residencial o Distrito de
Mejoramiento Comercial.
• Derechos, licencias, arbitrios e impuestos, tasas y
tarifas razonables.
Cont. Ingresos
46
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Artículo 6.005(c):
El Director de Finanzas supervisará las
operaciones de recaudaciones, incluyendo las de
patentes municipales y de las demás operaciones
financieras del municipio.
Tomar medidas para proteger y salvaguardar los
fondos, valores y propiedad municipal.
Cont. Ingresos
47
Situaciones vs. Responsabilidades del
Director de Finanzas
Situación 1 - Ingresos:
1) El Municipio recibe
ingresos por el uso del
estacionamiento del
Coliseo Municipal.
No se encontró, ni los
funcionarios
municipales pudieron
suministrarnos, los
cuadres diarios de
recaudaciones por
$594,085.
Artículo 8.010(a) El sistema y los procedimientos de contabilidad [...] serán
diseñados de forma tal que permita al Municipio llevar a cabo a
sus funciones, [...] provean un cuadro completo de los resultados
de las operaciones financieras del Municipio y suplan, además,
la información financiera necesaria.[...]
Artículo 8.010 (d)
Los procedimientos para [...] recibir y depositar
fondos públicos municipales [...], tendrán controles
adecuados y suficientes para impedir y dificultar que
se cometan irregularidades. Asimismo, que de éstas
cometerse, se puedan descubrir y fijar
responsabilidades, y que garanticen, además, la
claridad y pureza en los procedimientos fiscales.
Capítulo III [Ingresos Municipales] Secciones 3 [Recaudaciones], 4 [Recaudador Oficial] y 5 [Recaudadores Auxiliares]
Ley 81-1991
RAM
Ley 81-1991
48
Cont. Situaciones vs. Responsabilidades
del Director de Finanzas
Cont. Situación 1 - Ingresos:
2) No se realizaban verificaciones
de las recaudaciones contra las
contraseñas de los boletos
vendidos.
3) No se efectuaban verificaciones
de los depósitos bancarios
nocturnos que realizaban los
recaudadores auxiliares. La
Recaudadora Oficial registraba
en el Sistema Uniforme de
Contabilidad Mecanizado
(SUCM) los ingresos cuando
recibía copias de las hojas de
depósito.
Artículo 8.010(a) El sistema y los procedimientos
de contabilidad [...] serán
diseñados de forma tal que
permita al Municipio llevar a
cabo a sus funciones, [...]
provean un cuadro completo de
los resultados de las operaciones
financieras del Municipio y
suplan, además, la información
financiera necesaria.[...]
Artículo 8.010 (d)
Ley 81-1991
49
Cont. Situaciones vs. Responsabilidades
del Director de Finanzas
Cont. Situación 1 – Ingresos
4) Las contraseñas de los boletos
vendidos se almacenaban, sin
ningún orden ni seguridad, en unas
cajas ubicadas en el archivo de la
Oficina de Rentas Públicas.
5) El Director de Finanzas no
mantenía la custodia de los boletos
del estacionamiento. Los
recaudadores los controlaban.
Artículo 8.010(a)
Artículo 8.010 (d)
Ley 81-1991
50
Cont. Situaciones vs. Responsabilidades del Director de Finanzas
Situación 2 – Ingresos
1) Se efectuaron recaudaciones por
$4,288 en el Departamento de
Recreación y Deportes.
Dos empleadas municipales
efectuaron las recaudaciones
sin tener nombramiento para
ello o haber sido autorizadas
por escrito para ejercer
dichas funciones.
Artículo 8.010(a)
Artículo 8.010 (d)
Ley 81-1991
51
Cont. Situaciones vs. Responsabilidades
del Director de Finanzas
Cont. Situación 2 - Ingresos:
2) Dos empleadas municipales
entregaron recaudos por $2,945
con tardanzas que fluctuaron
de 2 a 11 días.
Esto, porque los recaudadores
auxiliares del Municipio
realizaban visitas al Departamento
de Recreación y Deportes una vez
a la semana para recibir los
recaudos.
Artículo 8.010 (d)
Ley 81-1991
52
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con las Situaciones Comentadas
Ley 81-1991
Artículo 6.003(a)
Artículo 6.003(c)
Artículo 6.003(d)
Artículo 6.005(c)
Artículo 6.005(f)
53
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Ingresos
Art. 8.001- Manejo de los Ingresos:
Se rige por:
La Ley 81-1991
La Ley 83-1991 (Ley del CRIM)
Las reglas y reglamentos promulgados por el
Comisionado de la Oficina de Asuntos Municipales
Las disposiciones de leyes especiales aplicables a los
municipios (Patentes)
Ley 81-1991
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Cont. Ingresos
Art. 8.002 -Fuente de Ingreso:
Leyes especiales como la Ley Núm. 113 de
1974, Ley de Patentes Municipales, según
enmendada, establece los por cientos entre los
cuales el Municipio puede establecer sus
impuestos. Dicha ley ha enmendado la
Sección 3 y los Municipios la desconocen y
pierden fondos por eso.
Cont. Ley 81-1991
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Cont. Ingresos
Capítulo III - Ingresos Municipales:
Sobrantes de Fondos Especiales
• Los municipios no podrán disponer de aquellos
sobrantes de fondos especiales, sin previa
autorización de la entidad que los proveyó.
RAM
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Cont. Ingresos
Capítulo III, Sección 4:
El Director de Finanzas tiene que recibir:
• Informe de Validación de Cobro
• Informe de Distribución de Cuentas de Cobro
• Informe de Enlace
RAM
Hallazgos Frecuentes:
1. Deficiencias relacionadas con las recaudaciones
2. Cuentas por cobrar atrasadas
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Propiedad
Propiedad (activos fijos)
Bienes muebles e inmuebles de relativa
permanencia adquiridos por el Municipio.
Sección 9 del Artículo VI:
“Solo se dispondrá de las propiedades y fondos
públicos para fines públicos y para el sostenimiento
y funcionamiento de las instituciones del Estado, y
en todo caso por autoridad de ley”.
CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
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Cont. Propiedad
Artículo 8.013
La custodia, cuidado, control y contabilidad de la
propiedad municipal adquirida y asignada para
uso por las Ramas Ejecutiva y Legislativa será
responsabilidad del Alcalde y la Legislatura
Municipal o sus representantes autorizados
Ley 81-1991
60
Situación 1- Propiedad
El Municipio compró una guagua Toyota Tundra del 2003
por $6,900 a la Junta de Confiscaciones del
Departamento de Justicia de Puerto Rico (vendedor):
• En los expedientes del vendedor y del Municipio se
indica que dicho vehículo estaba equipado con aros de
lujo.
• El funcionario que recibió el vehículo indicó que el
vehículo tenía aros de lujo.
• El funcionario a quien se le asignó el vehículo para su
uso oficial, indicó que el vehículo se le entregó con los
aros de fábrica, no los de lujo.
• Ninguno de los dos funcionarios pudo explicar qué
ocurrió con los aros de lujo.
• No se pudo determinar el costo de los aros de lujo ni
quién los cambió.
• Ninguno de los funcionarios notificó al Alcalde ni a la
Directora de Finanzas sobre la situación para que se
tomaran las acciones necesarias.
Crite
rios
Ley Núm. 96 de 1964 sobre notificación de irregularidades y pérdidas de propiedad y
de fondos públicos a las entidades gubernamentales (OCPR)
Ley 81-1991, Art. 8.013- se establece la custodia, el cuidado, el control y la
contabilidad de la propiedad municipal y fija responsabilidad de funcionario o empleado
municipal que asuma la custodia
Carta Circular 1300-24-08 de 2008, Departamento de Hacienda- las agencias designarán una unidad responsable de
realizar las investigaciones de los casos, para determinar las causas en que se
produjo la pérdida y fijar responsabilidades.
Reglamento 41 aprobado por el Contralor el 1999, según enmendado- notificaciones a la Oficina sobre la pérdida de propiedad,
de bienes o de fondos públicos
Situaciones vs. Responsabilidad
del Director de Finanzas
61
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con la Situación Comentada
Ley 81-1991
Artículo 6.003(a)
Artículo 6.003(c)
Artículo 6.005(c)
Artículo 6.005(f)
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 2
Responsables de la Contabilidad:
El Alcalde y el Presidente de la Legislatura serán
responsables del cuidado, custodia, control y
contabilidad municipal, éstos delegarán en el
Director de Finanzas, Encargado de la Propiedad y
sucesivamente en los empleados y funcionarios.
RAM
63
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 3, Responsabilidad del
Director de Finanzas
Responsables de la Contabilidad
El Director de Finanzas será responsable de la
contabilidad de la propiedad. Deberá mantener los
récords adecuados que demuestren el rendimiento
del equipo adquirido mediante compra o
arrendamiento, con el fin de facilitar el trámite de
reclamaciones futuras.
Cont. RAM
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 4:
Encargado de la Propiedad
El Alcalde nombrará por recomendación del
Director de Finanzas a un empleado como
Encargado de la Propiedad Municipal.
Cont. RAM
65
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Responsabilidades del
Encargado de la Propiedad:
Mantener al día los expedientes de los activos fijos
Asignar número y numerar el equipo
Iniciar los trámites para dar de baja cualquier equipo
Velar que toda la propiedad esté respaldada por un
Recibo de Propiedad en Uso
Llevar el control de las transferencias de la propiedad
Realizar inventarios físicos anuales y periódicos
Cont. RAM
66
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 8, Realización y
Certificación de Inventario
Cuando un Encargado o Subencargado de la Propiedad cese en
sus funciones, deberá realizar y certificar un inventario de toda la
propiedad bajo su custodia y responsabilidad.
De tratarse de que el Subencargado de Propiedad cese en sus
funciones, el inventario deberá ser aprobado por el Encargado de
la Propiedad, el Director de Finanzas y el Alcalde
En caso de cesar en sus funciones el Encargado de la Propiedad,
el inventario deberá ser aprobado por el Director de Finanzas y el
Alcalde.
Cont. RAM
67
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 23, Inventario Físico Anual:
Una vez al año o;
Cuando estén próximos a renunciar los empleados
o funcionarios responsables.
Lo realiza Encargado de la Propiedad
El Auditor Interno deberá auditar los controles
relacionados con la custodia, cuidado y
contabilidad de la propiedad mueble e inmueble.
[Sección 23 (3)]
Cont. RAM
68
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 11(2):
Ningún funcionario o empleado municipal podrá
trasladar, transferir, prestar o de otro modo
disponer de propiedad pública sin la autorización
previa y escrita del Director de Finanzas.
Cont. RAM
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Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 11 (3):
Antes de cesar en su puesto o al empezar a
disfrutar de licencia con paga o sin sueldo, todo
funcionario o empleado municipal deberá hacer
entrega, mediante recibo, al Encargado de la
Propiedad, de toda la propiedad que tenga bajo su
custodia.
Cont. RAM
70
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 21, Disposición
de la Propiedad
Cont. RAM
• Sección 21 (2), Propiedad Excedente o
Inservible
Criterios: Sin utilidad
Deteriorado y su reparación sea costosa
Obsoleta
No cumple con el fin para el cual fue adquirida
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 21(2)a), Propiedad
Excedente o Inservible:
El Director de Finanzas realizará una
investigación y certificará que la propiedad es
inservible y no ha podido ser vendida. El Auditor
Interno y la Legislatura Municipal supervisarán el
proceso para que posteriormente se elimine de
las cuentas e inventarios.
Cont. RAM
72
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 21(2)g), Propiedad
Excedente o Inservible:
El Director de Finanzas enviará copia de la baja
autorizada al Alcalde y la Legislatura Municipal
para su conocimiento, dentro de los cinco días
siguientes a su aprobación.
Cont. RAM
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada
Impone a las entidades gubernamentales el deber
ministerial de informar cualquier violación de la ley o
irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos
públicos.
Pérdida o Hurto de la Propiedad
Requiere informar a:
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Capítulo VII, Sección 24(5)
Conclusión de la investigación:
En el caso que se determinara que la pérdida de
la propiedad fue por negligencia del empleado, y
éste no satisface el valor de la propiedad de su
propio peculio, se le descontara el mismo del
sueldo. Además, se podrán hacer descuentos
parciales, hasta satisfacer la totalidad de la
deuda.
RAM
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Propiedad
Hallazgos Frecuentes:
1. Hurtos o pérdidas de propiedad no informado a
las agencias correspondientes y para las cuales
no se realizaron investigaciones administrativas
2. Deficiencias relacionadas con la disposición de
Propiedad (Propiedad decomisada)
3. Deficiencias relacionadas con los inventarios de
propiedad
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Cont. Propiedad
Cont. Hallazgos Frecuentes:
4. Falta de controles en los almacenes de varias
áreas municipales y en las operaciones del
Departamento de Obras Públicas Municipal
(historial equipo pesado)
5. Vehículos utilizados por funcionarios municipales
las 24 horas del día sin la autorización escrita
requerida y vehículos municipales sin rotular
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Contabilidad
Presupuesto
El Alcalde preparará el Proyecto de Resolución del
Presupuesto balanceado de ingresos y gastos del
municipio para cada año fiscal no más tarde del 31
de mayo de cada año. Art. 7.00
El Director de Finanzas participará en coordinación
con el Alcalde en la preparación y administración
del presupuesto general del municipio. Art. 6.005
Ley 81-1991
79
Situaciones vs. Responsabilidades del Director de
Finanzas
Situación 1 - Presupuesto:
El Municipio tenía:
• Déficit acumulado en los
Fondos Operacionales para el
año fiscal 1 por $1,707,111 y;
• Para el año 2 por $5,385,935.
• Representaban un 4.3 y 13 por
ciento, respectivamente, del
presupuesto total.
Artículo 7.010
Artículo 7.011(a)
Artículo 8.004(b)
Ley 81-1991
80
Situaciones vs. Responsabilidades del
Director de Finanzas
Situación 2 - Presupuesto:
Al 30 de junio, el Informe
Mensual de Ingresos y
Desembolsos, certificado por el
Director de Finanzas:
• Reflejó sobregiros incurridos
por $2,024,261 en 12 fondos
municipales.
• De dichos sobregiros, $658,717
corresponden a 3 partidas del
Fondo Operacional y;
• Los restantes $1,365,544 a 11
fondos especiales.
Artículo 7.010
Artículo 8.004(b)
Ley 81-1991
81
Situaciones vs. Responsabilidades del
Director de Finanzas
Situación 3 - Presupuesto:
• En el presupuesto del año
fiscal 2, el Municipio sobreestimó por
$19,200,000 los ingresos de la partida de
patentes de años anteriores en
comparación con el presupuesto aprobado
del año fiscal 1.
• Los importes de las partidas de patentes
de años anteriores, para los años fiscales 1
y 2, fue de $800,000 y $20,000,000,
respectivamente.
• El Director de Finanzas nos indicó que
esperaban aumentar los recaudos
mediante la contratación de una compañía
de cobros, ya que las deudas
sobrepasaban los $20,000,000.
Artículo 7.001
Artículo 7.010 Ley 81-1991
RAM
Capítulo II [Presupuesto Municipal],
Sección 3(1) [Impuestos, licencias,
permisos, ingresos, servicios, multas,
confiscaciones y otros ingresos locales]
82
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Contabilidad
Transferencias
Art. 3.009 (k): Las transferencias no podrán
afectar:
• pago de intereses
• la amortización y el retiro de la deuda pública
• otros gastos u obligaciones estatutarias
• el pago de las sentencias judiciales
• el pago para cubrir déficit del año anterior
• los gastos a que estuviese legalmente obligado el
municipio por contratos celebrados.
Ley 81-1991
83
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Contabilidad
Cont. Transferencias
Art. 7.008(b): Transferencias de créditos entre
cuentas:
• Los créditos para cubrir obligaciones estatutarias del
municipio y para cubrir otras obligaciones, tales como
contratos por servicios continuos, de energía eléctrica,
rentas, teléfonos y las cuotas, aportaciones y primas
para la protección contra pérdidas financieras, no serán
transferidos excepto cuando se determine y certifique un
sobrante
Ley 81-1991
84
Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Contabilidad
Cont. Transferencias
Art 3.010- Obligación Respecto a la Legislatura
Municipal - (k) Someter para su consideración y
aprobación:
• Las transferencias a otras partidas de créditos de la
asignación presupuestaria para el pago de servicios
personales.
• Enviar copia de toda resolución aprobada por el
Alcalde de otras transferencias realizadas entre
partidas en el presupuesto general, no más tarde de
los cinco (5) días después de su aprobación.
Ley 81-1991
85
Situaciones vs. Responsabilidades del
Director de Finanzas
Situación 1 - Transferencias:
El Alcalde autorizó mediante órdenes
ejecutivas dos transferencias de crédito
por $51,071 que:
• rebajaron las asignaciones de dos
partidas presupuestarias destinadas
para cubrir el pago de obligaciones
estatutarias.
• Los créditos transferidos se utilizaron
para aumentar los recursos de varias
partidas de gastos operacionales y
obligaciones estatutarias del año
fiscal.
• La entonces Directora de Finanzas no
determinó ni certificó que hubiese un
sobrante en las partidas reducidas.
Artículo 3.009(k)
Artículo 7.008(b) Ley 81-1991
86
Responsabilidades del Director de Finanzas
Relacionadas con las Situaciones Comentadas
Ley 81-1991
Artículo 6.003(a)
Artículo 6.003(c)
Artículo 6.003(e)
Artículo 6.005(a)
Artículo 6.005(a)
Artículo 6.005(d)
Artículo 6.005(f)
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Cont. Contabilidad
Hallazgos Frecuentes
1. Déficit presupuestario en los Fondos Operacionales,
sobregiros en fondos
2. Ingresos sobreestimados en el presupuesto
3. Transferencias de crédito entre partidas
4. Fondos especiales y recursos en cuentas bancarias
inactivos por períodos prolongados
5. Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias
6. Funciones conflictivas
7. Expedientes de contribuyentes no actualizados
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Proceso de Auditoría
Facultad Legal:
Artículo III, Sección 22 de la Constitución del
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según
enmendada.
Ley 81- 1991, Art. 7.010(d)]: Intervenciones a
municipios cada dos (2) años
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Proceso de Auditoría
Etapas:
Inicio de la Auditoria – Planificación
Evaluación de las Transacciones
Trabajo de Campo
Comunicación de Resultados:
Cartas a la Gerencia
Informe de Auditoría
Seguimiento de las Recomendaciones (PAC)
Borrador de Informe
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Proceso de Auditoría
Inicio de la Auditoría:
Notificación de Inicio de Auditoría
Alcalde
Evaluación de la oficina asignada:
Segura
Seguimiento a solicitud de documentos
(carta de inicio)
92
Legislatura Municipal
Accesible al público
En o cerca de la Unidad De tamaño adecuado
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Proceso de Auditoría
Cont. Inicio de la Auditoría:
Reunión Inicial con Funcionarios
Designación de Oficial de Enlace:
La función del funcionario de enlace no será la de
preintervenir, auditar, analizar o evaluar la
información o los documentos requeridos por
nuestra Oficina.
Cualquier acción así realizada en menoscabo de
nuestra función fiscalizadora constituirá un
impedimento a la misma.
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Proceso de Auditoría
Cont. Designación del Oficial de Enlace:
En algunas ocasiones hemos encontrado
resistencia o demora injustificada en la entrega de
documentos o información.
Ley 37-2004 se tipifica como delito grave la
conducta de retrasar, obstruir o impedir nuestras
auditorías o investigaciones.
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Proceso de Auditoría
Evaluación de las transacciones:
Facultades del Contralor:
Solicitudes de Información
• Requerir la producción de la prueba necesaria para evaluar adecuadamente el asunto bajo investigación.
• La comunicación de los auditores es directa con el custodio de los documentos
• Las solicitudes deben ser atendidas por el custodio de los documentos. Este debe ser el responsable principal de la búsqueda y la entrega de la información o de los documentos solicitados.
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Proceso de Auditoría
Facultades del Contralor:
Entrevistar.
• Citar testigos.
Tomar declaraciones juradas.
Realizar inspecciones físicas.
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• Realizar entrevistas.
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Proceso de Auditoría
Comunicación de Resultados:
Cartas a la Gerencia
Entrega personal por el Auditor Senior al Alcalde, o a la
persona designada por escrito por éste.
Informa los hallazgos de la auditoría de manera que la
gerencia ofrezca sus comentarios y evidencia sobre los
mismos.
Se le concede de 10 a 20 días para entregar las
contestaciones, según se establezca en la Carta y con la
evidencia que estime pertinente.
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Proceso de Auditoría
Comunicación de Resultados:
Cartas a la Gerencia
El Auditor Senior evalúa las contestaciones y determina
si:
• Mantiene
• Modifica
• Elimina
Borrador de Informe de Auditoría
Contiene los hallazgos que prevalecen.
Entrega personal por el Auditor Senior al Alcalde o a la
persona designada por escrito por éste.
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Contraloría a sus órdenes… Funciones y Responsabilidades del… 17 de octubre de 2013
Proceso de Auditoría
Comunicación de Resultados:
Borrador de Informe de Auditoría
Quince (15) días para entregar las contestaciones
al Borrador con la evidencia pertinente.
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Proceso de Auditoría
Carta de Representación:
El auditor debe investigar las circunstancias de una representación hecha por la gerencia si la misma contradice la evidencia obtenida durante la auditoría.
Firmada por el Alcalde, Director de Finanzas, Secretario Municipal y Auditor Interno.
Si los funcionarios de la entidad rehúsan proveer representaciones escritas, esto constituye una limitación de alcance suficiente para emitir una opinión de abstención.
100
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