Hatchcover Instructions to Surveyors

7/21/2019 Hatchcover Instructions to Surveyors

http://slidepdf.com/reader/full/hatchcover-instructions-to-surveyors 1/2

Survey Department,  North of  England P&I Association 

The Quayside, Newcastle upon Tyne, NE1 3DU, UK 

Tel: +44 191 232 5221  Fax: +44 191 261 0540  Email: survey@nepia.com Website: www.nepia.com 

1

IMPORTANT 

North of  England Instructions to Surveyors  – Hatch Cover Survey 

Please  read  the  following  carefully  in  order  to  help  ensure  that  the  survey  and  the  reporting  are 

completed as smoothly as possible: 

• 

Please provide the CV of  the attending surveyor on receipt of  appointment. This is not required if  a 

CV has been submitted to North of  England within the previous 12 months. 

•  Please provide full contact details of  the attending surveyor for ISPS compliance. 

•  Please advise expected fees and expenses when confirming the survey appointment. If  there are 

any special circumstances which may cause these to change, North of  England is to be advised as 

soon as practicable. 

•  The surveyor should liaise with the local vessel contact as advised regarding the most appropriate 

place / time to attend. 

•  Please complete and print two hard copies of  the North of  England survey letter included in this 

package. One copy is to be retained by the master. The other copy should be signed by the master 

and the surveyor(s) and included as a scanned attachment in your Report. 

•  Following completion of  the survey and based on the surveyor’s overall impression of  the 

hatchcover system, the surveyor is requested to rate the three (3) areas listed in section 3.1. 

1 ‐ Very good  Satisfactory in all respects 

2  – Good  Some minor issues to address 

3  – Fair  Acceptable subject to remedial measures 

4  –

 Poor

 Serious

 issues

 to

 address

5 ‐ Very poor  Unacceptable in present condition 

In the event that the surveyor has not fully assessed an area due to limited time being available for 

the survey or other circumstances rendering the rating impossible he should leave the relevant box 

blank. In PART A, section 2, Circumstances of  the Survey, the reason for not having surveyed / 

assessed an area should be included. 

• 

If  the surveyor is likely to give an individual score of  5 or if  any risks are identified that, in the 

surveyor’s opinion, are so serious as to be present an immediate risk of  claims arising, then the 

appropriate survey

 executive

 should

 be

 contacted

 immediately.

• 

The Defect List (Part D) should contain purely factual information relating to defects. No opinions. 

No recommendations for rectification. No comments which cannot be supported by factual 

evidence. 

• 

The Defect List and the Hatchcover Test Results are to be discussed with the master at the end of  

the survey and a copy left on board. 

•  Any opinions expressed in Part A of  the report must be supported by factual evidence. No 

unjustified or throwaway comments. Scores should accurately reflect the condition of  the 

hatchcovers 

/ 

defects 

noted. 

7/21/2019 Hatchcover Instructions to Surveyors

http://slidepdf.com/reader/full/hatchcover-instructions-to-surveyors 2/2

Survey Department,  North of  England P&I Association 

The Quayside, Newcastle upon Tyne, NE1 3DU, UK 

Tel: +44 191 232 5221  Fax: +44 191 261 0540  Email: survey@nepia.com Website: www.nepia.com 

2

Any comments or observations which do not follow these guidelines should be provided in a 

separate private and confidential message to North of  England if  appropriate. 

•  The Preliminary Report is to be sent by email within 24 hours of  completion of  the survey. All 

defects are to be supported by relevant photographs. The report should include the ultrasonic 

weathertightness testing results and diagrams. Appropriate quality control should be carried out to 

minimise obvious

 mistakes.

• 

A fee‐note should  be sent electronically with the Report, made out to “Owners of  “SHIP NAME”, 

c/o North of  England P&I Association Ltd”. 

•  The results of  the survey should not be disclosed to any third party.