Odlučili smo se za digitalnu - Mikrocop · Najstariji skenirani dokument u Mikrocopu iz 16....

Darko Božić, Mikrocop

Odlučili smo se za digitalnu

transformaciju – što napraviti s

papirnatom arhivom?

Tehnologije budućnosti!

2017. godina

Mikrocop koristi tehnologije:

• Skeniranje – 20 godina

• „Arhiviraj si” – 12 godina

• OCR podataka – 12 godina

• „Bezpapira.biz” platforma – 9 godina

Zakonodavstvo - Nacrt prijedloga Zakona o

arhivskom gradivu i arhivima – u korak s

naprednim tehnologijama!

Što s papirnatom poslovnom

dokumentacijom nakon digitalne

transformacije?

• Završava li era papirnatog poslovanja?

• Koje su nove opcije načina poslovanja?

Što učiniti s postojećom papirnatom

poslovnom dokumentacijom?

• Skenirati dokumentaciju i digitalno arhivirati

• Urediti papirnatu arhivu

• Predati arhivu na čuvanje specijaliziranom izvođaču

Što s postojećom papirnatom

poslovnom dokumentacijom

Skeniranje dokumentacije i

digitalno arhiviranje

Skeniranje dokumentacije i digitalno

arhiviranje

• 20 godine iskustva

• Stručni djelatnici na obuhvatu dokumenata

• Mikrocop produkcijski centri – kapacitet od 165 mil.

dokumenata godišnje

• Skeniranje poslovne dokumentacije

• Skeniranje tehnološki zahtjevnog gradiva do A0 formata

Oblici gradiva

Najstariji skenirani dokument

u Mikrocopu iz 16. stoljeća

Isporuka Kodak skenerske opreme

• cca. 1.500 isporučenih Kodak skenera

• Osiguran servis u jamstvenom i van jamstvenom roku

• Osigurana podrška za Kodak KCPRO

ARHIVIRAJ SI – Što je?

• Elektronski sustav za pohranu eDokumenata

preko Interneta

• RJEŠENJE U OBLAKU

• razvijen u MIKROCOP-u

• Na tržištu je već 12 godina

• u 6 država

• > 300 poduzeća

• > 6000 korisnika dnevno

• > 300.000.000 dokumenata ~ 1 milijarda stranica

Arhiv papira

Sigurne sobe

Lampertz

Toplinska stanica

Klima i provjetravanje

UPS1, UPS2

Diesel agregat

Čelične boce stabilnog gašenja

Arhiv mikrofilmova

Logistički ulaz

Teretni lift

ARHIVIRAJ SI – Gdje?

ARHIVIRAJ SI

S I G U R N O S T – najvažnija odlika- kontrola svih oblika pristupa

- visoka dostupnost sustava

– preko 99,9%

– dvije back-up lokacije

– redovito održavanje i provjera DR procedura

- MIKROCOP certifikat

- TIME STAMP

- revizijski trag

ARHIVIRAJ SI – ODLIKE

• jednostavna i jeftina implementacija

• transparentni troškovi

• jednostavna prilagodba volumenu

• mogućnost integracije s raznim aplikacijama

• višestruke mogućnosti pretraživanja dokumenata

ARHIVIRAJ SI – Za koga?

• za sve stvaratelje / korisnike eDokumenata

– skeniranjem, ePoštom, iz aplikacije …

– eRačun

• jednako velikim i malim tvrtkama

• geografski disperzirane organizacije

• upotreba jednog dokumenta u više procesa

istovremeno

• siguran i vjerodostojan izvor podataka

• nadzor nad pretraživanjem

• poboljšanja procesa i smanjenje troškova

Što s postojećom papirnatom

poslovnom dokumentacijom

Uređivanje papirnate arhive

Izgled fizičkog arhiva

A što ako arhiva izgleda ovako???

POSLJEDICE

• NEUREĐENA ARHIVSKA SKLADIŠTA

-Prostori natrpani papirom

-Ugrožena sigurnost podataka i dokumenata

-Ugroženo je očuvanje gradiva

• NEPOZNAVANJE SADRŽAJA ARHIVSKOG

SKLADIŠTE

-Dugotrajno i teško pretraživanje dokumenata

-Onemogućeno uništavanje dokumentacije

-Visoki troškovi vlasništva dokumenata

Postoji arhiva ali ne i sustav upravljanja

Samostalno uređivanje

arhiva

1. Zaposlite arhivara za vođenje arhivskog

sustava!

2. Osigurajte minimalne tehničke uvjete i

ljudske resurse!

Profil djelatnika za rad u arhivi

RJEŠENJE

Angažirajte stručnjake koji će Vam urediti

arhivski sustav kvalitetno

Mikrocop – veliko iskustvo u uređivanju arhiva

korisnika!

Uspostavljanje uređenih arhivskih

sustava - PRISTUP

• Izrada pravilnika o arhiviranju

-Definiranje čuvanja

-Definiranje korištenja

-Definiranje odabiranja i izlučivanja gradiva

• Izrada klasifikacijskog nacrta

-Popis svih vrsta gradiva

-Definiranje rokova čuvanja

Uređivanje dokumentarnog gradiva i

arhivskih skladišta - PRISTUP• Osiguravamo jedinstveno uređenje arhivskog

skladišta

-Preporuke oko tehničkog uređenja arhiva

-Označimo i evidentiramo arhivske cjeline po

skladištima

-Popisujemo sve pojavne oblike arhivskih jedinica

Uređivanje dokumentarnog gradiva i

arhivskih skladišta

• Kompletan popis gradiva u arhivu

– Trajno gradivo

– Ročno gradivo

– Gradivo za izlučivanje

Unikatni

broj AJ Oblik AJ Opis na AJ

Godina

nastankaLokacija Mikrolokacija

Rok čuvanja

(godina)

Datum

uništavanjaStatus

01.000125 Registrator Carinske deklaracije od 1-100 2011 Arhiv 1 E 14 7 2018 1

01.000753 Fascikal Naknada za špediterske usluge 01.01.2009. - 31.12.2009. 2009 Arhiv 1 H 4 11 2020 1

02.001256 Mapa Putni nalozi - PU-555-RH 2013 Arhiv 2 A 8 5 2018 1

02.000253 Mapa Putni nalozi - PU-555-RH 2010 Arhiv 2 A 1 5 2015 2

Uređivanje dokumentarnog gradiva i

arhivskih skladišta - REZULTAT

Angažiranje specijaliziranog izvođača

• Brže vrijeme uređivanja arhiva!

• Kvalitetnu uslugu obavljaju kvalificirani djelatnici!

• Brži uvid u stanje arhive!

• Uvjete za jednostavno daljnje vođenje arhiva!

• Racionalizaciju prostora!

Postoji arhiva i sustav upravljanja

Što s postojećom papirnatom

poslovnom dokumentacijom

Čuvanje papirnate arhive kod

specijaliziranog izvođača

Mikrocop arhivski centri!

Preuzimanje dokumentarnog gradiva

na čuvanje i upravljanje

• Definirati način upravljanja s dokumentacijom

• Prije preuzimanja gradivo urediti i označiti

• Arhivske jedinice preuzeti u arhivsko skladište

Preuzimanje arhivskog gradivaSigurnost i povjerenje

• Pratimo revizijski slijed dokumenata-Preuzimanje arhivskih jedinica u skladište

-Izdavanje arhivskih jedinica na uništavanje

-Posuđivanje i vračanje arhivskih jedinica

• Naručitelja obavještavamo o završetku roka

čuvanja

• Garantiramo primjerene i osigurane prostore-Protupožarni i protuprovalni alarmni sustavi

-Idealni mikroklimatski uvjeti

-Sistem nadzora ulaza i kretanja po prostoriji

Prednosti

• Rasterećenje vlastitih prostora

• Promptno izlučivanje dokumentacije s isteklim

rokovima čuvanja

• Nadzor nad troškovima čuvanja

• Prikladni tehnički uvjeti čuvanja

• Kontrolirana i dokumentirana upotreba gradiva

• Kvalificirani djelatnici upravljaju gradivom

ZAKLJUČAK

• Dostupne tehnologije!

• Usklađeno zakonodavstvo!

Prilika da se uredi arhivska funkcija!

MIKROCOP

Za sva dodatna pitanja slobodno nas

kontaktirajte.

Darko Božić, Mikrocop

e: darko.bozic@mikrocop.com