NEKK - Beställning till betalning Stormöte

NEKK - Beställning till betalningStormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning

2013-01-31

Maskinhallen

Syftet med dagen är att få en bild av…

• vad som är på gång just nu i projektet.

• hur tjänstebeställningar kan hanteras i Winst.

• projektets erfarenheterna från ordermatchning.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 2

Deltagare från projektet här idag

Birgitta Alö

Charlotta Martinsson

Fredric Holm

Hanna Lindqvist

Jeanette Löfgren

Peter Ling

Pierre Adlercreutz

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 3

Agenda

• Inledning

• Tjänstebeställningar och e-handel

• Dialog och kaffe

• Ordermatchning – erfarenheter från projektet

• Sammanfattning och nästa steg

4NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

Vad pratade vi om den 22 november?

• Nyttovärderingsarbetet

• Piloternas erfarenheter

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 5

Vad gör vi i projektet nu?

• Förberedelser för vårens driftsättningar.

• Tillsammans med Visma Commerce arbetar projektet med att förbättra ordermatchningen för att förenkla för användaren.

• Lösning på problem med betalningskommentarer driftsätts inom kort och PCLev styrs om till Winst.

• Hanterar fakturor som stannar i ordermatchningen för att identifiera problem och förbättringsområden.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 6

Prestanda och Winst 2.0

• Projektet bevakar löpande prestandan av Winst. Mätningar görs månadsvis och uppföljning görs mot SLA.

• Enligt Visma Commerce ska inte volymökningarna påverka prestandan i Winst, då ökningarna är en liten del av den totala volymen.

• Prestandaproblem identifierade vid release för samtliga kunder. Åtgärdades av leverantören inom en vecka.

• Rapportera in prestandaproblem till projektet, så att vi kan vidta åtgärder snabbt.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 7

Leveranskvittens av gamla order

• Automatisk leveranskvittens slutfördes den 23 januari.

• Order skapade innan den 1 november är med automatik leveranskvitterade.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 8

Förändring av eskaleringstider

• Information gick ut till samtliga lokala projektledare den 23 januari.

• Eskalering av fakturor kommer att ske efter 6 arbetsdagar istället för 10.

• Ändringen införs efter önskemål från förvaltningar i drift, som ser att det blandannat minskar förvaltningens arbete med påminnelser och att det ger ett snabbareflöde i systemet.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 9

Påminnelse går till attestant 5 dagar innan förfallodatum. Felaktig information i utskick.

Ny inloggning med utökad säkerhet

• Utökad säkerhet vid inloggning till Winst från mobil och datorer utanför stadens nätverk införs till den 12 februari.

• Användare kommer att behöva ange användarnamn och lösenord samt engångskod när de vill ansluta till Winst utanför stadens nätverk eller mobil.

• Samtliga användare kan nu få tillgång till mobilapplikationen.

• Användare kommer att behöva registrera sin användare och ladda ner en mobilapplikation. Projektet kommer att inför utrullningarna registrera in användarna.

• Separat information och instruktion kommer att skickas ut till alla lokala projektledare inför införandet.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 10

Ny förvaltarorganisation för tjänsten E-handel

• Under hösten har projektet arbetat fram ett förslag till en ny förvaltarorganisation.

• Intraservice och Upphandlingsbolaget driver arbetet vidare i en etableringsgrupp.

• Upphandlingsbolaget kommer att vara system- och processägare.

• Intraservice kommer att vara systemförvaltare, support och hantera central ordermatchning.

• Målsättningen är att överlämningen från projektorganisationen till den nya förvaltarorganisationen ska ske under april/maj.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 11

Agenda

• Inledning

• Tjänstebeställningar och e-handel

• Dialog och kaffe

• Ordermatchning – erfarenheter från projektet

• Sammanfattning och nästa steg

12NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

E-handel med tjänster

Jeanette Löfgren, Upphandlingsbolaget

E-handel med tjänster

Bakgrund

Upphandlings och inköpspolicyn hänvisar alla köp på ramavtal till Winst

Upphandlingsbolagets strävan efter att så många avtal som möjligt ska vara elektroniskt beställningsbara

Upphandlings- & inköpspolicy

Utdrag ur policy och riktlinjer:• All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en

helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse.

• De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand.

• Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma inköpssystemet användas.

UP

PH

AN

DLIN

GS- &

INK

ÖP

SP

OLIC

Y

Winst…

• 2 861 ramavtal varav 2698 elektroniskt beställningsbara (94%)

• 202 avtalskategorier varav 169 är elektroniskt beställningsbara (83%)

• 294 avtal med produktkataloger och resten via beställningsformulär.

• Ca 80% är tjänsteavtal (st)

WIN

ST

Göra tjänster beställningsbara elektroniskt

Framgångsfaktorer

• Tänker e-handel från upphandlingsstart. Upphandlingsteam och e-handelsteam jobbar tillsammans med avtalsgrupp– Hur ska tjänsten avropas?

– Vilka krav kan vi ställa i upphandlingen?

• Information till beställare vid avtalsstart

• Informerar leverantörer– Förklara hur avrop kommer att ske

– Definiera vilken information behövs på fakturor

TJÄN

STE

BE

STÄLLN

ING

AR

Kartläggning tidigt i avtalsprocessen

• Hur bör avtalskategori och eventuella avtalsområden läggas upp för att underlätta för beställaren?

• Behövs sökord för att hitta rätt avtal/tjänst?

• Vilken information behövs innan avrop kan göras?– Avrop föregås ofta av en personlig kontakt med

leverantören… kan detta ske elektroniskt? Exempelvis gällande kapacitet hos leverantören eller för att få en prisuppskattning.

– Ska avropspris döljas för leverantören?

• Vilka krav finns i verksamheten på exempelvis tid för ordersvar, orderbekräftelser etc? Ska meddelanden skickas elektroniskt eller på annat sätt?

TJÄN

STE

BE

STÄLLN

ING

AR

Forts. Kartläggning tidigt i avtalsprocessen…

• Hur kan avrop göras elektroniskt? Hur avropas tjänsten idag? Används redan formulär/dokument? ─ Formulär – enkla eller special?─ ”Produktifiering” av tjänster?─ Ska bilagor skickas?

• Hur ska order leveranskvitteras?

• Hur ska ändringsarbeten hanteras?

• Hur ska jobb som avbryts hanteras?

• Vad ska framgå på fakturan?

• Finns projektuppföljningssystem?

TJÄN

STE

BE

STÄLLN

ING

AR

Utmaningar som vi ställs inför vid e-handel med tjänster

• Kartläggningen av hur tjänsten avropas idag och hur detta ska översättas till e-handel => Viktigt med en bra bemanning i avtalsgruppen

• Systemet är byggt främst för handel med artiklar (gäller alla e-handelssystem)

E-handel med tjänster blir enklare?

• En handledning gällande elektroniska beställningar av tjänster publicerades under hösten 2013. Framtaget av SFTI/SKL. Vänder sig till både beställare, systemleverantörer och tjänsteleverantörer.

• Fler och fler kommuner och landsting börjar handla tjänster elektroniskt och vi kan tillsammans påverka systemleverantören att utveckla systemet.

Beställning av tjänster idag

• Enkelt formulär

• Specialformulär – Glasögon inkl synundersökning

– Hantverkstjänster

– Rekvisition

– Direktupphandling

– Boende

• Artiklar– Konferens

TJÄN

STE

BE

STÄLLN

ING

AR

Winst – enkelt formulärW

INST

Winst - glasögonW

INST

Winst – hantverkstjänsterW

INST

Winst – rekvisitionW

INST

Winst – direktupphandlingW

INST

WIN

STWinst - boende

Winst - sökordW

INST

Winst - konferenserW

INST

Leveranskvittens av tjänster DirektupphandlingW

INST

Leveranskvittens av tjänster RekvisitionW

INST

KO

NTA

KT

INFO

RM

AT

ION

Kontakta ossJeanette Löfgren

Jeanette.lofgren@uhb.goteborg.se

Besök vår hemsidauhb.goteborg.se

Jeanettes presentation

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 34

Agenda

• Inledning

• Tjänstebeställningar och e-handel

• Dialog och kaffe

• Ordermatchning – erfarenheter från projektet

• Sammanfattning och nästa steg

35NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

Vilka tjänster beställer vi idag i Winst?

Vad behöver vi göra för att beställa mer tjänster i Winst?

Dialog

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 36

20 minuters dialog. Dokumentera i mallarna.

Agenda

• Inledning

• Tjänstebeställningar och e-handel

• Dialog och kaffe

• Ordermatchning – erfarenheter från projektet

• Sammanfattning och nästa steg

37NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

Övergripande information om ordermatchning

• Projektet samarbetar med Visma Commerce för att förbättra ordermatchningen.

• Ordermatchningen förbättras successivt och projektet upplever att färre fakturor stannar för avvikelsehantering.

• Central hantering av ordermatchning fortsätter fram till nästa release som är planerad till den 8 mars.

• Tidigare problem med hantering av öresavrundningar är löst.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 38

Vanligaste orsaker till avvikelse i ordermatchning

• Vanligaste orsaken till att fakturan faller ut för ordermatchning är för att leveranskvittensej är gjord.

• Avvikande kvantitet uppkommer vidbeställningar på varor i vikt, exempelvislivsmedel.

• När leverantören skickar en ersättnings-artikel eller att e-fakturan ej innehåller korrektartikelnummer behövs detta kopplas manuellt.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 39

32%

25%

17%

26%

Sammanställning av fakturor som hanterats för ordermatchning centralt under vecka 4

Leveranskvittens ej gjord

Avvikande kvantitet

Avvikande artikel

Övrigt

Vad är åtgärderna?

• Var tydliga i kommunikation med användarna om vikten av leveranskvittens.

• Kommande release kommer att göra att endast avvikelser som överstiger ordermatchningsinställningarna på leverantören (10 kr) stannar och går ut på ny attest.

• Göteborgs Stad ingår i Visma Commerce utvecklingsgrupp för ordermatchning.

• Projektet kontaktar leverantörer som ej skickar korrekta artikelnummer enligt katalog för att få en automatisk hantering.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 40

Arbete kvarstår…

Ordernummer saknas på fakturan

• Användaren behöver reagera på när det kommer en ”vild” faktura på en attesterad order.

• Projektet har tillsammans med piloterna identifierat leverantörer som ej skickar korrekta uppgifter.

• Projektet kontaktar leverantörerna som skickar e-faktura i mån av tid.

Få fler leverantörer att skicka e-faktura

• Projektet har inte i uppdrag att ansluta fler leverantörer till e-faktura. Uppdraget ingår i den nya förvaltarorganisationen.

• Bättre möjlighet till ordermatchning när leverantören skickar e-faktura innehållande rader.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 41

Arbete kvarstår…

Leveranskvittens av tjänster

• Projektet utvecklar löpande arbetet med hanteringen av tjänster och leveranskvittens.

• Förändringar kommer att införas på formulär för att möjliggöra leveranskvittens av belopp i en större utsträckning.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 42

Utbildning i ordermatchning

• Beställare kommer att hantera ordermatchningen från den 8 mars.

• Projektet har tagit fram en separat manual för ordermatchning samt datorhjälpen.

• För grupp 3 eller senare ingår ordermatchning i den centrala utbildningen.

• För driftsatta förvaltningar och grupp 2 återkommer projektet med information om utbildning.

• Det är särskilt viktigt att frekventa beställare får information om hur ordermatchningsfakturor ska hanteras.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 43

Hur går det för piloterna?

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 44

Angered December(6 905 fakturor)

Andel skannade fakturor 38%

Andel e-fakturor 62%

Antal dagar i systemet 6,96

Antal ordrar 1 337

1

2

3

4

5

6905

42

4121

1273

146921%

18%

Fastighetskontoret December(1 201 fakturor)

1

2

3

4

5

1201

17

931

236

17

Andel skannade fakturor 62%

Andel e-fakturor 38%

Antal dagar i systemet 9,65

Antal ordrar 31

20%

Intraservice December(1 122 fakturor)

Andel skannade fakturor 36%

Andel e-fakturor 64%

Antal dagar i systemet 3,27

Antal ordrar 45

49%

1

2

3

4

5

1122

28

518

547

29

1. Totalt antal fakturor, 2. Makulerade/Ej ute i flöde, 3. Efterattest, 4. Abonnemang, 5. Ordermatchning

Påminn alla beställare om att leveranskvittera det som verkligen

levererats!

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 45

Agenda

• Inledning

• Tjänstebeställningar och e-handel

• Dialog och kaffe

• Ordermatchning – erfarenheter från projektet

• Sammanfattning och nästa steg

46NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

Kommande stormöten våren 2014

Torsdag 24 april kl 15.00 – 17.00

Onsdag 18 juni kl 14.00 – 16.00

En timme innan varje stormöte finns projektet på plats och svarar på frågor om Winst och utrullningen.

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 47

Observera tiden!

Besök hemsidan för att få mer information

https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk

Här finns t ex:

• Information om projektet

• Kontaktuppgifter

• Material från våra stormöten

• Informationsmaterial att använda på förvaltningen

• Utformningsprinciper

• Detaljerad utrullningsinformation

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 48

TACK FÖR I DAG!

NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31 49